TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA

N TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

JABATAN
O

1) Bertanggungjawab atas berlangsungnya seluruh

acara.
2) Mengkoordinasi seluruh kegiatan dalam
kepanitiaan serta bertanggungjawab atas
segala kelancaran penyelenggaraan acara.
3) Memimpin seluruh panitia sesuai dengan
ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang
telah diputuskan.
4) Memutuskan rumusan konsep secara detail dan
mendistribusikan tugas kepada seluruh panitia.
Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan
seluruh kegiatan.
5) Mencari alternative pemecahan masalah dan
KETUA PANITIA & membuat keputusan.
1.
WAKIL KETUA 6) Meminta laporan kepada setiap divisi/sie.
7) Bersama sekretaris membuat LPJ seluruh
kegiatan.
8) Bertanggungjawab terhadap setiap rapat inti dan
anggota.
9) Keputusan berada di ketua
10) Koordinasi kepada coordinator setiap sie/devisi.
11) Mengkoordinasi berlangsungnya seluruh rapat.
12) Motivator bagi seluruh sie/devisi
13) Koordinasi kepada seluruh sie untuk
mengerjakan tugas dengan baik.
14) Berkonsultasi dengan Penanggung Jawab

1) Mencatat dan sebagai pengingat segala

keputusan atau kebijaksanaan rapat yang telah
ditetapkan dalam rapat.
2) Membuat segala proposal yang dibutuhkan,
bekerjasama dengan sie yang bersangkutan.
3) Bertanggungjawab kepada ketua panitia.
4) Membuat stampel kepanitiaan.
5) Mengurus segala kebutuhan surat menyurat
seluruh panitia
6) Mengatur keluar masuknya segala surat yang
SEKRETARIS
2. dibutuhkan oleh seluruh panitia.
7) Mengarsip segala surat yang diterima dan
dikeluarkan.
8) Bertanggungjawab kepada ketua panitia.
9) Pengadaan undangan dan sertifikat yang
dibutuhkan dari semua konten acara.
10) Sebagaikoordinator dalam pembuatan laporan
pertanggungjawaban(LPJ) seluruh kegiatan.
11) Bertanggungjawab kepada ketua panitia.

3. BENDAHARA 1) Membuat rancangan anggaran biaya (RAB)

seluruh kebutuhan acara.
2) Mengatur/mengkoordinasi segala kebutuhan
biaya (masuk dan keluar).
3) Pembuat keputusan kebutuhan biaya.
4) Membawa/menyimpan seluruh uang
5) Bertanggungjawab kepada ketua panitia.
 6) Mengatur keluar masuknya uang dari berbagai
sumber pendapatan dan pengeluaran
7) Mencatat segala pemasukan dan pengeluaran
dari berbagai sumber.
8) Meminimalisir/mengoreksi biaya yang
dikeluarkan.
9) Bertanggungjawab terhadap ketua panitia.
10) Mengatur denda/ sanksi keuangan dalam
kepanitiaan.
11) Menyimpan segala nota/bukti pembayaran
(keluar/masuk)
12) Mengatur pembuatan LPJ keuangan dalam
kepanitiaan.
13) Bertanggungjawab kepada ketua panitia.
14) Membuat list sponsor.
15) Mencari kontak sponsor yang dituju.
16) Mencari dana yang dibutuhkan dengan etika
yang baik.
17) Pandai dalam bernegosiasi.
18) Mempelajari semua hal yang dapat memikat
hati sponsor atau donator.
19) Mengatur jadwal dengan pemberi sponsor.
20) Mengatur surat-surat yang berhubungan dengan
sponsorship (tanda terima, MoU, dsb.)
21) Berperilaku baik, sopan, ramah, murah senyum,
dan berpenampilan menawan.
22) Bertanggungjawab kepada sponsor

1) Mengajukan proposal dan surat-menyurat

kepada sekretaris
2) Membuat list tamu undangan.
3) Distribusi undangan dan surat-surat lainnya
4) Memastikan kehadiran para tamu.
5) Memberikan informasi kepada media terkait.
6) Recruitment panitia tambahan.
7) Mengatur among tamu.
8) Mendekor meja tamu berkoordinasi dengan sie
4. HUMAS dekorasi.
9) Mempersilakan tamu yang datang.
10) Menyediakan daftar tamu.
11) Memohon sambutan jajaran pejabat untuk
keperluan booklet.
12) Mengkoordinasi seluruh hal yang berhubungan
denagn masyarakat di luar kepanitiaan.
13) Berperilaku baik, sopan, ramah, murah senyum,
dan berpenampilan menarik.

5. ACARA 1) Membuat konsep acara

2) Mengatur dan memimpin seluruh kegiatan
yang berhubungan dengan acara (memuat
waktu, acara, pengisi acara, perlengkapan dan
tempat).
3) Mengatur waktu, tempat, dan membagi tugas
masing-masing anggota sie acara.
4) Mengurus MC (mencari, mendampingi,
membuat draft MC, wardrobe MC, dll).
5) Mengatur pengisi acara.
6) Mengkoordinasi pihak yang beroperasi pada saat
dilaksanakan.
7) Mensosialisasikan update draft susunan acara
secara detail dan spesifik kepada setiap devisi
 yang terkait.
8) Mengatur gladi kotor, gladi bersih bersama
seluruh peserta dan kepanitiaan.
9) Mengatur jadwal latihan, pelaksanaan upacara
dan kegiatan perlombaan
10) Mengurus jalannya segala jenis kegiatan yang
dilaksanakan berdasarkan konsep tiap
perlombaan
11) Berkoordinasi kepada seluruh devisi yang terkait
dengan acara.

1) Mencari juri yang kompeten.

2) Membuat draft penilaian.
3) Mengatur penjurian (briefing juri,
pendampingan, mengatur fee juri, sertifikat, dll)
4) Menghitung jumlah penilaian.
6. PERLOMBAAN
5) Membuat peraturan penilaian (proses dan hasil)
6) Melakukan MoU dengan para juri.
7) Membuat berita acara penjurian.
8) Menyiapkan Nomor Undian Peserta

1) Membuat media publikasi (segala media

promo).
2) Membantu pembuatan media publikasi yang
dibutuhkan oleh devisi yang lain.
3) Membuat logo acara.
4) Menyampaikan informasi kepada publik tentang
seluruh acara.
5) Mempublikasikan acara dengan
berbagai cara yang memungkinkan.
6) Menjadi admin pada segala media social.
7) Sebagai disainer grafis (membuat konten, logo,
poster, spanduk, dsb).
8) Menyiapkan alat dokumentasi sesuai kebutuhan
foto, video, dll.
9) Mencari fotografer dan videographer professional.
PUBLIKASI DAN
7. 10) Berkoordinasi dengan sie perlengkapan
DOKUMENTASI
11) Mengedit hasil liputan yang diperoleh menjadi
lebih bagus.
12) Mendokumentasikan seluruh spot yang
berhubungan dengan tema kegiatan
13) Mengkoordinasikan hasil dokumentasi
kepada pihak yang membutuhkan.
14) Mempublikasikan seluruh kegiatan pada akun
tiktok, ig dll sesuai dengan ketentuan yang
tercantum dalam petunjuk teknis peringatan hari
jadi Kab.Tasikmalaya ke 391 dari panitia tingkat
Kabupaten
15) Mendokumentasikan seluruh kegiatan.
16) Membuat video opening,pelaksanaan dan closing,
dsb.

8. KONSUMSI 1) Mengatur segala kegiatan yang membutuhkan

makanan, minuman dan snack di saat yang
dibutuhkan.
2) Mencari sponsor konsumsi yang hemat tapi
bagus.
3) Dapat menegosiasikan dengan baik.
4) Dapat mengatur pemilihan makanan/snack
yang baik untuk disajikan.
5) Mengatur distribusi konsumsi.
 6) Membuat jadwal kebutuhan konsumsi.

1) Mengurus peminjaman tempat acara

berlangsung
2) Mengatur segala perlengkapan yang dibutuhkan
pada serangkaian acara.
3) Pengadaan perlengkapan yang diperlukan oleh
setiap divisi
4) Pengadaan sound system, panggung dan
9. PERLENGKAPAN
dekorasi
5) Pengadaan/penyewaan kursi, meja, umbul-
umbul, taplak, panggung-panggung kecil, dsb.
6) Memenuhi segala kebutuhan setiap divisi/sie
yang masuk dalam ranah perlengkapan acara
berikut perlengkapan upacara dan perlombaan.

1) Mengatur seluruh keamanan pada seluruh

rangkaian acara (rapat, latihan, pelaksanaan
upacara dan perlombaan, dsb).
2) Membuat layout parkir pada saat acara
berlangsung.
3) Mengurus perijinan keamanan kepada dinas-
dinas terkait.
10. KEAMANAN
4) Mengatur keamanan cuaca.
5) Mengatur parkir.
6) Mengatur keamanan seluruh rangkaian kegiatan
7) Mengatur kedisiplinan
8) Tegas dalam mengatur keamanan.
9) Bekerjasama dengan pihak-pihak lain dalam
keamanan sebagai panitia tambahan.