ims MANUAL MK3L PT. CMS KALTIM UTAMA Disiapkan Disetujui Disahkan | A | y JB EDS Va ASI Faab Abiss ante DOCUMENT CONTROL sleeeneenaes PRESIDENT DIREKTURMANUAL MK3L ‘SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) BABI BAGIAN PENGENDALIAN 1.1. DAFTAR DISTRIBUSI No. Copy | Dept /Bagian ot President Direktur : [02 Direktur car 03 Kopala Depertemen [oa MR / Deputy MR 05 7 Dokumen Kontrol | . DAFTAR ISI Bab! — Bagian Pengendalian 1.1. Daftar Sirkulasi 1.2. Status Revisi dan Perubahan Terakhir 13. Daftar Isi Bab Il Profil Perusahaan , Visi dan Mi Il1— Identitas Perusahaan 1.2 Lokasi Tambang 13 Visi 1.4 Misi 1.5 Kebijakan Sistem Manajemen Terintegrasi Mk3L & Kemasyarakatan Bab Ill Sistem Manajemen Mk3I Il. 4, Ruang Lingkup dan Pengecualian W.2. Alu Bisnis lll. 3. Struktur Dokumentasi Sistem Manajemen MK3L ll. 4. Pedoman Sistem Manajemen MK3L I. 5. Pengendalian Dokumen l.6. Pengendalian Catatan Bab IV Proses Manajemen \V. 4, Komitmen ManajemenMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) 1V.2._ Kebijakan MK3L IV.3. Fokus Pelanggan IV. 4. Management Representative IV.5. Perencanaan Sistem Manajemen 1.5.1, Sasaran mutu IV.5.2. Identifikasi Aspek dan bahaya K3L IV.5.3. Peraturan dan Persyaratan Lain IV.5.4. Sasaran Perusahaan IV.6. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang V6.1. Rekruitmen Karyawan 1V.6.2. Pelatihan V.7. Komunikasi Internal Bab V _ Proses Realisasi Produk 4. Perencanaan Proses Realisasi 2. Proses Terkait Pelanggan 3. Komunikasi eksternal 4. Pembelian 5. Pengendalian Produksi 6. —_Identifikasi dan Mampu Telusur 7. Pengendalian Infrastruktur dan Lingkungan 8 Pemeliharaan Produk 9, Penanganan Keluhan Pelanggan 10. Penanganan Ketidaksesuaian Produk 11, Pengendalian Operasional 12, Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat <<<<<<<<<<<< Bab VI Pemantauan, Pengukuran dan Peningkatan Berkelanjutan Vi. Umum VI.2. Pengukuran Kepuasan Pelanggan VI.3. Perantauan Lingkungan dan K3 Vi.4. — Evaluasi Pemenuhan VI.5. — Pengendalian Alat Ukur VI.6. Audit Internal VI.7._Tindakan Perbaikan dan Pencegahan VI.8. Manajemen Review V1.9. Peningkatan BerkelanjutanMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) BAB II PROFIL PERUSAHAAN 1.1 Identitas Perusahaan a. Nama Perusahaan : PT. CMS KALTIM UTAMA b. Alamat Perusahaan Kantor Pusat : JL. DI Panjaitan. Komplek | Walk Block Orange Lane No 06 Citraland City. Samarinda 75110 Phone : 0541-7283301. Fax : 0541-7283302 112 Lokasi Tambang PT. Alumuga PT. Kedap Sayaaq PT. Moriss(IUP Borneo Minerals) _—| PT. Moriss(IUP Borneo Minerals) ha Selarong @ - — PT. Korina Jaya | —| PT. Cahaya Energi Mandiri | PT. Wulu Bumi Sakti Current Contracts @ Joint Operation @ UP Concession 113 VISI Menjadi mitra kerja yang selalu dapat dipercaya / Always Trustworthy Partner 1.4 MISI 11.4.1. Memastikan kompetitif perusahaan melalui : + Pengungkitan cadangan batubara dan infrastruktur yang mengarah pada pertumbuhan yang mendukung tingkat produksi batubara * Bekerja lebih erat bersama kontraktor untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional secara terus menerus dan meningkatkan jaringan infrastruktur batubaraMANUAL MiK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MIK3L) 1.4.2 Memperkuat hubungan dengan pelanggan dengan cara: ‘¢ Meningkatkan efektifitas usaha pemasaran dan penjualan + Menetapkan suatu sistem manajemen yang efektif 11.4.3 Menghormati pemegang saham dengan cara * Meningkatkan keuntungan operasional melalui prakarsa penambahan nilai_ dan penghematan berbagai biaya ‘+ Meningkatkan nilai surat berharga perusahaan sebagai asset bermutu tinggi melalui pencarian pengadaan strategis cadangan batubara dan KP * Meningkatkan penguasaan perusahaan 1.4.4 Bertanggung jawab secara sosial untuk : ‘* Meningkatkan kemakmuran masyarakat yang berada disekitar lokasi tambang © Memelihara lingkungan sekitar lokasi tambang melalui berbagai cara yang dapat mendukung 15 KEBNAKAN SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRAS! MK3L & KEMASYARAKATAN Manajemen PT.CMS KALTIM UTAMA telah mengacu pada kebijakan PT.CMS KALTIM UTAMA untuk berkomitmen menerapkan sistem manajemen MK3L dengan tujuan memberikan pelayanan yang melebihi harapan pelanggan, bebas dari kecelakaan dan pencemaran lingkungan dengan memenuhi persyaratan ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001 Untuk memastikan komitmen tersebut, perusahaan bersama dengan seluruh karyawan beserta pihak yang terlibat bertekat untuk : 1. Memenuhi secara konsisten persyaratan Pelanggan dan harapan Pelanggan melalui mutu produk, produktivitas kerja, dan kompetensi karyawan 2. Mencegah kecelakaan, penyakit akibat kerja, dan pencemaran lingkungan dengan meminimalisir bahaya kerja dan dampak lingkungan, penghematan energi dan sumber daya lainnya. 3. Memenuhi peraturan dan persyaratan lainnya terkait dengan mutu produk,keselamatan dan kesehatan kerja serta pelestarian lingkungan, 4, Menyediakan sumber daya untuk pengembangan program budaya mutu,keselamatan dan kesehatan kerja dan lingkungan 5. Melakukan perbaikan kinerja secara berkesinambungan melalui sistem manajemen mutu, kesehatan & keselamatan kerja serta lingkungan diseluruh aktivitas PT.CMS KALTIM UTAMA secara efektif dan efesien 6. Menjaga hubungan yang harmonis dengan masyarakat sekitar melalui pemberdayaan masyarakat Manajemen akan memastikan bahwa pemyataan kebijakan MK3L dikomunikasikan dan dimengerti ke semua karyawan, tamu, kontraktor/sub-kontraktor dan didokumentasikan serta ditinjau secara terus menerus secara berkala. ‘Samarinda, 01 Oktober 2012 Direktur UtamaMANUAL MIK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) BAB Ill SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN (Mik3L) ll.1 RUANG LINGKUP DAN PENGECUALIAN ‘Cakupan sistem manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan yang diterapkan di PT.CMS KALTIM UTAMA meliputi a. Kontraktor Mining dan Earthmoving dari Land Clearing, top soil removal, overburden removal, coal getting dan hauling. b. Seluruh persyaratan ISO 9001 : 2008 kecuali klausul 7.3 tentang desain dan pengembangan dan klausul 7.5.2 tentang validasi proses dengan alasan tidak terkait dengan proses yang ada di PT. CMS KALTIM UTAMA W.2 ALUR BISNIS PT.CMS KALTIM UTAMA telah menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem manajemen Integrasi. Proses, urutan dan interaksinya dapat dillhat pada alur bisnis proses. Untuk memastikan proses-proses tersebut dapat berjalan dengan efektif maka disusun prosedur terdokumentasi untuk masing-masing proses. Setiap proses akan dijalankan oleh personil pada departeman atau bagian yang terkait. Setiap personil pada proses yang bersangkutan akan selalu melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap Kinerja proses melalui indikator kinerja yang telah ditetapkan. Dan perusahaan secara periodik akan menganalisa melalui pengukuran kinerja proses dan hasilnya akan dibahas pada setiap manajemen review. Gambar proses mode! dibawah ini menunjukkan proses-proses dan interaksi yang terjadi di antara proses tersebut. Proses-proses yang ada di PT.CMS KALTIM UTAMA dibagi menjadi 3 proses besar, yaitu: 4, Proses utama, 2. Proses pendukung, dan 3. Pengendalian manajemen. Sistem manajemen MK3L melingkupi seluruh proses yang ada dalam perusahaan, yang menjamin pelaksanaan dan pengendalian proses-proses tersebut serta peningkatan berkesinambungan, Strategi merupakan arah dan metode manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan serta upaya dalam memuaskan pelanggan melalui pemahaman dan komitmennya dalam memenuhi persyaratan pelanggan. IIL3 STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MK3L 11.3.1. PERSYARATAN DOKUMEN Dokumentasi sistem manajemen terdiri dari 4 level yang meliputi: . Level | Pedoman sistem manajemen MK3L ; yaitu suatu dokumen tingkat pertama yang berisi pemyataan-peryataan kebijakan perusahaan dalam rangka memenuhi persyaratan ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001MANUAL MK3L_ SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) + Levelll_: Prosedur yaitu suatu dokumen fingkat kedua yang berisi langkah-langkah yang telah ditetapkan untuk melakukan suatu aktivitas * Level Ill: Instruksi Kerja, Standard Parameter; Supporting document atau Dokumen Pendukung yaitu suatu dokumen tingkat ketiga yang berisi langkah-langkah lebih detil bagaimana menjalankan satu tugas. Contoh: Instruksi Kerja (Work Instruction) dan standar dil + Level lV : yaitu dokumen berisi bukti suatu aktifitas telah dilaksanakan. Contoh : Form, Checklist; Catatan Mutu, K3 dan lingkungan (record) Dokumentasi dalam hal ini berupa softcopy dan hardcopy. II.4 PEDOMAN SISTEM MANAJEMEN MK3L. Management Representative membuat pedoman Sistem Manajemen MKSL yang disahkan oleh Top Manajemen. Pedoman mencakup: = Ruang lingkup dari Mutu, K3 dan Lingkungan, termasuk pengecualiannya (tercantum dalam point Il.) - Prosedur terdokumentasi dan referensinya ~ Hubungan antara proses-proses - Struktur organisasi - Matriks hubungan Mutu, K3 dan Lingkungan dengan persyaratan ISO (matriks korelasi ISO OHSAS) WL5 PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen sistem manajemen, termasuk dokumen eksternal, dikendalikan secara memadai dengan cara diperiksa, ditinjau, disetujui personil yang berwenang sebelum diterbitkan, mudah terbaca, tercatat dalam Daftar induk, dan revisi terakhir harus selalu tersedia dimana dokumen tersebut dibutuhkan. Dokumen kadaluarsa segera disingkirkan atau ditarik dari peredaran, atau dipastikan dengan cara lain untuk menoegah pemakaian yang tidak diinginkan. Detail mekanisme ini diatur dalam Prosedur pengendalian dokumen IIL6 PENGENDALIAN REKAMAN Perusahaan mengendalikan semua rekaman sistem manajemen MK3L untuk dijadikan_ bukti kesesuaian terhadap persyaratan. Pengendalian rekaman dilakukan dengan cara _identifikasi, penyimpanan, proteksi, cara mendapatkan kembali, masa penyimpanan dan disposisi termasuk pemusnahan rekaman. Semua rekaman yang dikendalikan harus bisa dibaca, teridentifikasi dan bisa ditelusuri. Rekaman dapat berbentuk media kertas atau elektronik, mudah dibaca, siap ditunjukkan, dan diambil, Detail mekanisme ini diatur dalam Prosedur Pengendalian RekamanMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) BAB IV PROSES MANAJEMEN IV... KOMITMEN MANAJEMEN Manajemen Puncak PT.CMS KALTIM UTAMA menyatakan komitmennya untuk menjalankan sistem manajemen sesuai persyaratan standar dengan langkah-langkah sebagai berikut: * Menetapkan Kebijakan MKSL perusahaan, + Menetapkan Sasaran dan tujuan perusahaan * Menyediakan sumber daya yang memadai untuk pelaksanaan sistem manajemen © Menunjuk perwakilan manajemen yang selanjutnya disebut sebagai Management Representative (MR) yang bertanggung jawab untuk menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen ini, dengan didukung oleh semua lapisan karyawan. * Mengadakan meeting manajemen untuk membahas pelaksanaan dan keefektifan sistem manajemen. * Mengkomunikasikan tentang pentingnya pemenuhan peraturan dan persyaratan lain + Menentukan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari semua bagian organisasi * Memonitor keefektifan dan efisiensi proses realisasi produk dan proses pendukung IV.2. KEBIJAKAN MK3L Dalam menyusun, menerapkan dan memelihara sistem manajemen, PT.CMS KALTIM UTAMA menetapkan kebijakan sistem management MIL. Kebijakan yang ditetapkan ini akan menjadi acuan dan kerangka kerja dalam penyusunan sasaran PT.CMS KALTIM UTAMA. Kebijakan juga akan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan dan pihak ketiga yang terkait. IV.3 FOKUS KEPADA PELANGGAN Manajemen akan fokus kepada pelanggan dengan memahami segmen pasar dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Dari segmen pasar tersebut akan ditentukan kebutuhan dan harapan pelanggan yang selanjutnya akan menjadi dasar untuk menentukan persyaratan pelanggan dan mengkomunikasikannya kepada organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan 1.4. MANAGEMENT REPRESENTATIVE Untuk melakukan fungsi pengawasan terhadap penerapan dan pelaksanaan sistem manajemen MK3L, PT.CMS KALTIM UTAMA menunjuk satu orang sebagai Management Representative / MR MKGL dan dua orang sebagai wakil Management Representative, Wakil MR MK3L Management Representative memiliki tanggung jawab serta wewenang untuk : a) Memastikan bahwa proses yang diperlukan sistem manajemen MK3L ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara, b) Melaporkan kinerja dari sistem manajemen, seperti keefektifan implementasi, sistem manajemen MK3L, koreksi_atas_kekurangan / kelemahan dari sistem manajemen,MANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) pencapalan Sasaran perusahaan yang semuanya ditujukan untuk peningkatan sistem manajemen MK3L_ c) Memastikan peningkatan pemenuhan persyaratan pelanggan. 4) Memastikan bahwa Management Review site telah dilaksanakan setiap 6 bulan IV.5_ PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN 1V.5.1. SASARAN MUTU Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu relevan dalam organisasi tapkan pada fungsi dan tingkat yang IV.5.2. IDENTIFIKASI ASPEK DAN BAHAYA K3L. PT.CMS KALTIM UTAMA secara regular mereview bisnisnya untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian terhadap aspek dan bahaya K3L yang berhubungan dengan aktifitas, produk dan jasa Penilaian ini akan direview setiap 1 tahun sekali sebagai bagian dalam pembualan sasaran perusahaan. Review terhadap aspek dan bahaya K3L juga dilakukan apabila ada perubahan pada fasilitas, lokasi , kecelakaan, pencemaran atau ada modifikasi terhadap proses atau mesin. Mekanisme detail diatur dalam Prosedur identifikasi bahaya, penilaian resiko dan pengendalian IV.5.3. PERATURAN DAN PERSYARATAN LAIN Sebagai bagian dari tanggung jawab, PT.CMS KALTIM UTAMA harus mengidentifikasi dan memelihara semua peraturan dan persyaratan lain yang relevan serta mengkomunikasikan peraturan tersebut kepada pihak-pihak terkait dan juga melakukan update peraturan setiap 1 tahun sekali dan atau apabila ada perubahan terhadap peraturan dan/atau aspek dan bahaya K3L penting. Detail mekanismenya diatur dalam Prosedur Identifikasi, Evaluasi dan Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan Lainnya 1V.5.4. SASARAN PERUSAHAAN Tujuan dan sasaran sistem manajemen MK3L harus ditetapkan disetiap fungsi dan level dimana tujuan dan sasaran harus sejalan dengan kebijakan sistem manajemen MK3L. Dalam penentuan tujuan dan sasaran PT.CMS KALTIM UTAMA, perlu mempertimbangkan hasil risk assessment untuk aspek dan bahaya K3L penting, peraturan dan persyaratan lain, teknologi dan finansial, operasional dan bisnis serta pandangan dari pihak lain. Guna mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan organisasi harus membuat program yang mencakup penanggung jawab aktifitas, sarana dan kerangka waktu pencapaian. Mekanisme penentuan sasaran perusahaan diatur dalam Prosedur Identifkasi Bahaya, Penilaian Resiko dan Pengendalian. IV.6 TUGAS, TANGGUNG JAWAB, WEWENANG Manajemen Puncak PT.CMS KALTIM UTAMA harus _menetapkan_struktur Organisasi_danMANUAL MK3L ‘SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) menetapkan tanggung jawab dan wewenang masing-masing level organisasi yang terkait dengan mutu, aspek dan bahaya K3L penting yang tertuang dalam Uraian Pekerjaan Mekanisme penentuan tugas, tanggungjawab dan wewenang diatur dalam Prosedur Sumber Daya, Peran, Tanggungjawab, Tanggung Gugat dan Kewenangan 1V.6.1. REKRUITMEN KARYAWAN, PT.CMS KALTIM UTAMA akan menyediakan sumber daya manusia yang cukup untuk penerapan sister manajemen MK3L, dengan cara menerima karyawan sesuai kebutuhan dan kompetensi yang telah ditetapkan serta memberikan pengetahuan dasar_mengenai sistem manajemen MK3L yang diterapkan PT.CMS KALTIM UTAMA, termasuk kebijakan perusahaan Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Sumber Daya, Peran, Tanggung Jawab dan Tanggung Gugat 1V.6.2. PELATIHAN PT.CMS KALTIM UTAMA menjamin bahwa kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya_secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan_harus dipastikan dipenuhi. HRD dan pimpinan departemen bertanggung jawab untuk — Menentukan Kemampuan Yang Diperlukan Bagi Personil Yang Melaksanakan Pekerjaan ‘Yang Mempengaruhi Mutu Dan Lingkungan Produk, — Memastikan Pelatihan Dilaksanakan — Mengambil Tindakan Lainnya Selain Pelatihan Yang Sesuai Dengan Permasalahan — Mengevaluasi Efektif/Tidaknya Tindakan Yang Telah Diambil — Meningkatkan Kesadaran Karyawan Mengenai Pentingnya Peranan Setiap Karyawan Dalam Pekerjaan Mereka Untuk Mencapai Sasaran Mutu Dan Lingkungan Dan Kepuasan Pelangan. Hal Ini Dicatat Pada Hasil Penilaian Karyawan Yang Dilakukan Minimal 1 Tahun 1 Kali — Memelihara Semua Catatan-Catatan Pendidikan, Pelatihan, Ketrampilan Dan Pengalaman. Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian IV.7 KOMUNIKASI INTERNAL Guna mensukseskan implementasi sistem manajemen, PT.CMS KALTIM UTAMA harus membuat suatu mekanisme diinternal organisasi untuk mengkomunikasikan segala hal yang ‘terkait dengan sistem, Detail mekanisme ini diatur dalam Prosedur : 4. Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi. 2. Toolbox MeetingMANUAL MK3L_ SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) BABV PROSES REALISASI PRODUK V1 PERENCANAAN PROSES REALISASI Manajemen bertanggung-jawab merencanakan dan menyusun rangkaian proses yang dibutuhkan dalam realisasi produk. Rencana Mutu tersebut harus memperhatikan beberapa hal yaitu Tujuan Mutu dan Lingkungan dan persyaratan bagi jasa, Menyiapkan proses dan dokumen serta menyediakan sumber daya yang dibutuhkan produk, Menyusun kegiatan pemantauan, pemeriksaan dan pengujian serta kriteria keberterimaan, Menetapkan catatan yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan Detail perencanaan realisasi produk diatur dalam Prosedur 4. Penerimaan Order 2. Prosedur Perencanaan Jangka Pendek 3. Pengendalian Alat Ukur V.2. PROSES TERKAIT PELANGGAN Manajemen wajib menetapkan dan memahami persyaratan yang diajukan oleh pelanggan dan peraturan dan persyaratan hukum lain yang berkaitan dengan produk, K3 dan lingkungan. Manajemen bertanggung-jawab memastikan bahwa seluruh persyaratan yang berkaitan dengan produk dapat dipenuhi dengan meninjau seluruh persyaratan tersebut. Tinjauan ini harus sudah dilaksanakan sebelum memberikan komitmen untuk memasok produk tersebut kepada pelanggan Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Penerimaan Order V.3. KOMUNIKASI EKSTERNAL PT.CMS KALTIM UTAMA harus menetapkan dan menerapkan perencanaan komunikasi eksternal terkait dengan implementasi sistem manajemen termasuk dengan pelanggan secara efeKtif dalam hal a) _ Informasi produk, K3 dan lingkungan b) _Umpan balik pelanggan maupun pihak ketiga lainnya c) __Informasi kinerja perusahaan kepada pihak ketiga Detail aktifitas komunikasi ini diatur dalam Prosedur Komunikasi, Par si dan Konsultasi V.4. PEMBELIAN V.4.1 PROSES PEMBELIAN Semua material yang dibeli oleh Purchasing PT.CMS KALTIM UTAMA harus memenuhi semua persyaratan mutu, K3 dan lingkungan, termasuk peraturan dan persyaratan yang mengatunya (jika ada). Dalam pelaksanaan pembelian tersebut Purchasing membeli barang kepada supplier yang telah terkualifikasi dan masuk dalam daftar Supplier Diterima dan pada kurun waktu tertentu secara periodik Purchasing melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Detail aktifitas sesuai dengan prosedur : 1. Proses Permintaan Pemesanan Mate! 2. Pengadaan MaterialMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MIK3L) V.4.2. DATA PEMBELIAN Untuk menghindari kesalahan pembelian oleh supplier yang diakibatkan oleh data yang tidak jelas, maka setiap pembelian yang dilakukan harus dilampirkan data yang jelas antara lain mencakup, namun tidak terbatas pada: * Tipefjenis, kelas/grade produk atau informasi detillainnya + Informasi lain yang diperlukan untuk memperjelas informasi mengenai produk yang diminta. Informasi pembelian harus menggambarkan produk yang akan dibeli Sebelum data pembelian ini dikirim, bagian pembelian akan meninjau kelengkapan dokumen permintaan pembelian Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Permintaan Pemesanan Material. V.4.3 PEMERIKSAAN TERHADAP PRODUK YANG DIBEL! Setiap material yang diterima oleh Purchasing PT.CMS KALTIM UTAMA, akan dikontrol sesuai Standar Inspeksi yang telah dibuat. Apabila material yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta, operator WH akan memisahkan material tersebut dan mengembalikan kepada supplier. Detail mekanisme diatur dalam Prosedur : 4. Penerimaan Material 2. Pengeluaran Material V.4.4. KUALIFIKASI DAN EVALUASI SUPPLIER DAN SUBKONTRAKTOR PT.CMS KALTIM UTAMA menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan memasok produk sesuai dengan persyaratan perusahaan yang telah ditetapkan, Kriteria pemilihan dan penilaian dimonitoring melalui daftar kinerja supplier. Untuk supplier baru dilakukan assessment untuk memastikan kualifikasi sesuai dengan standar perusahaan. Semua supplier didata dalam daftar supplier tetap. Semua catatan yang berhubungan dengan audit atau assessment tersebut disimpan dan dipelihara dengan baik oleh departemen pembelian. Detail Aktifitas diatur dalam Prosedur Kualifikasi dan Evaluasi Supplier V.5_ PENGENDALIAN PRODUKSI PT.CMS KALTIM UTAMA merencanakan pelayanan berdasarkan order yang diterima dalam kondisi yang terkendali. Kondisi yang terkendali harus mencakup, bila memungkinkan: = Ketersediaan informasi yang mendeskripsikan karakteristik produk — _ Ketersediaan instruksi kerja — Penggunaan peralatan yang sesuai — _ Kelersediaan dan penggunaan alat pemantauan pengukuran = Penerapan pemantauan dan pengukuran Penerapan kegiatan pelepasan, pengiriman dan pasca penyerahan Detail aktifitas diatur dalam Prosedur dan Instruksi Kerja : 4. Land Clearing 2. __ Penanganan Tanah PucukMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) ‘Sistem Penambangan Tanah Penutup Penggalian dan Pengangkutan Batubara Pengawasan Tambang Pengapalan Batubara oaRe Dalam operasinya, PT.CMS KALTIM UTAMA mensubonkan sebagian aktifitasnya kepada kontraktor. Pemilihan kontrakior dilakukan head office. PT.CMS KALTIM UTAMA hanya bertanggungjawab melakukan evaluasi terkait dengan performa kinerjanya, dan melaporkan ke head office. Evaluasi dilakukan oleh bagian terkait. Detil aktifitas diatur dalam Prosedur Pengendalian Sub/Kontraktor V.6 IDENTIFIKASI DAN MAMPU TELUSUR, PENGAWASAN DAN PENGUKURAN PROSES & PRODUK PT.CMS KALTIM UTAMA mengidentifikasi produk dengan memberikan bendera di areal PIT, Label di kendaraan pada saat pengiriman produk ke ROM Stock Pile. PT.CMS KALTIM UTAMA harus menerapkan metode yang sesuai dan dapat diterapkan untuk pengawasan dan pengukuran proses-proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut harus dapat menunjukkan kemampuan proses dalam mencapai hasil yang telah direncanakan. Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, koreksi dan tindakan koreksi yang sesuai harus dlambil, untuk menjamin kesesuaian produk. Detil aktifitas diatur dalam Prosedur Pengendalian Sub/Kontraktor PT. CMS KALTIM UTAMA juga harus mengawasi dan mengukur karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk telah terpenubhi. Hal ini harus dilaksanakan pada tingkatan yang sesuai dari proses realisasi produk yang sesuai dengan susunan perencanaan. Bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dipelihara. V.7_ PENGELOLAAN INFRASTRUKTUR DAN LINGKUNGAN Infrastruktur diidentifikasi dan dipenuhi untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Untuk menjamin ketersediaan dan terpeliharanya infrastruktur untuk mendukung proses realisasi produk, PT.CMS KALTIM UTAMA menetapkan, memenuhi dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian termasuk : + Bangunan, area kerja dan utilities + Supporting equipment. PT.CMS KALTIM UTAMA selalu menjaga dan menciptakan lingkungan kerja yang baik untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk dan meminimalkan resiko kecelakaan kerja serta menunjang kelancaran proses realisasi produk. Detail aktifitas diatur dalam Prsedur 4. Pengadaan dan Pemeliharaan Infrastruktur 2. Perawatan Alat Terencana 3. Perawatan Alat Tidak TerencanaMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) 4 Pengiriman Alat &. Identifikasi Kerusakan Dini V.8 PEMELIHARAAN PRODUK PT.CMS KALTIM UTAMA harus memelihara kesesuaian produk selama proses internal dan pengiriman ke tempat yang dituju. Pemeliharaan ini harus mencakup sampai dengan lokasi penyimpanan ROM stockpile PT. CMS KALTIM UTAMA Detail aktiitas dialur dalam Prosedur Pengawasan Tambang. V.9 PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Untuk menjamin komunikasi yang efektif dengan customer dalam hal keluhan, setiap ada keluhan customer maka PT.CMS KALTIM UTAMA melakukan review ketidaksesuaian yang terjadi dan mengambil tindakan perbaikan untuk menghilangkan penyebab dan menghindari terjadinya masalah yang sama. MR MKL3 bertanggung jawab untuk menerima keluhan/feedback, melakukan koordinasi dengan departemen terkait , merespon keluhan/feedback. Mekanisme diatur dalam sesuai Prosedur Penanganan Keluhan pelanggan V.10 PENANGANAN KETIDAKSESUAIAN PRODUK PT.CMS KALTIM UTAMAharus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan. Pengendalian dan tanggungjawab serta wewenang pihak terkait yang berkaitan dengan Produk yang tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Catatan ketidaksesuaian dan tindak lanjut terhadapnya, harus dipelihara, termasuk verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan. Mekanisme penanganan ketidaksesuaian produk diatur dalam Prosedur Penanganan Ketidaksesuaian Produk. V.11 PENGENDALIAN OPERASIONAL. Pengendalian operasional ditujukan untuk mengendalikan aspek dan bahaya penting K3L dan mengurangi resiko terhadap pekerja yang timbul dari hasil penilaian resiko dan/atau karena adanya kebutuhan lain. Dalam penentuan jenis pengendalian yang akan diterapkan, organisasi harus mempertimbangkan alur proses dan hirarki pengendalian sehingga pengendalian operasional diterapkan mulai dari awal proses sampai akhir proses termasuk aktifitas pemeliharaan. Pengendalian operasional ini harus didokumentasikan, dikomunikasikan kepada setiap orang yang terkait dengan aktifias tersebut termasuk subkontraktor dan harus direview secara reguler untuk menilai efektifitasnya. Yang termasuk dalam prosedur pengendalian operational adalah, namun tidak terbatas pada, hal dibawah ini ‘ Alat Pelindung Diri jin Kerja Housekeeping Emergency, Isolasi dan Log Out Penggunaan Kendaraan Operasional JSEA PebenMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MiK3L) 7. Pengelolaan Bahan Berbahaya dan Beracun 8. Pengelolaan Sampah dan Hidrokarbon 9. Penanganan Tumpahan Hidrokarbon 10. MSDS 44. Fire Extinguisher 12. Obat-Obatan, Merokok & Minuman Berakohol 13. Bekerja di Ruang Terbatas 14, Penggunaan kendaraan Operasional v.12 KESIAPSIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT Manajemen bertanggung-jawab menyusun rencane kesiagan dan tanggap darurat yang mencakup a. _ pencegahan terjadinya keadaan darurat b. persiapan dan pemeliharaan infrastuktur dan organisasi tanggap keadaan darurat termasuk anggota tim keadaan darurat c. _prosedur pengendalian keadaan darurat dan pengendalian dampak penting K3L yang mungkin timbul d. _ prosedur untuk melakukan mitigasi dan investigasi serta tindak lanjut terjadinya keadaan darurat. Manajemen melakukan tinjauan secara teratur minimum sekali setahun atas rencana kesiagan dan tanggap darurat dengan melakukan uji coba . Semua rencana kesiagan dan tanggap darurat harus ditinjau setelah diuji coba khususnya setelah terjadinya keadaan darurat. Detail aktifitas sesuai dengan prosedur 1. Penanganan Keadaan Darurat 2. _ Pelaporan Kecelakaan dan Penyelidikan Insiden.MANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) BAB VI PEMANTAUAN, PENGUKURAN dan PENINGKATAN BERKELANJUTAN vit. UMUM PT.CMS KALTIM UTAMA harus merencanakan dan melakukan pengawasan, pengukuran, analisa dan peningkatan proses-proses yang dibutuhkan a) Untuk menunjukkan kesesuaian produk, kinerja K3_ dan lingkungan b) Untuk menjamin kesesuaian sistem manajemen, dan c) Untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen secara berkesinambungan. V1.2 PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN PT.CMS KALTIM UTAMA melalui Marketing memantau informasi mengenai tingkat kepuasan pelanggan sebagai salah satu bagian pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu dengan sistem questionaire. Questionaire tersebut mencakup Mutu produk, harga, service dan delivery. Evaluasi kepuasan pelanggan dilakukan 1 kali pertahun. Hasil questionaire tersebut di analisa dan di tindaklanjuti serta dilaporkan dalam Tinjauan Manajemen. Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan V1.3, PEMANTAUAN dan PENGUKURAN LINGKUNGAN DAN K3 Organisasi harus mengukur kinerja sistem manajemen secara reguler dengan mengukur karakteristik kunci yang telah diidentifikasi yang didasarkan pada hasil identifikasi aspek, bahaya dan peraturan persyaratan lain, Pemantauan dan pengukuran kinerja ini meliputi pemantauan terhadap orang, lingkungan dan proses. Untuk pemantauan dan pengukuran lingkungan dan proses metodenya adalah namun tidak terbatas pada uji laboratorium, inspeksi sedangkan untuk pemantauan terhadap orang menggunakan namun tidak terbatas pada metode observasi, personel monitoring, pemeriksaan kesehatan (sebelum bekerja dan berkala). Detail aktifitasnya diatur dalam Prosedur : 4. Pemantauan dan Pengukuran 2. Inspeksi 3. Pengawasan Kesehatan V1.4. EVALUASI PEMENUHAN Peraturan dan persyaratan lain yang telah teridentifikasi, harus dievaluasi pemenuhannya oleh organisasi untuk mengetahui sejauh mana organisasi telah mengimplementasikan peraturan dan persyaratan lain tersebut diintemal organisasi. Detail mekanisme diatur dalam Prosedur Identifikasi, Evaluasi dan Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan lainnya. V5. PENGENDALIAN ALAT UKUR PT.CMS KALTIM UTAMA harus menetapkan alat pemantauan dan pengukuran yang digunakan dan alat pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk memberikan bukti mengenai kesesuaian produk terhadap persyaratan yang telah ditetapkan. PT.CMS KALTIM UTAMA harus menetapkan proses untuk menjamin bahwa pengawasan dan pengukuran dapat dilakukan dan akan dilaksanakanMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) Secara Konsisien sesual dengan persyaraian pemantauan dan pengukuran. Untuk memastikan hasil yang valid, peralatan pengukuran harus : —_ Dikalibrasi atau diverifikasi pada rentang waktu tertentu, atau sebelum digunakan, di lain pihak standar pengukuran harus dapat ditelusuri ke standar intemasional atau nasional, jika tidak terdapat standar, dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi harus dicatat; = Diidentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi dapat ditetapkan; = Dijaga dari penyesuaian yang mungkin dapat mengakibatkan hasil pengukuran yang tidak valid ; — Dilindungi dari kerusakan dan penurunan selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan Detail aktifitasnya diatur dalam Prosedur Pengendalian Alat Ukur VL6. AUDIT INTERNAL PT.CMS KALTIM UTAMAmelakukan internal audit setiap 6 bulan sekali, untuk mengetahui apakah sistem manajemen MK3L, proses dan produk telah: a. Sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, b. Sesuai persyaratan ISO 9001 , ISO 14001 dan OHSAS 18001 c. Sesuai terhadap persyaratan sistem manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan yang telah ditentukan oleh PT.CMS KALTIM UTAMA d. Secara efektif diterapkan dan diimplementasikan di semua level organisasi Program audit yang telah direncanakan tersebut_mempertimbangkan status dan kepentingan dari proses dan area yang akan diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit dtetapkan. Internal audit dilaksanakan oleh personil yang kompeten dan independen, dimana auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri. Management Representative dan koordinator audit bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit. Manager terkait bertanggung jawab terhadap area yang diaudit dan menjamin tidak tertundanya tindakan perbaikan yang diambil untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebabnya. Verifikasi hasil audit dilakukan oleh auditor untuk menjamin efektifitas tindakan yang akan diambil. Ringkasan hasil audit dan statusnya dibahas dalam managemen review dan disimpan dan dipelihara oleh team audit dan Manajemen Representative. Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Internal Audit VL7. TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Tindakan perbaikan dilakukan bila ada penyimpangan sistem manajemen, yaitu dengan menghilangkan akar permasalahannya. Bila memungkinkan, dapat dilakukan tindakan pencegahan, yaltu dengan menghilangkan potensi yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian, melalui analisa kecenderungan data yang ada. Status tindakan perbaikan ini dimonitor oleh MR dan dibahas pada tinjauan manajemen, Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Tindakan Perbaikan dan PencegahanMANUAL MK3L SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA dan LINGKUNGAN (MK3L) VL8 MANAGEMENT REVIEW Secara periodik minimal setiap 6 bulan sekali, Manajemen puncak PT.CMS KALTIM UTAMA harus melakukan review terhadap kinerja sistem manajemen. Agenda tinjauan manajemen harus meliputi hal-hal dibawah ini: — Hasil audit ( Internal maupun Eksternal ) termasuk hasil evaluasi pemenuhan peraturan dan persyaratan lain — Hasil komunikas’ internal dan ekstemal termasuk umpan balik customer (survey kepuasan dan komplain), Partisipasi dan Konsultasi —_ Kinerja proses dan kesesuaian produk, — Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan. — Tindak lanjut dari hasil manajemen review sebelumnya. = Pencapaian sasaran mutu dan lingkungan — Kinerja keselamatan dan kesehatan kerja = Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen Mutu, K3 dan lingkungan — Rekomendasi untuk perbaikan. Hasil dari tinjauan manajemen tersebut mencakup keputusan dan tindakan untuk perbaikan efektifitas sistem manajemen MK3L dan proses-prosesnya, perbaikan produk yang terkait dengan persyaratan customer, Kebutuhan sumber daya. Detail aktifitas diatur dalam Prosedur Tinjauan Manajemen VL9. PENINGKATAN BERKELANJUTAN PT.CMS KALTIM UTAMA akan secara terus menerus meningkatkan keefektifan dari sistem manajemen melalui namun tidak terbatas pada penggunaan Kebijakan perusahaan (company policy) dan Sasaran Perusahaan (Company objectives), hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan 4. CATATAN PERUBAHAN Setiap perubahan yang akan dilakukan dalam Manual ini, harus menggunakan form yang ada dibawah, dengan melampirkan/menuliskan alasan perubahan dan pengesahan perubahan Manual ini harap dipresentasekan di hadapan manajemen. No ALASAN PERUBAHAN TANGGAL REVIS|_ | TANGGAL EFFEKTIF