MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-46 SESI 2023/ 2024

TARIKH : 10 JUN 2023 (SABTU)

MASA : 8:00 PAGI
TEMPAT : DEWAN SRI SETAPAK, SK SETAPAK
PERASMI : PUAN HALIMAH BINTI AHMAD (GURU BESAR SK SETAPAK)

JAWATANKUASA KERJA

Penasihat : Puan Halimah binti Ahmad (Guru Besar)

Penegerusi : Tuan Haji Jumain bin Marzuki (YDP PIBG)
Naib Pengerusi : Encik Mohamad Faisal bin Afifuddin (Naib YDP PIBG)
Setiausaha : Puan Syahidatul Fadzlina binti Jamaluddin
Naib Setiausaha : Puan Nurhusna binti Sharudin
Bendahari : Encik Muhammad Zaki bin Sahari
JK Ibu Bapa : 1. Puan Siti Rohaizan binti Ali
2. Encik Parasuramulu a/l Kanniah
3. Encik Ahmad Firdaus bin Ab Hapidz
4. Encik Khairol Nizam bin Yaziz
5. Encik Muhammad Afifi Shakir bin Mahmood Sabri
6. Puan Suria binti Jamaludin (Wakil PPKI)
JK Guru : 1. Cik Nur Amirah Shuhada binti Mohd Zain
2. Encik Aliff Asyraf bin Arani
3. Puan Nur Zuraidah binti Abdul Rahman
4. Puan Nor Baiah binti Mat Nor
5. Encik Ali bin Wahab (KAFA)
Juru Audit : 1. Encik Mohamad Sofi bin Japri (Guru)
2. Encik Shaadan bin Baba (Ibu bapa)
 JAWATANKUASA PELAKSANA
BIL AJK
1 JK Sambutan/ Protokol
1. Puan Nor Baiah binti Mat Nor
2. Puan Norbaizura binti Othman
2 Jawatankuasa Jemputan
1. Puan Syahidatul Fadzlina binti
Jamaluddin
3 Pencatat Minit Mesyuarat
1. Puan Nurhusna binti Sharudin
2. Puan Nor Hazwani binti Ahmad
3. Puan Nurul Afni Astriani binti Lim
4 JK Persiapan Tempat dan Meja
Utama
1. Encik Aliff Asyraf bin Arani
2. Encik Mohammad Amirul Haqqim
bin Mohammad Yusaini
3. Encik Mohamad Khadry bin
Mustafa
5 JK Pendaftaran
1. Puan Nur Zuraidah binti Abdul
Rahman
2. Puan Samratul Fauza binti Saidin
SENARAI TUGAS
 Memastikan tempat duduk VIP dan
sekitar dihias bersih dan ceria.
 Mengenal pasti tempat duduk
tetamu khas di dewan dan
memaklumkan kepada AJK Jamuan
tentang penentuan tempat duduk
tetamu tersebut di meja jamuan.
 Mempersilakan tetamu ke tempat
jamuan.
 Menyediakan surat jemputan untuk
VIP (YB, Pengarah, PPD)
 Menghubungi dan memastikan
kehadiran VIP atau wakil serta
memaklumkan kepada
Jawatankuasa Pendaftaran dan
Juruacara.
 Mencatat minit mesyuarat agung
semasa mesyuarat
 Setelah ditaip dan dikemaskini perlu
diserahkan kepada setiausaha
PIBG.
 Menyediakan label kerusi VVIP
 Menyusun kerusi VVIP, guru dan ibu
bapa secukupnya
 Menyediakan meja dan kerusi
pengacara majlis
 Menyediakan meja dan kerusi AJK
PIBG (meja utama)
 Menyediakan pen, kertas, meja dan
kerusi untuk pencatat minit
 Menyediakan pen, gelas dan air
mineral untuk juri di dewan
 Mengemas semula dewan seperti
biasa
 Menyediakan borang pendaftaran
yang sesuai.
 Memastikan meja pendaftaran
kemas.
 Membuat pendaftaran ibu, bapa dan
guru.
 Menyediakan Buku Pelawat dan
memastikan ditandatangani oleh
pelawat berkaitan.
 Menyerahkan borang pendaftaran
selepas selesai majlis kepada
Setiausaha PIBG.
6 JK Hiasan Pentas/ Back Drop
Hiasan Pentas
1. Puan Arina binti Abdul Ghani
2. Puan Nor Akmar Molek binti 
Hussin
3. Encik Muhammad Zaki bin Sahari
4. Encik Badrim bin Zainudin
Banner
1. Cik Nur Amirah Shuhada binti
Mohd Zain
7 Pengacara Majlis  Menyediakan teks mengikut urutan
1. Encik Mohd Hazrol Shahril bin
Hasan  Mengacarakan
2. Puan Nurul Syafiqah binti Mohd
Zainudin
8 JK Buku Program
1. Cik Wan Nur Syamimi binti Wan
Abdul Aziz
2. Cik Jayuvitra Naidu a/p
Thiribuvan Naidu
9 JK Fotografi/ Video
1. Encik Mohd Najib bin Ab. Ghani
2. Encik Muhammad Sofi bin Japri
10 Bacaan Doa
1. Encik Muhammad Sofi bin Japri
 Mengetuai bacaan doa
11 Penyedia Teks Ucapan Guru Besar 
dan YDP
1. Encik Muhammad Syukran bin 
Rosli
12 JK Siaraya dan Teknikal
1. Encik Ahmad Razani bin Yah (K)
2. Encik Mohd Azman bin Saleh
 Menempah banner untuk hiasan
hiasan pentas
 Menghias latar pentas dan pentas
mengikut tema
Mengemas dan menyimpan semula
hiasan pentas
acara majlis
majlis sehingga
selesai
 Menyediakan buku program
berdasarkan kertas kerja
 Mengedar buku program kepada
semua VVIP, guru dan ibu bapa (atas
talian)
 Mengambil gambar sepanjang majlis
berlangsung.
 Mengumpulkan gambar dan
serahkan kepada AJK Dokumentasi.
 Menyimpan gambar dalam telegram
sekolah
 Menyediakan teks doa yang sesuai
dengan majlis
Menyediakan teks ucapan untuk
Guru Besar dan YDP
Meletakkan teks ucapan di dalam
folder dan diletakkan di atas rostrum
sebelum Guru Besar dan YDP
berucap.
 Menyediakan dan memastikan PA
sistem dapat digunakan dengan baik
sepanjang majlis berlangsung.
 Menyediakan lagu-lagu yang sesuai
dengan majlis.
 Menyediakan laptop, skrin layar dan
LCD sekiranya diperlukan
 Menyimpan semula PA sistem.
13 JK Jamuan
Jamuan VIP
1. Puan Suhaili binti Md Yusof
2. Puan Fazidah binti Razali
3. Puan Hajah Marini binti Hassan
Hilmi
Jamuan Guru/ Ibu Bapa/ Murid
1. Puan Rohaniah binti Markaban
2. Cik Rubiah binti Yusof
3. Puan Nur Azliza binti Abu Bakar
4. Puan Siti Zuraini binti Ibeni Hajar
14 JK Cabutan Bertuah/ Sijil AJK
1. Puan Haryanti binti Ismail
2. Puan Norhazratul Naim
Zainordin
3. Puan Hajah Junaidah
Sulaiman
15 Dokumentasi dan Pelaporan
1. Nurhusna binti Sharudin
 Menempah makanan daripada pihak
pengusaha kantin
 Memastikan makanan vvip
disediakan tepat pada masanya
 Menghidangkan makanan dan
melayan tetamu VVIP
 Menempah makanan untuk semua
murid daripada pihak pengusaha
kantin
 Memastikan makanan disediakan
tepat pada masanya
 Memastikan setiap keluarga
menerima makanan mengikut
bilangan yang ditetapkan (1 bungkus
sekeluarga)
 Memastikan plastik sampah dan tong
air disediakan oleh pekerja
pembersihan di dewan
 Menyediakan dulang dan alas dulang
 Menyusun cenderamat yang akan
binti disampaikan
 Mendapatkan senarai nama lengkap
binti penerima cenderamata daripada
penyelaras program.
 Menguruskan cenderamata dan
memastikan penyampaian
cenderamata berjalan lancar.
 Menyediakan laporan mesyuarat
agung dan diserahkan kepada
Setiausaha PIBG selepas mendapat
kelulusan Guru Besar.
 CADANGAN PERBELANJAAN
BIL PERKARA KUANTITI HARGA (PER JUMLAH
UNIT)
1 JAMUAN VIP 15 RM 5 RM 75
2 JAMUAN GURU/ IBU 150 RM 5 RM 750
BAPA/ MURID
3 BANNER 1 RM 120 RM 120
4 BUKU PROGRAM 15 RM 3 RM 45
4 CABUTAN BERTUAH 30 RM 500 RM 500
(SEMUA)
JUMLAH RM 1490

ATUR CARA MAJLIS

7:30 pagi : Pendaftaran
8:00 pagi : Ketibaan tetamu
8:05 pagi : ~ Ucapan Aluan Pengacara Majlis
~ Bacaan doa
~ Ucapan YDP PIBG Sesi 2022/ 2023
Tuan Haji Jumain Marzuki
~ Ucapan Penasihat PIBG (Guru Besar)
Puan Halimah binti Ahmad
8:30 pagi : Mesyuarat Agung PIBG SK Setapak Kali ke-46
10:00 pagi : Rehat
10:30 pagi : Gotong Royong Perdana
12:00 tengahari : Bersurai

AGENDA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-46

1.0 Perutusan
1.1 Perutusan Pengerusi (YDP PIBG)
1.2 Perutusan Penasihat (Guru Besar SK Setapak)
2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Kali ke 45
3.0 Pembentangan Laporan
3.1 Laporan Aktiviti Tahunan 2022/ 2023
3.2 Laporan Penyata Kewangan 2022
4.0 Pembentangan dan Perbahasan Usul
5.0 Hal-hal lain
6.0 Penutup