PENDISTRIBUSIAN REKAM

MEDIS
S No Dokumen : 135/44/SOP/PKM-
STW/III/2023
O No Revisi :0
P Tanggal Terbit : 25 Maret 2023
KABUPATEN NUNUKAN Halaman : 1/3
DINAS KESEHATAN
P2KB dr. Arbaiyah
UPT PUSKESMAS Penata Tk.1/III d
SUNGAI TAIWAN NIP. 198908022015032002

1. Pengertian SOP Pelayanan rekam medis adalah prosedur yang digunakan

untuk menyelenggarakan pelayanan rekam medis kepada pasien
agar tercipta pelayanan dengan mutu yang baik

2. Tujuan 1. Tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan

kualitas pelayanan kesehatan di UPT Puskesmas Sungai
Taiwan
2. Tersedianya pedoman bagi petugas terkait dengan kegiatan
penyimpanan / pengeluaran kembali berkas rekam medis dari
rak atau ruang penyimpanan berkas rekam medis.
3. Menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis

3. Kebijakan SK Kepala UPT Puskesmas Sungai Taiwan No. 044/SK/PKM-

STW/III/2023 tentang Pendistribusian Rekam Medis.

4. Referensi PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam

Medis.

5. Alat dan Bahan a. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru
yang telah diberi nomor rekam medis, yaitu formulir rekam
medis yang belum berisi catatan pelayanan pasien yang lalu.
b. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang
berisi catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.
c. Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah
terima dokumen rekam medis agar jelas siapa yang
menerimanya.
d. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang
digunakan sebagai petunjuk pencarian kembali identitas
pasien.
e. KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal
Pasien), yaitu kartu identitas pasien yang diserahkan kepada
pasien untuk digunakan kembali bila datang berobat lagi.
f. Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk
digunakannya (keluarnya) dokumen rekam medis dari rak
filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen
rekam medis ke filing.
g. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku
yang berisi catatan penggunaan nomor rekam medis.
h. Karcis pendaftaran pasien.

6. Prosedur 1. Petugas menanyakan kepada pasien yang datang, apakah

sudah pernah berobat? Bila belum berarti pasien baru dan
bila sudah berarti pasien lama
Pelayanan kepada pasien baru meliputi:
a. Petugas menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk
dicatat pada formulir rekam medis pasien rawat jalan, KIB
dan KIUP.
 PELAYANAN REKAM MEDIS
No. Dokumen : 135/44/SOP/PKM-
UPT PUSKESMAS STW/III/2023
SUNGAI TAIWAN No. Revisi :0
SOP
Halaman : 2/ 3

b. Petugas menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan

untuk membawa kembali bila datang berobat berikutnya.
c. Petugas menyimpan KIUP sesuai urutan nomor.
d. Petugas menanyakan keluhan utamanya guna
memudahkan mengarahkan pasien ke poliklinik yang
sesuai.
e. Petugas menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila
membawa, tempelkan pada formulir rekam medis pasien
rawat jalan.

f. Petugas membaca isinya ditujukan kepada dokter

siapa atau diagnosisnya apa guna mengarahkan
pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
g. Petugas mempersilahkan pasien menunggu di ruang
tunggu poliklinik yang sesuai.
h. Petugas mengirimkan dokumen rekam medis ke
poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku
ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
b. Bila membawa KIB maka petugas menyerahkan KIB
pasien kebagian pengambilan dokumen rekam medik
lama.
c. Bila tidak membawa KIB maka tanyakanlah nama dan
alamatnya untuk dicari di KIUP
2. Prosedur pada akhir pelayanan adalah :
a. Petugas mencatat identitas pada buku register
pendaftaran pasien rawat jalan.
b. Petugas mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah
pendaftaran pasien rawat jalan dengan kasir rawat
jalan.
c. Petugas menggunakan nomor rekam medis, agar tidak
terjadi duplikasi.
d. Petugas menggunakan formulir rekam medis, untuk
pengendalian penggunaan formulir rekam medis.
e. Petugas merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru
dan lama, untuk keperluan statistik puskesmas.

3. Diagram Alir
 PELAYANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : 135/44/SOP/PKM-STW/III/2023

UPT PUSKESMAS SUNGAI
TAIWAN
SOP No. Revisi :0

Halaman : 3/ 3

Petugas menanyakan
kepada pasien yang
datang, apakah sudah
pernah berobat atau
belum
Pelayanan kepada pasien Pelayanan kepada pasien
baru lama
Petugas menanyakan Menanyakan terlebih dahulu
identitas pasien secara membawa KIB atau tidak
lengkap untuk dicatat
pada formulir rekam
medis pasien rawat jalan,
KIB dan KIUP.

Bila membawa KIB maka

petugas menyerahkan KIB
Petugas menyerahkan pasien kebagian pengambilan
KIB kepada pasien dokumen rekam medik lama
dengan pesan untuk
membawa kembali bila
datang berobat
berikutnya

Petugas menyimpan Bila tidak membawa KIB maka

KIUP sesuai urutan tanyakanlah nama dan
nomor. alamatnya untuk dicari di KIUP

Petugas menanyakan Petugas menanyakan apakah

keluhan utamanya guna membawa surat rujukan. Bila
memudahkan membawa, tempelkan pada
mengarahkan pasien ke formulir rekam medis pasien
poliklinik yang sesuai. rawat jalan.

Petugas mempersilahkan Petugas membaca isinya ditujukan

pasien menunggu di kepada dokter siapa atau diagnosisnya
ruang tunggu poliklinik apa guna mengarahkan pasien menuju
yang sesuai. ke poliklinik yang sesuai
 Petugas mengirimkan dokumen Petugas mencatat identitas
rekam medis ke poliklinik yang pada buku register pendaftaran
sesuai dengan menggunakan pasien rawat jalan
PELAYANAN
buku ekspedisi. REKAM MEDIS
No.
Petugas Dokumen
menggunakan nomor: 135/44/SOP/PKM-
Petugas mencocokkan jumlah
UPT PUSKESMAS pasien dengan jumlah
rekam medis, agar tidak terjadiSTW/III/2023
SUNGAI TAIWAN duplikasi. pendaftaran pasien rawat jalan
SOP No. Revisi :0 dengan kasir rawat jalan

Halaman : 2/ 3
Petugas menggunakan formulir
rekam medis, untuk
pengendalian penggunaan
formulir rekam medis
Petugas merekapitulasi
jumlah kunjungan
pasien baru dan lama,
untuk keperluan
statistik puskesmas

4. Hal-hal yang perlu Memastikan pengisian berkas rekam medik dilakukan

diperhatikan dengan tepat dan benar

5. Unit Terkait • Ruang pendaftaran

• Ruangan pemeriksaan umum
• Ruangan kesehatan gigi dan mulut
• Ruangan KIA/KB/IVA
• Ruang Tindakan
 PELAYANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : 135/44/SOP/PKM-STW/III/2023

UPT PUSKESMAS SUNGAI
TAIWAN
SOP No. Revisi :0

Halaman : 3/ 3

6. Dokumen Terkait Berkas rekam medik

7. Rekaman Historis N Diberlakuk

Yang Dirubah Perubahan
o an Tanggal