JAYA MOTOR

SOP SDM
Panduan Tata Kelola
Personalia
JAYA MOTOR
SERVICE &
SPAREPART

1
 Daftar Isi
1. SOP Rekrutmen ………………..…………………………………………………………………… 3
2. SOP Pelatihan Karyawan ………………………………………………………………………. 5
3. SOP Cuti Karyawan …………………………..…………………………………………………… 7
4. SOP Izin Sakit ………………………………………………………………………………………… 8
5. SOP Lembur Karyawan ……………..………………………………………………………….. 9
6. SOP Penilaian Karyawan ………………………………………………………………………… 10
7. SOP Perjalanan Dinas …………………..……………………………………………………….. 11
8. SOP Karyawan Meninggal Dunia …..………………………………………………………… 12
9. SOP Pengunduran Diri Karyawan ………………………………………………………….. 13
10. SOP PHK Karyawan …….……………………………………………………………………….. 14
11. SOP Pengunduran Diri Karena Sakit Berkepanjangan .………………………….. 15
12. SOP Surat Peringatan …………………………………………..……………………………… 16
13. SOP Pengajuan Biaya Training …….………………………………………………………… 17
14. SOP Usulan Kenaikan Gaji Karyawan …………………………………………………….. 18

2
 No.Dokumen : 01/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 REKRUTMEN
Halaman :1/2
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk memastikan ketepatan, kecepatan dan objektifitas proses rekrutmen calon karyawan.

2. CAKUPAN
Calon karyawan.

3. DEFINISI
HRD = Staf / Penanggungjawab Bagian HRD

4. DOKUMEN
Form Lamaran
Form Evaluasi Wawancara

5. RINCIAN PROSEDUR

No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB

5.1 Bagian HRD akan mencari calon-calon yang memenuhi
kualifikasi yang diminta dari surat-surat lamaran yang telah
tersedia di HRD. HRD
Jika tidak ditemukan, maka dilanjutkan dengan memasang iklan
di surat kabar dan website.

5.2 Lamaran calon-calon yang memenuhi kualifikasi

5.3 Memilih calon-calon yang akan diwawancarai, menetapkan HRD

jadwal wawancara.

5.4 Memanggil calon yang akan diwawancarai dan meminta mereka

mengisi Form application.

5.5 Mewawancarai calon karyawan baik sendiri maupun didampingi

oleh Penanggungjawab Bagian dan mengisi form interview
evaluation.

5.6 Jika memenuhi syarat, maka calon karyawan akan menjalani pre Rumah Sakit, Psikolog
employment medical check up dan psikotes.

Jika tidak memenuhi syarat maka kembali ke point 5.6 HRD

5.7 Menyerahkan formulir hasil pre employment medical check up

dan psikotes kepada bagian HRD.

5.8 Jika memenuhi syarat kesehatan maka bagian HRD akan

membuat offering letter dan menyerahkannya kepada Dir untuk HRD
ditandatangani.

3
5.9 Jika calon karyawan setuju dengan gaji dan posisi yang Karyawan, Penanggungjawab
ditawarkan, maka ditentukan tanggal mulai bekerja. Jika tidak Bagian
setuju, maka negosiasi gaji.

5.10 Karyawan baru menjalani masa orientasi/percobaan 3 bulan

dan monitoring yang dipandu Penanggungjawab Bagian HRD

5.11 Mengevaluasi kerja, etika dan disiplin karyawan baru selama

masa percobaan HRD

5.12 Setelah masa percobaan selesai Penanggungjawab Bagian

menilai dan memberikan hasil evaluasi kepada HRD, kemudian
HRD menyerahkan hasil evaluasi kepada Dir untuk disetujui

4
 No.Dokumen : 02/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 PELATIHAN KARYAWAN
Halaman :1/2
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk memastikan program pelatihan karyawan berjalan efektif, terencana dan sesuai kebutuhan
perusahaan.

2. CAKUPAN
Karyawan.

3. DEFINISI
BYM = Bagian Yang Meminta

4. DOKUMEN
Form Pengadaan Training
Jadwal Program Training
Form Pengukuran Efektifitas Training

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengidentifikasi kebutuhan training berdasarkan : Penanggungjawab Bagian
5.1.1 Permintaan dari Bagian/Personal
5.1.2 Evaluasi hasil performance appraisal
5.1.3 Tawaran dari sponsor
Mengisi pada formulir kebutuhan training dan serahkan pada
Bagian HRD.

5.2 Membuat perencanaan training untuk jangka waktu 3 bulan: Bagian HRD
5.2.1 Judul training
5.2.2 Waktu dan tempat training
5.2.3 Instruktur
5.2.4 Peserta training
5.2.5 Penanggung jawab training

Sebelum tanggal pelaksanaan training, lakukan persiapan.

5.3 Bagian HRD
Untuk internal training yang perlu dipersiapkan antara lain
ruangan, white board, spidol, laptop, koneksi internet,
proyektor, flip chart, sound system dan peralatan lain yang
diperlukan.

Untuk eksternal training pastikan peserta sudah mendapatkan

persetujuan dari Dir termasuk biaya-biaya yang diperlukan.

Hubungi penanggung jawab training agar mengisi sasaran

training pada Form Pengukuran Efektifitas Training.
Peserta
Melaksanakan training : peserta mengikuti training.
5.4
Pada akhir training, peserta training mengisi Form Pengukuran
5.5 Peserta
Efektifitas Training yang telah berisi sasaran training.

5
5.6 Untuk mengevaluasi efektifitas training dapat juga dilakukan: Bagian HRD
5.6.1 Ujian/ test tertulis
5.6.2 Presentasi (terutama untuk peserta eksternal training)

5.7 Jika kurang / tidak efektif buat rencana perbaikannya. Bagian HRD

6
 No.Dokumen : 03/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 CUTI KARYAWAN
Halaman :1/1
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk mengatur hak cuti karyawan. Permohonan cuti diajukan satu (1) bulan sebelum tanggal cuti.

2. CAKUPAN
Karyawan yang memiliki hak cuti perusahaan.

3. DEFINISI

4. DOKUMEN
Form Cuti

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Menghubungi HRD apakah jatah cuti masih ada. Karyawan

5.2 Jika masih ada meminta form cuti ke HRD. Karyawan, HRD

5.3 Mengisi form cuti, berapa hari dan alasannya. Karyawan

5.4 Meminta persetujuan Penanggungjawab Bagian. Karyawan, Penanggungjawab

Bagian

5.5 Jika tidak disetujui, karyawan harus merubah tanggal cuti atau Karyawan, Penanggungjawab
mengikuti petunjuk Penanggungjawab Bagian. Bagian

5.6 Jika disetujui dan ditandatangani, Atasan mengatur serah Karyawan, Penanggungjawab
terima pekerjaan karyawan selama cuti. Bagian

5.7 Mengantar form cuti dan meminta persetujuan Dir. Karyawan, Dir

5.8 Jika tidak disetujui, karyawan harus merubah dan mengajukan DirOps, Penanggungjawab
tanggal cuti sesuai petunjuk Dir dan Penanggungjawab Bagian. Bagian

5.9 Jika disetujui Form cuti di photo copy, yang asli diserahkan ke HRD, Karyawan
HRD dan kopian sebagai arsip di Bagian karyawan.

7
 No.Dokumen : 04/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 IZIN SAKIT
Halaman :1/1
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk mengatur izin sakit.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI

4. DOKUMEN
Form Izin Tidak Masuk Kerja
Surat Keterangan Dokter

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengabarkan kepada HRD dan atau Penanggungjawab Bagian Karyawan
secara lisan pada hari pertama.

5.2 Mencatat ketidakhadiran karyawan beserta alasannya. HRD, Penanggungjawab Bagian

5.3 Mengambil Form Izin Tidak Masuk Kerja dari HRD dan Karyawan
mengisinya pada hari kehadiran.

5.4 Menyerahkan Form Izin Tidak Masuk Kerja dan Surat Karyawan
Keterangan Dokter ke Penanggungjawab Bagian dan Dir untuk
persetujuan.

5.5 Menyetujui dan menandatangani Form Izin Tidak Masuk Kerja. Penanggungjawab Bagian, Dir

5.6 Menyerahkan Form Izin Tidak Masuk Kerja dan Surat Karyawan
Keterangan Dokter ke HRD.

5.7 Menerima Form Izin Tidak Masuk Kerja dan Surat Keterangan HRD
Dokter, memasukkan jumlah hari sakit karyawan ke program
HRD.

8
 No.Dokumen : 05/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 LEMBUR KARYAWAN
Halaman :1/1
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk mengatur lembur karyawan.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI

4. DOKUMEN
Form Lembur

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Penanggungjawab Bagian mengisi dan menandatangani Form Penanggungjawab Bagian
Lembur secara lengkap berikut nama karyawan, rencana
tanggal/jam lembur dan alasannya.

5.2 Meminta persetujuan Dir. Penanggungjawab Bagian

5.3 Jika tidak disetujui, lembur dibatalkan atau ditunda. Dir

5.4 Jika disetujui, menugaskan kerja lembur kepada karyawan dan Penanggungjawab Bagian
melaporkan kegiatan lembur di Bagiannya kepada HRD.

5.5 Menandatangani Form Lembur dan menyerahkannya ke HRD. Karyawan

9
 No.Dokumen : 06/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 PENILAIAN KARYAWAN
Halaman :1/1
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk mengatur cara penilaian karyawan tetap selama setahun.

2. CAKUPAN
Karyawan tetap.

3. DEFINISI
FPKMP = Form Penilaian Kinerja Karyawan Tahunan

4. DOKUMEN
FPKT

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 HRD menyiapkan dan menyebarkan FPKT dan data absensi HRD
karyawan ke semua Penanggungjawab Bagian

5.2 Penanggungjawab Bagian mengisi, menilai dan memberi Semua Penanggungjawab Bagian
komentar pada FPKT

5.3 HRD mengambil FPKT dari semua Penanggungjawab Bagian dan HRD
menyerahkannya ke direksi untuk penilaian

5.4 Seluruh direksi rapat membahas penilaian final kinerja Seluruh Direksi
karyawan dan memutuskan kapan mulai berlakunya

5.5 HRD menghitung perubahan gaji karyawan sesuai ketetapan HRD

direksi

10
 No.Dokumen : 07/SDM/VII/19 STANDARD OPERATING
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019
PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 PERJALANAN DINAS MOTOR
Halaman :1/1

1. TUJUAN
Untuk memastikan perjalanan dinas dilakukan secara efektif dan efisien.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
SPPD = Surat Perintah Perjalanan Dinas

4. DOKUMEN
SPPD

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Memanggil karyawan untuk perjalanan dinas berikut tujuan, Penanggungjawab Bagian
alasan dan lama dinas.

5.2 Membuat memo ke HRD. Penanggungjawab Bagian

5.3 Membuat SPPD dan konfirmasi ke Bagian Akunting untuk HRD

verifikasi budget anggaran dinas.

5.4 Mengisi dan menandatangani SPPD. Pj Bagian, HRD, Akunting

5.5 Mengantar SPPD ke Dir untuk persetujuan HRD

5.6 Menandatangani SPPD. Dir

5.7 SPPD dicopy rangkap 3, asli untuk karyawan dan copy untuk HRD
HRD dan Akunting.

5.8 Setelah karyawan pulang SPPD asli yang telah distempel Karyawan
perusahaan tujuan dikembalikan ke HRD.

5.9 Karyawan membuat laporan dan melampirkan bukti-bukti Karyawan

pembayaran, SPPD asli yang telah ditandatangani dan stempel
perusahaan tujuan perjalanan dinas. Kemudian
menyerahkannya ke Akunting.

5.10 HRD Mengecek, verifikasi keabsahan, kelengkapan bukti-bukti HRD

pembayaran, SPPD asli yang telah ditandatangani. Setelah
semua dokumen sesuai kemudian menandatangani dan
menyerahkan ke Dir untuk persetujuan laporan.

No.Dokumen : 08/SDM/VII/19

11
 Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING
PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 KARYAWAN MENINGGAL DUNIA MOTOR
Halaman :1/1

1. TUJUAN
Untuk memastikan hak-hak karyawan yang meninggal dunia terpenuhi.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
Penanggungjawab Bagian = Penanggungjawab Bagian Yang Meminta

4. DOKUMEN

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Membuat memo internal atas meninggalnya karyawan yang HRD
dilengkapi dengan Surat Keterangan Kematian dan
menyampaikan kewajiban perusahaan atas hak-hak karyawan
yaitu uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja kepada
ahli waris kemudian menyerahkannya ke Dir.

5.2 Direksi mengeluarkan persetujuan pengeluaran hak-hak Dir

karyawan.

5.3 Menyerahkan memo yang telah disetujui direksi ke Akunting. HRD

5.4 Menerima memo, mengeluarkan uang pesangon, uang Akunting

penghargaan masa kerja dan menyerahkannya ke HRD.

5.5 Menerima dan menyerahkan uang pesangon, uang HRD

penghargaan masa kerja ke Dir.

5.6 Menerima dan menyerahkan uang pesangon, uang Dir

penghargaan masa kerja kepada ahli waris.

No.Dokumen : 09/SDM/VII/19
12
 Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING
PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN MOTOR
Halaman :1/1

1. TUJUAN
Untuk memastikan hak-hak karyawan yang mengundurkan diri terpenuhi.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
Penanggungjawab Bagian = Penanggungjawab Bagian Yang Meminta

4. DOKUMEN

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengajukan surat pengunduran diri dengan alasan dan Karyawan
tanggalnya ke Penanggungjawab Bagian

5.2 Menanyakan dan mempertimbangkan alasan pengunduran diri Penanggungjawab Bagian

karyawan. Jika disetujui menyerahkan surat pengunduran diri
karyawan ke HRD

5.3 Menghitung hak-hak karyawan, membuat memo dan HRD

melampirkan surat pengunduran diri karyawan ke Dir untuk
persetujuan

5.4 Jika disetujui Dir menyerahkan kembali memo dan surat Dir
pengunduran diri karyawan

5.5 Menyerahkan memo yang disetujui dan surat pengunduran diri HRD
karyawan ke Akunting untuk di proses

5.6 Menerima memo, surat pengunduran diri, menghitung uang Akunting

pesangon, penghargaan masa kerja dan menyerahkannya ke
karyawan

13
 No.Dokumen : 10/SDM/VII/19 STANDARD OPERATING
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019
PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 PHK KARYAWAN MOTOR
Halaman :1/1

1. TUJUAN
Untuk memastikan hak-hak karyawan yang di PHK terpenuhi.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
SP = Surat Peringatan
PHK = Pemutusan Hubungan Kerja

4. DOKUMEN
SP
Surat PHK

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Menyerahkan SP karyawan ke Dir HRD

5.2 Rapat pimpinan, mempertimbangkan kesalahan dan Seluruh Pimpinan

memutuskan mem-PHK karyawan dan membuat memo untuk
proses PHK karyawan ke HRD

5.3 Menerima memo dari direksi dan menghitung hak-hak HRD

karyawan kemudian membuat dan menyerahkan memo ke
DirKeu untuk persetujuan pengeluaran uang pesangon dan
uang penghargaan masa kerja

5.4 Jika disetujui menandatangani memo dan mengembalikan ke Dir

HRD.

5.5 Membuat surat PHK untuk ditandatangani karyawan dan Dir. HRD

5.6 Menandatangani surat PHK. karyawan, Dir

5.7 Menyerahkan memo persetujuan direksi ke Akunting. HRD

5.8 Menerima memo, menghitung dan memproses pengeluaran Akunting

uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja dan
menyerahkannya ke karyawan.

No.Dokumen : 11/SDM/VII/19
14
 Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE
Status Revisi : 00 PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN KARENA SAKIT JAYA
Halaman :1/1
BERKEPANJANGAN
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk memastikan hak-hak karyawan mengundurkan diri karena sakit berkepanjangan terpenuhi.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
SKD= Surat Keterangan Dokter

4. DOKUMEN
SKD
Surat Pengunduran Diri

5. RINCIAN PROSEDUR

No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB

15
5.1 Membuat dan menyerahkan surat pengunduran diri dengan Karyawan
alasan sakit berkepanjangan beserta SKD ke Penanggungjawab
Bagian.

5.2 Menyerahkan surat pengunduran diri dengan alasan sakit Penanggungjawab Bagian
berkepanjangan beserta SKD ke HRD.

5.3 Mengunjungi karyawan, dokter dan memastikan bahwa HRD, Penanggungjawab Bagian
karyawan tersebut benar-benar tidak mampu bekerja lagi
dengan alasan sakit berkepanjangan.

5.4 Membuat memo dan menyerahkannya beserta surat Penanggungjawab Bagian

pengunduran diri dan SPD ke Dir untuk persetujuan.

5.5 Direksi menimbang dan menyetujui permohonan pengunduran Dir

diri karyawan. Meminta HRD untuk menghitung dan
menyiapkan data-data hak karyawan.

5.6 Menghitung dan menyerahkan data-data hak karyawan HRD

kedireksi untuk persetujuan pengeluaran uang.

5.7 Menimbang dan menyetujui pengeluaran uang pesangon dan Dir

penghargaan masa kerja karyawan.

5.8 Membuat Surat Keterangan Kerja dan menyerahkannya ke Dir HRD

untuk ditandatangani.

5.9 Menerima Surat Keterangan Kerja. Karyawan

16
 No.Dokumen : 12/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019 STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
Status Revisi : 00 SURAT PERINGATAN KARYAWAN
Halaman :1/1
MOTOR

1. TUJUAN
Untuk menegakkan disiplin karyawan dan peraturan perusahaan.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
SP = Surat Peringatan

4. DOKUMEN
SP

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengetahui dan menginterogasi karyawan yang melanggar Penanggungjawab Bagian
peraturan perusahaan disertai fakta, bukti dan saksi yang valid.

5.2 Membuat memo mengenai pemberian SP kepada karyawan Penanggungjawab Bagian

yang bersalah dan menyerahkannya ke HRD.

5.3 Membuat SP dengan mencantumkan kesalahan, sanksi, masa HRD

berlaku SP dan menyerahkan SP ke karyawan dan Dir untuk
ditandatangani.

5.4 Menandatangani SP. Karyawan, Dir

5.5 Mengarsipkan SP. HRD

No.Dokumen : 13/SDM/VII/19
STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
17
1. TUJUAN
Untuk menjaga anggaran training karyawan tetap tersedia dan tidak over budget.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
FPBT = Form Permohonan Biaya Training

4. DOKUMEN
Form Permohonan Biaya Training

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Membuat jadwal training karyawan dan menyampaikan jadwal HRD
pelaksanaan training kepada semua Penanggungjawab Bagian

5.2 Berdasarkan kebutuhan dan manfaat training, mengisi FPBT Penanggungjawab Bagian
bagi karyawan yang diusulkan dan menyerahkannya ke HRD

5.3 Meminta informasi budget training yang tersedia ke Akunting HRD

5.4 Jika budget training tersedia maka membuat memo persetujuan HRD
pengeluaran biaya training dan menyerahkannya beserta FPBT
ke Dir untuk disetujui

5.5 Menyetujui, menandatangani FPBT dan memo pengeluaran Dir

biaya training dan menyerahkannya ke HRD

5.6 Mengambil FPBT, memo dan menyerahkannya ke Akunting HRD

untuk proses pengeluaran uang

5.7 Menerima FPBT, memo, menghitung dan menyerahkan uang Akunting

biaya training ke karyawan

5.8 Mengambil uang biaya training dan menyiapkan diri ikut Karyawan
training

No.Dokumen : 14/SDM/VII/19
Tgl Berlaku : 17 Juli 2019
Status Revisi : 00
Halaman :1/1
STANDARD OPERATING PROCEDURE JAYA
USULAN KENAIKAN GAJI KARYAWAN
MOTOR

18
1. TUJUAN
Untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.

2. CAKUPAN
Karyawan perusahaan.

3. DEFINISI
FKG = Form Kenaikan Gaji
SPG = Surat Penetapan Gaji

4. DOKUMEN
Form Kenaikan Gaji
Surat Penetapan Gaji

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengisi FKG beserta alasan dan menandatangani kemudian Penanggungjawab Bagian
menyerahkannya ke HRD.

5.2 Menyerahkan FKG serta melampirkan anggaran gaji ke Dir. HRD

5.3 Direksi menimbang dan memutuskan usulan kenaikan gaji. Jika Dir
ditolak berkas FKG dikembalikan ke HRD. Jika disetujui
menandatangani FKG dan menyerahkannya ke HRD.

5.4 Membuat Surat Penetapan Gaji dan menyerahkannya ke Dir HRD

untuk ditandatangani.

5.5 Menandatangani Surat Penetapan Gaji dan mengembalikan ke Dir

HRD.

5.6 Menyimpan SPG dan menginput perubahan gaji ke program HRD

payroll.

Lampiran : Form Pendukung

19
 Form Permintaan Karyawan Baru
Persyaratan
Jumlah yang dibutuhkan
Jumlah karyawan sekarang

Untuk penambahan / penggantian

Alasan

Usia
Jenis Kelamin
Pendidikan
Pengalaman
Keahlian Khusus

Tanggal mulai bekerja

Diajukan oleh, Disetujui oleh,

Penanggungjawab Bagian Direktur

20
 Form Lamaran

Posisi yang dilamar : _______________________________________________

A. DATA PRIBADI
1. Nama
: _______________________________________________ Jenis kelamin : L/P
lengkap

2. Tempat/Tgl. lahir : _______________________________________________ Umur :

3. Status Perkawinan : _______________________________________________

4. Agama : _______________________________________________

5. Alamat lengkap : _________________________________________________________

_________________________________________________________
Kota ________________________ Kode Pos ______________
No Telp. Rumah __________________ No Telp. Kantor _______________
No Handphone _____________

B. DATA KELUARGA
Nama Suami / Istri Tanggal Lahir Pekerjaan Nama Perusahaan

Jumlah Anak Nama Anak Tgl lahir

1.
Anak 2.
3.
4.

Jika lajang, cantumkan data orang tua

Nama Orang Tua Tanggal Lahir Pekerjaan Nama Perusahaan
Bapak :
Ibu :

Apakah Anda mempunyai anggota kelarga yang bekerja di perusahaan kami :

Bila ada, harap jelaskan :

C. PENDIDIKAN FORMAL
No. Nama Sekolah/Akademi/Universitas Mulai Akhir
1. Pendidikan
2. Training Khusus

21
 Other Training

D. RIWAYAT PEKERJAAN
Gaji
No. Nama Perusahaan Mulai Akhir Jabatan Terakhir
Terakhir Alasan Keluar
1.
2.
3.

E. GAJI YANG DIMINTA

Harap sebutkan gaji bersih per Rp.
bulan yang diminta ____________________ nett/bln

F. WAKTU MULAI BEKERJA

Bila Anda diterima, tanggal berapa Anda bersedia
Tanggal Bulan Tahun
untuk mulai bekerja ?

G. REFERENSI
Saudara/ I kandung pelamar tidak dapat
dimasukkan sebagai referensi
Ref. No. 1 Ref. No. 2
Nama
Pekerjaan
Alamat Lengkap
No. Telp

Dengan ini saya menyatakan bahwa semua keterangan yang saya isi pada formulir ini adalah benar dan sah.
Seandainya saya diterima bekerja dan di kemudian hari ternyata saya memberikan keterangan diatas tidak benar,
maka saya bersedia diskor atau diberhentikan dari pekerjaan saya segera dan saya bersedia membayar semua ganti
rugi karenanya.

Nama jelas dan tanda tangan pelamar Tanggal

22
 Form Evaluasi Wawancara
Nama Pelamar : Posisi yang dilamar :

Kriteria Penilaian Score

1 = Buruk 2 = Sedang 3 = Bagus 4 = Sangat Bagus

Pendidikan dan Kompetensi Teknis: Penilaian berdasarkan pengetahuan

dasar dan kemampuan teknis pada posisi yang dilamar.

Komentar :

Pengalaman Kerja : Penilaian berdasarkan pengalaman kerja, lingkungan

kerja dan tanggung jawab tugas di perusahaan sebelumnya.

Komentar :

Kepribadian, Penampilan dan Tata Krama : Penilaian berdasarkan cara

berbicara, percaya diri, motivasi, kedewasaan, penampilan, rasa
tanggung jawab untuk posisi yang dilamar.

Komentar :

Keterampilan Berkomunikasi dan Ketermpilan Interpersonal : Penilaian

berdasarkan kemampuan menyampaikan ide-ide secara jelas,
kemampuan berkomunikasi secara jelas dan teratur.

Komentar :

Keterampilan memecahkan masalah, logika dan analitis : Penilaian

berdasarkan kemampuan menganalisa masalah dan memecahkannya.
Juga menangani ide, data yang kompleks dan menyajikannya menjadi
informasi.

Komentar :

23
Total Penilaian :
5 - 8 = Buruk 9 – 12 = Sedang 13 – 17 = Bagus 18 – 20 = Sangat Bagus

Gaji Sekarang : Gaji yang diinginkan :

Komentar Tambahan :

Gaji yang disetujui :

Tidak Diterima Sebagai Cadangan Diterima

Dievaluasi oleh, Tanggal

Penanggungjawab Bagian HRD

24
 Form Pengadaan Training
Jenis Training
1. Managerial Skill
1.1 Analytical Creative Thinking
1.2 Basic Communication Skill
1.3 Basic Leadership and Communication Program
1.4 Basic Managing Performances for Managers

2. Sales and Marketing

2.1 Advanced Selling Skills
2.2 Business Development and Marketing Strategy
2.3 Digital Marketing
2.4 Customer Focus Selling Skills

Alasan Training

Lokasi Training
Internal External

Jumlah Peserta :
Tanggal dan Jam :
Tempat :
Trainer / Lembaga Training :

Biaya
Perusahaan Pribadi Sponsor

Konsumsi :
Fee Instruktur :
Tanggal Pendaftaran :
Training Kit :

Persetujuan
Diajukan oleh, Dikonfirmasi oleh, Disetujui oleh,

Penanggungjawab Bagian HRD Direktur Operasional

25
 Form Permohonan Biaya Training
Identitas karyawan yang akan mengikuti training :

Nama : _______________________ Efektif Bekerja : _____________________

Jabatan : _______________________ Tingkat/Pangkat : _____________________

Pendidikan : _______________________
Training yang pernah diikuti :
No. Pelatihan Tgl. Pelatihan Penyelenggara

Training yang akan diikuti :

Tema : ______________________________________________________________________

Penyelenggara : ______________________________________________________________________

Tempat : ______________________________________________________________________

Jam : ______________________________________________________________________

Biaya : Training : Rp. ____________________

Lain-lain : Rp. ____________________

_________________________________________________

Jumlah : Rp. ____________________

Anggaran yang tersedia ybs : Rp. ___________________

Anggaran yang masih dapat digunakan ybs : Rp. ___________________

Anggaran tersedia Departemen : Rp. ___________________

Anggaran tersedia RKAP : Rp. ___________________

26
 Disetujui oleh, Diperiksa oleh, Diajukan oleh,

( Direktur ) ( HRD ) ( Penanggungjawab Bagian )

Form Pengukuran Efektifitas Training

Judul Training :
Tanggal Training :
Lokasi Training :
Nama Trainer :

Diisi Oleh Penanggung Jawab Training

Sasaran Training :

Diisi Oleh Peserta Training

1. Apakah anda dapat menjalankan sasaran training ini sebelum mengikuti training ?

2. Apakah anda dapat menjalankan sasaran training ini setelah mengikuti training ?

3. Seberapa sering anda menjalankan sasaran training dalam pekerjaan anda ?

Tidak Pernah Setiap 3 bulan

Setiap Hari Setiap 6 bulan
Setiap Minggu Setiap Tahun
Setiap Bulan

Diisi Oleh Manager Peserta Training

Seberapa baik pencapaian sasaran training setelah peserta mengikuti training ?

Tidak Baik Kurang Baik Baik Sangat Baik

Diisi Oleh HRD

27
1. Peningkatan pengetahuan :

2. Penerapan sasaran training :

3. Penilaian Manager peserta training :

Kesimpulan Hasil Training :

Efektif Kurang Efektif Tidak Efektif

Direview oleh, Tanggal

HRD

Surat Perjanjian Kerja

PRIBADI & RAHASIA

Kepada Yth :
Nama
Jl.
SURAT PERJANJIAN KERJA
Posisi :
Pangkat/Grade :

Dengan hormat,

Sesuai dengan pembicaraan sebelumnya, bersama ini kami menawarkan posisi kepada Saudara/i
sebagai ………………. untuk Departemen ………………………. di PT. Tiara Jaya dengan syarat dan
kondisi sebagai berikut :

1. Gaji pokok per bulan sebesar Rp. ………………. (pajak penghasilan ditanggung oleh Perusahaan).
Perusahaan memberikan Tunjangan Hari Raya sebesar 1 bulan gaji pokok setiap tahunnya.

2. Masa percobaan Saudara adalah selama 3 (tiga) bulan. Berdasarkan kinerja Saudara/i selama
masa percobaan, Perusahaan berhak memutuskan hubungan kerja dengan Saudara/i, atau
mengangkat Saudara/i sebagai karyawan tetap setelah masa percobaan.

3. Setelah melampaui masa percobaan dan Perusahaan memutuskan untuk mengangkat

Saudara/i menjadi karyawan tetap, maka Perusahaan akan memberikan fasilitas kepada
Saudara/i sebagai berikut :

a. Tunjangan Transportasi sebesar Rp. ………… per hari.

Tunjangan Makan sebesar Rp. …………. per hari.

b. Penggantian biaya pengobatan karyawan sebesar 80% dari biaya yang dibayarkan,
dengan batas maksimum sebesar 2 (dua) bulan gaji pokok selama setahun.

28
 4. Setelah 1 (satu) tahun bekerja, Saudara/i akan memperoleh hak cuti selama 12 (dua belas)
hari kerja.

5. Persyaratan kerja lainnya sesuai dengan kebijakan Perusahaan yang ditetapkan dan Hukum
Perburuhan di Indonesia.

Jika hal-hal tersebut diatas dapat Saudari setujui, kami mohon agar Saudara/i menandatangani
surat ini (rangkap 2) dan mengembalikan 1 (satu) copy kepada kami.

Cilacap, tgl/bln/thn
Menyetujui,

(Direktur) (Karyawan)

Tanggal Mulai bekerja :

SURAT PERJANJIAN KERJA WAKTU TERTENTU UNTUK

KARYAWAN HONORER

SURAT PERJANJIAN KERJA WAKTU TERTENTU

NO. : (No.)/SPK-KRJ/Tiara Jaya/bln/thn

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Jabatan : Direktur PT. Tiara Jaya
Alamat :

dalam hal ini bertindak untuk atas nama PT. Tiara Jaya yang selanjutnya disebut sebagai Pihak I (Pertama).

Alamat :
Tempat/Tgl. Lahir :

dalam hal ini disebut sebagai Pihak II (Kedua).

Para pihak telah sepakat mengadakan Kontrak Kerja untuk jangka waktu tertentu dengan ketentuan-
ketentuan dan syarat-syarat sebagai berikut :

Pasal 1

Pasal 2

1. Kontrak kerja berlaku untuk jangka waktu 1 (satu) tahun dimulai tanggal (Tgl_mulai bekerja).

2. Kontrak kerja berakhir sesuai dengan ketentuan pasal 2 ayat 1.

29
3. Pihak I dapat sewaktu-waktu mengangkat Pihak II menjadi karyawan tetap menurut pertimbangan Pihak I
sepihak.

4. Apabila Pihak II diberhentikan oleh Pihak I dalam masa kontrak kerja, maka Pihak I memberi ganti rugi
sesuai dengan ketentuan UU Ketenagakerjaan yang berlaku.

5. Apabila Pihak II mengundurkan diri dalam masa kontrak kerja, maka Pihak I tidak memberi ganti rugi
kepada Pihak II.

Pasal 3

Pihak II bersedia menjalankan tugas kerja yang diberikan Pihak I dengan cara sebaik-baiknya dan Pihak II
bersedia tunduk pada Peraturan dan Tata Tertib dari Pihak I dengan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
atas pelanggaran yang dilakukan oleh Pihak II.

Pasal 4

Pihak I menyediakan fasilitas perawatan kesehatan dan pengobatan ditanggung oleh Pihak I sesuai dengan
ketentuan Peraturan Perusahaan.

Pasal 5

Sengketa yang timbul dari kontrak ini diselesaikan secara musyawarah dan mufakat antara kedua belah pihak.

Demikian kontrak kerja ini diperbuat dan ditandatangani dengan sebenarnya.

Kota, tanggal

Pihak I Pihak II
PT.

(Direksi) (Karyawan)

30
 Form Cuti
Diisi oleh Karyawan
Saya mohon cuti mulai : s/d tanggal :

Total hari cuti :

Alasan cuti :

Tanda tangan Tanggal

Diisi oleh HRD
Tanggal mulai bekerja :
Hak cuti tahun ini :
Cuti yang telah dipakai :
Sisa cuti tahun lalu :
Sisa cuti tahun ini :

Tanda tangan Tanggal

Persetujuan
Disetujui oleh,

Manager Tanggal

31
 Form Izin Tidak Masuk Kerja
Diisi oleh Karyawan
Saya tidak masuk kerja pada tanggal :

Alasan tidak masuk kerja :

Tanda tangan Tanggal

Diisi oleh HRD
Potong cuti :
Sakit :
Absen :

Tanda tangan Tanggal

Persetujuan
Disetujui oleh,

Manager Tanggal

32
 Form Lembur
Diisi oleh Karyawan
Diminta untuk bekerja lembur pada tanggal :
mulai jam :
sampai jam :
Alasan lembur :

Tanda tangan Tanggal

Jam Lembur Sebenarnya
Mulai jam : Sampai jam : Jumlah jam lembur :

Persetujuan dan Konfirmasi Atasan

Disetujui oleh, Disetujui oleh,

Manager Tanggal Manager Tanggal

Diterima HRD

HRD Tanggal

33
34
 Laporan Monitoring Kehadiran Karyawan
Periode :
Jumlah Jumlah
No NIK Nama Karyawan Departemen Jabatan Kehadira Sakit Izin Terlambat Cuti Mangkir Surat
n Peringatan

Dibuat oleh, Tanggal

HRD

35
 Nama :
Form Penilaian Kinerja Karyawan Jabatan :
Departemen :
Periode Penilaian :
Score
Kriteria Penilaian 1 = Buruk 2 = Sedang 3 = Baik 4 = Sangat Baik
1. Sikap
1.1 Mengutamakan pelayanan
1.2 Kesetiaan terhadap perusahaan
1.3 Minat bekerja
1.4 Minat belajar
1.5 Penerimaan terhadap pengawasan
1.6 Kepemimpinan
1.7 Kemampuan bekerja dibawah tekanan
2. Tanggung Jawab
2.1 Kehadiran tepat waktu
2.2 Ketepatan waktu menyelesaikan pekerjaan
2.3 Inisiatif
2.4 Penerimaan terhadap tugas tambahan
3. Kompetensi
3.1 Kreatifitas
3.2 Produktivitas
3.3 Kemampuan dalam bekerja
3.4 Pengetahuan tentang pekerjaan
3.5 Ketepatan mengambil keputusan
Total Penilaian
Komentar Karyawan : Nama dan Tanda tangan Karyawan :

Jabatan :
Komentar Atasan Langsung : Nama dan Tanda tangan Atasan Langsung :

Jabatan :
Tindakan HRD : Nama dan Tanda tangan HRD :

Jabatan :

36
 SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
NO. : /SPPD/DIR/Tiara Jaya/2019

1. Pejabat berwenang yang memberi

perintah
2. Referensi

3. Nama karyawan yang diperintahkan

a. Jabatan a.
4.
b. Pangkat/Tingkat b.

5. Maksud perjalanan dinas

6. Alat angkutan yang dipergunakan

7. a. Tempat berangkat a.
b. Tempat tujuan b.
8. a. Lamanya perjalanan dinas a. hari
b. Tanggal berangkat b.
c. Tanggal harus kembali c.
9. Pembebanan anggaran

10. Keterangan Lain-lain :

Kota,

Manager .... HRD Akunting Dir

Nama, Tanda tangan Pimpinan dan Stempel Perusahaan Tujuan

37
 Form Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas
Nama : Lama perjalanan : tgl s/d tgl ( ... hari )
Jabatan : Tujuan Dinas :
Departemen : Maksud Dinas :
No Tanggal Keterangan Jumlah
Transportasi :

Hotel :

Makan :

Lain-lain :

Uang muka diterima, bukti no

Total Penggunaan
Lebih (Kurang)
Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,

Karyawan Penanggungjawab Bagian Keuangan

38
 SURAT PERINGATAN I (KE-1)

Bersama ini kepada Saudara :

Nama :
Jabatan :
Divisi :

diberikan Peringatan I (Ke-1) sesuai dengan Keputusan Dewan Direksi dengan pelanggaran
sebagai berikut :
…………………………………………………………………………………………..
………..............................................................................................................................

 Surat Peringatan I (Ke-1) ini dikeluarkan setelah adanya teguran lisan yang disampaikan oleh
Atasan Saudara/i serta setelah memberikan kesempatan kepada Saudara/i untuk
memberikan penjelasan kepada Direksi.

 Kepada Saudara/i akan dikenakan sanksi sbb :

Pembinaan selama 6 bulan dimana sikap dan untuk kerja Saudara/i akan diperhatikan dan
pada saat akhir masa pembinaan akan dilakukan penilaian kembali oleh Direksi.

 Bila dikemudian hari Saudar/i masih melakukan tindakan pelanggaran yang sama, maka
Saudara/i akan dikenakan sanksi dengan tingkatan yang lebih tinggi.

Mengerti dan menerima dasar peringatan tersebut diatas.

_________________
Nama dan Tanda tangan Karyawan

Dikeluarkan di ........, tanggal …………….

__________________
Nama dan Tanda tangan Direksi

39
 SURAT PERINGATAN II (KE-2)

Bersama ini kepada Saudara :

Nama :
Jabatan :
Divisi :

diberikan Peringatan II (Ke-2) dengan pelanggaran sebagai berikut :

Sejak dikeluarkannya Surat Peringatan I (Ke-1) pada tanggal ……………, Saudara tetap tidak
menunjukkan perbaikan dalam hal ………………………………………………………..………

 Surat Peringatan II (Ke-2) ini dikeluarkan setelah Saudara diberi kesempatan untuk
memperbaiki kinerja Saudara selama masa pembinaan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan
I (Ke-1) tanggal ………………

 Surat Peringatan II (Ke-2) ini dikeluarkan oleh ……….. berdasarkan permohonan melalui Memo
Internal Nomor : ………………… tanggal ……………. dan lampiran ………….

 Kepada Saudara akan dikenakan sanksi sbb :

Pembinaan selama 3 (tiga) minggu sejak Saudara menerima Surat Peringatan II (Ke-2) ini
dimana sikap dan unjuk kerja Saudara akan diperhatikan dan pada saat akhir masa pembinaan
akan dilakukan penilaian kembali oleh Direksi ;

 Bila dikemudian hari Saudara masih melakukan tindakan pelanggaran yang sama, maka
Saudara akan dikenakan sanksi dengan tingkatan yang lebih tinggi.

Demikian Surat Peringatan ini disampaikan. Terima kasih.

Dikeluarkan di ........, tanggal ……………….

_________________
Nama dan Tanda tangan Direksi

40
 SURAT PERINGATAN III

Surat Peringatan ketiga ini ditujukan kepada :

Nama : ……………………..

Jabatan : ……………………..

menunjuk pada Surat Peringatan II tertanggal ………………… yang berlaku selama 6 (enam) bulan
sejak tanggal ditetapkan dan ternyata Saudara telah melakukan kesalahan lagi yaitu :

1. …………………………….
2. …………………………….
3. …………………………….

Atas kesalahan tersebut, dikeluarkan Surat Peringatan Ketiga ini dengan sanksi Pemutusan
Hubungan Kerja.

Kepada Saudara diberi kesempatan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang belum
terselesaikan dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan III ini.

Dikeluarkan di ..........., ………………

Nama dan Tanda tangan Direktur

41
 PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Surat Pemutusan Hubungan Kerja ini ditujukan kepada :

Nama : ……………………..

Jabatan : ……………………..

menunjuk pada Surat Peringatan II tertanggal ………………… yang berlaku selama 6 (enam) bulan
sejak tanggal ditetapkan dan ternyata Saudara telah melakukan kesalahan lagi yaitu :

1. …………………………….
2. …………………………….
3. …………………………….

Atas kesalahan tersebut, dan sesuai dengan sanksi yang telah diberikan kepada Saudara maka
Direksi memutuskan untuk memberhentikan Saudara dari Jabatan Saudara di Perusahaan
terhitung sejak tanggal ditetapkan.

Perusahaan akan memberikan hak-hak Saudara sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kepada Saudara diberi kesempatan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang belum
terselesaikan dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sejak dikeluarkannya Surat Pemutusan
Hubungan Kerja ini.

Dikeluarkan di ......., ………………

Nama dan Tanda tangan Direktur

42
 SURAT KETERANGAN KERJA
NO. :

Yang bertanda tangan dibawah ini menerangkan bahwa :

Nama :
Tgl. Lahir :
Tingkat/Grade :
Jabatan :
Departemen :

adalah benar karyawan dari perusahaan kami yang telah bekerja sejak tanggal ………………….. s/d
……………………. terhitung saat ini telah mengundurkan diri dari perusahaan atas permintaannya
sendiri.

Selama menjalankan tugasnya yang bersangkutan telah menunjukkan prestasi kerja yang baik.

Demikianlah surat keterangan ini dikeluarkan agar dapat dipergunakan seperlunya.

.............., …………………

Nama dan Tanda tangan Direksi

43
Nama Kota, tanggal

Kepada Yth :
Direktur PT Tiara Jaya
Di
Tempat

Perihal : Pengunduran diri sebagai karyawan

Dengan hormat,

Bersama surat ini saya :

Nama : ………………….
Jabatan : ………………….

mengajukan permohonan pengunduran diri sebagai karyawan Klinik Annur Avicenna dikarenakan
…………………………………………………………………………………...

Saya akan menyelesaikan tugas-tugas saya terlebih dahulu sebelum pengunduran diri saya.

Demikian saya sampaikan, atas perhatian yang diberikan saya ucapkan terima ksih.

Hormat saya,

Nama dan Tanda tangan Karyawan

44
 FORMULIR KENAIKAN GAJI DAN ATAU TINGKAT KARYAWAN
Nama :
Departemen :
Tanggal Mulai Kerja :
Kenaikan :  Gaji  Grade/Tingkat

Kondisi saat ini Diusulkan

Jabatan

Grade / Tingkat

Gaji

Efektif Per Tanggal

 Beri tanda x sesuai dengan pilihan

Alasan kenaikan :
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

Diusulkan oleh,

____________________
Nama / Jabatan Tanggal :
Disetujui oleh,

____________________
HRD Tanggal :
Disetujui oleh,

____________________
Direktur Utama Tanggal :

45
 Daftar Gaji Karyawan
No NIK Nama Karyawan Tgl Lahir Tgl Mulai Jabatan Departemen Grade/ Gaji Tunj. Uang Tunj. Tunj. Total Gaji
Bekerja Tingkat Pokok Jabatan Makan Transpo Lainnya
rtasi

46
47
 MEMO
MEMO
Tanggal
No :
Dari :
Untuk :
Perihal :

Jabatan,

Nama dan Tanda tangan