POLITEKNIK NEGERI MADIUN

UJIAN TENGAH SEMESTER

MATA KULIAH : SEMINAR BISNIS
KELAS : ADMINISTRASI BISNIS 6B

NAMA/NIM : CHELLONIA SALMA PUTRI ALAMSYAH/193101076

1. Apa yang perlu di persiapkan sebelum melakukan sebuah seminar atau

webinar?
2. Sebutkan dan jelaskan tugas divisi-divisi penting dalam sebuah acara
seminar!
3. Jika anda menjadi seorang narasumber dalam sebuah acara, persiapan apa saja
yang akan di lakukan sebelum mengisi materi seminar!
4. Buatlah rundown acara dengan syarat sebagai berikut:
a. Acara bebas (seminar pendidikan/tanda tangan MOU/launch produk)
b. Memiliki 2 narasumber
c. Hanya 1 coffee break
d. Boleh ada/tidak ISHOMA (bebas)
5. Buatlah denah seminar dalam satu aula agar mudah menjadi akses peserta
mengikuti acara!
LEMBAR JAWABAN

1. Yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan seminar adalah:

a. Menentukan target audien atau peserta seminar. Pemilihan target audien
akan disesuaikan dengan tema yang akan diambil karena setiap target
audien tentunya mempunyai karakteristik masing-masing.
b. Menentukan tema seminar. Tema seminar haruslah menarik, sesuai
dengan perkembangan zaman, dan relevan untuk kehidupan. Dengan
menentukan tema, kedepannya akan lebih mudah untuk mengatur unsur
lainnya sesuai dengan tema.
c. Menentukan pembicara. Pembicara yang dipilih tentunya harus
menguasai tema yang telah ditentukan. Pembicara yang memiliki selera
humor yang baik akan menarik perhatian audiens agar tidak bosan.
d. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan. Beberapa peralatan yang
diperlukan untuk menunjang seminar adalah souvenir berupa peralatan
tulis yang dibungkus dengan goodie bag misalnya.
e. Menentukan tempat penyelenggaraan. Tempat yang strategis di tengan
kota mudah dijangkau oleh semua orang. Ballroom hotel dapat
digunakan sebagai tempat mengadakan seminar yang harus disesuaikan
dengan jumlah audien yang hadir serta fasilitas bawaan untuk menunjang
jalannya acara.
f. Mempersiapkan konsumsi. Apabila seminar dilaksanakan di hotel maka
konsumsi akan disiapkan oleh pihak hotel, begitu pula sebaliknya.
Konsumsi yang disediakan harus sesuai dengan jumlah orang yang ada
di seminar tersebut mulai dari pembicara, moderator, audien, dan panitia.
g. Melakukan promosi. Promosi dapat dilakukan dengan menyewa jasa
videotron atau baliho, menyebarkan pamflet dan brosur, mengiklankan
lewat sosial media, dan lainnya. Tujuan mempromosikan acara tersebut
agar mendapatkan banyak peserta untuk menghadiri seminar.
2. Divisi dalam kegiatan seminar beserta tugasnya:
a. Sie Acara. Berkaitan dengan setiap kegiatan yang akan dilakukan dalam
seminar. Tugasnya adalah:
1) Membuat susunan acara secara detail dan terperinci
 2) Menyusun daftar perlengkapan acara dan mengadakannya
3) Membuat konsep acara dengan baik
4) Menjadi koordinator lapangan serta mengatur hal teknis di lapangan
5) Melakukan sosialisasi dari susunan acara pada berbagai pihak yang
ikut serta dalam seminar
6) Bertanggung jawab pada panitia acara seminar
b. Sie Humas dan Publikasi. Bertanggung jawab atas setiap hubungan yang
dilakukan antara panitia dengan beberapa pihak terkait. Publikasi
memiliki tugas untuk melakukan sosialisasi dari acara seminar tersebut.
Tugas-tugasnya adalah:
1) Membuat konsep serta membuat media publikasi
2) Merancang serta mendesain
3) Membantu sekretaris dalam mengelola dokumen yang dibutuhkan
dalam acara seminar
4) Bertanggung jawab pada ketua acara seminar
c. Sie Perlengkapan dan Dekorasi. Bertugas untuk mempersiapkan segala
kebutuhan dan perlengkapan acara seminar. Dekorasi bertanggung jawab
untuk menata dan mendekorasi ruangan agar terlihat rapi dan nyaman.
Tugas-tugasnya adalah:
1) Mendata berbagai perlengkapan yang dibutuhkan
2) Mengadakan perlengkapan yang dibutuhkan
3) Bertanggung jawab pada pemeliharaan, perawatan serta pengembalian
peralatan yang digunakan
4) Melakukan distribusi perlengkapan dari kegiatan seminar
5) Bertanggung jawab pada ketua acara seminar
d. Sie Konsumsi. Bertanggung jawab dalam pengadaan konsumsi baik
untuk pembicara, panitia, dan audien. Tugas-tugasnya adalah:
1) Menyiapkan serta mengatur menu makanan untuk yang menghadiri
seminar
2) Mempersiapkan peralatan konsumsi yang dibutuhkan
3) Mengurus biata atau anggaran konsumsi
4) Melakukan komunikasi dengan pihak bendahara terkait anggaran
untuk kebutuhan konsumsi
 5) Bertanggung jawab pada pihak ketua panitia
e. Sie Dokumentasi dan Transportasi. Bertanggung jawab dalam
mendokumentasikan segala momen dalam acara seminar. Transportasi
bertanggung jawab dalam mempersiapkan sarana transportasi yang
dibutukan dalam acara seminar. Tugas-tugasnya adalah:
1) Mempersiapkan, melakukan proses, hingga membuat dokumentasi
kegiatan seminar dalam bentuk foto maupun video
2) Menyediakan serta mempersiapkan beragam sarana transportasi yang
dibutuhkan dalam acara seminar tersebut
3) Melakukan tugas yang ditugaskan oleh panitia dan berkoordinasi
dengan seksi lainnya
4) Melaporkan setiap hasil kegiatan yang dilakukan pada ketua panitia
3. Hal-hal yang dipersiapkan sebelum mengisi acara seminar yaitu:
a. Menanyakan detail acara seminar yang akan dilaksanakan dengan
5W+1H
b. Meminta TOR (Term of Reference) kepada panitia. TOR adalah
referensi topik yang akan dibahas. TOR mencakup rincian materi yang
diinginkan panitia untuk dibahas pada seminar tersebut
c. Mempersiapkan slide presentasi yang menarik, tidak bertele-tele dan
memiliki durasi yang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
d. Mempersiapkan wardrobe sesuai dengan acara dan tema. Memilih
pakaian dan riasan yang tepat akan membuat pembicara tampak
memahami betul acara dan siapa yang mengundangnya
e. Mempersiapkan CV (Curriculum Vitae) yang berisikan informasi
pengalaman pendidikan, pekerjaan maupun kualifikasi yang dimiliki.
f. Meminta rundown kepada panitia. Hal ini dilakukan agar pembicara
memiliki gambaran jalannya acara dan dapat memperhitungkan waktu
yang akan digunakan
4. Rundown Acara Seminar Tema Pendidikan dengan judul “Pemanfaatan
Teknologi dan Internet sebagai Media Pembelajaran”

Waktu Nama Kegiatan Keterangan Penanggung Jawab

Registrasi & Presensi Peserta seminar dan

07.30 – 08.00 Sie Acara
Peserta panitia presensi

Pembukaan acara
08.00 – 08.15 Pembukaan & Doa MC
sekaligus pembacaan doa

Menyanyikan lagu Pemutaran lagu Sie Acara & Sie

08.15 – 08.20
Indonesia Raya Indonesia Raya Perlengkapan

Sambutan

08.20 – 08.40 MC
Ketua Panitia Laura Putri

Menteri Pendidikan dan Nadiem Anwar

Kebudayaan Makarim, B.A., M.B.A.

Pembawaan Materi oleh Belva Devara (Founder

08.40 – 09.40 MC
Pembicara 1 Ruangguru)

09.40 – 09.55 Sesi tanya jawab 1 Moderator

09.55 – 10.15 Coffee Break Istirahat singkat 20 menit MC

Kalingga Apriliya
Pembawaan Materi oleh
10.15 – 11.15 Mayani (Guru MC
Pembicara 2
Matematika di TikTok)

11.15 – 11.30 Sesi tanya jawab 2 Moderator

Penyerahan
11.30 – 11.45 Penyerahan plakat MC
Cinderamata

Penutupan sekaligus
11.45 – 12.00 Doa & Penutupan MC
pembacaan doa
5. Denah Seminar

PANGGUNG

MODERATOR-NARASUMBER
SSSUMBER

SOFA SOFA

KURSI KURSI

PESERTA PESERTA

RUANG
TOILET
KONSUMSI

PINTU
MASUK