EVALUASI KEGIATAN PEKANAN TUTORIAL

PEKAN 2

24-25 September 2022

BIDANG PELAKSANA PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

PROGRAM TUTORIAL PENDIDIKAN AGAMA ISLAM DAN SEMINAR

PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

DEPARTEMEN PENDIDIKAN UMUM

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Notulensi Evaluasi Pekanan 2 PAI

Tanggal : 24 September 2022

Jam 12.40-selesai

Perangkat acara (MC, Tilawah, Operator) :

Tilawah aman, tentukan surat yang akan dibacakan

Operator aman, sarannya kirimkan file yg akan ditampilkan maksimal H-1

Harusnya dari Litbang cuma gak ada yang bisa jadinya badal MC

Rekomendasi : Oleh BP-PAI sudah diplotting bidangnya utk mendelegasikan, kalo

gak ada dari bidang itu mohon dicarikan badalnya dan konfirmasi ke yang
menghubunginya. Kalo belum ada terus, nanti dibadal sama BP-PAi. Perkuat
koordinasi

( AMAN )

Logistik :

- Hijab dari tali rafia, yang ikhwan belum dipasang.

- BP-PAI belum konfirmasi ke BAQI kapan acaranya selesai. Ke depannya bisa

tanyakan kapan selesainya

- Untuk mik, logistik belum tau tempat nyimpannya dimana

- Ada miskom terhadap barang barang khusus ikhwan dan akhwat. Untuk proyektor,
terminal, screen dihandle sama ikhwan. Kalo akhwat ngurusnya yang akhwat aja

- Targetnya 8.15 udah dipasang, namun masih ada pretest jadi kagok saat ingin
bergerak.
- Saran : BAQI waktunya dibatas agar Tutorial bisa langsung bergerak, minta
kepastian ke BAQI kapan selesainya

- Untuk peminjaman alat, silahkan di ruang penyelenggara, dari kabidnya

mengarahkan 1 orang yang meminjam. Siapapun yang mengisi untuk peminjaman
alat, wajib isi draft pengembaliannya agar terdata.

- BAQI sebenernya udah dibriefing, mereka minta rundown kita. Sudah

diinformasikan dan diingatkan tapi tetap aja bablas. Ini juga kurang tau apakah sudah
presensi in atau belum

- Logistik disatupadukan, kalo mau ada tali pembatas antara ikhwan-akhwat silahkan
dikonsep dan dieksekusi oleh BP-PAI. Pembatas untuk jalan pengurus mengontrol

- Ingatkan wahid untuk bawa memori kamera

- Saran : Hijabnya udah diset sebelum pelaksanaan pretest, kotak amal ditambah lagi,
barang kembali semua setelah evaluasi

( AMAN )

Kepesertaan:

- Masalah presensi ikhwan aman, cuma untuk papan kurang tinggi. Para peserta
nggak melihat papan ditaruh dan beberapa ada yang kebingungan, overlap dengan
barcode DKM

- Sebelum ke atas, pintu terbuka semua. Sedangkan barcode cuma di 1 pintu aja.

- Saran : bikin tiang yang tinggi. Mungkin nanti bisa dijelaskan di briefing.

- Untuk yang ke toilet 5 menit 5 orang, KTM/KTP/Tanda pengenalnya ditagih. Yang

jadi MC bisa dimention di awal
- Saran : 10 orang dulu , kalo ada yg mau lagi tunggu orang dari kloter sebelumnya
yang pulang baru diizinkan. Kalo slotnya penuh ditahan dulu. Sistemnya berangsur-
angsur.

- Desain barcodenya akan diperbesar

- Pintu masuk ke depannya 3

- Teman teman kabid diplotting beberapa orang, kalo lebih ya dibantu

=Dari BP-PAI udah diplotting, kita udah ngasih tanggungjawab ke bidang yang
diplotting.

=Yang mengarahkan udah diplot,cuma di awal aja karena mik cuma nyala 1,
sebenernya bisa nyala tapi frekuensinya beda

=Ada trouble dari proyektor, dibenerin dulu sama Adit. Controllingnya dihandle dulu
sama Fikry

=Pagi pagi diingatkan muadzinnya terkait sound dll

=Difollow up lagi untuk kelas yang belum muncul (PKO 3 kelas, KFO 2 kelas)
karena pesertanya ada tapi tutornya gak ada

( SEDIKIT LAGI )

Konsumsi

- Pesan konsumsi utk tutor H-1

- Kalo konsumsi pengurus nunggu list yg hadir,tapi gpp dipesen pagi karena
jumlahnya nggak terlalu banyak

- Karena gak ada bendahara ikhwan, saran anggota bendaharanya bisa diplotting utk
membantu menghitung uang infak
- Untuk kedepannya, pengurus kalo ada info di grup baca aja, jangan lupa list utk
konsumsi

= Data tutor kenapa telat? Pak agus baru ngirim pagi tadi utk yg sabtu dan siang ini
utk yg ahad

= Konsumsi bisa dipesenin pagi asal jumlah pengurus yang hadirnya fix

= Pengurus dapet makanan 1x aja (bisa di sarapan / eval)

Keamanan

=Pengarahan pas pembukaan dari keamanan, kalo tugasnya udah selesai lebih dulu
kita bantu yang di atas, tapi harus ada PJnya biar gak bingung

=Presensi diliat ketentuan pakaiannya, pas kuliah dhuha diawasi

=Yang perempuan, tolong nanti ada yang jaga di atas biar gak kecolongan lagi malah
naik ke atas duluan padahal yang bawah belum penuh

=Diarahkan dulu untuk mengisi lantai bawah. Semuanya harus dibawah karena
presensi di bawah

=Saran : sebelum break time kumpul melingkar dulu sama tutornya, biar tau duduk di
mana.

=Untuk PSDI, kalo dulu gak masuk ke panitia PAI karena fokus tutor dan binder, jadi
agak bingung.

=Tutor datang 10.30, sementara istirahat mulai 10.15, jadi disana tutor tidak terlalu
lama utk tutoring

=PSDI akan difokuskan untuk di Tutoring

=Saran : Tutoring di lt.2 untuk akhwat . Saat istirahat PSDI dan pengurus bantu untuk
menyiapkan nomor peserta biar gak bingung
=Tadi malem diskusi bakal diadakan diklat tutor IPAI, tadi juga ada pembekalan
umum. Karena sekarang dari umum dikit maka bintor nggak dipastikan ada

= Konsepan dosen ada meja depan ruang pengurus utk serah terima.

Dulu pas 2019 kalo ada bintor dan diktor di aula

= PSDI karena nggak dimasukkan ke plotting jobdesc bisa lebih fokus

mempersiapkan tutoring dan binder

= Untuk kedepannya, sekretaris mau beberes sekre biar si mejanya bisa luas biar mau
melayani tutor lebih mudah. Nanti diarahkan aja untuk masuknya

= Untuk plotting , gimana kalo mengacu dulu yg 2019? Ikhwan lantai utama dan
akhwat 3-4. Masih bisa kondusif, dan kalo penuh bisa di selasar. Di lantai dasar tadi
keliatan ruwet

= Pengambilan instrumen di depan aula saja, di lantai 2-4 udah dijejerkan

no.kelompok dan menteenya bisa tau

= Di bawah nggak kondusif karena numpuk ke bawah tangga, alur listriknya perlu
dipikirkan.

= Selasar ikhwan dipake untuk akhwat itu nggak afdhal, sementara lantai 3 dan 4
kosong, mungkin bisa lt 3 dan 4 untuk tutoring akhwat, lt dasar dan utama utk
ikhwan.

= Kalo kelompok ahad mau lanjut, sementara mulai dulu dari nomor 1. Ke depannya
ajukan map khusus untuk ahad. Data tuteenya dicopot dulu

Medkominfo

- Kekurangan SDM dari ikhwan, untuk ikhwan yang bantu dokumentasi boleh
dikirim ke grup

- Kamera tidak digunakan karena gak ada kameranya

=Saran : dibuat drive untuk pengumpulan pekanan tiap pekan jadi gak numpuk di
grup

=Dipastikan yang hadir siapa saja agar bisa menghandle dokum yg di ikhwan-akhwat

=Untuk link dokumentasi boleh disimpan di deskripsi grup

Tambahan dari BP-PAI

- Yang menghubungi dosen kasih tau kalo ada tanya jawab, PPT pemateri

- Print rundown dan surat kesediaan pemateri dosen

Tambahan dari Fikry

- SDM kurang sekali, mungkin masih banyak yang bingung. Harapannya sering
kumpul utk sharing santai

- Nanti ada sosialisasi piket sekre secara online, agar tiap bidang bisa ngumpul di
sekre
*Evaluasi Pekanan PAI 2022-2023*

Tanggal: 25 September 2022

Pukul: 13.00 s.d 14.38

13.11 - Deffany

- Himbauan ke peserta di followed up lagi/ masukkin ke draft MC (Peserta jajan, sampah,

dlll)

13.14 - Tsania

-Tutorial yang telat karena dosen yang hadir telat juga. Banyak hal yang miss karena waktu
yang singkat dan sengaja dipersingkat.

-Untuk draft MC sebetulnya hanya mencatat hal-hal penting. Tapi bisa diaplikasikan saran
dari Teh Deff ke depannya.

( Draft MC Sudah Di Perbaharui )

13.15- Hernika (Operator)

- Kendala di kabel mati diakhir.

- Pemutaran video tidak terdengar suaranya.
- Sebenarnya bukan kabel tapi konektor. Sedikit tersentuh akan hilang. Suara emang
sulituntuk muncul karena tidak ada sambungan ke speaker. Menambahkan juga ppt
dadakan, tapi Alhamdulillah siap. (Adit)

UNTUK KONEKTOR ADA PUNYA ADIT BOLEH DI PINJAM

13.19 - Asep (Logistik)

- Logistik aman, udah banyak dibantu.

- Peminjaman alat jangan lupa difollowed up ulang. (Diceklis, dll)

13.21 - Anim (Kepesertaan)

- Kepesertaan fokus dengan kepesertaan aja.

- Bagian keamanan lebih tegas lagi. Keamanan di tangga ditambah dan diperhatikan
lagi.*Pada kemana ya, para pengurus yang ratusan di grup?* Keamanan butuh bantuan
banyak SDM.
- SDM tidak terkontrol karena ketidaksiapan offline yang baru diinformasikan akhir
agustus.Sehingga mohon bantuan kepada Monev untuk pengontrolan pengurus. 2 kali
 tidak ada kabar, ketiga kalinya SP. Minggu ini pun, memang baru fokus pada jalannya
acara, jadi belum begitu fokus dengan SDM pengurus. (Fiqri)
- Terkait waktu sudah ditentukan di acara, tapi kenyataannya tidak tepat dan
sesuai.Mungkin minggu depan lebih dipertegas lagi dari ketepatan waktu, jangan ngulur-
ngulur waktu. Agar ada efek jera diberikan hukuman pada pengurus yang telat.
- Presensi pengurus boleh ditandai kalo waktu masuknya telat. Mungkin hukumannya
gakdapat konsumsi(?). (Deffany)
- Pengalaman dulu, yang telat diminta baca surat Ash-Shaff. (Alifah)

BOLEH DIINGATKAN KEMBALI OLEH PARA KABIDNYA UNTUK HADIR PADA SAAT PEKANAN

13.39 - (Muflih) Konsumsi

- Pengurus yang membadal apakah dapat konsumsi atau tidak?

- Yang badal dapat konsumsi (Sirod)
- Konsumsi dapat 120 paket konsumsi. Ternyata itu hanya untuk tutor saja. Kami
mendapatdata yang kurang, tapi sudah disusul ulang. Kedepannya lebih ditindaklanjuti lagi
terkait jumlah datanya. (sirod)
- Jaga-jaga komsumsi ditambah. (Alifah)
13.45 - (Nur) PDD

- Aman, tidak ada kendala.

- Link nya kalo bisa ditulis di deskripsi grup.

13.47 - Jihan (Kemananan)

- SDM hampir akhwat semua. Jadi gak bisa ngamanin yang ikhwan.- Setelah Baqi, peserta
tidak tahu kalau harus scan bar code di bawah, hanya mengandalkan link form yang
disebar. Jadi mereka hanya duduk-duduk aja, susah diarahkan.
- Yang ke WC banyak antrian. Keamanan harusnya yg pegang ktp hanya satu orang sajadan
jaga dekat tangga, jangan kemana-mana.
-Ke depannya harus ada yang keliling di selasar, agar tidak ada yang jajan, dll. -
Ketika kuliah duha, banyak yang main hp, yang tidur-tiduran. Katanya kurang jelas
suaranya.

- Menulis yang melanggar agak susah karena terlalu banyak.

- Link harus diperbaharui tiap pekan biar gak share-share absen.
- Setelah Baqi, peserta diminta untuk segera turun. Bisa meminta pengurus Baqi yang turun.
(Anim)

- Keefektifan sistem presensi bar code + selfie kurang dan untuk yang jajan, diberi waktusaja
untuk segera menyelesaikan makanannya dan pergi. (Wilka)
- Jika tidak diamankan, peserta bisa jadi keluar dan datang kembali ketika tutoring.
Terkaituntuk foto, jika tidak diminta foto membuka celah untuk mereka tidak hadir.
Terkait bar code, harus cari cara lain. (Adit)
- Bagaimana kalo tiap fakultas dan tiap hari dibedakan link formnya. Tambahkan juga item.
(Deffany).

14.05 - Wirayuda (PSDI)

- Miss konsepsi terkait plottingan tempat. Sekarang masih plotingan kemarin. Untuk
minggudepan baru diadakan kembali plottingan terbaru.
- masih ada yang belum terdaftar tutornya, jadi tolong diurus kembali daftarnya.
- Perkuat lagi 3K nya. Terlebih saat presensi dan konsumsi.
- H-1 sudah persiapkan untuk presensi dll. (Alifah)
- untuk yang ikhwan dan akhwat datanya diperjelas lagi untuk yang salah jenis kelamin.
(Alifah)

- sesuai urutan kelompok nama-nama tutornya. (Alifah)

- Penempatan nomor tutornya acak-acakan. Jadi kalo bisa diurut biar rapi. Untuk
tutorkonfirmasi H-1.(Ros)
- Data Tutor plottingannya oleh penanggung jawab tutornya. Diinformasikan kembali
ajadatanya. Dicrosschek ulang. Disiapkan kembali sosialisasi dengan tutornys di zoom.
Diinformasikan juga ke pak agus, biar dosen yang merevise dll nya. (Fiqri)

Tambahan (Deffany)

- Tangga ditentukan hanya satu.

- Pengondisian sepatu belum digunakan.
- Pengkondisian peserta, bisa diminta berdiri, lalu diminta maju agar terlihat mana yg
belumrapi dan tidak.
- Mobilisasi dan istirahat dimasukkan kedalam RD. Di timer oleh operator di ppt timernya.
- Jangan lupa nametag dikumpulin lagi dan piket sekre.
- Pengurus harus menerapkan SOP yang diterapkan ke peserta.
- SOP diterapkan, maka banyak hal yang harus diperhatikan juga oleh panitia. Jangan
lupabawa makan, gak boleh jajan saat kuliah duha.
-HT kurang, jadi mungkin dipake oleh keamanan aja. Jangan sampai peserta melihat kita
pake hp. (Tsania)

-Saran msmbuat SOP pengurus jika tidak mungkin disamakan dengan SOP peserta. (Adit)

14.38- Do'a
Notulen,

Fani Ulya Karimah