OPERASIONAL BANQUET

PROPOSAL CONFERENCE EVENT SEMINAR

Disusun Oleh

Clarita Afina Diyantari 18050443002

Arvia Hermana Putri 18050443008

Anindyta Citra Puspasari 18050443017

Vika Anjani 18050443020

PRODI D3 TATA BOGA 2018

JURUSAN PENDIDIKAN KESEJAHTERAAN KELUARGA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

TAHUN 2021
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam melatih dan mendukung jiwa wirausaha bagi mahasiswa, Badan Eksekutif
Mahasiswa Fakultas Teknik dari Universitas Negeri Surabaya menyelenggarakan Seminar
Kewirausahaan dengan tema “Menumbuhkan Semangat dan Minat Mahasiswa Lebih
Produktif dan Kreatif dalam Berwirausaha”. Pihak yang akan terlibat dalam seminar
dengan pemateri yang memliki keahlian dalam bidang membangun dan mengelola bisnis,
yaitu Bapak H. Rusma Hariansyah sebagai praktisi pengusaha catering “Laristo Catering”
dan Jonathan Siandy sebagai pemilik dari Deforest Restaurant dan Jo’s Kitchen yang
sukses dan usahanya terkenal di kota Surabaya , dan Dr. Anang Krisnadi, S.Sos., M.Si.
dari Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya. Acara seminar ini dihadiri 116
peserta seminar dari mahasiswa aktif Fakultas Teknik Universitas Negeri Surabaya
maupun remaja kalangan umum di sekitar kota Surabaya untuk memulai wirausaha nanti.
Fenomena yang telah berkembang bahwa peran Usaha Mikro Kecil Menengah
(UMKM) dalam perekenomian di Indonesia. UMKM nasional sangat penting untuk
menyerap tenaga kerja, dan peran masyarakat yang masih belum mendapat pekerjaan
untuk dapat menyelematkan perekonomian Indonesia dengan badai krisis keuangan dan
pengangguran yang masih menghantam ekonomi global. Khususnya di Jawa Timur, untuk
membantu mendorong tumbuhnya UMKM atau cikal bakal dari memulai suatu usaha.
Karena keinginan untuk berwirausaha dari masyarakat Indonesia masih minim, sehingga
menyebabkan banyak orang yang dulu dapat bekerja menjadi pengangguran, serta
mengalami kesulitan saat mencari pekerjaan, terutama bagi lulusan mahasiswa untuk
mencari lowongan Oleh hal ini akan dapat menekan pengangguran karena akan ada
peluang usaha baru dan pekerjaan baru yang ada.
Untuk itu, perlu dilakukan tindakan bagi mahasiswa untuk menumbuhkan semangat
untuk produktif dan minat dalam berwirausaha di era new normal. Tindakan tersebut
dengan menyelenggarakan seminar untuk membahas bagaimana cara memnumbuhkan
semangat dan minat mahasiswa lebih produktif dan kreatif membuat sesuatu untuk dapat
dikomersilkan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Tujuan diadakannya seminar
ini adalah membantu mengurangi tingkat pengangguran pada lulusan mahasiswa dan
membuka lapangan kerja baru untuk dapat bergerak lebih aktif, kreatif, dan inovatif untuk
memulai berwirausaha. Dengan adanya seminar ini yang diselenggarakan di ballroom
hotel Shangri-La Surabaya, dengan biaya administrasi yang cukup terjangkau, dengan
benefit berupa ilmu yang bermanfaat, menambah relasi, sertifikat, gift menarik, serta
fasilitas snack box, dan lunch (makan siang). Biaya administrasi untuk kalangan
mahasiswa sebesar Rp 75.000,00 dan untuk kalangan umum, sebesar Rp 100.000,00. Dan
diharapkan para peserta yang kebanyakan usia muda bisa dikenalkan lebih dalam tentang
Wirausaha dan bisa berfikir potensi usaha yang akan dijalankan. Hal ini akan mendorong
para usia muda untuk mencoba memulai usaha sejak dini dan nantinya akan dapat
menekan angka pengangguran yang menjadi momok dan masalah negara ini. Dengan
adanya budaya wirausaha dikalangan pemuda, maka akan memunculkan figur mandiri,
 inovatif, selalu berkembang, dan yang paling penting tidak bergantung pada pekerjaan
menjadi pegawai, karyawan.

B. Tujuan
1. Memotivasi mahasiswa dan kalangan remaja untuk berwirausaha
2. Mengenalkan dan mengajarkan cara pengelolaan bisnis
3. Menambah wawasan di bidang berbisnis

C. Tema
Tema yang dipilih yaitu “Menumbuhkan Semangat dan Minat Mahasiswa Lebih
Produktif dan Kreatif dalam Berwirausaha”, yang diharapkan acara seminar ini dapat
mengenalkan lebih dalam tentang wirausaha dan bisa berfikir potensi usaha yang akan
dijalankan. Dan membangun dan menumbuhkan minat, percaya diri, dan semangat
mahasiswa dalam berwirausaha. Acara ini tidak hanya seminar namun juga terdapat snack
box dan makan siang.

D. Sasaran
Mahasiswa aktif Fakultas Teknik Universitas Negeri Surabaya dan kalangan remaja
umum dengan target peserta 116 orang.

E. Waktu dan Tempat Kegiatan

Tempat : Ballroom Shangri-la Hotel Surabaya di Jalan Mayjend Sungkono
No 120, Pakis, Surabaya
Acara : Setengah Hari (half day)
Hari/Tanggal : Minggu, 13 Juni 2021
Telepon/Chat WA : 081234567890 (Dimas) & 0891234567890 (Linda)

F. Jadwal Kegiatan

Waktu Kegiatan Penanggung jawab

Registrasi, Pemberian Seminar Kit dan
08.00 - 08.30 Sie Acara
Snack Box
08.30 – 08.45 Pembukaan MC
08.45 – 09.00 Sambutan Ketua Pelaksana
Pemateri I
09.00 – 09.50 Moderator I
(Bapak H. Rusma Hariansyah)
09.50 – 10.00 Tanya Jawab Moderator I
Pemateri II
10.00 – 10.50 Moderator II
(Jonathan Siandy)
10.50 – 11.00 Tanya Jawab Moderator II
Pemateri III
11.00 – 11.50 Moderator III
(Prof. Deni Ardhityoadi M.SE)
11.50 – 12.00 Tanya Jawab Moderator III
Sie Acara & Sie
12.00 – 13.00 Ishoma
Konsumsi
13.00 – 13.30 Penutupan MC
 BAB II
BANQUET EVENT PLANNING

Group : Hendrik Santoso (BEM Fakultas Teknik UNESA)

Tema Acara : “Seminar Modern Formal”

Pengunjung : 116 orang

Panitia : 30 panitia BEM

Pemateri : 3 orang

Hari/Tanggal : Minggu, 13 Juni 2021

Waktu : 08.00 – 13.30

Tempat : Ballroom Shangri-La Hotel Surabaya

Susunan Organisasi :

Marketing and Sales

Accounting

Food and Beverage House Keeping Engginering

Banquet Manager Waiter/Waitress

Banquet Supervisor Bush Boy

A. Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab
1. Banquet Manager
a. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.
b. Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta memberikan pembinaan
secara rutin agar pelayanan banquet selalu memuaskan tamu.
c. Melaksanakan tugas-tugas administrasi.
d. Memeriksa kesiapan tugas dan seluruh bawahannya. Harus memperhatikan dan
mendengarkan keluhan-keluhan tamu serta menyelesaikan masalah yang harus
dipecahkan.
e. Mengawasi operasional banquet sampai selesai.

2. Banquet Supervisor
a. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai dari menyiapkan kebutuhan acara sampai
pelayanan kepada tamu.
b. Selain itu bekerja sama dengan bagian- bagian lain demi terciptanya suasana kerja
yang baik.
c. Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang dibutuhkan tamu, juga
mengecek segala peralatan yang ada.
d. Membantu Banquet Manager jika mengalami kesulitan.
e. Bertanggung jawab kepada Banquet Manager atas segala kegiatan yang ada di
banquet serta mengawasi cara kerja semua bawahannya selama function
berlangsung.

3. Banquet Waiter
a. Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan.
b. Bertanggung jawab terhadap area yang merupakan bagian tugasnya, misalnya
kebersihan dan kerapihan.
c. Memeriksa semua kelengkapan peralatan yang dibutuhkan untuk keperluan event
nantinya, mulai dari table cloth, napkin, peralatan makan dan minum dan lain-lain.
d. Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan ruangan.

4. Banquet Bush Boy

Untuk tugas-tugas Bush boy umumnya adalah membantu dari pada tugas-tugas
yang harus dikerjakan oleh waiter , karena itu waiter harus selalu membimbing dan
mengarahkan serta memberi contoh yang baik, juga sabar dan teliti terhadap bush boy.

B. Hubungan Kerja Bagian Banquet dengan Departemen Lain.

1. Housekeeping Department (HK)
a. Menyiapkan linen-linen (table clouth, napkin, skirting) yang diperlukan oleh f&b
service.
b. Membersihkan area f&b service.
c. Menyiapkan vas flower yang diperlukan f&b service.
d. Menyiapkan menu yang ada di kamar tamu (room service menu).
2. Marketing and sales promotion Department
 Pada sebuah hotel bagian ini menjalin hubungan baik dengan perusahaan lain untuk
mempromosikan ruangan meeting dan makanan yang dikelola oleh F & B Department
yang terdapat di hotel.
3. Engineering
Bertugas untuk dekorasi lampu, terutama pada acara-acara spesial, AC, pengeras
suara, kulkas, mesin pembuat es batu, cold storage, telepon, perbaikan engsel pintu,
jendela, laci, dan sebagainya untuk keperluan restoran ditangani oleh engeneering.
4. Accounting Department
Menghitung besarnya biaya yang diperlukan di F & B baik besarnya biaya makanan
maupun minuman.

C. Struktur Kepanitiaan

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Ketua Pelaksana
Ketua Pelaksana

Sekertaris I Bendahara I

Sekertaris II Bendahara I

Sie Acara Sie Sie Sie Sie Humas

Sie Kesehatan Sie Keamanan
Perkap Konsumsi Dokumentasi

Pengatur Acara
Resepsionis
MC
Moderator

a. Mengkoordinir jalannya acara

b. Membuat keputusan
c. Bertanggung jawab terhadap jalannya acara
2. Sekertaris I dan II
a. Bertanggung jawab pada surat menyurat
b. Mengurus perizinan
c. Menyiapkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
3. Bendahara I dan II
a. Bertanggung jawab terhadap keuangan
b. Menyusun rencana anggaran untuh kebutuhan operasional acara
c. Mengelola dan mengawasi terkait penggunaan dana, dan membuat laporan keuangan
 4. Sie Acara
a. Menyusun rangkaian kegiatan acara dari awal hingga akhir
b. Mengawasi jalannya acara
c. Bertindak sebagai MC
d. Bertindak sebagai moderator
e. Bertindak sebagai resepsionis
5. Sie Perkap
a. Mengadangan hubungan atau kontrak perjanjian berkaitan dengan tempat dan fasilitas
acara
b. Menyiapkan seminar kit
c. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan selama kegiatan berlangsung
d. Membantu persiapan pra kegiatan
6. Sie Konsumsi
a. Menyiapkan dan mengatur menu makan (ringan berat) termasuk penjadwalannya
b. Mengurus biaya konsumsi (berkoordinasi dengan bendahara)
7. Sie Dokumentasi
a. Melakukan dokumentasi kegiatan baik dalam bentuk foto ataupun video.
8. Sie Kesehatan
a. Menyiapkan obat – obatan yang umum.
b. Menangani jika ada peserta yang sakit.
9. Sie Humas
a. Membuat promosi di media sosial terkait acara.
b. Mendesain poster dan banner untuk publikasi.
c. Bertanggung jawab terhadap ticketing (berkoordirnasi dengan sekretaris).
10. Sie Keamanan
a. Mengamankan jalannya acara.
b. Dan membantu sie perlengkapan dalam menyiapkan peralatan yang dibutuhkan.

BAB III

BANQUET EVENT ORDER (BEO)

A. BEO INTERNAL

BANQUET EVENT ORDER

Pemesan oleh :
ALAMAT PEMBAYARAN DEPOSIT DITERIMA NARAHUBUNG RESMI
Jl. Mayjen Sungkono KARTU DEBIT Nama : Mr. Hendrik Santoso Telepon : 081122307307\
No.120 Pakis, Surabaya oleh Hendrik Santoso Telepon : 081122307307\ Fax : hendriksant oso77@gmail.co.id
Penanggungjawab : Sander - FBM
Penjual : Laura Febrianti

"SEMINAR WIRAUSAHA"
Surabaya
Minggu, 13 Juni 2021
HARI TANGGAL WAKTU KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB PARTISIPASI RUANGAN
08.00 - 08.30 Regristrasi, Pemberian Seminar Kit dan snackbox Sie Acara Ballroom Shangri-La
08.30 - 08.45 Pembukaan Mc Surabaya
08.45 - 09.00 Sambutan Ketua Pelaksana
09.00 - 09.50 Pemateri I Moderator I
09.50 - 10.00 Tanya Jawab Moderator I
Sunday 13-Jun-21 116
10.00 - 10.50 Pemateri II Moderator II
10.50 - 11.00 Tanya Jawab Moderator II
11.00 - 11.50 Pemateri III Moderator III
11.50 - 12.00 Tanya Jawab Moderator III
12.00 - 13.00 Ishoma Sie Acara & Sie Konsumsi
13.00 - 13.30 Penutupan Mc

HOUSE KEEPING BANQUET SET UP

Untuk Meeting : Lay Out Seminar : Clasroom Style
*Pastikan bahwa Ballroom dibersihkan Menyiapkan meja oblong uk. 45x240cm, total 31 meja
*Menyiapkan Tanaman Hias di depan panggung *Seminar : 28 meja, per meja terisi 4 kursi stakable
*Memerlukan Silence cloth, total 30 *Seminar kit : 2 meja oblong uk 75x180 terdiri 2 kursi
*Memerlukan Table cloth berwarna putih, total 35 *1 meja diatas panggung t erisi 4 kursi excecutive
*Memerlukan Skriting berwarna emas, total 35 *buffet : 2 meja uk 45x240 dan 3 meja uk 75x180
*Memerlukan cover seat berwarna putih, 120 Menyiapkan panggung mini uk. 5mx1,5mx20cm
*Memerlukan Napkin berwarna emas, total 120 Menyiapkan layar proyeksi gantung 100''

ENGGENERING MEALS ARRANGEMENT

Harap AC menyala 1 jam sebelum acara dimulai Lunch, at 12.00 Rp. 121.000/ pax, untuk 149 pax
Harap bersiap untuk AV system (Overhead Projector, screen project or gantung) selama acara Appetizer
Harap membantu pemasangan instalasi peralatan AV Entrée
Harap menyediakan : Sup Kimlo
* 1 set sound system sejumlah 2 Main Course
* 3 Wireless Mic Nasi Putih
Nasi goreng
Udang telur asin
ACCOUNTING Ayam Koloke
Capcay
Lunch Rp. 121.000 x 149 pax Dessert
Ruangan dan properti Rp 12.000.000/ net Buah potong
Total pembayaran Rp. 30.029.000,00 NET Pudding
Beverages
Pembayaran dengan Kartu Debit Air Mineral
atas nama Hendrik Santoso Es Kuwut

Hendrik Santoso Sander

(Pemesan) (FB Manager)
Distribution List :
1)General Manager; 2)FB Manager; 3)Excecut ive Chef; 4)Banquet; 5)Pastry; 6)Accounting; 7) Cost Control; 8)Store; 9)House Keeping;
10)Steward; 11)Engginering; 12)Purchasing; 13)HR
B. BEO EKSTERNAL

Banquet Event Order Shangri-La Surabaya

SEMINAR WIRAUSAHA

Tanggal : 2 Februari 2021

Nama Klien : Hendrik Santoso Sales & Market : Laura Febrianti

Telepon : 081122307307 FB Manager : Sander

Email : hendriksantoso77@gmail.com

Alamat : Jl A. Yani no.143, Surabaya

TANGGAL WAKTU ACARA RUANGAN PARTISIPASI

Minggu, 13 Juni Ballroom Shangri-La
08.00 – 14.45 Seminar 116 person
2021 Surabaya

Menu :
LUNCH Rp.121.000/pax
— total 149 pax —
Sup Kimlo
-
Nasi Putih
Nasi Goreng
Ayam Koloke
Udang Telur Asin
Capcay
-
Buah Potong
Pudding
-
Air Mineral
Es Kuwut

Payment Details :
Pembayaran menggunakan kartu debit
Atas nama Hendrik Santoso

Total payment Rp. 30.029.000,00/NET

Surabaya, 2 Februari 2021

Hendrik Santoso Sander

 BAB IV

KARTU MENU
 BAB V

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN BANQUET

A. Peralatan
Pada event seminar ini membutuhkan suata alat atau tempat yang digunakan untuk
mendukung berjalannya event seminar tersebut. Peralatan yang dibutuhkan yaitu
tableware (chinaware, glassware dan silverware) linen, furniture dan meubel. Berikut
merupakan daftar jumlah peralatan yang dibutuhkan.
1. Chinaware

Chinaware Gambar Jumlah

Dessert 307
plate

Soup cup 149

saucer

Dinner plate 149

1
bowl

2. Silverware

Silverware Gambar Jumlah

Dessert fork 149

Soup spoon 149

Dinner 149
Spoon
 Dinner fork

149
Dessert fork

Cake Tong 3

Ladle 2

Serving 4
spoon

Serving fork 1

3. Glass Ware

Glass ware Gambar Jumlah

Ocean Rock 298
glass

4. Linen, Furniture dan Meubel

Nama Gambar Jumlah

Sillence Cloth 48

Table Cloth 52

Napkin 116

Skirting 52

Cover seat 152

Panggung 1

Meja Oblong 26
Footer
uk 45x240cm

Meja Oblong 2
Footer
uk 45x150cm

Meja Oblong 2
Skinny
Uk 45x150cm

Stackable 152
Chair
 Excecutive 4
Chair

5. Perlengkapan Audiovisual

Nama Gambar Jumlah

Overhead 2
projector

Portable 2
screen 100’’

Light 1
pointer

6. Sound System

Nama Gambar Jumlah

Sound 2
system

Mic 3
wireless
7. Perlengkapan Penerangan

Nama Gambar Jumlah

Lampu -
Ruangan

8. Seminar Kit (Disediakan oleh Panitia)

Nama Gambar Jumlah

Notes + 106
Bolpen

9. Perlengkapan dekorasi

Nama Gambar Jumlah

Vas Bunga 23

Tanaman 1 set
hias

Banner 2

Paku 2 kotak
payung
B. Ruangan
Tempat penyelenggaraan seminar dilaksanakan di ballroom hotel Shangr-La
Surabaya. Ukuran 24x16m dengan interior dekorasi bertema modern formal style, dengan
kapasitas ruangan cukup untuk acara seminar dan jamuan makan buffet. Ballroom akan
digunakan Seminar dengan jumlah peserta 116 orang, dan kurang lebih 30 panitia. Dengan
akses keluar masuk terdiri dari 2 pintu depan dan belakang. Dengan penataan meja dan
kursi sebagai berikut :

Keterangan :

: Meja oblong 45x240 cm untuk buffet dan seminar kit serta snackbox

: Meja oblong 75x180 cm untuk buffet

: Meja oblong 45x240 cm untuk peserta dan pemateri

: Kursi peserta

: Layar lcd

: Panggung mini