CV. BETA Doc.

No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 10/09/2022
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 1 of 11

ADMINISTRASI DAN KEPEMIMPINAN

10/09/2022 11/09/2022 11/09/2022

RIZAL POLTAK SIMANJUNTAK JERRY SIMANJUNTAK

DI SIAPKAN OLEH : DI PERIKSA OLEH : DI SETUJUI OLEH :

1
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 2 of 11

Daftar Isi

Daftar Isi ...................................................................................................................................... 2

1. Latar Belakang ................................................................................................................. 3
2. Pernyataan kebijakan kesehatan, keselamatan & lindungan lingkungan ....................... 3

3. Tujuan dan Sasaran ..........................................................................................................4

4. Organisasi perusahaan dan HSE ...................................................................................... 4
5. Tanggung jawab Manajemen ...........................................................................................4
a. Koordinator Program HSE .......................................................................................... 5
b. Partisipasi dalam program kerja HSE...........................................................................5
6. Pertemuan - pertemuan Manajemen ................................................................................ 5
Referensi. ......................................................................................................................... 3
c.
d. Audit – audit Internal ................................................................................................. 5
e. Tanggung jawab individual terhadap HSE ................................................................ 5
f. Struktur organisasi HSE ............................................................................................. 6
g. Perpustakaan Referensi HSE .................................................................................... 7
h. Pengendalian / Pengawasan Dokumen .................................................................... 7
i. Kode-kode Peraturan Perundang-undangan Standar .................................................. 7
j. Komunikasi – komunikasi External ............................................................................ 7
k.Komunikasi Internal..................................................................................................... 7
l. Kerangka Acuan Departemen HSE............................................................................. 8

2
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 3 of 11

ADMINISTRASI & KEPEMIMPINAN

1. Latar Belakang

Di CV.BETA, SM-HSE adalah bagian dari system manajemen secara keseluruhan yang meliputi
struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan sumber
daya yang dibutuhkan bagi pengembangan penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan
keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengam
kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif.
Sistem manajemen keselamatan kesehatan & Lindungan Lingkungan CV.BETA sebagaimana
dikembangkan dan ditingkatkan melalui penglaman dan audit, didasarkan pada keselamatan
kerja standard industri yang digunakan oleh banyak perusahaan internasional. Menyediakan
suatu resiko umum berdasarkan kepada SMK3 CV.BETA dalam meningkatkan kinerja HSE
melalui penetapan kebijakan, perencanaan, implementasi, monitoring dan akhirnya, audit
penilaian kinerja SMHSE.

CV.BETA akan memelihara pedoman system manajemen HSE, yang menyediakan pedoman
HSE kepada Top Manajemen dan para manajer lini serta implementasinya. Manual ini berisi
statemen kebijakan HSE, organisasi perusahaan, standar-standar manajemen, aturan-aturan dan
prosedur yang menunjukan bagaimana CV.BETA mewujudkan “HSE Condition”.
Adalah tanggung jawab direktur untuk memastikan bahwa pedoman sistem manajemen HSE
diterapkan di area operasi perusahaan. Semua tingkatan manajemen dan para karyawan harus
didorong untuk mengambil bagian dalam pengembangan pedoman ini.
Kepemimpinan dan system administrasi yang efektif adalah bagian penting dalam memelihara
standard tinggi kesehatan dan keselamatan kerja.
Manajemen CV.BETA dalam menunjukan administrasi dan kepemimpinan terhadap HSE
diwujudkan dalam:

o Menetapkan Kebijakan HSE

o Menetapkan tujuan dan sasaran HSE
o Menetapkan organisasi perusahaan dan HSE
o Menetapkan tanggung jawab manajemen dalam penanganan HSE
o Mendokumentasikan aktifitas HSE

3
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 4 of 11

2. Referensi
Peraturan Pemerintah No.50 Tahun 2012 Tentang SMK3 ISO 14001, Sistem
Manajemen Lindungan Lingkungan
OHSAS 18001/ 2, Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja

3. Pernyataan kebijakan kesehatan, keselamatan & lindungan lingkungan

CV.BETA menetapakan statemen kebijakan HSE, yang ditanda tangani oleh direktur dan
pengurus lainnya, yang mana memuat visi, tujuan, komitmen dan tekad melaksanakan HSE.
Berisi kerangka dan program kerja yang bersifat umum.

Statemen kebijakan HSE akan dikomunikasikan untuk semua karyawan CV.BETA, dan
dipublikasikan pada papan pengumuman dan terdapat di manual system manajemen HSE.
Statemen kebijakan HSE, dan sasaran-sasaran yang fundamental (mendasar) akan ditinjau
sedikitnya tiap tahun dan akan diperbarui agar tetap up date.

Sudah menjadi tanggung jawab direktur untuk mengembangkan system manajemen HSE secara
berkelanjutan. Pengembangan ini untuk usaha peningkatan berkesinambungan kinerja HSE
Statemen kebijakan HSE, terdapat pada bagian 2 dari pedoman (manual) ini.

4. Tujuan dan sasaran

Pada dasarnya tujuan dan sasaran SM-HSE CV.BETA adalah menciptakan suatu system HSE di
tempat kerja yang melibatkan unsur manajemen, karyawan, kondisi dan lingkungan kerja yang
terintegrasi dalam rangka mencegah atau mengurangi kecelakaan kerjadan penyakit akibat kerja
serta terciptanya lingkungan kerja yang sesuai dengan standar HSE (HSE Condition).
Tujuan system manajemen keselamatan dan kesehatan kerja CV.BETA adalah :
• Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja
• Penyakit akibat kerja
• Terciptanya tempat kerja yang aman, efisien, dan produktif

Sasaran HSE CV.BETA akan diutamakan dari sasaran yang lain, sasaran HSE CV.BETA
tercantum dalam bagian 4 SM-HSE ini.
Adalah tanggung jawab direktur untuk mengembangkan program kerja HSE tahunan. Sasaran
tahunan/ kinerja/ prestasi HSE dan dukungan program kerja HSE akan dikembangkan pada
lingkungan kerja berikut ini :

4
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 5 of 11

a. Kantor CV.BETA di bontang dan

b. Daerah Operasi lapangan CV.BETA

5. Organisasi perusahaan dan HSE

Organisasi perusahaan dan HSE CV.BETA telah dikembangkan untuk mewujudkan komitmen,
kebijakan HSE dan sasaran HSE. Penetapan organisasi perusahaan dan organisasi HSE ini untuk
menentukan tugas dan wewenang untuk bertindak dalam menerapkan sistem HSE.

Pengurus yang ditunjuk menjabat posisi di struktur organisasi perusahaan maupun organisasi
HSE agar dapat menerima pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dalam menerapkan dan
mengembangkan system manajemen HSE. Organisasi perusahaan dan HSE tercantum dalam
lampiran bagian 1 SMK3 ini.
Adalah penting bahwa organisasi ini khususnya mengidentifikasi “siapa yang mengerjakan apa
dan bilamana”.

6. Tanggung jawab manajemen

Manajemen harus menunjukan komitmennya terhadap HSE dengan melibatkan karyawan

maupun pihak lain yang terkait dalam penerapan, pengembangan, dan pemeliharaan SMK3,
sehingga semua pihak merasa ikut memiliki dan merasakan hasilnya. Tanggung jawab
manajemen ini tidak terbatas pada tanggung jawab HSE, tetapi termasuk tanggung jawab
manajemen terhadap operasional perusahaan di lapangan.
Dalam melaksanakan tanggung jawabnya manajemen memperhatikan hal- hal berikut ini :

a. Koordinator program HSE

Project manajer ditetapkan/ditunjuk sebagai coordinator program HSE CV.BETA untuk

membantu menejemen lini dalam menentukan kebutuhan/persyaratan-persyaratan
statemen/pernyataan kebijakan HSE, system manajemen HSE dan program kerja HSE
untuk operasi kerja CV.BETA di Kalimantan timur. Ini adalah suatu janji yang di catat
secara tertulis. Coordinator program HSE akan melaporkan kepada direktur dan
mempunyai akses langsung kepada manajemen ini direktur akan mendukung system
manajemen HSE dan program kerja HSE dengan menghindari pertemuan- pertemuan
dimana isu HSE merupakan item agenda utama.

b. Partisipasi dalam program kerja HSE

5
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 6 of 11

Semua level manajemen harus mengambil bagian dalam aktifitas HSE, Selain dari
tanggung jawab manajemen lini mereka sendiri.
Dengan cara yang sama, peluang harus diberikan kepada para karyawan untuk
mengambil bagian dalam aktivitas program HSE. Ini boleh meliputi, kelompok-
kelompok pemilihan PPE, inspeksi-inspeksi umum yang direncanakan dan aktivitas
promosional dan lain-lain. Para manajer harus member setiap dukungan dan dorongan
karyawan ini keterlibatan dalam aktivitas.
Semua manajemen lini yang memimpin aktivitas khusus HSE harus diberi pelatihan yang
sesuai dan berpengalaman

c. Pertemuan-pertemuan manajemen

Pencapaian/kinerja/prestasi HSE dan aktifitas-aktifitas program kerja HSE harus

merupakan pokok/subjek pertemuan-pertemuan manajemen spesifik dan termasuk
sebagai suatu item agenda yang dijadwalkan secara tetap. Pertemuan-pertemuan
manajemen, yang diketuai oleh harus membahas persoalan-persoalan HSE sedikitnya
sekali setiap bulan.

d. Audit-audit internal

CV.BETA akan melakukan audit-audit interen yang regular atas penerapan system
manajemen HSE dan program kerja HSE. Audit ini perlu melibatkan semua tingkatan
manajemen dan termasuk para karyawan.

e. Tanggung jawab individual terhadap HSE

Para manajer staff pengawasan diperlukan untuk mempunyai tanggung jawab HSE
mereka yang spesifik tergambar jelas pada diskripsi tugas kerja mereka. Hal ini
memerlukan pemenuhan akan kebutuhan/ persyaratan secara individu. Pencapaian
kinerja/ prestasi dalam menunjukan/ mengalamatkan tanggung jawab HSE akan
merupakan suatu bagian kunci dari tiap penilaian individu tahunan.
Sebagai tambahan, masing-masing, manajer, penyelia/pengawas

f. Struktur organisasi HSE

6
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 7 of 11

CV.BETA akan mengoperasikan suatu struktur organisasi HSE, yang akan mengelola
informasi HSE di dalam perusahaan, dan mandiri kepada route komunikasi manajemen
lini. Semua pertemuan- pertemuan akan dibuatakan notulen (minuted).
Ruang lingkup struktur organisasi HSE dikenali pada lampiran bagian 5 SM-HSE ini,
mengenai chart.
Memenuhi kebutuhan/persyaratan, CV.BETA telah menetapkan suatu struktur organisasi
HSE, yang mana diharapkan untuk menaikkan/meningkatkan dan memelihara kesadaran
HSE dari semua para karyawan CV.BETA. Prosedur ini menyusun pengaturan-
pengaturan pada berbagai hal persoalan dari tata kearsipan dan peredaran/sirkulasi, hal
seperti itu memerlukan umpan balik yang lengkap
Struktur HSE, sebagaimana diterapkan didalam operasi CV.BETA, terdiri dari pengurus
sebagai berikut yang dipertimbangkan penting untuk memenuhi kebutuhan/persyaratan
manajemen lengkap didalam komunikasi HSE.

i. HSE Manager

HSE Manajer membuat Program untuk meningkatkan kinerja pengurus HSE. Bila
diminta akan memberikan masukan dalam meningkatkan kompetensi kerja dari
pengurus HSE. HSE Manajer akan mengadakan pertemuan bersama pengurus
HSE lainnya dikantor Bontang. sedikitnya setiap enam bulan dibawah pimpinan
HSE Manajer, atau yang mewakilinya. Karyawan lain dapat menghadiri
pertemuan ini sebagai peninjau. Ketua pertemuan akan menunjuk seorang
sekertaris yang akan bertanggung jawab untuk menyiapkan notulen-notulen
pertemuan, memelihara file pengurus HSE dan menindak lanjuti semua
rekomendasi pertemuan.

ii. Koordinator HSE

Bertanggung jawab dalam bagian HSE yang akan menyediakan dukungan teknis
tentang HSE serta pedoman kepada manajemen untuk semua aktifitas HSE. Juga
bertanggung jawab dalam mempromosikan dan memperkenalkan system yang
dirancang departemen HSE perusahaan untuk meningkatkan kinerja serta
memantau aktifitas departemen HSE.

iii. HSE Officer

7
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 8 of 11

HSE Officer juga bertanggung jawab dalam mempromosikan dan

memperkenalkan system yang dirancang untuk memperbaiki kinerja HSE (HSE)
serta menilai dan memantau aktifitasnya. Titik berat tugas HSE officer adalah
pada managerial dan administrative HSE.

iv. Safetyman

Safetyman bertugas untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan dilapangan dan

memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dalam kondisi aman. Safetyman juga
bertugas untuk membuat dokumentasi aktivitas HSE yang diperlukan di lokasi
kerja CV.BETA.

g. Perpustakaan Referensi HSE

Direktur akan memastikan bahwa suatu perpustakaan HSE yang sesuai disediakan dan
dirawat dikantor Bontang. Perpustakaan ini akan berisi pedoman-pedoman (manual),
buku pedoman dan informasi HSE. Semua karyawan akan di dorong untuk menggunakan
fasilitas ini.

h. Pengendalian/pengawasan dokumen

HSE Officer CV.BETA bertanggung jawab untuk memelihara informasi dan dokumen
HSE. Tercakup dalam tanggung jawab ini adalah semua catatan-catatan/arsip dan file.
Pihak ketiga yang ingin mendapatkan informasi mengenai HSE CV.BETA harus melalui
HSE Officer dan disetujui project manager.

i. Kode-kode peraturan perundang-undang & standar

Sebagai bagian dari kearsipan system manajemen, direktur secara proaktif

memonitor/memantau pengembangan semua kebutuhan/persyaratan peraturan
perundangan undangan sector industry yang berlaku sekarang.
Semua penerbitan baru yang dikenali harus di evaluasi terhadap dampak kepada bisnis
perusahaan dan khususnya system manajemen HSE CV.BETA.

j. Komunikasi-komunikasi external

8
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 9 of 11

Semua komunikasi external CV.BETA adalah menjadi tugas dan tanggung jawab dari
project manajer. Hal ini harus secara formal dikoordinir sebagai bagian dari suatu system
secara struktur menyangkut penyebaran informasi ke pihak ke tiga. Ini adalah penting
dalam hubungan dengan komunikasi external. Semua komunikasi external diperlukan,
agar perusahaan dapat beroperasi dengan aman dan lancer di lingkungan masyarakat
sekitar area operasi CV.BETA.

k. Komunikasi Internal

Manajemen CV.BETA akan memastikan bahwa pertemuan sebagai sarana komunikasi

internal karyawan dengan manajeman tentang berbagai hal yang mempengaruhi
kesehatan, keselamatan dan perlindungan lingkungan di tempat kerja.
Kebutuhan ini akan dipenuhi melalui penerapan suatu system untuk menyediakan suatu
mata rantai komunikasi disertai umpan balik berbagai hal HSE yang diarahkanmelalui
manajemen lini (jajaran).
Untuk melihat apakah komunikasi ini efektif/berhasil, direktur akan meninjau ulang
efektifitas/ keberhasilan struktur organisasi HSE dan pengaturan program audit SM-HSE
CV.BETA.
Mata rantai komunikasi ini bermakna meningkatkan dan memelihara kesadaran HSE di
lingkungan kerja. Arsip-arsip pertemuan akan dijaga dan diterbitkan, sehingga seorang
karyawan bias mendapatkan informasi mengenai HSE cukup dengan membuka arsip.

l. Kerangka acuan departemen HSE

Pengurus HSE akan menyediakan kerangka acuan, masing-masing pengurus perlu

mempertimbangakan kebutuhan dasar berikut ini ketika mengembangkan kerangka
acuan.

1. Agenda pengurus HSE

Pengurus HSE akan menyiapakan suatu agenda formal, yang harus diedarkan ke anggota,
bersama-sama dengan informasi pendukung, sedikitnya satu minggu sebelum jadwal tanggal
pertemuan. Suatu agenda rapat khas akan meliputi :

o Penerimaan perihal notulen-notulen pertemuan sebelumnya

o Berbagai hal yang timbul dari notulen-notulen sebelumnya.
o Kemajuan dan status dari tindakan-tindakan pengurus yang belum selesai.
o Materi item-item agenda.

9
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 10 of 11

o Laporan dari pengurus HSE.

o Audit HSE dan pemeriksaan (inspeksi).
o Kecelakaan-kecelakaan yang dilaporkan dan analisa kecendrungan.
o Persoalan-persoalan HSE yang dikenali.
o Materi lain

2. Prosedur tindak lanjut pengurus HSE

Semua tindakan yang direkomendasikan oleh pengurus HSE harus secara formal dicatat dalam
notulen-notulen pertemuan dengan seorang anggota yang ditunjuk untuk menindak lanjuti
tindakan itu sampai selasai. Tindakan-tindakan itu akan secara formal diselesaikan pada
pertemuan berikutnya. Didalam kasus tertentu, ketua boleh mendelegasikan seorang anggota
pengurus untuk memverivikasi suatu tindakan setelah dilangsungkan dan melaporkan
efektifitasnya/keberhasillannya. Dalam keadaan dimana tindakan belum diselesaikan, kemajuan
akan dibahas di pertemuan mendatang dan jika tidak memuaskan, tindak lebih lanjut diambil
oleh ketua.

Mungkin ada kesempatan-kesempatan ketika suatu rekomendasi pengurus ditolak. Dalam hal
situasi seperti itu, pengurus akan mendiskusikan tanggapan dan menetapkan tindakan apa lebih
lanjut yang mungkin diperlukan.

Pengurus HSE mempunyai hak untuk mengajukan suatu rekomendasi kepada manajemen
CV.BETA. Semua tindakan seperti itu akan secara formal dicatat.

Salinan-salinan dari semua notulen-notulen pertemuan pengurus HSE akan disampaikan kepada
direktur, yang akan meninjau ulang mutu dari semua notulen dan secara khusus meninjau ulang
kemajuan di dalam menyelesaikan tindakan/pengurus. Jika perlu, direktur akan memberi
pandangan kepada ketua pengurus untuk memastikan bahwa tindakan apapaun sewajarnya
diselesaikan dalam cara yang efektif dan efisien.

3. Informasi untuk komite-komite HSE

10
 CV. BETA Doc. No :
BT/HSE/002

Rev. No 0
SOP - 002
Rev. Date 17/12/2021
ADMINISTRASI DAN
KEPEMIMPINAN Page 11 of 11

Adalah tanggung jawab direktur untuk menyediakan dukungan dokumentasi apapun dan
informasi atas permintaan apapun komite/pengurus.

Informasi HSE, yang mana diedarkan oleh direktur harus diedarkan kepada HSE ketua pengurus.
Informasi seperti itu akan meliputi laporan triwulan analisa kecelakaan/insiden
(accident/incident), laporan-laporan kecelakaan spesifik, informasi pada prosedur baru HSE
apapun dan perundang- undangan baru HSE dan lain-lain.

4. Pemantauan komite HSE

Direktur adalah juga bertanggung jawab untuk monitoring dan mendukung aktivitas pengurus
HSE dan ketika diminta membuat presentasi spesifik kepada pengurus individu.

5. Notulen/laporan pengurus HSE

Notulen pengurus HSE akan dibagi-bagikan kepada para manajer, dan atau kepada karyawan.
Laporan pengurus akan ditempatkan di papan bulletin HSE, jika dianggap perlu.

11