LAPORAN OBSERVASI REKTORAT IAHN GDE PUDJA MATARAM

MENGETAHUI INFORMASI DARI FENOMENA YANG TERDAPAT DI LAYANAN

AKADEMIK IAHN GDE PUDJA MATARAM

Nama Kelompok:

1. Ni Komang Dyah Paramitha

2. I Gede Bagus Swardana
3. Komang Yulianti
4. Ni Komang Novi Wulandari
5. Nika Parwati
6. Ni Nengah Dwi Larasati
7. I Made Enjel Panther Tirtana
8. I Gede Wikrama Wardana

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

INSTITUT AGAMA HINDU NEGERI GDE PUDJA MATARAM

FAKULTAS BRAHMA WIDYA, DHARMA DUTA & DHARMA SASTRA

PRODI MANAJEMEN EKONOMI

TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan kepada Ida Sang Hyang Widhi Wasa karena berkat rahmatnya kami
dapat menyelesaikan laporan ini untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen pengempu
dengan tepat waktu, serta dapat memperoleh ilmu baru dari kegiatan observasi yang dilakukan
guna memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Adapula kendala yang terdapat dalam proses pengumpulan data atau informasi yang
dibutuhkan, meskipun memiliki kendala tugas ini dapat diselesaikan dengan baik, tidak lupa
kami ucapkan kepada narasumber yang berperan dalam kegiatan observasi dan membantu
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.

Dari tugas observasi memberikan judul dari laporan yang dibuat, judul laporan ini yakni
“Mengetahui Informasi Dari Fenomena Yang Terdapat Di Layanan Akademik Iahn Gde
Pudja Mataram” yang berfokuskan untuk membahas apa saja fenomena yang terjadi dan
terdapat di layanan akademik IAHN Gde Pudja Mataram.
DAFTAR ISI

COVER ............................................................................................................................................ 1
KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... 2
DAFTAR ISI.................................................................................................................................... 3
BAB I ............................................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN ............................................................................................................................ 4
LATAR BELAKANG.................................................................................................................. 4
TUJUAN ...................................................................................................................................... 4
METODE OBSERVASI .............................................................................................................. 5
BAB II .............................................................................................................................................. 5
PEMBAHASAN .............................................................................................................................. 5
Pengertian Layanan Akademik................................................................................................... 5
Permasalahan Yang Didapat Dari Layanan Akademik Yakni .................................................. 5
Kualitas Dari Layanan Akademik .............................................................................................. 6
BAB III ............................................................................................................................................ 8
KESIMPULAN................................................................................................................................ 8
LAMPIRAN..................................................................................................................................... 9
 BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Dalam setiap lembaga pendidikan tinggi / institusi, peran rektorat sangat
penting dan strategis dalam menjalankan berbagai fungsi dan tanggung jawabnya.
Definisi umum dari Rektorat adalah pusat administrasi dan manajemen universitas
atau perguruan tinggi yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan dan
mengawasi semua aspek kegiatan akademik, administratif, dan pengembangan
institusi. Dalam laporan ini, akan dibahas fenomena yang terdapat di rektorat IAHN
Gde Pudja Mataram.

Tugas-tugas utama rektorat meliputi pengelolaan sumber daya manusia,

pengembangan kurikulum, penjaminan mutu pendidikan, pengaturan keuangan,
serta menjalin kerja sama dengan pihak eksternal. Peran rektorat tidak terbatas pada
aspek administratif semata dan juga dalam membentuk visi dan misi institusi serta
menciptakan iklim akademik yang kondusif untuk inovasi dan kreasi.
Mempertahankan kualitas pendidikan tinggi, meningkatkan penelitian dan
pengabdian masyarakat, serta membangun jaringan kerja sama dengan institusi lain
di dalam dan luar negeri adalah beberapa fokus yang diemban oleh rektorat. Rektorat
juga memiliki peran strategis dalam mencapai visi nasional untuk meningkatkan
kualitas pendidikan tinggi dan menghasilkan sumber daya manusia yang kompeten
dan berdaya saing. Keberhasilan rektorat dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya akan memberikan dampak signifikan bagi perkembangan dan kemajuan
bangsa.

TUJUAN
1. Dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan layanan akademik
2. Mengetahui permasalahan yang terdapat di layanan akademik
3. Mengetahui kualitas dari layanan akademik
METODE OBSERVASI
Metode yang digunakan dalam observasi ini yakni metode kualitatif dan wawancara, dengan
langsung mengamati fenomena yang terdapat di rektorat IAHN Gde Pudja Mataram sehingga
mengetahui kondisi yang sebenarnya dan dapat mengambil beberapa dokumentasi sebagai bukti
keaslian tempat observasi, selanjutnya melakukan wawancara kepada staf layanan sehingga informasi
yang diperoleh dapat dipercaya. Melakukan 2 kali obsservasi pada hari selasa, 20 Juni 2023 pukul 10.02
dan hari kamis, 22 Juni 2023 pukul 11.46.

BAB II
PEMBAHASAN

LANTAI 1 GEDUNG REKTORAT

Pengertian Layanan Akademik

Layanan Akademik merupakan layanan yang membantu mahasiswa untuk memperoleh informasi yang
terkait dengan

1. Registrasi mahasiswa meliputi pengumpulan dokumen, pembayaran biaya kuliah dan

pemberian kartu identitas mahasiswa.
2. Penjadwalan Kuliah: Rektorat biasanya bertanggung jawab dalam menyusun jadwal
perkuliahan yang mencakup mata kuliah, waktu, dan ruang kuliah.
3. Pengelolaan Kurikulum: Layanan ini melibatkan pengembangan, pemutakhiran, dan
pengelolaan kurikulum akademik.
4. Pembagian Tugas Akademik: Rektorat dapat mengatur pembagian tugas akademik kepada
dosen dan staf akademik lainnya.
5. Pengelolaan Transkrip Nilai: Rektorat bertanggung jawab dalam pengelolaan dan penerbitan
transkrip nilai mahasiswa.
6. Pelayanan Akademik: Rektorat juga dapat menyediakan pelayanan akademik kepada
mahasiswa, seperti informasi tentang persyaratan akademik, peraturan universitas, kebijakan
pendaftaran mata kuliah, dan konseling akademik.
7. Koordinasi Program Studi: Rektorat dapat berperan dalam koordinasi antarprogram studi yang
ada di universitas.
8. Pengelolaan Beasiswa: Rektorat biasanya memiliki peran dalam pengelolaan dan administrasi
beasiswa, baik beasiswa internal maupun eksternal.

Permasalahan Yang Didapat Dari Layanan Akademik Yakni

1. Apa yang menjadi kendala dalam melaksanakan tanggung jawab di layanan akedemik
 - Dari segi pelayanan yaitu sarana dan pransana yang kurang memadai serta yang melayani
dan yang dilayani masyarakatnya kurang paham akan teknologi dan informasi jadi untuk
pelayanannya susah dalam menjelaskan bagaimana cara untuk melayani di zaman
sekarang. Misalnya pada pendaftaran mahasiswa baru yang menggunakan sistem online
yang membuat masyarakat kurang mengerti karena sebagian masyarakat yang kurang
mengerti kebanyakan orang tua yang berumur 40 keatas.
- Struktur atau SOP yang jelas tetapi konsep pelayanannya yang masih tidak bisa berjalan
dengan sinkronisasi yang diharapkan.
2. Kapan saja layanan akademik mengalami kegiatan yang sibuk atau padat
- Penerimaan mahasiswa baru
- Pendaftaran ulang
- Beasiswa dan penerimaan kertas beasiswa
- Wisuda
- Mendata kegiatan MPM, DPM, BEM dan UKM lainnya serta pengolahan data.
3. Berapa banyak staff yang ada di layanan akademik
- Kasubbag Pelayanan akademik 6 orang termasuk ketua.:
kasubag akademik : 1 org
staf IT : 1 org
staf administrasi : 4 org
4. Apa saja fungsi layanan akademik
- Melayani aktifitas segala penjuru
- Layanan Akademik mahasiswa dan alumni
- Layanan pegawai
- Layanan Dosen

Kualitas Dari Layanan Akademik

Kualitas pelayanan yang diberikan oleh layanan akademik sudah bagus dan dapat membantu
mahasiswa untuk memperoleh informasi aktual dan cepat, ini dikarenakan dari fasilitas yang digunakan
sudah baik dan staf yang berkopeten dalam melaksanakan tanggung jawabnya sebagai bagian dari
layanan akademik.

Adapun fasilitas yang terdapat di layanan akademik, meliputi:

1. Komputer
2. Meja Informasi
3. Wifi
4. AC
5. Dll.
LANTAI 2 GEDUNG REKTORAT

1. Ruangan Rektor: Ruangan Rektor merupakan ruang kantor yang biasanya digunakan oleh
seorang Rektor, yaitu kepala tertinggi suatu institusi pendidikan. Ruangan ini sering digunakan
untuk kegiatan administratif, pertemuan penting, pengambilan keputusan, dan komunikasi
dengan staf dan tamu.
2. Ruangan Wakil Rektor 1: Ruangan Wakil Rektor 1 adalah ruang kantor yang ditempati oleh
Wakil Rektor 1, yang bertanggung jawab atas bidang-bidang tertentu dalam administrasi
kampus. Ruangan ini digunakan untuk melakukan tugas-tugas administratif, rapat, konsultasi,
dan pengambilan keputusan terkait dengan tanggung jawab wakil rektor tersebut.
3. Ruangan Wakil Rektor 2: Ruangan Wakil Rektor 2 serupa dengan Ruangan Wakil Rektor 1,
hanya saja ditempati oleh Wakil Rektor 2 yang memiliki tanggung jawab yang berbeda.
Ruangan ini digunakan untuk kegiatan administratif, rapat, dan berbagai tugas lainnya yang
berkaitan dengan peran dan tanggung jawab wakil rektor tersebut.
4. Ruangan Sidang Senat: Ruangan Sidang Senat adalah ruang tempat pertemuan dan rapat yang
digunakan oleh Senat, lembaga pengambil keputusan tertinggi dalam institusi pendidikan.
Ruangan ini menjadi tempat penting untuk diskusi, pembahasan, dan pengambilan keputusan
terkait dengan kebijakan akademik dan administrasi institusi.
5. Ruangan Kabbag AUAK: Ruangan Kabbag AUAK merujuk pada ruangan yang digunakan oleh
Kepala Badan Administrasi Umum dan Keuangan (Kabbag AUAK) dalam suatu institusi.
Ruangan ini sering menjadi pusat administrasi, pengelolaan keuangan, dan koordinasi umum
terkait dengan kegiatan administratif dan keuangan institusi tersebut.
6. Ruangan LPM: Ruangan LPM merujuk pada ruang kantor atau ruang kerja Lembaga Penelitian
dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPM). LPM adalah lembaga yang bertanggung jawab
untuk mengelola kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di dalam suatu
institusi atau universitas. Ruangan ini digunakan untuk kegiatan administratif, koordinasi
penelitian, pengelolaan proyek penelitian, dan berbagai aktivitas lain yang terkait.
7. Ruangan Satuan Pengawasan Internal: Ruangan Satuan Pengawasan Internal adalah ruang
kantor yang ditempati oleh Satuan Pengawasan Internal suatu institusi. Satuan Pengawasan
Internal bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan, audit, dan evaluasi internal terhadap
kegiatan administrasi, keuangan, dan operasional institusi tersebut. Ruangan ini digunakan
untuk melaksanakan tugas-tugas pengawasan internal.
8. Ruangan Kepala UPT TI dan Pangkalan Data: Ruangan ini merupakan ruang kantor yang
ditempati oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis
9. Toilet
LANTAI 3

1. Aula: di gunakan untuk prasaranan dalam mengadakan acara penting dan pentas seni
2. Panggung : sebagai panggung untuk mengekspresikan suatu acara yang dilaksanakan dan
sebagai tempat sarana dalam momen penting seperti tempat narasumber, pentas seni, dll
3. Fasilitas :
 Meja Bundar dan Kursi : digunakan untuk memberikan kenyamanan bagi peserta.
 Toilet
 Monitor Proyektor
 Sound Sistem

BAB III
KESIMPULAN

Rektorat memiliki peran strategis dalam mengelola dan mengawasi berbagai aspek kegiatan
akademik dan administratif di institusi pendidikan tinggi. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk
mengetahui apa saja yang terdapat dalam layanan akademik, fenomena yang ada, dan kualitas
pelayanan yang diberikan.

Dari hasil kesimpulan ditemukan beberapa permasalahan yang perlu diperhatikan, antara lain
kendala dalam melaksanakan tanggung jawab di layanan akademik, kurangnya pemahaman masyarakat
terhadap teknologi dan informasi, serta kurangnya sinkronisasi dalam konsep pelayanan. Beberapa
kegiatan yang menjadi titik fokus layanan akademik adalah penerimaan mahasiswa baru, pendaftaran
ulang, pengelolaan beasiswa, wisuda, dan pengolahan data kegiatan organisasi mahasiswa. Terdapat
enam orang staf yang terlibat dalam layanan akademik, termasuk kasubbag pelayanan akademik, staf
IT, dan staf administrasi.

Layanan akademik ini memiliki fungsi untuk melayani berbagai kegiatan dari mahasiswa, alumni,
pegawai, dan dosen. Pelayanan yang diberikan oleh layanan akademik dinilai memiliki kualitas yang
bagus dan dapat membantu mahasiswa dalam memperoleh informasi yang aktual dan jelas.
LAMPIRAN

Figure 1 Strukrur Organisasi

Figure 2 Wawancara