Chapter 2:

Pengantar pemprosesan transaksi

1. Siklus Transaksi
Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar aktivitas ekonomi
perusahaan: siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.
Siklus ini terjadi di semua jenis bisnis, baik yang mencari keuntungan
maupun yang tidak mencari keuntungan. Misalnya, setiap bisnis (1)
mengeluarkan pengeluaran sebagai imbalan atas sumber daya (siklus
pengeluaran). (2) memberikan nilai tambah melalui produk atau jasanya
(siklus konversi), dan (3) menerima pendapatan dari sumber luar (siklus
pendapatan). Gambar 2-1 menunjukkan hubungan siklus-siklus ini dan
aliran sumber daya di antara siklus-siklus tersebut.
a) Siklus pengeluaran
Pengeluaran Kegiatan bisnis dimulai dengan perolehan bahan,
properti, dan tenaga kerja dengan imbalan uang tunai – siklus
pengeluaran. Pencairan uang tunai yang sebenarnya terjadi pada
suatu saat setelah penerimaan barang atau jasa. Berhari-hari atau
bahkan berminggu-minggu mungkin berlalu di antara kedua peristiwa
ini.
b) Siklis konversi
Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama:
Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan,
dan pengendalian produk fisik melalui proses manufaktur. Hal ini
mencakup penentuan kebutuhan bahan mentah, otorisasi
pekerjaan yang harus dilakukan dan pelepasan bahan mentah ke
dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan barang dalam
proses melalui berbagai tahapan manufaktur.
Sistem akuntansi biaya memantau aliran informasi biaya
termasuk tenaga kerja, overhead dan bahan baku yang terkait
dengan produksi. Informasi yang dihasilkan sistem ini digunakan
untuk penilaian inventaris, penganggaran, pengendalian biaya,
pelaporan kinerja, dan keputusan manajemen, seperti keputusan
membuat atau membeli.

Perusahaan manufaktur mengubah bahan mentah menjadi produk

jadi melalui operasi siklus konversi formal, fisik, dan dapat diamati.
Namun, siklus konversi di perusahaan jasa dan ritel mungkin tidak
bersifat formal dan dapat diamati, Meskipun demikian,
perusahaan-perusahaan ini masih terlibat dalam aktivitas siklus
konversi nilai tambah yang berujung pada pengembangan produk
atau jasa yang dapat dijual. Aktivitas ini mencakup persiapan
produk dan jasa untuk pasar dan mengalokasikan sumber daya
seperti penyusutan, amortisasi bangunan, dan biaya dibayar di
muka ke periode akuntansi yang tepat.

c) Siklus pendapatan
Perusahaan menjual barang dan jasanya kepada pelanggan
melalui siklus pendapatan, yang melibatkan pemrosesan
penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan tunai setelah

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

penjualan kredi.Transaksi siklus pendapatan juga memiliki

komponen fisik dan keuangan, yang diproses secara terpisah.
Subsistem utama siklus pendapatan.
Pemrosesan pesanan penjualan. Mayoritas penjualan
bisnis dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti
menyiapkan pesanan penjualan, memberikan kredit, mengirimkan
produk (atau memberikan layanan) kepada pelanggan, menagih
pelanggan, dan mencatat transeksi dalam akun (piutang,
penemuan). sejarah, pengeluaran, dan penjualan). Penerimaan
tunai.

2. Catatan Akuntansi
a) Sistem manual Bagian ini menjelaskan tujuan setiap jenis catatan
akuntansi yang digunakan dalam siklus transaksi. Kita mulai dengan
pencatatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual
(dokumen, jurnal, dan buku besar) dan kemudian memeriksa catatan
digital dalam sistem berbasis komputer.
b) Dokemen Dokumen memiliki beberapa tujuan dalam pemrosesan
transaksi. Dokumen dapat memulai transaksi. memproses atau
menjadi output dari suatu proses. Mereka juga memberikan bukti
peristiwa ekonomi kepada auditor. Pada bagian ini kita memeriksa
tiga jenis dokumen: dokumen sumber, dokumen produk, dokumen,
dan dokumen penyelesaian.
c) dokumen sumber. Peristiwa ekonomi mengakibatkan terciptanya
beberapa dokumen di awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen
sumber dan digunakan untuk menangkap mendatang dan
memformalkan data transaksi yang digunakan siklus transaksi untuk
diproses.
d) Dokumen produk, merupakan hasil pemrosesan transaksi dan bukan
mekanisme pemicu proses tersebut. Misalnya, cek gaji kepada
seorang karyawan adalah a dokumen produk sistem penggajian.
e) Dokumen perubahan, Dokumen penyelesaian adalah dokumen
produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber untuk sistem
lain. Satu bagian adalah tagihan sebenarnya, dan bagian lainnya
adalah saran pengiriman uang. Pelanggan menghapus saran
pengiriman uang dan mengembalikannya ke perusahaan bersama
dengan pembayaran mereka (biasanya cek). Saran pengiriman uang
adalah dokumen penyelesaian yang berisi informasi penting tentang
rekening pelanggan untuk membantu sistem penerimaan kas
memproses pembayaran.

3. Jurnal
Jurnal adalah catatan kronologis suatu transaksi. Pada titik
tertentu dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang
transaksi tersebut diketahui, peristiwa tersebut dicatat dalam jurnal sesuai
urutan kronologis. Dokumen merupakan sumber data utama bagi jurnal.

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

Setiap transaksi memerlukan entri jurnal terpisah, yang mencerminkan

akun yang terkena dampak dan jumlah yang harus didebit dan dikreditkan
Jurnal menyimpan catatan transaksi yang lengkap dan dengan demikian
menyediakan sarana untuk memposting ke akun. Ada dua jenis jurnal
utama: jurnal khusus dan jurnal umum.
a) Jurnal khusus digunakan untuk mencatat golongan transaksi tertentu
yang terjadi dalam volume tinggi. Transaksi-transaksi tersebut dapat
dikelompokkan bersama dalam jurnal khusus dan diproses lebih
efisien daripada yang dimungkinkan oleh jurnal umum. jurnal khusus
di bagi menjadi beberapa bagian yaitu jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal pembelian.
b) jurnal umum Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat
transaksi yang tidak berulang, jarang, dan tidak serupa. Misalnya, kita
biasanya mencatat penyusutan periodik dan ayat jurnal penutup
dalam jurnal umum berbeda dari jurnal khusus jurnal umum
memasukkan semua kegiatan transaksi dalam satu jurnal maka dari
itu kolomnya tidak spesifik karna semua jenis transaksi di catat,
biasanya perusahaan mengganti jurnal umum dengan sistem voucer
jurnal
c) buku besar adalah buku akun yang mencerminkan dampak keuangan
dari transaksi perusahaan setelah diposting dari berbagai jurnal.
Jurnal menunjukkan dampak kronologis aktivitas bisnis, sedangkan
buku besar menunjukkan aktivitas berdasarkan jenis akun. Buku
besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo terkini setiap
akun. Organisasi menggunakan informasi ini untuk menyiapkan
laporan keuangan, mendukung operasi sehari-hari, dan menyiapkan
laporan internal.
d) Buku besar umum merangkum aktivitas masing-masing organi
rekening asi. Fungsi buku besar memperbarui catatan ini dari voucher
jurnal sebelum dikupas dari jurnal khusus dan sumber lain yang
berlokasi di seluruh organisasi. menyediakan nilai tunggal untuk
setiap akun pengendalian, seperti hutang, piutang, dan inventaris.
Informasi yang diringkas secara mendalam ini cukup untuk pelaporan
keuangan, namun tidak berguna untuk mendukung operasional bisnis
sehari-hari.
e) Buku besar perusahaan, Buku besar pembantu disimpan di berbagai
departemen akuntansi di ya bahwa perusahaan, termasuk
persediaan, hutang, penggajian, dan piutang. Pemisahan ini
memberikan kontrol dan dukungan operasi yang lebih baik

4. Jejak Audit
Jejak audit sangat penting dalam pelaksanaan audit keuangan.
Tanggung jawab auditor eksternal mencakup, sebagian, peninjauan akun
dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, keakuratan,
dan kelengkapannya.

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

5. Catatan Akuntansi Digital Sistem

Akuntansi modern menyimpan data dalam empat jenis file
komputer digital:
a) File master / file utama berisi data akun ,buku besar umum dan buku
besar pembantu adalah contoh file induk. Nilai data dalam file master
diperbarui ataua diubah oleh transaksi.
b) File transaksi adalah file sementara dari catatan transaksi yang
digunakan untuk memperbarui data dalam full master. Contoh file
transaksi adalah pesanan penjualan, penerimaan investasi, dan
penerimaan kas.
c) File referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
memproses transaksi/ Contohnya program pengajian mungkin
mengacu pada tabel pajak untuk menghitung jumlah pemotongan
pajak yang tepat untuk transaksi pengajian.
d) File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang disimpan untuk
referensi di masa mendatang dan merupakan bagian penting dari
jejak audit. File arsip mencakup jurnal, informasi penggajian periode
sebelumnya, daftar mantan karyawan, catatan akun yang dihapuskan,
dan buku besar periode sebelumnya.

6. Jejak Audit Digital

Jejak audit di antara catatan digital kurang dapat diamati
dibandingkan jejak audit di antara dokumen hard copy, namun jejak
tersebut masih ada. Auditor yang mencoba mengevaluasi keakuratan
angka AR yang dipublikasikan di neraca dapat melakukannya melalui
langkah-langkah berikut:
1) Bandingkan saldo piutang di neraca dengan master file kendali AR
saldo rekening.
2) Rekonsiliasi angka kendali AR dengan jumlah rekening pembantu AR.
3) Pilih contoh entri terbaru yang dibuat ke akun-akun di buku besar
pembantu AR dan lacak ini ke transaksi di jurnal penjualan (file arsip).
4) Dari entri jurnal ini, identifikasikan dokumen sumber spesifik yang
dapat diambil dari arsipnya dan diverifikasi. Jika diperlukan, auditor
dapat mengonfirmasi keakuratan dan kelayakan dokumen sumber
tersebut dengan menghubungi pelanggan yang bersangkutan.

7. Struktur File
Struktur file digital dan teknik penyimpanan sangat bervariasi antar
sistem pemrosesan transaksi. Hal ini karena setiap struktur file dirancang
untuk melayani tugas tertentu. Beberapa struktur paling efektif untuk
memproses sebagian besar file master. Beberapa struktur file lebih baik
untuk secara langsung menemukan dan memproses satu catatan dalam
file besar, tanpa harus mencari ribuan catatan lain pada file tersebut.

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

Sayangnya, tidak ada satu struktur pun yang bekerja secara

optimal di semua aplikasi; oleh karena itu, memilih struktur file
manajemen data sering kali melibatkan kompromi,
8. Model File Datar
Model file datar menggambarkan lingkungan di mana file data
individual tidak terkait dengan file lain. Pengguna akhir di lingkungan ini
memiliki file datanya sendiri, bukan membaginya dengan pengguna lain.
Jadi, aplikasi yang berdiri sendiri daripada sistem terintegrasi melakukan
pemrosesan data. Ketika beberapa pengguna memerlukan data yang
sama untuk tujuan berbeda, mereka harus memperoleh kumpulan data
terpisah yang disusun sesuai kebutuhan spesifik mereka.
Fungsi akuntansi memerlukan data penjualan pelanggan yang
disusun berdasarkan nomor rekening dan disusun untuk menunjukkan
saldo terutang. Ini digunakan untuk penagihan pelanggan, pemeliharaan
AR, dan persiapan laporan keuangan. Pemasaran membutuhkan data
riwayat penjualan pelanggan yang diatur berdasarkan kunci demografi.
Pemasaran menggunakan ini untuk menargetkan promosi produk baru
dan untuk menjual peningkatan produk.
Tiga masalah signifikan lingkungan file datar:
a) Penyimpanan data Sistem informasi yang efisien menangkap dan
menyimpan data hanya sekali dan menjadikan sumber tunggal ini
tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam
lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin dilakukan. Untuk memenuhi
kebutuhan data pribadi pengguna, organisasi harus mengeluarkan
biaya untuk beberapa prosedur pengumpulan dan penyimpanan.
b) Pembaruan data Organisasi memiliki banyak data yang disimpan
dalam file yang memerlukan pembaruan berkala agar dapat
mencerminkannya perubahan
c) Mata uang informasi Berbeda dengan masalah melakukan banyak
pembaruan, masalah gagal memperbarui semuanya file pengguna
yang terpengaruh oleh perubahan status.
d) Ketergantungan tugas-data Masalah lain dengan pendekatan file
datar adalah ketidakmampuan pengguna untuk memperoleh informasi
tambahan Apa seiring dengan perubahan kebutuhannya. Masalah ini
disebut ketergantungan tugas-data. Kumpulan informasi pengguna
dibatasi oleh data yang dimiliki dan dikontrolnya.

9. File Datar Membatasi Integritas Data

Pendekatan file datar adalah model tampilan tunggal. File disusun,
diformat, dan diatur agar sesuai dengan kebutuhan spesifik pemilik atau
pengguna utama data. Namun, penataan seperti itu mungkin
mengecualikan data yang dibutuhkan oleh pengguna lain, sehingga
menghambat keberhasilan integrasi data di seluruh organisasi.

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

10. Model Database

Organisasi telah mengatasi beberapa masalah yang terkait
dengan file datar dengan menerapkan model database untuk manajemen
data. Dengan data organisasi di lokasi terpusat, semua pengguna
memiliki akses terhadap data yang mereka perlukan untuk mencapai
tujuannya masing-masing. Akses ke sumber data dikendalikan oleh
sistem manajemen basis data (DBMS). DBMS adalah sistem perangkat
lunak yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data resmi saja.
Program aplikasi pengguna mengirimkan permintaan data ke DBMS,
yang memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan
tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang dia tidak
berwenang untuk mengaksesnya, permintaan tersebut ditolak. Jelasnya,
prosedur organisasi untuk menugaskan otoritas pengguna merupakan
masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangkan oleh auditor.

11. Teknik Dokumentasi

Deskripsi tertulis tentang suatu sistem bisa bertele-tele dan sulit
diikuti. Pengalaman menunjukkan bahwa gambar visual menyampaikan
informasi sistem penting secara lebih efektif dan efisien dibandingkan
kata-kata. Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin, baik
sebagai perancang sistem maupun sebagai auditor. Oleh karena itu,
kemampuan mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan
keterampilan penting yang harus dikuasai akuntan.Terdapat lima teknik
dokumentasi dasar :
a) Diagram aliran data (DFD)/data flow diagram menggunakan simbol
untuk mewakili entitas, proses, aliran data, dan penyimpanan data
yang berkaitan dengan suatu sistem. Gambar 2-14 menyajikan
kumpulan simbol yang paling umum digunakan. DFDS digunakan
untuk mewakili sistem pada tingkat detail yang berbeda dari yang
sangat umum hingga yang sangat tinggi.Namun teknik ini tidak
menggambarkan sistem fisik. Dengan kata lain, DFD menunjukkan
tugas logis apa yang sedang dilakukan, namun tidak menunjukkan
bagaimana tugas tersebut dilakukan atau siapa (atau apa) yang
melaksanakannya. Misalnya, DFD pada Gambar 2-15 tidak
menunjukkan apakah Review Inventory Level proses ini dipisahkan
secara fisik dari proses siapkan pesanan pembelian,yang memelukan
kepatuhan terhadap tujuan pengendalian internal.
b) Diagram hubungan entitas (ER)/entity relationship diagram adalah
teknik dokumentasi yang digunakan untuk merepresentasikan
hubungan antar entitas bisnis. Dalam konteks ini, istilah entitas
berlaku untuk segala sesuatu yang datanya diambil oleh organisasi.
Suatu entitas dapat berupa sumber daya fisik (mobil, uang tunai, atau
inventaris), peristiwa (pesanan pelanggan, pembelian inventaris, atau

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

penerimaan pembayaran), atau agen (tenaga penjualan, pelanggan,

atau vendor). Salah satu kegunaan umum diagram ER adalah untuk
c) Bagan Aluran Sistem /sistem flowchart Sebuah sistem Bowchart
adalah representasi grafis dari hubungan fisik antara elemen-elemen
kunci dari suatu sistem. Elemen-elemen ini dapat mencakup
departemen organisasi, program komputer aktivitas manual, catatan
akuntansi dalam bentuk hard copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan
file), dan catatan digital (file referensi, file transaksi, file arsip, dan file
master). Diagram alur sistem juga menggambarkan media komputer
fisik yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk
magnetik, dan terminal.
1) Flowcharting Manual Activity/Kegiatan Manual Diagram Alir,
Untuk mendemonstrasikan diagram alur aktivitas manual, mari
kita asumsikan bahwa auditor perlu membuat diagram alur
sistem pesanan penjualan untuk mengevaluasi pengendalian
dan prosedur internalnya. Auditor akan memulai dengan
mewawancarai individu yang terlibat dalam proses pesanan
penjualan untuk menentukan apa yang mereka lakukan.
Informasi ini akan ditangkap dalam serangkaian fakta tertulis
yang serupa dengan yang di bawah ini. Ingatlah bahwa
tujuannya di sini adalah untuk mendemonstrasikan diagram
alur. Oleh karena itu, agar lebih jelas, fakta sistem sengaja
dibuat sederhana.
2) Petugas di departemen penjualan menerima pesanan
pelanggan dalam bentuk cetak melalui pos dan secara manual
menyiapkan empat salinan cetak pesanan penjualan
3) Petugas mengirimkan Salinan I pesanan penjualan ke bagian
kredit untuk disetujui. Yang lain tiga salinan dan pesanan
pelanggan asli diajukan sementara, menunggu persetujuan
kredit.
4) Petugas departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan
berdasarkan catatan kredit dalam bentuk cetak yang disimpan
di departemen kredit. Petugas menandatangani Salinan I
untuk menandakan persetujuan dan mengembalikannya
kepada petugas penjualan.
5) Ketika petugas penjualan menerima persetujuan kredit, dia
mengarsipkan Salinan 1 dan pesanan pelanggan masuk
Departemen. Petugas mengirimkan Salinan 2 ke gudang dan
Salinan 3 dan 4 ke bagian pengiriman departemen.
6) Petugas gudang mengambil produk dari rak, mencatat
perpindahannya dalam bentuk hard copy catatan stok, dan
mengirimkan produk dan Salinan 2 ke bagian pengiriman.
7) Bagian pengiriman menerima Copy 2 dan barang dari gudang,
melampirkan Copy 2 sebagai slip pengepakan, dan
mengirimkan barang ke pelanggan. Terakhir, petugas
mengarsipkan Salinan 3 dan 4 di bagian pengiriman.

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

Mengingat hal ini, aturan dan konvensi tertentu perlu dipatuhi:

a) Diagram alur harus diberi label untuk mengidentifikasi dengan

jelas sistem yang diwakilinya.
b) Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili berbagai
entitas dalam sistem.
c) Semua simbol pada diagram alur harus diberi label.
d) Garis harus memiliki mata panah untuk menunjukkan dengan
jelas arah aliran proses dan urutan kejadian.
e) Jika proses yang kompleks memerlukan penjelasan tambahan
untuk kejelasan, deskripsi teks harus disertakan pada diagram
alur atau dalam dokumen terlampir yang dirujuk oleh diagram
alur.

Lay Out the Physical Areas Activity/ Tetapkan Wilayah Fisik

Kegiatan,ingatlah bahawa diagram alur mencerminkan sistem fisik
yang dipresentasikan sebagai kolom vertikal peristiwa dan tindakan
yang dipisahkan oleh garis demarkasi, umumnya masing masing
bidang kegiatan ini merupkan kolom tersendirj dengan judul. Dari
fakta dari sitem tertulis, kita mwlihat bahwa ada empat bidang
aktivitas yang berbeda : departemen penjualan,departemen kredit,
gudang dan departemen pengiriman. Langkah pertama dalam
menyiapkan diagram alur adalah menguraikan bidang bidang
kegiatan dan memberikan label pada masing masing bidang tersebut
2-18

d) Program flowcharts
Setiap program yang direpresentasikan dalam suatu flowchart sistem
harus mempunyai flowchart program pendukung yang menggambarkan
logikanya. simbol terpisah mewakili setiap langkah logika program, dan
setiap simbol mewakili satu baris kode program komputer. Garis
penghubung antara simbol-simbol menentukan urutan eksekusi yang
ajaib. Menelusuri diagram alur ke bawah dari simbol awal, kita melihat
bahwa program melakukan langkah-langkah logis berikut dalam urutan
yang tercantum:
1) Program ini mengambil satu catatan dari file transaksi yang belum
diedit dan menyimpannya di memori
2) Tes logis pertama adalah melihat apakah program telah mencapai
kondisi akhir file (EOF) untuk file transaksi. Kebanyakan struktur
file menggunakan catatan atau penanda khusus untuk
menunjukkan kondisi EOF. Ketika EOF tercapai, program edit
akan berhenti dan program berikutnya dalam sistem (dalam hal
ini, program pembaruan) akan dijalankan. Selama ada catatan
dalam file transaksi yang belum diedit, hasil tes EOF akan menjadi
"tidak" dan kontrol proses diteruskan ke langkah logis berikutnya
dalam program edit

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021
 Chapter 2:
Pengantar pemprosesan transaksi

3) Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi

kesalahan administrasi dan logika tertentu. Setiap tes. diwakili
oleh simbol keputusan, mengevaluasi ada tidaknya suatu kondisi
4) Catatan bebas kesalahan dikirim ke file transaksi yang diedit.
5) Catatan yang mengandung kesalahan dikirim ke file kesalahan
6) Program mengulang kembali ke Langkah 1, dan proses diulangi
hingga kondisi EOF tercapai
e) Record Layout Diagrams
Diagram tata letak rekaman digunakan untuk mengungkapkan struktur
internal rekaman digital dalam file datar atau tabel database. Diagram tata letak
biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang setiap atribut (atau bidang)
dalam rekaman. Informasi struktur data terperinci diperlukan untuk tugas-tugas
seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan
kesalahan, dan merancang pengujian logika komputer untuk tujuan debugging dan
auditing. Bentuk tata letak rekaman yang lebih sederhana.
f) Transaction processing models/model pemprosesan transaksi.
Terbagi dalam dua jenis yitu pemprosesn batch dan pemprosesan real-time
Perbedaan antara sistem batch dan real-time
1) Kerangka waktu
2) Sumber daya
3) Efiseienso oprasional
4) Efisiensi vrsus evektivitas
5) Memperbarui file master dari transaksi

Aslam Ansahari Mustamin

A031221021