MAKALAH

TRAINING ADMINISTRATION DAN COURSE PREPARATION

Disusun untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Desain Pelatihan

DISUSUN OLEH

KELOMPOK III

Kevin Budianto Siregar 199000

Hanna Rebecca Gultom 21900086

Sovia Lasmaduma Aritonang 21900089

Katrina Dewita Lumbantoruan 21900090

Raju Sianipar 21900091

Desi Natalia Hutagalung 21900095

Glen Riski Sinaga 21900108

Hilda Gusnia Zalukhu 21900119

PROGRAM STUDI PSIKOLOGI

UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN
MEDAN
2023

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat-Nya kami dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul “TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE
PREPARATION” ini tepat waktu. Makalah ini tidak akan bisa kami selesaikan tanpa bantuan dari
beberapa pihak yang terus mendorong kami untuk menyelesaikannya.
Terimakasih kami ucapkan kepada Karina M. Brahmana M.Psi. selaku dosen pengampu
mata kuliah Desain Pelatihan yang telah memberikan tugas ini sekaligus membimbing kami dalam
pembuatan makalah ini. Tanpa adanya bimbingan dari beliau, kami tidak akan bisa menyelesaikan
makalah ini.
Jika ada beberapa kesalahan yang terdapat dalam makalah ini, sekiranya kami dari
kelompok 3 sebagai penulis memohon maaf. Kami berharap semoga makalah ini dapat
memberikan ilmu baru kepada pembaca.

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ......................................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang ........................................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah...................................................................................................... 4
1.3 Tujuan ........................................................................................................................ 5
BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................................... 6
2.1 Training Administration ............................................................................................ 6
A. Administrasi Pra-kursus ................................................................................ 6
B. Administrasi Pasca-kursus ............................................................................. 13
C. Komputer dan Administrasi........................................................................... 15
2.2 Course Preparation .................................................................................................... 19
A. Student Preparation........................................................................................ 19
B. Trainer Preparation ........................................................................................ 21
BAB III PENUTUP ............................................................................................................... 30
3.1 Kesimpulan ................................................................................................................ 30
DAFTAR PUSTAKA

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi pelatihan merupakan perekat darri proses pelatihan, administrasi pelatihan
mencakup 2 langkah proses pelatihan, yaitu administrasi pra-kursus dan pasca-kursus. Administrasi
pelatihan juga mempertimbangkan peran komputer. Meskipun kebutuhan pelatihan dan
pengembangan semakin kompleks, anda tetap harus mendapatkan orang yang tepat, kursus yang
tepat, dan pada waktu yang tepat.
Sebagai siapa pun yang terlibat dalam pelatihan akan tahu, jauh lebih mudah dikatakan
daripada dilakukan. Hanya membicarakan tempat-tempat tujuan, dan menjaga tingkat drop out
tetap rendah, adalah tantangan-tantangan utama dalam diri mereka sendiri apalagi memenuhi
kebutuhan pengembangan individu dan persyaratan bisnis organisasi. Selain semua pekerjaan yang
dilakukan dalam menyelesaikan pelatihan membutuhkan analisis, dan rencana pelatihan, masih ada
banyak detail yang harus dilihat, yaitu:
1. Pemesanan pelatih,
2. Pemesanan kamar,
3. Kursus pemesanan
4. Pemesanan akomodasi,
5. Memesan bahan, makanan, dan kopi,
6. Memberitahu delegasi dari arah mereka,
7. Meminimalkan tempat-tempat yang dibatalkan,
8. Memastikan delegasi sepenuhnya siap,
9. Membawa mereka ke arah yang tepat, di hari yang tepat, dan pada waktu yang tepat,
10. Menjaga catatan pelatihan up to-date (terkini) dan
11. Membayar tagihan

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini:
1. Apa saja yang termasuk dalam training administration?
2. Apa saja yang termasuk ke dalam course preparation dan bagaimana cara
melaksanakannya?
4
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah:
1. Memahami tentang training administration
2. Mengerti bagian-bagian dari course preparation dan memahami cara melaksanakan kursus

5
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Administrasi pelatihan
A. Administrasi Pra-Kursus

1. Buku lokasi, akomodasi, makanan, peristirahatan, peralatan dan pelatihan

Setelah anda menyelesaikan rencana pelatihan yang anda butuhkan untuk memesan tanggal
spesifik di lokasi pelatihan yang anda pilih. Tempat ruang pertemuan perlu dipesan antara dua dan
tiga bulan ke depan. Pusat-pusat pelatihan tempat tinggal sering kali memiliki tanggal yang paling
populer yang akan dipesan setahun ke depan. Ketika anda membuat pemesanan, pastikan anda
memiliki tanggal pilihan anda, ditambah beberapa tanggal alternatif. Anda harus memastikan
pelatih tersedia pada tanggal tersebut. Pastikan pemesanan secara tertulis dan sangat spesifik
mengenai persyaratan anda (anda hendaknya sudah memiliki persyaratan yang terdaftar pada
spesifikasi kursus anda). Akhirnya, pastikan tanggalnya dengan pelatih kalian.

6
2. Siapkan Persetujuan Kerja
Jika anda memutuskan untuk mengatur sebagai pusat keuntungan itu akan diperlukan untuk
meningkatkan bagian administrasi proses untuk melacak apa yang sedang diisi kembali ke
departemen lain.
1. Para pelatih (atau staf penjualan) memberi tahu sang pelatih tentang pekerjaan apa pun di
kemudian hari yang dapat diisi kembali.
2. Administrator pelatihan membuat perjanjian kerja.
3. Tanda tangan untuk mengesahkan pembayarannya didapatkan. Salinan perjanjian kerja
diberikan kepada pelanggan dan yang asli disimpan di file.

Perjanjian kerja hanyalah sebuah kontrak antara diri anda dan pelanggan anda yang
membayar. Itu hendaknya menutupi pekerjaan yang akan dilakukan, ketika itu akan dilakukan,
berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan, ketika biaya akan dibuat, dan siapa yang akan
membayar untuk pekerjaan itu.

3. Siapkan daftar Pelatihan

Inti dari sistem administrasi adalah daftar Pelatihan. Pada penerimaan tanggal kursus dan
nomor, administrator menyiapkan satu set daftar kursus kosong. Harus ada daftar untuk setiap
kursus. Ketika selesai itu harus menunjukkan:
 Judul, tanggal, dan lokasinya tentu saja
 Jumlah maksimum tempat,
 Nama dan lokasi delegasi,
 Tempat yang belum diisi, dan
 Cadangan dan delegasi 'yang terdaftar di atas,
 Siapa orang yang melakukan reverse
 Tidak mendapatkan tempat pada daftar prioritas, atau
 Berada pada kursus berikutnya, tetapi siap untuk pelajaran yang lebih awal.

Jika tidak ada orang yang 'daftar tunggu' anda dapat nomaden siswa, yang berada di
kemudian hari kursus, untuk cadangan. Hal ini juga memudahkan seorang pelajar untuk berubah
haluan. Hendaknya hanya ada satu daftar untuk setiap kursus dan secara orly satu orang yang
bertanggung jawab untuk pemeliharaannya. Daftar itu dapat berupa selembar kertas dalam sebuah
7
buku atau dapat menjadi bagian dari sistem administrasi terkomputerisasi. Meskipun hanya satu
orang harus memiliki daftar, informasinya harus available kepada siapa pun yang memiliki
kebutuhan untuk tahu.

Gambar 7.3 contoh sebuah kesepakatan kerja

Saya percaya pada ‘grafik di dinding atau, dalam hal ini daftar di dinding. Manajer
pelatihan perlu mengetahui status pemesanan kursus setiap saat. Merka perlu melakukannya
dengan cepat dan tanpa mengganggu administrator kursus. Tampilan dinding yang menunjukkan
semua pemesanan kursus memungkinkan mereka melakukan ini. tampilannya bisa berupa gambar
tangan, cetakan komputer, atau papan tulis.
Sebuah metode yang kami temukan sangat berguna adalah sistem Tcard. T terbuat dari satu
set bingkai logam yang telah dipotong menjadi mereka. Berbentuk cands cocok ke sloes. ‘telinga’
T” mencegah kartu terpotong melalui lubang – lubang. Batang T tersembunyi ketika kartu dalam
bingkai. Setiap kartu memiliki ruang untuk nama dan lokasi satu siswa lainnya, tetapi indorasi yang
jarang digunakan menunjukkan bagian tersembunyi dari kartu itu.

8
 Mencari nama yang benar Permintaan pelanggan atas kualitas tergantung pada perawatan
yang diberikan pemasok untuk mendapatkan rincian nighe. Rincian bahwa mater adalah mereka
yang banyak tupplies akan dianggap sepele. Salah mengeja nama siswa adalah 4 contoh yang baik
dari ini. Meskipun mungkin sama tivid dengan ejaan nama dengan t, bukan Y, siswa akan
membentuk immediale dan tergoyahkan persepsi dari kualitas couse itu Mendapatkan nama malam
tidak sederhana. Sering kali kami mengandalkan pada asli pelatihan permintaan untuk ejaan comect
nama ini adalah misale pertama. Permintaan pelatihan dapat melewati thuough banyak tangan
sebelum mereka mencapai departemen trairing ini juga mengejutkan berapa banyak manajen tidak
tahu corect mengeja nama karyawan mereka Sumber informasi yang baik adalah direktori telepon
internal. Meskipun tidak berwujud, orang melakukan comglain nama mereka bukan cor reed di
direktori. Ofen direktori ini hanya akan memiliki inisial dari depan dan cara ini membuat saya sulit
untuk menghapus behween dari pengejaan surmames itu juga dilicual jika saja harus dijalankan
pada nama Girst Catatan personalia adalah sumber siksaan sost. Karena recards ini berhubungan
dengan nama-nama sormal, mereka adalah iess berguna ketika orang lebih suka menggunakan
nama tengah mereka atau nidname. Satu-satunya cara yang sangat mudah untuk mendapatkan hak
nama adalah untuk ak orang-orang sendiri, ini tidak perlu malu-malu jika proses administrasi
menggunakan formulir registrasi.

4. Konfirmasi tempat
Langkah selanjutnya adalah memberi tahu para kandidat, dan manajer mereka, tentang
tanggal kursus. Informasikan juga kepada perwakilan pelatihan setempat.
Beri tahu kandidat tempat mereka sedini mungkin, sehingga mereka dapat memesan tanggal di
buku harian mereka. Cadangan juga harus memblokir tanggal di buku harian mereka.

5. Pastikan kursus sudah penuh

Langkah selanjutnya adalah memberi tahu para kandidat, dan manajer mereka, tentang
tanggal kursus. Informasikan juga kepada perwakilan pelatihan setempat. Beri tahu kandidat
tempat mereka sedini mungkin, sehingga mereka dapat memesan tanggal di buku harian mereka.
Cadangan juga harus memblokir tanggal di buku harian mereka. Pemesanan ganda menetapkan
harapan bahwa pembatalan akan terjadi dan kami memaafkan pembatalan. Kita harus menetapkan
ekspektasi bahwa satu-satunya alasan pembatalan adalah keadaan darurat pribadi.
Usahakan untuk selalu memesan jumlah maksimum siswa yang diizinkan oleh spesifikasi
9
kursus. Jika ada pembatalan di menit-menit terakhir, Anda harus tetap memiliki jumlah minimum
siswa yang diperlukan untuk menjalankan kursus dengan sukses. Semua saran di atas untuk
meminimalkan pembatalan bukanlah pengganti bagi orang-orang, dan manajer mereka, yang
benar-benar menginginkan pelatihan itu terjadi. Orang dan organisasi melakukan apa yang mereka
yakini penting. Ini menggarisbawahi pentingnya mendapatkan dasar-dasar yang benar dan
memberikan pelatihan yang memenuhi kebutuhan individu dan organisasi.

6. Kirim formulir pendaftaran

Formulir pendaftaran mengingatkan siswa akan kehadiran mereka. Ini juga menghilangkan
orang-orang yang tidak dapat hadir. Kirimkan formulir pendaftaran enam minggu sebelum kursus
dimulai. Jika Anda mengirim formulir lebih awal, ada kemungkinan kursus akan dilupakan.
Mengirim formulir lebih lama tidak akan menyisakan cukup waktu untuk mencari pengganti jika
seseorang keluar.
Formulir harus memiliki nama kursus serta awal dan tanggal akhir kursus. Itu selalu
merupakan ide yang baik untuk mencantumkan tanggal dan hari. Ini membantu mengidentifikasi
kesalahan dan menghindarinya kesalahpahaman. Tunjukkan biaya dan biaya pembatalan dengan
jelas pada formulir pendaftaran. Ini akan meminimalkan argumen di masa mendatang. Juga,
identifikasi orangnya, atau organisasi, bertanggung jawab untuk membayar biaya. Nomor anggaran
atau pusat biaya melakukan hal ini dengan jelas. Menasihati siswa tempat kursus pada tahap ini
memungkinkan mereka untuk merencanakan pengaturan perjalanan mereka.
Sebaiknya tanyakan nama lengkap siswa serta nama yang ingin mereka gunakan selama
kursus. Sungguh mengejutkan betapa berbedanya ini. Jangan lupa untuk mengubah daftar kursus
jika Anda menemukan perbedaan ejaan di sini. Jika sertifikat diberikan, ada baiknya juga untuk
memeriksa bagaimana mereka ingin nama mereka dieja pada sertifikat. Lebih baik tidak
menggunakan istilah 'nama Kristen' karena ini dapat menyebabkan iritasi, jika bukan pelanggaran,
dalam masyarakat multikultural. Istilah yang lebih baik adalah 'nama depan' atau 'nama yang
diberikan". Nomor staf secara unik mengidentifikasi personel atau catatan pelatihan seseorang. Ini
adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa orang yang tepat akan dating

10
Gambar 7.6 Contoh formulir pendaftaran kursus.

Memiliki nomor staf juga memudahkan untuk memperbarui catatan pelatihan. Ini juga
membuat perubahan pada catatan pelatihan akan lebih mungkin dilakukan setelah kursus. Judul
pekerjaan, nilai, dan organisasi memberikan kesempatan terakhir untuk memeriksa kesesuaian
kursus bagi delegasi. Informasi ini juga memungkinkan pelatih untuk membuat keputusan yang
lebih baik tentang subkelompok. Banyak kursus bekerja lebih baik dengan beragam subkelompok.
Kursus lain membutuhkan subkelompok yang homogen.

7. Kirim pra-kerja dan petunjuk bergabung

Kirimkan instruksi pra-kerja dan bergabung selambat-lambatnya dua minggu sebelum
kursus. Tingkatkan waktu ini jika siswa harus mengumpulkan informasi, jika banyak membaca,
atau jika ada masa liburan sebelum kursus. Pertahankan pra-kerja seminimal mungkin. Jangan
pernah mengeluarkan pra-kerja yang bukan merupakan prasyarat untuk kursus. Demikian pula,

11
jangan membahas pra-pekerjaan di kelas. Ini mengganggu para siswa dan juga membuat mereka
enggan menyelesaikan pekerjaan malam. Instruksi bergabung minimal harus mencakup hal-hal
berikut: judul kursus, tanggal mulai dan selesai kursus (sebutkan hari juga tanggal). lokasi, waktu
mulai dan selesai, arah ke tempat, pengaturan akomodasi, dress code, dan apa yang harus mereka
bayar (misalnya minuman di bar).
Para delegasi juga merasakan manfaatnya memiliki buklet yang memberikan rincian
tambahan tentang pusat pelatihan. Rincian ini meliputi: pengaturan makan, pengaturan pesan,
fasilitas olahraga dan rekreasi, kebijakan merokok, prosedur darurat dan keamanan, serta toko dan
bank lokal. Surat elektronik, jika dapat menangani grafik, adalah cara yang nyaman untuk
mengirimkan instruksi pra-kerja dan bergabung. Mengirim prakerja dalam jumlah besar secara
elektronik membuat beberapa sistem surat elektronik memusingkan, jadi hubungi pakar sistem
Anda sebelum melakukannya.

8. Kirim detail peserta ke pelatih

Nota
Dari: A Traynor Lokasi : Aylesbury/432 perpanjangan: 2542 Divisi: Manusia Sumber
daya
Kepada : Hadirin Lokasi Tanggal: 25 Mei 1993
Manajer sebagai Fasilitator Lokakarya ( Kelompok Tambang Emas)
Tanggal : Rabu 16 Juni-Kamis 17 Juni 1993
Ruang Lokasi: Konferensi 1, Lantai 4, Hamden House, High Street, Aylesbury
Awal : 8.30 pagi
Selesai : 18.00
Pelatih : Andy Traynor
Saya menulis untuk mengkonfirmasi tempat Anda bengkel di atas dan untuk menyediakan Anda
dengan informasi sebagai berikut:
 Tujuan , hasil yang diinginkan, dan agenda lokakarya
 Tugas Pra-Lokakarya Anda
Silahkan menemukan lampiran di atas dan Salinan Mining Group Emas
Catatan tentang Pra-Pekerjaan
 Silahkan baca Mining Group Emas
 Setelah membaca Mining Group Emas Penambangan, kembangkan tanggapan pada lembar
prakerja terlampir pada bab IV, V , dan VI.
Pengalam saya dari lokakarya ini adalah bahwa penyelesaian pra-pekerjaan itu penting.
Waktu yang kami miliki untuk kerja praktek yang berguna terbatas, dan kami perlu memanfaatkan
waktu kita dengan bai antara pukul 8.30 dan 6.00
Pemahaman menyeluruh tentang konten Mining Group Emas akan memungkinkan kami
memanfaatkan waktu ini sebaik-baiknya. Saya memperkirakan pra-pekerjaan akan memakan waktu
setidaknya 3 jam.
Saya berharap dapat melihat Anda pada tanggal 16 Juni. Silahkan hubungi say ajika Anda memiliki
pertanyaan atau masalah.
Salam,
Andy Traynor
12
 Selama seminggu sebelum kursus dimulai, administrator harus mengirimkan nama-nama
peserta kepada pelatih, ini bisa berupa daftar atau salinan formulir pendaftaran. Keuntungan
menggunakan formulir pendaftaran adalah bahwa informasi diberikan oleh peserta pelatihan
sehingga kecil kemungkinannnya untuk salah. Ini juga memiliki informasi yang akan membantu
pelatih memutuskan rencana tempat duduk dan pengaturan sub kelompok.

9. Kirim detail peserta ke pusat

Seminggu sebelum kursus, administrator harus mengirimkan rincian peserta ke hotel atau
pusat pelatihan. Daftar ini mencakup nama delegasi, malam mereka membutuhkan akomodasi,
persyaratan khusus, dan apakah mereka akan membutuhkan makan pada malam sebelum kursus.

B. Administrasi Pasca Kursus

1. Pelatih mengkonfirmasi kehadiran siswa

Setelah kursus, pelatih harus memberikan daftar peserta kepada administrator pelatihan.
Salinan kritik kursus juga harus dikirim ke administrator.

2. Mengubah catatan pelatihan

Menjaga agar catatan tetap akurat dan terkini harus menjadi tanggung jawab seorang yang
disebutkan namanya. Di organisasi, tanggung jawab atas catatan terletak pada administrator
pelatihan. Administrator pelatihan hanya dapat memegang kendali jika mereka adalah satu-satunya
orang yang diberi wewenang untuk mengakses dan mengubah catatan pelatihan. Bahkan manajer
pelatihan hanya diperbolehkan membaca catatan. Catatan pelatihan harus diubah segera setelah

13
administrasi pelatihan menerima daftar peserta yang dikonfirmasi pelatih.
Ketika seseorang mengikuti kursus eksternal, tindakan pencegahan ekstra harus dilakukan
untuk memastikan bahwa pelatihan tersebut dicatat. Cara untuk melakukan ini adalah dengan
memberi siswa formulir kritik untuk dibawa bersama mereka. Di akhir kursus, siswa
mengembalikan formulir yang telah di isi kepada administrator. Jika siswa tidak mengembalikan
formulir, administrator menghubungi mereka untuk memeriksa apakah mereka menghadiri kursus.
Menggunakan formulir kritik dengan cara ini membantu mengontrol kualitas kursus eksternal.
Resiko catatan yang tidak lengkap meningkat ketika pelatihan diselenggarakan berasal dari
dalam departemen lain. Sebaiknya semua permintaan pelatihan melewati departemen pelatihan,
dan departemen pelatihan menyimpan anggaran untuk semua pelatihan. Tujuannya bukan untuk
mengontrol pelatihan fungsional apa yang harus diberikan kepada seorang individu. Tidak
mungkin ada orang di departemen pelatihan yang memiliki cukup pengetahuan tentang semua
profesi untuk membuat penilaian yang masuk akal. Keputusan itu sebaiknya diserahkan kepada
manajer individu. Apa yang dapat dilakukan oleh departemen pelatihan adalah memeriksa apakah
nilai uang yang diperoleh baik, mengoordinasikan permintaan terpisah untuk jenis pelatihan yang
sama, dan memastikan bahwa jumlah pelatihan yang diterima tidak dilaporkan kurang.

3. Menganalisis kritik kursus

Kritik kursus dianalisis untuk tren dalam persepsi siswa tentang kursus. Menyimpan
analisis dan kritik dari file setidaknya selama tiga tahun.

4. Keuangan lengkap
Setelah kursus, administrator harus membayar faktur yang terkait dengan kursus. Pengisian
ulang juga harus dilakukan untuk tempat yang tidak didanai, pembatalan, dan pekerjaan yang telah
diselesaikan untuk organisasi lain.
 Mengontrol anggaran
Jumlah yang telah anda keluarkan perlu diperiksa secara berkala, sehingga anda dapat
mendeteksi penyimpangan daru rencana anda sebelum menjadi masalah yang tidak dapat
diperbaiki. Seberapa sering pemeriksaan perlu dilakukan tergantung pada tingkat pengeluaran uang
anda. Tidak mungkin lebih dari bulanan atau kurang dari triwulan. Anda juga perlu memeriksa
keakuratan faktur yang anda terima.
Jika ternyata anda mengeluarkan uang terlaku banyak, anda jelas perlu menentukan apa
14
penyebabnya sehingga masalah dapat dihindari di masa depan. Namun jangan menghabiskan
banyak waktu untuk menyalahkan diri sendiri. Masalah-masalah itu ada di masa lalu dan anda tidak
dapat berbuat apa-apa lagi untuk mencegahnya. Masalah-masalah yang dapat anda lakukan ada di
masa depan dan di situlah anda perlu memusatkan upaya anda. Munculkan solusi yang
memungkinkan anda memenuhi target dengan anggaran yang tersisa.
Anda harus secara khusus memperhatikan faktur yang diterima setelah tahun keuangan
selesai. Anda harus dapat membawa sejumlah uang ke bangsal ke tahun berikutnya untuk menutupi
biaya ini, jika tidak, anda akan menemukan bahwa tidak akan ada uang untuk membayarnya atau
anda akan memiliki lebih sedikit uang untuk mendanai rencana pelatihan.

C. Komputer dan administrasi

Salah satu hal yang akan anda perhatikan ketika anda semakin terlibat dalam administrasi
pelatihan adalah bahwa informasi yang sama terus bermunculan dalam keadaan yang berbeda. Ini
berarti administrator menghabiskan banyak waktu untuk mengetik, dan mungkin mengoreksi
informasi yang sama. Justru keadaan inilah yang memungkinkan penggunaan komputer.
Contoh sederhana nama siswa. Informasi ini muncul di semua dokumen berikut:
 Daftar permintaan kursus
 Pemberitahuan tempat kursus
 Daftar kursus
 Formulir pendaftaran
 Petunjuk bergabung
 Kartu nama
 Lembar kehadiran
 Daftar minuman
 Komposisi subkelompok
 Lembar observasi, dan
 Sertifikat kursus
Tidak hanya nama siswa yang harus diketik atau ditulis pada setiap dokumen ini, tetapi
kemungkinan salah nama juga sangat tinggi. Jika nama siswa dan informasi lainnya disimpan di
komputer database, surat standar, dan dokumen dapat diproduksi dengan cepat dan akurat. Ada
beberapa program pelatihan administrasi pelatihan di pasar seperti TCMS yang dipasarkan oleh

15
Fraser Williams dan Training Administrator dijual oleh perangkat lunak Marlow. Anda mungkin
menemukan bahwa beberapa program telah dikembangkan untuk sektor industri tertentu. Hal ini
membuat semakin penting bahwa anda memiliki demonstrasi untuk memastikan bahwa program
tersebut cocok untuk aplikasi anda.

 Fasilitas sistem administrasi yang terkomputerisasi

Untuk membantu anda menilai sistem tertentu, berikut ini adalah daftar fasilitas yang anda
harapkan disediakan oleh sistem administrasi terkomputerisasi.
Perencanaan program
 Jadwal kursus yang diusulkan
 Alokasi pelatihan
 Lokasi
 Alokasi anggaran
 Jadwal revisi
Pemesanan kursus
 Status tempat kursus
 Detail lowongan
 Cadangan
 Blokir pemesanan (tanpa menentukan nama siswa jika diperlukan)
 Pemesanan yang belum dikonfirmasi
 Daftar tunggu
 Surat pemberitahuan
 Instruksi bergabung
 Daftar lampiran prakerja
 Penagihan
 Biaya pembatalan
Akomodasi
 Alokasi kamar
 Daftar harian detail penduduk
 Registrasi
 Penagihan
16
  Akomodasi pengunjung
Dokumentasi kursus
 Sertifikat
 Kartu nama
 Lencana kerah
 Daftar delegasi
 Rencana tempat duduk
 Pengelompokan
 Daftar minuman
 Daftar kontak
Mengisi daya
 Isi ulang internal
 Faktur variabel
 Pemisah delegasi mengeluarkan biaya
Statistik
 Laporan untuk/rugi
 Jumlah delegasi
 Jumlah delegasi per kursus
 Tingkat putus sekolah
 Pemanfaatan sumber daya
 Jam pelatihan perkaryawan
 Biaya pelatihan perkaryawan
 Biaya per tempat kursus
Catatan pelatihan
 Catatan pelatihan karyawan
 Catatan pemesanan, transfer, pembatalan, dan biaya
 Fasilitas pertanyaan dan laporan
 Pembaruan catatan pelatihan

17
18
2.2 Persiapan Kursus
A. Student Preparation
Semakin banyak upaya yang dilakukan dalam persiapan suatu kursus, kursus itu akan
bebas masalah. Murphy’s Law of Time Estimation juga berlaku saat mempersiapkan kursus.
Hukum ini berjalan sebagai berikut : Untuk menentukan waktu, sebenarnya yang dibutuhkan
suatu tugas adalah yang pertama harus membuat perkiraan waktu. Gandakan dan kemudian
pindahkan ke unit waktu berikutnya. Figure 8.2 menunjukkan bahwa ada 2 aliran kegiatan
persiapan yang pararel. Tidak hanya pelatih yang harus bersiap, tetapi siswa juga harus
mempersiapkan diri untuk mengikuti kursus. Kita akan membahas 2 bagian persiapan yaitu
persiapan siswa dan persiapan pelatih.

1. Students do pre-work
Jika anda melakukan survei tentang berapa banyak siswa yang melakukan pekerjaan awal
mereka sebelum tiba dipusat pelatihan, anda akan menemukan proporsinya kurang dari 60%. Dari
jumlah tersebut lebih dari setengahnya akan meninggalkan pekerjaan awal hingga satu atau dua
hari terakhir sebelum kursus. Alasan untuk melakukan pra-pekerjaan adalah untuk mempersingkat
waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kursus, tetapi ini bukanlah termasuk alasan yang baik.

Namun ada kegiatan yang tidak memanfaatkan waktu kursus dengan sebaik-baiknya. Contohnya:
 Background reading
 Collecting data
 Filling in questionnaires
19
Karena waktu yang dibutuhkan siswa untuk menyelesaikan aktivitas ini juga sangat bervariasi,
masuk akal, untuk menetapkan tugas ini sebagai pekerjaan awal.

2. Students meet their manager to discuss expectations for the course

Bagian penting untuk memastikan bahwa pelatihan itu efektif adalah memastikan bahwa
para peserta mengetahui mengapa mereka mengikuti kursus dan bagaimana mereka akan
menggunakan pelatihan setelah kursus.
 Selalu pastikan bahwa pra-pekerjaan sangat penting untuk menjalankan kursus
 Berikan perkiraan yang akurat tentang berapa lama pra-pekerjaan akan berlangsusng
 Prioritaskan tugas pra-kerja
 Beritahu siswa mengapa pra-pekerjaan akan digunakan
 Beritahu mereka kapan pekerjaan awal akan digunakan
Figure 8.3 Pedoman pengaturan pra-kerja

Peserta mencari tahu mengapa mereka mengikuti kursus. Waktu yang tepat bagi orang
untuk mengetahui mengapa mereka mengikuti kursus adalah pada saat mereka didominasikan.
Setelah peserta memiliki gagasan yang jelas tentang mengapa mereka mengikuti kursus mereka
dapat mendiskusikan apa yang diharapkan oleh manajer mereka untuk mereka lakukan secara
berbeda sebagai hasil dari kursus tersebut. Jika kursus berbasis keterampilan, sebaiknya peserta
dan manajernya memilih tugas yang dapat dipraktikkan dan digunakan untuk penerapan setelah
kursus.
Misalnya, tergantung pada kursusnya, anda dapat memilih
 Tugas yang perlu didelegasikan
 Proyek yang perlu dikelola
 Laporan yang perlu ditulis
 Masalah yang perlu diselesaikan
Ini tidak hanya memusatkan pikiran, tetapi juga memberikan pemeriksaan terakhir apakah
seseorang perlu mengikuti kursus. Sangat sulit bagi orang untuk membenarkan kebutuhan mereka
akan kursus manajemen proyek ketika mereka tidak dapat menemukan proyek yang perlu mereka
kelola.

20
 B. Trainer Preparation
1. Prepare print masters
Tidak ada alasan teoritis mengapa master diadakan dalam bentuk apapun selain secara
elektronik. Praktisnya menyimpan master secara elektronik sangatlah mahal. Penyimpanan
informasi elektronik selalu rentan hilang atau rusak. Inilah sebabnya mengapa pengguna komputer
selalu didesak untuk membuat ‘backup’ dari pekerjaan mereka. Sayangnya ini berdampak pada
biaya penyimpanan informasi dua kali lipat, tetapi jauh lebih murah daripada kehilangan semua
pekerjaan anda karena bersifat penyimpanan elektonik yang tidak stabil. Saat ini metode terbaik
untuk memproduksi bahan adalah dengan membuat salinan master kertas yang telah dihasilkan
secara elektronik. Dengan ini anda masih dapat memproduksi materi bahkan jika seluruh sistem
komputer mati, karena anda dapat menemukan mesin fotokopi dihampir setiap kantor. Kerugian
menggunakan master elektronik adalah biasanya hanya kompatibel dengan satu sistem. Peluang
untuk menemukan sistem serupa yang dapat mencetaknya untuk anda cukup kecil.

2. Obtain printed materials

Pastikan anda memiliki cukup salinan materi pelatihan yang dipesan, dicetak, atau
difotocopy tepat untuk waktu kursus. Anda ingin materi cetak tiba ditempat pelatihan pada hari
anda menyiapkan ruang pelatihan. Konsep operasi tanpa stok ini disebut 'tepat waktu' (JIT). Ini
adalah salah satu dari banyak ide yang datang dari Jepang. Idenya adalah Anda melatih pemasok
Anda untuk mengirimkan materi yang Anda butuhkan pada waktu yang tepat untuk
menggunakannya. Menerapkan pendekatan tepat waktu untuk pelatihan berarti Anda memiliki
materi yang disalin tepat sebelum Anda menjalankan kursus pelatihan. Dengan cara ini Anda
hanya perlu menemukan ruang penyimpanan untuk sekitar empat kotak sekaligus. Sedikit pintar
tentang ini adalah printer Anda yang harus menemukan ruang penyimpanan untuk stok kertas dan
pengikat. Bahkan jika Anda menyalin materi sendiri, masih lebih baik untuk mencetak apa yang
Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya, karena lebih sedikit uang yang terikat pada bahan
mentah daripada produk akhir.

3. Review lesson plan

Pastikan Anda memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan diri untuk mengajar kursus.
Jika Anda tidak terbiasa dengan suatu kursus, ini dapat memakan waktu satu hari persiapan untuk
setiap jam presentasi pelatih. Tidak peduli seberapa akrab Anda dengan kursus ini, jangan tergoda
21
untuk melewatkan langkah ini sepenuhnya. Mengakrabkan diri Anda dengan kursus memberikan
pengingat tentang semua hal yang perlu Anda lakukan sebelum dan selama kursus. Terlalu
percaya diri menyebabkan bencana.

4. Obtain audio-visual equipment and tapes

Spesifikasi kursus harus memiliki daftar lengkap semua peralatan audio-visual yang
diperlukan untuk kursus seperti:
 Overhead projectors
Tidak banyak yang bisa dipilih di antara merek overhead projectors yang berbeda,
meskipun ada beberapa fitur yang harus Anda perhatikan. Yang pertama adalah bohlam cadangan
internal yang dapat diganti dengan cepat dan mudah dengan memutar pegangannya. Yang kedua
adalah kemampuan untuk 'menyesuaikan' optik sehingga pinggiran warna biru dan jingga dapat
dihilangkan. Beberapa overhead projectors memiliki lensa tambahan yang membalik lampu untuk
meningkatkan intensitas cahaya untuk panel display komputer. Ingatlah untuk memindahkan lensa
keluar dari jalur cahaya untuk penggunaan normal, jika tidak, tepi transparansi akan menjadi
terlalu gelap. Periksa untuk memastikan bingkai transparansi Anda tidak mengotori kolom yang
menopang kepala optik.

 Flip chart stands

Flip chart stands tampaknya merupakan peralatan yang tidak berbahaya, tetapi seperti
kursi geladak, flip chart stands dapat menjadi jebakan bagi yang tidak waspada. Berikut beberapa
petunjuk yang harus diperhatikan.
1. Height: Pastikan dudukan dapat disesuaikan untuk yang terpendek dan tertinggi.
2. Weight: Jika Anda harus mengangkut stan flip chart anda sendiri, periksa beratnya dan
sebagian besar tegakan yang tidak diperpanjang.
3. Rigidity: Pastikan dudukan tidak bergerak atau bengkok saat anda menulis.
4. Method for holding the paper: Lihatlah metode untuk mempertahankan kertas. Ini bisa
berupa rahang pegas atau sepasang pasak. Periksa apakah pasak sejajar dengan lubang
pada kertas flip chart Anda. (Mengapa tidak ada standar untuk ini?) Banyak dari dudukan
ini memiliki penjepit sekrup yang membuatnya sulit untuk merobek lembaran dengan
bersih. Metode rahang menahan kertas memiliki keuntungan karena tidak membutuhkan
jarak khusus untuk lubang, tetapi tidak menahan bantalan dengan baik. Beberapa metode
22
 menggunakan bilah penahan dan saya telah melihat bahwa dibutuhkan dua orang untuk
memasukkan bantalan-satu untuk menahan palang agar tidak menghalangi dan yang
lainnya untuk mendorong bantalan ke dalam rahang. Periksa untuk melihat apakah
dudukan akan menyimpan satu lembar - baik dengan sendirinya atau sebagai tambahan
pada bantalan. Fitur ini penting jika Anda memiliki subgrup yang melapor kembali ke
ruang kelas utama.

 Cassette recorders
Tidak seperti kaset video, kaset audio adalah standar universal. Tidak banyak yang bisa
dipilih di antara merek perekam yang berbeda. Akan lebih mudah jika perekam memiliki
mikrofon internal. Lampu indikator baterai memberi peringatan dini tentang baterai habis dan
membantu Anda mencegah rekaman rusak.
Masalah paling umum yang mungkin Anda dapatkan dengan perekam kaset audio adalah:
o baterai kosong,
o kepala perekam kotor, atau
o rol penjepit dan penggulung kotor.
Jika Anda memiliki kualitas suara yang buruk selalu periksa baterainya terlebih dahulu,
lalu gunakan kaset pembersih kepala. Jika masalah berlanjut, lihat panduan pengguna dan
bersihkan penggulung dan rol penjepit. Penggulung adalah spindel logam yang berputar untuk
menggerakkan pita. Rol penjepit adalah roda karet yang menahan pita pada penggulung.

 Video recorders and cameras

Video recorders adalah format yang paling populer untuk perekam video, tetapi sayangnya
ia hadir dalam tiga standar yang berbeda: PAL, NTSC, dan SECAM, tergantung di negara mana
Anda berada. Sebagian besar negara Eropa menggunakan PAL. Prancis dan bekas Uni Soviet
menggunakan SECAM, dan AS menggunakan NTSC. Pengenalan yang lebih baru adalah Super
VHS. Kaset ini memiliki ukuran yang sama dengan kaset VHS biasa. Ini memiliki definisi dan
kualitas gambar yang lebih tinggi. Kaset VHS biasa dapat diputar di mesin Super VHS, tetapi
kaset Super VHS tidak dapat diputar di mesin VHS standar. Format kaset lain yang bisa Anda
temui adalah 'Sony U-matic. Itu adalah salah satu standar pertama yang digunakan untuk tujuan
pelatihan. Mesinnya lebih besar dan lebih berat daripada VHS yang setara dan ini, ditambah
dengan fakta bahwa mesin tersebut tidak digunakan di dalam negeri, membuatnya tidak terlalu
23
rentan untuk "dipinjam". Perekam video modern sangat andal dan masalah yang paling umum
adalah kepala perekam yang kotor dan kabel penghubung yang rusak. Gejala utama dari head
perekam yang kotor adalah jenis interferensi bersalju. Masalah ini dapat dengan mudah
diselesaikan dengan menggunakan kaset video pembersih kepala. Scotch membuat versi yang
memiliki pesan dan nada audio yang direkam sebelumnya. Kaset diputar sampai nadanya jelas
dan pesannya terbaca.

 Computers and printers

Situasi dengan komputer sangat mirip dengan situasi video-standar yang berbeda dengan
banyak variasi. Selalu periksa apakah komputer Anda cocok dengan persyaratan sistem yang
tercetak pada kemasan perangkat lunak atau dalam manual perangkat lunak. Lampiran 5
menjelaskan spesifikasi komputer secara lebih rinci.

5. Obtain supplies
Persediaan adalah bahan habis pakai yang Anda perlukan untuk setiap kursus, dan
memiliki kebiasaan habis saat Anda membutuhkannya.
 Fixings
Jika Anda bekerja di ruang pelatihan yang dibuat khusus, harus ada rel atau papan pin di
dinding untuk memajang poster dan bagan. Ini adalah hukum alam semesta yang tidak tertulis
bahwa Anda akan selalu membutuhkan lebih banyak area tampilan daripada yang disediakan.
Selotip adalah metode serba terbaik untuk menempelkan bagan ke dinding. Jika Anda berhati-hati,
itu tidak boleh menarik cat dan wallpaper saat itu DIHAPUS.
Bantalan lengket atau Blu-tack, kurang memuaskan karena sulit dilepas tanpa
meninggalkan bekas. Tip untuk melepaskan Blu-tack adalah menggulung potongan Blu-tack
lainnya menjadi bola kecil, lalu menggulungnya ke dinding sehingga potongan-potongan itu
terangkat seperti bola salju. Melakukannya dengan cara ini mengurangi kemungkinan
menghilangkan cat apa pun.

 Flip chart pads

Lubang pada bantalan flip chart harus sejajar dengan pasak pada dudukan flip chart Anda.
Beberapa bantalan dijepit menjadi satu, sehingga sulit untuk merobek satu lembar pun. Salah satu
cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan membeli pembalut dengan perforasi, namun hal
24
ini meninggalkan lubang sehingga sulit untuk memasang kembali sprei pada dudukannya. Cara
lain untuk mengatasi masalah ini adalah dengan membeli bantalan yang disatukan dengan perekat
seperti kertas catatan. Kisi-kisi persegi yang dicetak tipis pada lembaran membantu Anda
menggambar diagram dan membuat tulisan Anda tetap rata. Mengingat banyaknya kertas flip
chart yang dibuang di akhir kursus, ada baiknya membeli alas yang terbuat dari kertas daur ulang.

 Flip charts pens

Pena atau spidol flip chart tersedia dalam beberapa jenis: berbahan dasar alkohol, berbahan
dasar air, dan lap kering. Hitam dan biru adalah warna terbaik untuk membaca dari belakang
ruangan, sedangkan merah dan jingga adalah yang terburuk. Ujung pena harus memiliki lebar
minimal 5 mm. Beberapa pelatih mengambil langkah preventif dengan melarang semua pena
kecuali pena lap kering. Satu-satunya masalah dengan ini adalah pena lap kering tidak cocok untuk
pekerjaan flip chart. Garis yang mereka gambar tidak cukup lebar untuk dibaca dari belakang kelas,
dan warnanya juga kurang kuat.

 Overhead projectors pens

Ada dua jenis pena proyektor overhead: permanen, dan pena air larut. Pena dengan ujung
sedang umumnya merupakan ketebalan yang paling berguna, tetapi Anda juga akan membutuhkan
satu set pena halus. Merah, biru, hijau, dan hitam semuanya menonjol dengan baik di slide.
Gunakan pulpen permanen jika Anda tidak ingin terhapus. Pena yang larut dalam air berguna jika
Anda ingin melakukan koreksi sambil jalan, atau jika Anda ingin menggunakan kembali slide,
tetapi membersihkan slide bisa sedikit berantakan. Pilihan lainnya adalah menempatkan
transparansi kosong di atasnya dan menulisnya dengan pena permanen.

6. Check course logistics

 Course specification
Ketika Anda memberikan banyak kursus berbeda, selalu sulit untuk mengingat dengan tepat
apa yang harus disiapkan. Jenis detail yang perlu Anda ingat ada di sepanjang garis ini.
 Berapa ruangan sindikat yang dibutuhkan kursus ini?
 Jam berapa kita harus memesan kopi?
 Apa waktu awal dan akhir?
 Video apa yang perlu kami bawa?
25
 Gambar 8.5 memberikan contoh spesifikasi kursus. Saya biasanya mengirimkan salinan
spesifikasi kursus kepada pelanggan saya segera setelah tanggal kursus dikonfirmasi. Anda akan
melihat bahwa saya memberikan spesifikasi rinci untuk peralatan komputer dan video. Ini untuk
menghindari rasa malu karena tidak dapat memutar kaset, atau menjalankan peranti lunak, pada
peralatan pelanggan Anda. Saya juga memperjelas peralatan apa yang akan saya bawa, dan
peralatan apa yang perlu disediakan oleh pelanggan.

26
  Fred’s list
Spesifikasi kursus cukup untuk kursus singkat dan langsung. Kursus yang memiliki
logistik kompleks membutuhkan spesifikasi kursus yang setara, atau daftar periksa, untuk setiap
modul. Daftar periksa ini merinci hal-hal yang perlu Anda siapkan atau dapatkan untuk modul ini.
Daftar Fred hanya untuk mata pelatih-mereka terlalu jauh rinci untuk ditampilkan kepada
pelanggan.

 Seating plans
Ada dua pendekatan dasar untuk menempatkan orang pada suatu kursus. Yang pertama
adalah meminta mereka duduk di sebelah seseorang yang mereka kenal, yang kedua adalah
meminta mereka duduk di sebelah seseorang yang tidak mereka kenal. Salah satu keuntungan dari
kursus residensial adalah kesempatan untuk bertemu orang-orang dengan latar belakang yang
berbeda. Untuk memupuknya, saya sering mengatur tempat duduk agar siswa duduk bersebelahan
dengan orang yang tidak mereka kenal. Jika kursus bermaksud membangun tim, saya akan
meminta peserta duduk dalam kelompok kerja alami mereka. Situasi ini adalah salah satu dari
beberapa kali saya memiliki manajer dan orang-orang mereka dalam kelompok yang sama. karena
memiliki manajer dan salah satu orang manajer di jalur yang sama dapat mempersulit kedua belah
pihak untuk bertindak secara alami.

 Subgroups assigments
Komposisi subkelompok harus sesuai dengan tujuan kursus. Kelompok yang beragam
memungkinkan orang untuk belajar tentang departemen lain. Kelompok homogen mengizinkan
delegasi untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman. Berhati-hatilah jika Anda menggunakan
kriteria ras, usia, jenis kelamin, agama, atau kebangsaan untuk membuat subgrup yang beragam.
Anda harus memiliki alasan pelatihan yang baik untuk menggunakan kriteria ini. Memberi orang
latihan dalam mengelola keragaman adalah alasan yang lebih baik.

 Mixing the subgroups

Cara yang baik untuk menghindari nervous breakdown adalah mengubah komposisi
subkelompok untuk setiap latihan. Agar lebih baik, cobalah mengatur kelompok sehingga setiap
siswa telah bekerja dengan setiap siswa lainnya di akhir kursus.

27
 7. Set up the training room
Menyiapkan ruang pelatihan, memeriksa peralatan, memasang poster dan meletakkan
materi untuk 20 orang bisa memakan waktu sampai 2 jam. Anda harus mempersiapkan ruangan
sehari sebelum melakukan kursus.
 Room layout
Pastikan meja dan kursi diposisikan sedemikian rupa sehingga setiap orang dapat melihat
Anda dengan jelas, monitor video, dan layar proyeksi di atas kepala. Berjalan mengitari ruangan
dan lihat tata letak dari sudut pandang setiap siswa.Jika Anda ingin mendorong diskusi antar
peserta, hindari membuat siswa duduk saling membelakangi.Menyusun meja dalam bentuk U'
adalah tata letak yang baik, tetapi jangan terpaku pada satu jenis tata letak saja. Cobalah beberapa
variasi yang lebih menarik. Anda bisa menggunakan kelompok meja, atau Anda bisa membuat
celah untuk memungkinkan kebebasan bergerak di dalam ruangan.

 Audio-visual equipment
Memeriksa peralatan audio-visual harus menjadi salah satu peralatan hal pertama yang
Anda lakukan saat menyiapkan ruang kelas. Ini akan memberi Anda waktu maksimum untuk
mengganti, atau memperbaiki peralatan, jika terjadi kerusakan besar. Periksa tingkat suara video,
tetapi perlu diingat bahwa soundtrack akan terdengar lebih keras daripada saat ruangan penuh
dengan siswa penyerap suara. Setelah Anda memeriksa suara dan gambar, putar kaset kembali ke
awal. Isyaratkan rekaman itu dengan memainkannya sesuai keinginan Anda.

 Student material
Letakkan binder, pulpen, pensil, dan penghapus siswa di atas meja. Gunakan kesempatan
ini untuk melakukan pemeriksaan kualitas akhir pada bahan.Tempatkan handout di tempat yang
mudah diakses. Jika Anda berlatih di lokasi permanen Anda, pertimbangkan untuk berinvestasi
dalam satu set kikir gantung beroda. Jika portabilitas adalah pertimbangan pertama Anda, maka
file perluasan kartu 'concertina' akan lebih nyaman.

 Name plates
Pelat nama sangat penting untuk beberapa jam pertama kursus agar Anda dapat
mempelajari nama siswa. Ada beberapa jenis papan nama. Yang paling sederhana adalah
selembar kartu A4 yang dilipat sepanjang panjangnya. Jenis lain menggunakan huruf plastik
28
individual. Huruf-huruf tersebut memiliki pasak kecil di bagian belakang sehingga Anda dapat
menekannya ke dalam lubang pada pelat nama. Jenis pelat nama yang populer memiliki
permukaan putih mengkilap yang dapat ditulisi dengan pena lap kering. Ini cepat disiapkan, tetapi
namanya hanya dapat ditulis di satu sisi, dan tulisannya mudah tercoreng.

 Prepare syndicate rooms

Kunjungi setiap ruang sindikat untuk memastikan bahwa bagan dinding yang benar telah
dipasang. Periksa pencahayaan. Lihat apakah ada cukup kertas flipchart. Uji spidol felt-tip untuk
memastikannya tidak mengering.Periksa apakah persediaan bahan habis pakai lainnya sudah
mencukupi seperti selotip, Post-it, dan pin gambar.

 Trainer materials
Terakhir, letakkan panduan pelatih dan transparansi di depan ruangan. Pastikan semua
persediaan yang Anda butuhkan sudah dekat. Pastikan Anda memiliki materi siswa versi terbaru
di depan Anda. Dengan cara ini Anda tidak akan malu merujuk ke halaman yang salah atau
latihan yang telah dihapus tiga kursus lalu.

 Final check
Ketika Anda berpikir Anda telah selesai mengatur ruangan, luangkan waktu beberapa saat
untuk melihat sekeliling ruangan dan memeriksa apakah semuanya sudah ada.
Pastikan bahwa Anda tahu:
 Tempat kunci disimpan,
 Di mana sakelar lampu berada,
 Bagaimana mengontol pemanas,
 Bagaimana membuka, menutup jendela dan tirai jendela,
Kemudian matikan semua peralatan dinding, matikan lampu dan kunci ruangan.

29
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Training administration terdiri dari 2 proses pelatihan, yaitu administrasi pra-kursus dan
administrasi pasca kursus. Administrasi prakursus terdiri dari lokasi buku, akomodasi, makanan,
peralatan dan pelatih, perjanjian persiapan kerja, mempersiapkan daftar kursus, konfirmasi
tempat, pastikan kursus sudah penuh, kirim formulir pendaftaran, kirim prakerja dan petunjuk
bergabung, kirim detail peserta ke pelatih, dan kirim detail peserta ke pusat pelatihan.
Administrasi pasca kursus terdiri dari 4, yaitu pelatih mengkonfirmasi kehadiran siswa,
mengubah catatan pelatihan, menganalisis kritik kursus, dan keuangan lengkap. Tetapi pelatihan
perlu juga mempertimbangkan peran komputer, adapun fasilitas sistem administrasi yang
terkomputerisasi yaitu perencanaan program, pemesanan kursus, akomodasi, dokumentasi kursus,
mengisi daya, statistik, dan catatan pelatihan.
Course preparation (persiapan kursus) terdiri dari 2 yaitu student preparation dan trainer
preaparation. Student preparation mencakup student do prework, dan students meet their manager
to discuss expectations for the course. Trainer preparation mencakup prepare print masters, obtain
printed materials, review lesson plan, obtain audio-visual equipment dan tapes, obtain suplies,
check course logistics, dan set up training room.

30
 DAFTAR PUSTAKA
Wills, Make. Managing The Training Procces. Eropa. McGraw-Hill Book.

31