BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bagian pengelolaan berkas rekam medis merupakan salah satu bentuk dari
pelayanan penunjang medis. Pelayanan kesehatan perlu ditingkatkan dari waktu ke
waktu. Sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu dimulai
dari tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas rekam medis),
dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing, dan filing. Dibagian filing
penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis dilakukan. (Valentina dkk, 2018)
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 269 tahun 2008 tentang
rekam medis disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut (Nisak, 2019) Meskipun peraturan perundang-undangan mewajibkan
setiap petugas kesehatan menuliskan/merekam apapun layanan yang mereka berikan
kepada pasiennya, namun perlu diingat bahwa : “tidak setiap catatan yang dibuat dalam
pelayanan kesehatan dapat disebut sebagai rekam medis”. Dengan demikian dapat
disimpulkan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasie, pemeriksaan,
Kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis adalah usaha untuk melindungi
dokumen rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dokumen rekam medis itu sendiri.
Dokumen rekam medis (DRM) harus disimpan serta dirawat dengan baik karena
dokumen rekam medis merupakan harta yang sangat berharga bagi rumah sakit. Fungsi
dokumen rekam medis bagi rumah sakit yakni sebagai sumber informasi dalam rangka
melaksanakan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, penilaian dan dapat
dipertanggungjawabkan dengan sebaiknya, untuk mendukung terciptanya keberhasilan
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan dokumen rekam medis diperlukan adanya
ketentuan pokok kearsipan yaitu tempat, sarana, pemeliharaan dokumen dari bahaya dan
kerusakan. (Ilma dan Puspasari, 2019)
Sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu dimulai
dari tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas rekam medis),
dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing, dan filling. Dibagian filing
penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis dilakukan. (Sebayang dkk, 2018)
Penyimpanan dan pengambilan kembali rekam medis dilakukan pada filing, yang
bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat pengambilan dan pengembalian
kembali berkas rekam medis yang tersimpan, juga melindungi berkas rekam medis dari
berbagai faktor, yang diantaranya adalah bahaya pencurian, faktor intrinsik dan faktor
ekstrinsik. (Kholifah et al., 2020)
Beberapa faktor yang dapat menyebabkan kerusakan dokumen rekam medis
terbagi dua macam yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor intrinsik ialah
faktor kerusakan dokumen rekam medis yang disebabkan dari berasal benda itu sendiri
seperti contoh kualitas kertas dan pengaruh tinta. Faktor ekstrinsik merupakan faktor
kerusakan yang bersumber dari luar dokumen contohnya faktor lingkungan fisik,
biologis dan kimiawi. (Harefa, 2022)
Dampak yang disebabkan oleh faktor tersebut adalah, dari segi fisik yaitu
dokumen rekam medis dapat rusak, sehingga apabila terjadi perkara hukum dokumen
rekam medis tidak akurat untuk dijadikan sebagai alat bukti. Dari segi kimiawi yaitu
dapat membuat isi dokumen rekam medis pudar dan tidak bisa terbaca. Dari segi biologi
yaitu dapat membuat isi dokumen rekam medis mengalami kerusakan pada beberapa
formulir karena termakan rayap maupun jenis serangga lainnya. Upaya pelaksanaan
pemeliharaan dokumen rekam medis dapat dilakukan sebagaimana dilihat dari berbagai
aspek, yaitu aspek fisik dengan cara mengganti folder yang telah rusak dengan yang
baru, dari aspek kimia dengan cara menggunakan tinta yang berkualitas, dan dari aspek
biologi dengan cara mengatur temperatur udara dengan baik dan menjaga kebersihan
ruangan. Adapun upaya lain yang harus dilakukan dalam pemeliharaan dokumen rekam
medis yaitu, setiap peminjaman harus melalui petugas filling dan dicatat dalam buku
ekspedisi. (Shella, 2020)
Rumah Sakit Nashrul Ummah Lamongan sebagai salah satu penyedia jasa
layanan kesehatan umum dan spesialis di Kabupaten Lamongan, telah memiliki sertifikat
Akreditasi Rumah Sakit Tipe C dengan predikat Bintang Utama (****) pada tahun 2019
sebagai pengakuan bahwa rumah sakit telah memenuhi standar pelayanan rumah sakit
yang meliputi 5 aspek pelayanan dasar dan memperoleh penghargaan Zero Accident
Award periode 2009-2018 sekaligus sudah menjadi mitra pelayanan BPJS Kesehatan dan
BPJS Ketenagakerjaan.
Hasil survei awal di RSI NU Lamongan masih ditemukan beberapa masalah yaitu
 yang berkaitan dengan kerusakan rekam medis, melalui pengamatan ditempat
penyimpanan rekam medis di unit filing rawat jalan, masih banyak ditemukan cover
dokumen rekam medis yang rusak seperti Kotor, Sobek dan tulisan nomor rekam medis
di cover dokumen rekam medis ada yang luntur sehingga identitas pasien tidak kelihatan,
selain itu dokumen rekam medis juga ada yang berdebu, kusut, luntur. Jadi, berdasarkan
permasalahan diatas peneliti melakukan penelitian terkait faktor hubungan kerusakan
rekam medis di RSI NU Lamongan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis telah merumuskan permasalah yaitu sebagai
berikut “apa hubungan faktor petugas dan faktor manajemen terhadap kerusakan
dokumen rekam medis di RSI NU Lamongan?”.

1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui informasi mengenai
hubungan faktor petugas dan faktor manajemen terhadap kerusakan dokumen
rekam medis di RSI NU Lamongan.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Mengetahui penyebab kerusakan rekam medis di ruang penyimpanan RSI
NU Lamongan.
2. Mengetahui jumlah dokumen rekam medis yang rusak diruang penyimpanan
RSI NU Lamongan.
3. Mengetahui faktor man, money, methode, material, dan machine di RSI NU
Lamongan.

1.4 Manfaat
1.4.1 Manfaat Akademis
Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi dalam
mengembangkan suatu ilmu pengetahuan dan memperkaya informasi tentang
pemeliharaan dokumen rekam medis. Menambah pengetahuan dan keterampilan
dalam bidang rekam medis rumah sakit.
1.4.2 Manfaat Praktis
1. Bagi Rumah Sakit
 Dapat dijadikan sebagai pertimbangan kontribusi positif bagi perbaikan
kualitas dan bahan masukkan dalam merawat dan menjaga keutuhan dokumen
rekam medis agar tidak mudah rusak dan terjaga kualitasnya.
2. Bagi Penulis
Bermanfaat untuk menambah pengetahuan atau wawasan menambah
pengalaman dalam ruang lingkup rekam medis termasuk dalam menjaga
rekam medis.
3. Bagi Instuisi Pendidikan
Diharapkan agar dapat memberikan tambahan ilmu dan tambahan wawasan
untuk mahasiswa-mahasiswi akademi (PMIK) dan juga untuk bahan bagi
penelitian lainnya.