INTERNAL AUDIT IN FOOD INDUSTRY

(Based On ISO 19011:2018)

Minggu, 2 April 2023 13.00 – 15.00 WIB Zoom Meeting
Curriculum Vitae Trainer

Rizka Amalia, S.Gz

S1 Ilmu Gizi, Institut Pertanian Bogor (IPB)

Quality Assurance & Document Controller Staff

Food Industry (PT. United Waru Biscuit Manufactory
Serang, Banten)

Rizka Amalia (LinkedIn)

 • Definisi Audit
Garis Besar
• Kriteria Audit
Materi
Internal Audit in Food Industry • Jenis Audit

• Klausul-Klausul ISO 19011:2018

1. Definisi Audit
•Audit adalah proses yang
sistematis, independen dan
terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit
(evidence) dan
mengevaluasinya secara
objektif untuk menentukan
sejauh mana kriteria audit
telah dipenuhi

(ISO 19011:2018)
2. Kriteria Audit
Audit bisa dilakukan terhadap berbagai macam
kriteria audit, secara terpisah atau digabungkan,
termasuk namun tidak terbatas pada:

 persyaratan yang ditetapkan dalam satu atau

lebih standar sistem manajemen;
 kebijakan dan persyaratan yang ditentukan oleh
pihak berkepentingan yang relevan;
 persyaratan perundang-undangan dan peraturan;
 satu atau lebih proses sistem manajemen yang
ditetapkan oleh organisasi atau pihak lain;
 rencana-rencana sistem manajemen menyangkut
penyediaan output tertentu dari suatu sistem
manajemen (misalnya rencana mutu, rencana
proyek, dll).
3. Jenis Audit

Audit Pihak 1 Audit Pihak 2 Audit Pihak 3

Audit sertifikasi dan/ atau

Audit penyedia eksternal
akreditasi

Audit internal

Audit pihak berkepentingan Audit perundang-undangan,

eksternal lainnya peraturan, dan sebagainya
Klausul 1. Ruang Lingkup
Klausul 2. Acuan Normatif 4. Klausul-
Klausul 3. Istilah dan Definisi
Klausul 4. Prinsip-Prinsip Mengaudit
Klausul
Klausul 5. Mengelola Program Audit
ISO 19011:2018
Klausul 6. Melakukan Audit
Klausul 7. Kompetensi dan Evaluasi Auditor
 Klausul 4
Prinsip-Prinsip Mengaudit
Klausul 4 Prinsip-Prinsip Mengaudit
Integrity
- Etis, jujur, bertanggung jawab
- Kompeten, adil, peka
Confidentiality
Informasi harus dilindungi dan
tidak digunakan untuk
kepentingan pribadi /
merugikan pihak yang diaudit
Profesional
- Profesional dalam bertindak
- Memiliki kemampuan
Independence
Menjaga obyektivitas
sepanjang proses audit
Pendekatan Berbasis Risiko
Audit difokuskan untuk hal-hal
yang penting dan untuk
mencapai tujuan
Fair Presentation
Pelaksanaan audit
dilaksanakan dengan jujur dan
akurat
Pendekatan Berbasis Bukti
Bukti audit harus dapat
diverifikasi
 Klausul 5
Mengelola Program Audit
Klausul 5 Mengelola Program Audit
Tujuan atau Sasaran Program Audit

Identifikasi Risiko dan Peluang terkait Program Audit

Ruang Lingkup

Jadwal Audit

Jenis Audit

Kriteria Audit

Metode Audit

Kriteria Pemilihan Anggota Tim Audit

Informasi Terdokumentasi yang Relevan

 Klausul 6
Melakukan Audit
Klausul 6 Melakukan Audit

a •Initiating Audit

b
•Persiapan Audit

c
•Aktivitas Audit
a. Initiating Audit
a. Initiating Audit

Komunikasi dengan auditee

Menentukan kelayakan audit

b. Persiapan Audit Checklist
audit
Membantu pertanyaan
audit agar sesuai urutan
bertujuan yang logis
untuk:
Review kelengkapan dokumen Memastikan tidak ada
(checklist audit, dll.) urutan yang terlewat

Perencanaan audit (tujuan, Memastikan agar fokus

lingkup, jadwal, dll.) dengan ruang lingkup
audit

Identifikasi bukti yang

Penugasan pekerjaan diharapkan
Contoh Checklist Audit
Departemen : Warehouse Material
Auditor : Produksi
Hasil
No Pertanyaan Checklist Referensi Catatan
S TS NA
Apakah pengendalian penataan dan ISO/TS 22002-1
1 kebersihan di gudang bahan baku Klausul 16.1
tersedia?
Apakah terdapat pemisahan dalam ISO/TS 22002-1
penyimpanan bahan baku dan bahan Klausul 16.2
2
kimia?
Apakah kendaraan pengiriman bahan ISO/TS 22002-1
baku dalam kondisi layak dan bersih? Klausul 16.3
3
Apakah Departemen Warehouse sudah ISO 22000:2018
menilai risiko dan peluang yang berkaitan Klausul 6.1
4
dengan mutu dan keamanan pangan?
Contoh Rencana Audit

Jenis Audit Audit internal

Tujuan Audit Evaluasi tahunan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan
Ruang Lingkup Audit Seluruh departemen terkait
Kriteria Audit ISO 22000:2018 dan ISO 9001:2015
Lokasi, Tanggal, dan Durasi Audit 3-6 April 2023 Pukul 09.00-16.00 WIB di Ruang Meeting
Tim Auditor (Sebutkan nama-nama tim auditor)
Metode Audit Wawancara, Observasi Lapang, Review Dokumen
Peran dan Tanggung Jawab Auditor Sesuai SK Tim Internal Auditor Tahun 2023
c. Aktivitas Audit:

Opening Proses Closing

Meeting Audit Meeting
Opening Meeting

Konfirmasi persetujuan seluruh

partisipan terhadap rencana audit

Pengenalan tim audit dan

perannya

Memastikan semua perencanaan

aktivitas audit dapat dilakukan
Proses Audit
Bagaimana jika terdapat temuan ketidaksesuaian?

Temuan ketidaksesuaian => ketidaksesuaian bukti audit dengan standar/

persyaratan sistem
Susun kalimat menjadi:

P Problem
L Location
O Objective
R Reference
Contoh Susunan PLOR:

P Problem
L Location
O Objective
R Reference

PRP =>
Ditemukan Di area ISO/TS 22002-
Foto temuan
tempat sampah persiapan 1 Klausul 7
tempat sampah
tidak tertutup bahan Pembuangan
Limbah
Kategori Temuan Ketidaksesuaian

Temuan Ketidaksesuaian

Mayor
Minor
Tidak diterapkan satu klausul secara
Kekurangan umumnya bersifat administratif,
keseluruhan, mempengaruhi efektivitas
inkonsistensi bersifat tunggal karena human
implementasi sistem, kualitas, keamanan, dan
error, serta tidak mempengaruhi kualitas,
legalitas produk, serta temuan minor yang
keamanan, dan legalitas produk.
berulang sehingga perlu tindakan perbaikan
Contoh: Form lupa ditandatangani oleh orang secepatnya.
yang berwenang
Contoh: Tidak melaksanakan audit internal
Closing Meeting

Penyampaian hasil dan temuan

Konfirmasi apakah
audit kepada para auditee
temuan audit dapat
Konfirmasi dan persetujuan diterima?
antara auditor dan auditee
terkait hasil dan temuan audit
Penyampaian rencana dan Closed temuan
saran perbaikan serta deadline segera mungkin
pengerjaan perbaikan
 Pastikan hasil audit dilaporkan
Laporan Audit kepada Tim Internal Audit untuk
dikomunikasikan kembali
kepada auditee dan menjadi
input dalam pelaksanaan Rapat
Tinjauan Manajemen
Persiapan Laporan Audit

Distribusi Laporan Audit

Penyelesaian Audit

Tindak Lanjut Audit

Tindakan Perbaikan
Peluang Perbaikan:
Tindakan Tindakan • Berupa saran yang baik
koreksi korektif 1 dan bermanfaat

•Perbaikan •Tindakan
saat itu juga pencegahan • Bersifat tidak wajib, namun
lebih baik dilakukan
•Misal, hold •Misal, 2
proses/ sosialisasi
produk handling • Dapat dipertimbangkan
yang baik 3 untuk perbaikan
dan benar
 Area/ Tindakan Tindakan Tanggal Tanggal Status
Hari/ Persyaratan Detail dan Kategori Analisa
No. Dept/ Koreksi/ Korektif/ Rencana Aktual Auditor Auditee Verifikasi (Close/
Tanggal Standar Ketidaksesuaian Penyebab
Bagian Perbaikan Pencegahan Perbaikan Perbaikan Open)

Method
(Metode)
Environment
(Lingkungan)
Akar
Masalah
Man
Material (Manusia) Machine
(Bahan Baku (Mesin)
dan Kemasan)
 Klausul 7
Kompetensi dan Evaluasi
Auditor
Kompetensi Auditor
• Seorang auditor harus memahami:

a) Prinsip, metode, dan proses audit

b) Standar manajemen sistem terkait
c) Informasi / proses dari area atau departemen yang akan diaudit
d) Peraturan perundangan-undangan / regulasi terkait

• Syarat menjadi auditor:

a) Latar belakang pendidikan tinggi
b) Dapat mengekspresikan konsep dan idenya, baik secara lisan maupun tulisan
c) Telah dan lulus mengikuti pelatihan internal audit
d) Minimal bekerja selama 1 tahun secara penuh di perusahaan makanan
Karakter Auditor
Etis (adil, jujur,
Tidak mudah
dan Observatif Tekun Kolaboratif
dipengaruhi
bijaksana)

Mampu Terbuka
Open
Tanggap membuat terhadap Diplomatis
minded
keputusan perbaikan

Adaptif Mandiri Toleran

Evaluasi Auditor
Metode Tujuan Contoh
Evaluasi
Review Catatan Analisa catatan pendidikan, pelatihan,
Verifikasi background auditor pengalaman kerja, dan pengalaman audit
Menyediakan informasi tentang bagaimana Survey, kuesioner, referensi personal, testimoni,
Feedback kinerja auditor diterima keluhan, evaluasi kinerja, peer review

Interview Evaluasi tingkah laku profesional dan Interview personal

kemampuan komunikasi untuk verifikasi
informasi dan tes pengetahuan

Evaluasi perilaku personel yang diharapkan

Observasi dan kemampuan untuk penerapan Role playing
pengetahuan dan keterampilan

Testing / Evaluasi perilaku dan pengetahuan serta Ujian lisan / tertulis,

Pengujian kemampuan dan aplikasinya psikometrik test
Informasi kinerja auditor selama aktivitas audit, Review audit report, interview dengan ketua tim
Post Audit Review dan identifikasi kekuatan dan peluang audit, feedback dari auditee
perbaikan
Nama auditor:……………………………..

Nilai

No Parameter 1 2 3 4 5
(Sangat (Kurang) (Cukup) (Baik) (Sangat
Kurang) Baik)
1 Kompetensi dan kemampuan
mengaudit berdasarkan persyaratan
sistem
2 Manajemen waktu

3 Kemampuan komunikasi

4 Sikap dan penerapan prinsip audit

5 Kelengkapan laporan audit

Dinilai oleh, Diketahui oleh,

(…………….) (……………….)
Contact Us
www.makinahli.com

@makinahlipangan

0813-8985-5249

Makin Ahli
Terima Kasih 😊