BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Untuk melaksanakan kerja agar dapat terlaksana dengan sebaik-
baiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai, bila ada orang-orang
yang menyelenggarakannya. Masalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja
untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan dalam manajemen, karena
pengertian manajemen adalah suatu proses/usaha dari orang-orang yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah penyelenggaraan
kerja dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja tersebut. Bila
dikombinasikan dari keduanya adalah “penyelenggarakan kerja yang dilakukan oleh
orang-orang yang secara kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Puskesmas dalam menjalankan fungsinya sebagai penyelenggara UKM dan UKP
tingkat pertama di wilayah kerjanya, maka wajib melaksanakan sistem pencatatan,
pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu dan akses pelayanan kesehatan. Di samping
itu, untuk mewujudkan pelayanan yang terstandar, bermutu, dan inovatif maka perlu
dilakukan perencanaan yang baik yang mendukung kegiatan pelayanan di UKM
maupun UKP oleh sebab itu diperlukan sistem administrasi dan manajemen.

1.2 TUJUAN PEDOMAN

a. Tujuan Umum
Terwujudnya sistem administrasi dan manajemen yang baik di Puskesmas
Kedundung
b. Tujuan Khusus
- Tersedianya pedoman dalam perencanaan kegiatan di Puskesmas
- Tersedianya pedoman dalam pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
- Terselenggaranya kebutuhan fisik, sarana dan prasarana yang sesuai
standar di Puskesmas Kedundung

1.3 SASARAN PEDOMAN

1) Unit Tata Usaha
2) Bendahara Puskesmas
3) Penanggung Jawab Inventaris Puskesmas
4) Penanggung Jawab Sistem Informasi Manajemen Puskesmas

1
1.4 RUANG LINGKUP PEDOMAN
Ruang lingkup pedoman administrasi dan manajemen Puskesmas meliputi
pelaksanaan dan pembinaan administrasi dan manajemen Puskesmas dan peran
pemangku kepentingan terkait dalam pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi di
Puskesmas Kedundung.

1.5 BATASAN OPERASIONAL

Sistem penyelenggaraan administrasi dan manajemen Puskesmas adalah
kegiatan yang meliputi perencanaan, pencatatan, pelaporan dan evaluasi yang
dilaksanakan dalam rangka mendukung pelayanan UKM dan UKP di Puskesmas.

2
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

2.1 KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

1. Kepala sub bagian tata usaha, memiliki kualifikasi sebagai berikut:
- Pendidikan minimal D3 di bidang kesehatan
- Pernah mengikuti pelatihan kearsipan
- Dapat mengoperasikan komputer
2. Bendahara Puskesmas, memiliki kualifikasi sebagai berikut:
- Memahami alur perencanaan, pelaksanaan, pencairan dan pelaporan
keuangan
- Memahami perpajakan
3. Penanggung jawab inventaris , memiliki kualifikasi sebagai berikut:
- Pernah mengikuti pelatihan untuk pembantu pengurus barang
- Dapat mengoperasikan aplikasi bendahara barang
4. Penanggung jawab sistem informasi puskesmas, memiliki kualifikasi sebagai
berikut :
- Dapat mengoperasikan komputer
- Mampu mengoperasikan aplikasi pelaporan puskesmas
- Mampu menyajikan data yang diminta melalui aplikasi yang ada di
puskesmas
5. Pelaksana ambulan(sopir), memiliki kualifikasi sebagai berikut:
- Memiliki SIM A
- Mampu melakukan penatalaksanaaan kendaraan ambulan
- Paham jalan kota Mojokerto
6. Tenaga kebersihan, memiliki kualifikasi sebagai berikut :
- Paham teknik pencegahan dan pengendalian lingkungan dan
kaitannya dengan tugas sehari-hari sebagai tenaga kebersihan
7. Tenaga keamanan, memiliki kualifikasi sebagai berikut :
- Memiliki ijasah setingkat SLTA
- Paham tentang pengamanan lingkungan baik internal dalam gedung
maupun sekitar gedung puskesmas

2.2 DISTRIBUSI KETENAGAAN

Unit Tata Usaha terdiri dari:
 Kepala Sub Bagian Tata Usaha
 Bendahara Pengeluaran Pembantu
 Bendahara Penerima
 Pembantu Pengurus Barang

3
  Tenaga IT
 Tenaga Pendaftaran ( Loket )
 Sopir Ambulan
 Pelaksana Kebersihan
 Pelaksana Keamanan

2.3 JADWAL KEGIATAN

NO MINILOKAKARYA PUSKESMAS BULAN

1 MINILOKAKARYA TAHUNAN JANUARI
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN I MARET
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN II JUNI
2
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN III SEPTEMBER
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN IV DESEMBER
JANUARI
FEBRUARI
MARET
APRIL
MEI
JUNI
3 MINILOKAKARYA JULI
AGUSTUS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DESEMBER
SETIAP HARI SENIN s/d
4 APEL
KAMIS

4
 BAB III
STANDAR FASILITAS

3.1 DENAH RUANG

5
3.2 STANDAR FASILITAS
3.2.1 Sumber Daya Manusia
No Ketenagaan Jumlah

1 Kasubag Tata Usaha 1

2 Bendahara Pengeluaran Pembantu 1
3 Bendahara Penerima 1
4 Tenaga IT ( PNS + BLUD ) 2
5 Pembantu Pengurus Barang 2
6 Tenaga Pendaftaran ( Loket Induk Dan Pustu ) 4
7 Sopir 1
8 Penjaga Gedung 8
9. Pegawai Kebersihan 6

3.2.2 Sarana dan Prasarana

No Alat Jumlah

1 Komputer 24

2 Laptop 17

3 PC All in One 4

4 Printer 19

5 Jaringan Internet 20 MB

6 Telephone 1 buah

7 Listrik Rajal 82.500 kwh

8 Listrik Ranap 16.500 kwh

9 Air Bersih Pompa Air

10 Ambulance 3 unit

BAB IV

6
 TATALAKSANA PELAYANAN

4.1 LINGKUP KEGIATAN

4.1.1 Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus dilakukan
untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang
tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.

4.1.2 Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam
bentuk tulisan di atas kertas, file komputer dan lain-lain.Pelaporan adalah catatan yang
memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan kepada
pihak yang terkait.

4.1.3 Monitoring dan Evaluasi

Monitoring adalah aktivitas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan
dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara mengamati
perkembangan kegiatan tersebut. Kegiatan monitoring meliputi proses pengumpulan
dan analisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara
regular untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga
masalah yang dilihat/ditemui dapat diatasi (WHO).
Evaluasi adalah proses pengumpulan data, menganalisis informasi, efektivitas
dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program, termasuk menilai pencapaian
program, mendeteksi dan menyelesaikan masalah serta merencanakan kegiatan yang
akan datang (WHO).

4.1.4 Lokakarya Mini Bulanan

Lokakarya mini bulanan adalah lokakarya penggalangan tim yang
diselenggarakan tiap bulan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya
rencana kegiatan Puskemas (RPK) dengan pengarah Kepala Puskesmas dan dihadiri
seluruh pegawai puskesmas.

4.1.5 Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

Lokakarya mini tribulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna pemantauan
pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.

4.2 METODE DAN LANGKAH KEGIATAN

7
4.2.1 Perencanaan
4.2.1.1 Tahap Persiapan
Puskesmas mempersiapkan:
1. Tim penyusun perencanaan tingkat puskesmas (PTP) dengan
anggota pemegang program di Puskesmas.
2. Sosialisasi pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) oleh
Kepala Puskesmas.
3. Pedoman yang harus dipelajari yaitu Kebijakan Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia serta pengarahan Dinas Kesehatan
Provinsi dan Kabupaten/Kota.

4.2.1.2 Tahap Analisa Situasi

Tujuan: memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang
dihadapi Puskesmas melalui analisa data umum dan data khusus yang sudah
dikumpulkan.

4.2.1.3 Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)

Tujuan:
1. Mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya
dan memperbaiki program yang masih bermasalah
2. Menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi
kesehatan di wilayah tersebut dengan kemampuan Puskesmas
Langkah RUK:
1. Analisa masalah, dengan tahapan:
a. Identifikasi masalah
b. Menetapkan urutan prioritas masalah
c. Merumuskan masalah
d. Mencari akar penyebab masalah
e. Menetapkan cara-cara pemecahan masalah
2. Penyusunan RUK upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan
pengembangan, meliputi:
a. Kegiatan tahun yang akan datang (kegiatan rutin, sarana/prasarana,
operasional dan program hasil analisis masalah).
b. Kebutuhan Sumber Daya, berdasarkan ketersediaan sumberdaya
yang ada pada tahun ini.
c. Rekapitulasi RUK dan sumber daya yang dibutuhkan ke dalam format
RUK Pusksemas.
4.2.1.4 Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Langkah Penyusunan RPK:
1. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui
8
 2. Membandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK yang
diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK.
3. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang akan
dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut bulan dan lokasi
pelaksanaan.
4. Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk membahas kesepakatan RPK.
5. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks.

4.2.2 Pencatatan dan Pelaporan

a) Petugas mengentri data pasien berobat pada aplikasi tiap hari
b) Petugas IT mencetak laporan bulanan dari aplikasi
c) Petugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas
d) Petugas IT mengirimkan laporan ke tata usaha untuk mendapatkan
pengantar laporan dan dikirimkan ke Dinas Kesehatan kota
e) Petugas IT merekap laporan yang tidak terkirim tepat waktu
f) Petugas IT melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas.
g) Kepala puskesmas memberi pengarahan kepada penanggung jawab
laporan

4.2.3 Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi:
a) Penanggung jawab program di Puskesmas melakukan evaluasi pelayanan
bersama koordinator program dan melaporkan ke Kepala Puskesmas dan
membandingkan kinerja program dengan target yang ingin dicapai, sehingga
perbaikan dapat dilakukan.
b) Puskesmas harus menyelenggarakan pertemuan staf secara teratur dan
berkala antara pimpinan atau penanggung jawab dengan staf/bawahannya
untuk mengindentifikasi, membahas masalah yang dihadapi, penyebaran
informasi dan melakukan evaluasi pelayanan Puskesmas.
c) Hasil pertemuan harus dicatat. Hal-hal yang dibicarakan dan disepakati
dalam pertemuan dilengkapi dengan daftar hadir.
d) Pembuktian berupa dokumen notulen rapat dan daftar hadir.

4.2.4 Lokakarya Mini Bulanan

No Uraian Lokakarya Mini Lokakarya Mini Bulanan
Bulanan Pertama Rutin

1 Tujuan a. Diketahuinya hasil a. Memantau pelaksanaan

kegiatan Puskesmas POA Puskesmas
bulan lalu b. Pemantauan hasil kerja

9
 b. Disampaikannya hasil petugas Puskesmas dengan
rapat dari Kota, membandingkan rencana
Kecamatan, berbagai kerja bulan lalu dari setiap
kebijakan dan petugas dengan hasil
program kegiatannya
c. Diketahuinya c. Membandingkan cakupan
hambatan/ masalah kegiatan dari daerah binaan
dalam pelaksanaan dengan targetnya
kegiatan bulan lalu d. Tersusunnya rencana kerja
d. Dirumuskannya cara bulan berikutnya
pemecahan masalah
e. Tersusunnya rencana
kerja bulan berikutnya
2 Penyelenggara Puskesmas

3 Pelaksanaan Bulan I Teratur, setiap bulan

4 Masukan a. Penggalangan Tim a. Laporan hasil kegiatan bulan

dalam bentuk lalu
dinamika kelompok b. Informasi tentang hasil rapat
tentang peran, di Kabupaten/Kota
tanggung jawab staf c. Informasi tentang hasil rapat
dan kewenangan di Kecamatan
Puskesmas d. Informasi tentang kebijakan,
b. Informasi tentang program dan konsep baru
kebijakan, program
dan konsep baru
berkaitan dengan
Puskesmas
c. Informasi tentang tata
cara penyusunan POA

5 Proses a. Inventarisasi kegiatan a. Analisis hambatan dan

Puskesmas termasuk masalah, antara lain dengan
kegiatan mempergunakanPWS.
lapangan/daerah b. Analisis sebab masalah,
binaan khusus untuk mutu dikaitkan
b. Analisis beban kerja dengan kepatuhan terhadap
tiap petugas standar pelayanan
c. Pembagian tugas c. Merumuskan alternatif

10
 baru termasuk pemecahan masalah.
tanggung jawab
daerah binaan
d. Penyusunan rencana
kegiatan (POA)
tahunan berdasarkan
Rencana
Pelaksanaan
Kegiatan (RPK)

6 Keluaran a. POA tahunan a. Kes

b. Kesepakatan bersama epakatan untuk
untuk pelaksanaan melaksanakan kegiatan
kegiatan sesuai POA Rencana kerja bulan yang
Matriks pembagian baru
tugas dan daerah
binaan

4.2.5 Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

No Uraian Lokakarya Mini Tri Lokakarya Mini Tri bulanan
bulanan Pertama Rutin

1 Tujuan a.Dibahas dan dipecahkan a. Mendapatkan kesepakatan

secara bersama lintas rencana kerja lintas
sektoral masalah dan sektoral dalam membina
hambatan yang dihadapi. dan mengembangkan
b.Tersusunnya rencana peran serta masyarakat
kerja tribulan berikutnya. dalam bidang kesehatan.
b. Mengkaji hasil kegiatan
kerjasama lintas sektoral.
c. Tersusunnya rencana kerja
tribulan berikutnya.

BAB V

11
 LOGISTIK

Kebutuhan logistik kegiatan ADMEN didukung melalui dana sebagai berikut :

1. JKN untuk pengadaan ATK
2. APBD untuk pengadaan ATK, kebutuhan bahan habis pakai dan perangkat
kebersihan, pemeliharaan alat, dan kebutuhan opersional lainnya

BAB VI
12
 KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM

Secara administrasi, keselamatan pasien meliputi:

1. Penataan ruangan, tangga, kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat
diminimalisir dan dapat mengakomodasi kebutuhan disable
2. Rekam medis

BAB VII
13
 KESELAMATAN KERJA

Secara admen, perlu dilakukan:

1. Usulan pelatihan PPI bagi Pegawai
2. Usulan design bangunan yang mencegah terjadinya infeksi nosokomial

BAB VIII
14
 PENGENDALIAN MUTU

No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data

Manajemen dan
I
Administrasi
Manajemen
A
Operasional
1. Notulen Rapat 1.Undangan Rapat 1. Data Pencapaian
Lokakarya Mini Lokakarya Mini. Cakupan Kegiatan
Bulanan. 2.Daftar Hadir Pokok Tahun Lalu.
2. Notulen Rapat Lokakarya Mini. 2. Data Cakupan
Lokakarya Mini 3.Laporan Tahunan. Kegiatan Pokok
Tribulan. 4.POA. Tahun Lalu dalam
3. Rencana Usulan Bentuk PWS, Grafik,
Kegiatan. dan lain-lain.
4. Rencana 3. Data 10 Penyakit
Pelaksanaan Terbanyak.
Kegiatan. 4. Data Pencapaian
Cakupan Kegiatan
Pokok Tahun Lalu
dan Visualisasi
Datanya.

A Ketenagaan
1. Daftar Hadir Pegawai 1. Laporan Absensi
2. Data Bulanan Karyawan/Karyawati Pegawai Mingguan
Puskesmas. 2. Laporan Rekapitulasi
3. Daftar atau Catatan Kepegawaian Absen.
Karyawan Puskesmas.
4. Penilaian DP3.
5. File Kepegawaian: Bukti
Kompetensi, Pendidikan, Pelatihan,
Ketrampilan dan Pengalaman.
6. DUK.
7. Rekapitulasi cuti
8. Arsip Surat.
9. Rencana Kebutuhan Tenaga.
10. Uraian Tugas dan Tanggung
Jawab Setiap Pegawai.

15
 11. Rencana Kerja/Program Kerja.

B Keuangan
a. Perda Tarif Tidak ada Tidak ada
b. Buku Kas Umum
No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data
C Inventaris
a. Daftar/Kartu a. Laporan a. Data Asset di masing
Inventaris Barang. Inventaris Alat masing Ruangan.
b. Usulan Pegawai Kesehatan. b. Data RKBU (Rencana
Pengelola b. Laporan Asset Kebutuhan Barang Unit)
Barang/Asset. /Seluruh dan RPTBU (Rencana
c. SK Bendahara Inventaris Alat Pengadaan Triwulan
Barang dan Kesehatan Arang Unit) .
Pengurus Setiap Semester. c. Data RPTBU.
Barang/Asset. c. Laporan Asset d. Data Stok Barang.
d. Buku Kendali Data /Seluruh e. KIR.
Stok Barang. Inventaris Alat f. KIB.
e. Buku Data Terima Kesehatan
Barang dan Setiap Akhir
Pengeluaran Tahun.
Barang. d. Laporan Fungsi
f. Penerimaan Barang dan Kondisi Alat
dan Stok Barang. Kesehatan.

BAB IX

16
 PENUTUP

Dengan disusunnya pedoman Admen ini, diharapakan dapat menjadi panduan

bagi semua pihak terkait, baik Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Admen,
Penanggung jawab Program, dan Pelaksanan Kegiatan, sehingga proses PDCA dapat
terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.

17