TUGAS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

PERENCANAAN PENGADAAN ALAT KESEHATAN

DENGAN METODE KONSUMSI
DI RSUD Prof. Dr. MARGONO SOEKARJO PURWOKERTO

Disusun oleh :
Kelompok VII

ARIS TARCUS 1220242063

NOVI AYU WARDANI 12/341027/FA/09397
RATIH DWI LESTARI 12811195
DITA WULANDARI 12762013
VARIDA UDAYANINGRUM 12811233
NOVA ANDRIANI OKTAVIA 12762038

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
2013

1
A. Latar Belakang
Pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari
sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien,
penyediaan alat kesehatan yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik, yang
terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan farmasi juga merupakan
revenue center rumah sakit, maka masalah perbekalan farmasi sebaiknya dikelola
secara cermat dan penuh tanggung jawab sehingga pendapatan rumah sakit dapat
terkontrol dengan baik (Maimun, 2008). Pengelolaan alat kesehatan di rumah sakit
merupakan aspek manajemen yang penting, karena ketidakefisiensinya akan
memberikan dampak negatif bagi rumah sakit baik secara medis maupun ekonomis.
Untuk menghindari terjadinya permasalahan yang berkaitan dengan ketersediaan alat
kesehatan-alat kesehatanan maka unit pelayanan kesehatan dituntut untuk membuat
manajemen alat kesehatan yang sistematis sebagaimana dijelaskan dalam drug
management cycle.Langkah awal dalam pengelolaan alat kesehatan sebelum
dilakukan pengadaan ialah tahapan seleksi, dan perencanaan alat kesehatan. Kedua
tahapan tersebut dilakukan untuk mendukung pengadaan alat kesehatan yang tepat
bagi rumah sakit.
Menurut Hassan (1981) farmasi rumah sakit merupakan bagian atau
pelayanan di rumah sakit yang dipimpin oleh seorang profesional apoteker dengan
suatu kualifikasi tertentu secara resmi. Mengingat peran, tugas dan nilai barang, serta
akibat yang akan timbul pada pasien, maka farmasi rumah sakit harus dikelola oleh
orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam hal manajerial dan profesional di
profesinya. Pada kesempatan ini yang akan dibahas adalah khusus mengenai
manajemen dan dasar utama yang digunakan dalam hal manajemen alat kesehatan
adalah Drug Management Cycle (Pudjaningsing, 2006). Drug management cycle
merupakan suatu siklus yang tidak berputus pada suatu rumah sakit. Dimulai dari
pemilihat alat kesehatan, kemudian perencanaan jumlah alat kesehatan yang akan
diadakan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan, sampai kembali lagi
ke seleksi alat kesehatan.

2
 Pengelolaan alat kesehatan di RS meliputi tahap-tahap perencanaan,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta penggunaan yang saling terkait satu
sama lainnya, sehingga harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat
berfungsi secara optimal. Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan
mengakibatkan tidak efisiennya sistem suplai dan penggunaan alat kesehatan yang
ada (Maimun, 2008).

Selection

Management
Use Support
Procurement

Distribution

Gambar 1. Drug management cycle

Management support yang terdiri dari manajemen organisasi, finansial,
sumber daya manusia dan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting
diperhatikan karena akan mendukung pelaksanaan tahapan pengelolaan alat
kesehatan yang meliputi tahap-tahap selection, procurement, distribution dan use.
Selection adalah tahapan pemilihan alat kesehatan yang akan dipakai di rumah sakit
yang nanti akan berakhir dengan dibuatnya formularium (Pudjaningsing, 2006).

1. Seleksi Alat kesehatan

Seleksi alat kesehatan dilakukan oleh oleh panitia farmasi dan terapi (PFT)
dengan menyusun suatu daftar alat kesehatan yang akan digunakan di rumah sakit
sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit. Setelah dilakukan seleksi, maka

3
pengadaan alat kesehatan dimulai dengan perencanaan pembelian alat kesehatan
(Maimun, 2008).

2. Perencanaan Alat kesehatan

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan
harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk
menghindari kekosongan alat kesehatan. Metode yang dapat digunakan yaitu: metode
konsumsi dan metode epidemiologi. Pedoman perencanaan alat kesehatan untuk
rumah sakit yaitu ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medis, anggaran
yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian
periode yang lalu, atau dari rencana pengembangan.
Perencanaan dilakukan untuk menetapkan jenis dan jumlah alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar.
Tahap-tahap yang dilalui dalam proses perencanaan alat kesehatan adalah:
a. Tahap pemilihan alat kesehatan, dimana pemilihan alat kesehatan didasarkan
pada sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, atau dari rencana
pengembangan.
b. Tahap kompilasi pemakaian alat kesehatan, untuk memperoleh informasi:
1) Pemakaian tiap jenis alat kesehatan perperiode.
2) Persentase pemakaian tiap jenis alat kesehatan terhadap total pemakaian
setahun seluruh unit rumah sakit.
c. Tahap perhitungan kebutuhan alat kesehatan, dilakukan dengan:
1) Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi
alat kesehatan tahun sebelumnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah
pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi,
perhitungan perkiraan kebutuhan alat kesehatan dan penyesuaian jumlah
kebutuhan alat kesehatan dengan alokasi dana. Rumus yang digunakan adalah:
A = (B+C+D) - E
A = Rencana pengadaan

4
 B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Stok Pengaman 10% - 20%
D = Waktu tunggu 3 – 6 bulan
E = Sisa stok
Keunggulan metode konsumsi adalah data yang diperoleh akurat, metode
paling mudah, tidak memerlukan data penyakit maupun standar pengalat
kesehatanan. jika data konsumsi lengkap pola penulisan tidak berubah dan
kebutuhan relatif konstan maka kemungkinan kekurangan atau kelebihan alat
kesehatan sangat kecil. Kekurangannya antara lain tidak dapat untuk mengkaji
penggunaan alat kesehatan dalam perbaikan penulisan resep, kekurangan dan
kelebihan alat kesehatan sulit diandalkan, tidak memerlukan pencatatan data
morbiditas yang baik.
2) Metode Morbiditas adalah perhitungan kebutuhan alat kesehatan berdasarkan
pola penyakit. Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah:
a) Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur
penyakit.
b) Menyiapkan data populasi penduduk.
c) Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi
pada kelompok umur yang ada.
d) Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk
seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
e) Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian alat
kesehatan menggunakan pedoman pengalat kesehatanan yang ada.
f) Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan
datang.
Keunggulan metode epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan mendekati
kebenaran, standar pengalat kesehatanan mendukung usaha memperbaiki pola
penggunaan alat kesehatan. Sedangkan kekurangannya antara lain

5
 membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil, data penyakit sulit diperoleh
secara pasti, diperlukan pencatatan dan pelaporan yang baik.
d. Tahap proyeksi kebutuhan alat kesehatan, dengan kegiatan-kegiatan:
1) Menetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan datang, dengan
mengalikan waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata/bulan
ditambah stok pengaman.
2) Menghitung perkiraan kebutuhan pengadaan alat kesehatan periode tahun
yang akan datang, dengan rumus:
a=b+c+d-e-f

a = perkiraan kebutuhan pengadaan alat kesehatan tahun yang akan datang.

b = kebutuhan alat kesehatan dan perbekalan kesehatan untuk sisa periode
berjalan (sesuai tahun anggaran yang bersangkutan).
c = kebutuhan alat kesehatan untuk tahun yang akan datang.
d = perkiraan stok akhir tahun (waktu tunggu dan stok pengaman).
e = stok awal periode berjalan atau sisa stok per tahun
f = rencana penerimaan alat kesehatan pada periode berjalan (Jan s.d Des).
3) Menghitung perkiraan anggaran untuk total kebutuhan alat kesehatan dengan
melakukan analisis ABC menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.
4) Pengalokasian kebutuhan alat kesehatan berdasarkan sumber anggaran dengan
melakukan kegiatan: menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing
alat kesehatan berdasarkan sumber anggaran; menghitung persentase anggaran
masing-masing alat kesehatan terhadap total anggaran dan semua sumber.
e. Tahap penyesuaian rencana pengadaan alat kesehatan
Dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai jumlah rencana pengadaan,
skala prioritas masing-masing jenis alat kesehatan dan jumlah kemasan, untuk
rencana pengadaan alat kesehatan periode yang akan datang. Beberapa teknik

6
manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam
perencanaan kebutuhan alat kesehatan adalah dengan cara:
1) Analisa ABC dilakukan dengan mengelompokkan item alat kesehatan
berdasarkan kebutuhan dananya yaitu:
a) Kelompok A: kelompok alat kesehatan yang jumlah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah
dana alat kesehatan keseluruhan.
b) Kelompok B: kelompok jenis alat kesehatan yang jumlah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.
c) Kelompok C: kelompok jenis alat kesehatan yang jumlah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah
dana alat kesehatan keseluruhan.
Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C:
a) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing alat kesehatan
dengan cara kuantum alat kesehatan x harga alat kesehatan.
b) Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil.
c) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
d) Hitung kumulasi persennya.
e) Alat kesehatan kelompok A termasuk dalam kumulasi 70%.
f) Alat kesehatan kelompok B termasuk dalam kumulasi > 70% s/d 90%.
g) Alat kesehatan kelompok C termasuk dalam kumulasi > 90% s.d 100%.
(Dhendianto, 2010).

Jenis-jenis metode perencanaan dalam pengadaaan alat kesehatan:

a. Metode Konsumsi
Merupakan suatu metode perencanaan alat kesehatan berdasarkan pada
kebutuhan riil alat kesehatan pada periode lalu dengan penyesuaian dan
koreksi berdasarkan pada penggunaan alat kesehatan tahun sebelumnya. Cara
perhitungannya :

7
 1) Hitung pemakaian tiap jenis alat kesehatan dalam periode lalu
2) Koreksi hasil pemakaian tiap alat kesehatan periode lalu terhadap
kecelakaan dan kehilangan alat kesehatan
3) Koreksi langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis alat
kesehatan dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan alat
kesehatan) terhadap stock out
4) Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah a dan b
5) Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis alat kesehatan
atau :

Rencana kebutuhan alat kesehatan tahun ini = jumlah pemakaian tahun lalu +
stok kosong + kebutuhan lead time +
safety stock – sisa stok tahun lalu

Tabel 1. Keunggulaan dan Kelemahan Metode Konsumsi

Keunggulan Kelemahan

- Mudah dilakukan, data akurat - Memakan waktu lebih banyak

- Tidak butuh data penyakit, - Aspek medik pemakaian alat
standar terapi kesehatan
tidak dapat dipantau

b. Metode Epidemiologi
Merupakan metode berdasarkan pada pola penyakit yang ada dan
didasarkan pada penyakit yang ada di rumah sakit atau yang paling sering
muncul di masyarakat. Metode ini paling banyak digunakan di rumah sakit.
Tahap-tahap yang diperlukan antara lain menentukan jumlah penduduk yang
akan dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi
penyakit, menyediakan standar pengalat kesehatanan yang digunakan untuk
perencanaan dan menghitung perkiraan kebutuhan alat kesehatan dan

8
 penyesuaian kebutuhan alat kesehatan dengan alokasi dana. Perencanaan
dengan metode epidemiologi ini lebih ideal, namun prasyaratnya lebih sulit
untuk dipenuhi.

Tabel 2. Keunggulaan dan Kelemahan Metode Epidemiologi

Keunggulan Kelemahan

- Perkiraan kebutuhan mendekati - membutuhkan waktu dan tenaga

kebenaran terampil
- standar pengalat kesehatanan - data penyakit sulit diperoleh secara
mendukung usaha memperbaiki pola pasti
penggunaan alat kesehatan - perlu pencatatan dan pelaporan
yang baik

c. Metode kombinasi
Merupakan suatu metode perencanaan alat kesehatan berdasarkan
kombinasi antara metode konsumsi dan metode epidemiologi.

B. Tujuan
Tujuan umum melakukan perencanaan alat kesehatan adalah untuk menjaga
kelancaran distribusi alat kesehatan dalam menunjang pelayanan di RSUD Prof.
Dr. Margono Soekarjo.
Tujuan khusus dilakukan perencanaan alat kesehatan bulan Juni dengan metode
konsumsi adalah untuk menjaga ketersediaan alat kesehatan selama bulan Juni
dan menghindari terjadi kekosongan alat kesehatan selama pelayanan.

9
C. Manfaat
Manfaat dilakukan penelitian ini adalah:
1. Membantu panitia perencanaan dalam menetapkan metode perencanaan yang
tepat.
2. Menganalisa penyebab terjadinya kekosongan alat kesehatan di gudang farmasi
RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo.

D. Cara Kerja
1. Alat dan Bahan
a. Alat
Komputer
b. Bahan
Laporan pemakaian alat kesehatan periode Juni 2013.

2. Metode
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode konsumsi.

E. Hasil dan Pembahasan

Pelayanan farmasi tidak terlepas dari peran managerial dari apoteker dalam
perencanaan alat kesehatan yang baik sehingga dapat menunjang kelancaran
pelayanan di rumah sakit secara keseluruhan. RSUD Prof. Dr Margono Soekarjo
dalam melakukan pengadaan setiap bulannya menggunakan data konsumsi bulan
sebelumnya. Data konsumsi yang digunakan menjadi patokan dari pengadaan
sebelumnya selain data sisa stok alat kesehatan yang ada di gudang. Bidang
perencanaan di gudang setiap bulannya akan menghitung perkiraan jumlah
pemakaian selama sebulan kedepan disesuaikan dengan anggaran belanja bulanan.
Masalah yang sering tidak dapat dihindari adalah terjadinya kekosongan stok
di gudang sehingga tidak dapat memenuhi permintaan dari satelit-satelit farmasi yang
ada di RSUD. Prof. Dr. Margono Soekarjo dan gudang buffer pavilliun Abiyasa.

10
Untuk menanggulangi kekosongan stok yang terjadi maka pihak perencanaan gudang
RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo biasanya menggunakan metode perencanaan just
in time. Namun perencanaan just in time memiliki resiko yaitu kekosongan barang
dari pihak distributor sehingga dapat memperlama lead time (waktu tunggu) sehingga
dapat menghambat pelayanan yang ada di rumah sakit.
Dari data pemakaian alat kesehatan bulan Mei terdapat banyak alat kesehatan
yang terpakai sampai habis sehingga tidak meninggalkan sisa stok. Keadaan ini perlu
diperbaiki guna mengantisipasi terjadinya kekosongan alat kesehatan karena lamanya
waktu tunggu dari pihak distributor.
Dalam melakukan perencaanaan alat kesehatan setiap bulannya selain
menggunakan metode konsumsi, bidang perencanaan juga sebaiknya menggunakan
metode ABC.
Pengelompokan berdasarkan metode ABC, terdiri dari:
a) Kelompok A : adalah kebutuhan anggaran dengan jumlah sekitar 20%
dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai
kebutuhan anggaran.
b) Kelompok B : adalah kebutuhan anggaran dengan jumlah sekitar 30%
dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai
kebutuhan anggaran.
c) Kelompok C : adalah kebutuhan anggaran dengan jumlah sekitar 50%
dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai
kebutuhan anggaran.
Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan
secara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok C
berdampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan.
Goal setting dalam pengendalian ABC adalah agar dana yang dikeluarkan dan
alat kesehatan yang didapatkan di instalasi farmasi rumah sakit terkontrol dengan
baik secara efektif dan efisien.

11
 Dalam pengendalian persediaan alat kesehatan perlu dilakukan kontrol yang
ketat terutama untuk alat kesehatan-alat kesehatan yang termasuk kategori A vital
dan essensial karena bila terjadi kerusakan ataupun kehilangan barang atau pembelian
barang yang tidak sesuai prioritas anggaran yang tersedia akan menimbulkan
kerugian yang besar. Perlu pengendalian barang agar tidak banyak alat kesehatan
yang date stock maupun terjadinya kekosongan alat kesehatan, oleh karena itu
dibutuhkan perencanaan yang lebih matang, sesuai dengan kebutuhan dan dilengkapi
dokumentasi sisa stock setiap bulan. Untuk meminimalkan alat kesehatan yang
kadaluarsa, perlu diterapkan sistem FIFO dan FEFO. Dari penelitian yang dilakukan
RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo telah menerapkan sistem FIFO dan FEFO namun
kekosongan alat kesehatan yang sering terjadi kemungkinan disebabkan oleh
perhitungan waktu tunggu yang terlalu pendek sehingga mempengaruhi jumlah safety
stock yang ada, dimana jumlah safety stock yang ada tidak dapat memenuhi
kebutuhan dari setiap satelit dan gudang buffer. Lamanya waktu tunggu sebaiknya
dibuat lebih panjang untuk distributor yang berada di luar kota.
Data perencanaan jumlah item alat kesehatan untuk bulan Juni adalah 103
item. Jumlah item alat kesehatan yang masuk dalam perencanaan ini jauh lebih sedikit
dari jumlah item alat kesehatan yang masuk dalam perencanaan bulan Mei. Hal ini
disebabkan masih banyaknya sisa stok dari bulan Mei seperti sarung tangan no 7-8
non steril, jarum bedah se th 18 f, jarum bedah se me 28, surgicryl no 1 hr 40 mm,
dan lain-lain sehingga alat kesehatan tidak dipesan untuk bulan Juni.

F. Penutup
1. Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian ini adalah:
a. Perencanaan alat kesehatan gudang pusat RSUD. Prof. Dr. Margono
Soekarjo dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi.
b. Sistem penyimpanan alat kesehatan di gudang pusat RSUD. Prof. Dr.
Margono Soekarjo telah menerapkan sistem FIFO dan FEFO.

12
 c. Kekosongan stok di gudang pusat RSUD. Prof. Dr. Margono Soekarjo
kemungkinan disebabkan karena lamanya pengiriman alat kesehatan
dari distributor atau kekosongan distributor, selain itu penggunaan alat
kesehatan yang banyak (fast moving), metode perencanaan priode lalu
yang kurang matang.
d. Perencanaan pengadaan alat kesehatan pada bulan Juni sebanyak 103
item dengan dana sebesar Rp 664.040.966,43.
2. Saran
a. Memperpanjang waktu tunggu khusus bagi distributor dari luar kota
sehingga dapat mengantisipasi terjadinya kekosongan alat kesehatan.
b. Perlu dilakukan perencanaan yang lebih matang agar ketersediaan alat
kesehatan tetap terkendali.
c. Perlu adanya evaluasi kinerja kerja distributor yang berkaitan dengan
waktu tunggu dari distributor.
d. Sebaiknya perencanaan dilakukan setiap pertengahan bulan sehingga
diharapkan pengadaan dapat dilakukan paling lambat pada awal bulan
berikutnya. Hal ini bertujuan untuk menghindari kekosongan stok yang
ada distributor yang biasanya terjadi pada pertengahan sampai akhir
bulan. Kekosongan stok pada distributor dapat mempengaruhi waktu
tunggu dan safety stock.

13
 Daftar Pustaka

Anonim, 2008, Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan Depkes RI, Jakarta.

Dhendianto. 2010. Pengadaan Alat Kesehatan. Ditama Binbangkum. Jakarta.

Lidya, A., 2009, Perencanaan Alat kesehatan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum Tembakau Deli Medan Tahun 2008, Skripsi, Universitas Sumatra
Utara, Medan.

MENKES. 2006. Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit. Departemen

Kesehatan RI. Jakarta.

Quick,J, 1997, The Selection, Distribution and use of pharmaceuticals. In Managing

Drug Supply. Second Edition. Kumarian Press Book on International
Development.

Pudjaningsih, D. & B. Santoso. 2006. Pengembangan Indikator Efisiensi

Pengelolaan Alat kesehatan Di Farmasi Rumah Sakit. Logika, Vol. 3, No. 1.
Yogyakarta.

14
zzz

15
16
17