MINUTES OF MEETING

Agenda : Meeting Koordinasi H-5 Halal Bihalal Concentrating 1443 H

Hari/ Tanggal : Jumat, 13 Mei 2022

Lokasi : Ruang Meeting Lt.2 OB 1

Waktu : 12.50 – 13. 55 WIT

List Kehadiran :

1. Arif Susanto
2. Bambang Asmara
3. Nana Karnaen
4. Danny Santoso
5. Yusuf Supriyanto
6. Maulana Sueb
7. Arif Kurniawan
8. Ernawati
9. Agra Khaliwa
10. Rauf Pramudyana
11. Gavin Irhandy
12. Ghifari Santoso
13. Rizky Mahlisa
14. Khaerani Lestari

No TOPIK & AGENDA

1 Update progress dari masing-masing section
2 Menentukan tanggal pelaksanaan technical meeting
 No Aktivitas Keterangan / Rencana Tindakan Penanggung Ja

1. Konten video ramadhan Sudah diterima oleh Ahlidin dalam bentuk video Ahlidin
berdurasi 15 menit. Tipe file MP4
2. Koordinasi kehadiran tamu VIP Pak KTT dan Pak Iyas hadir sesuai rundown Danny dan Ahli
& undangannya
3. Design poster utk dilampirkan Sudah di buat oleh Agra dan sudah diterima oleh Agra
di undangan email Ahlidin
4. Design Quiz & Games Masih dalam proses (kurang 5 – 10 pertanyaan) Afif
(pembuatan pertanyaan nanti akan dishare di tim acara. Saran Mba danny
seputar PTFI & keislaman) dishare ke grup terlebih dahulu untuk di review
sebelum diserahkan ke MC
5. Penentuan PIC penerima tamu Saat ini dalam tahap konfirmasi oleh khaerani. Khaerani
Pastikan ada 4 laki-laki dan 4 wanita
6. Kirim undangan via email Kendala : memfilter email untuk yang muslim. Ahlidin
Ahlidin rencana kirim ke dg-grs-all employee-
concentrating dan dg-grs-contractor-concentrating.
Namun ada kemungkinan yang muslim tidak masuk
kedua email distribution tersebut

Saran pak arif : Tarik data dari dg-grs-YMM nanti di

filter siapa saja karyawan concentrating dan opsi
lainnya pinta tolong MIS untuk Tarik data karyawan
muslim yang bekerja di 74 dan nanti harus di filter
siapa saja karyawan concentrating

7. Tag Panitia Desain sudah di fiksasi oleh tim di grup. Agra akan Agra
print dan laminating
8. Kupon undian Desain sudah diberikan oleh Agra ke Afif. Akan di Afif
print dan laminating
9. Housekeeping Area Tolikara Housekeeping area sudah clear Nana
10. Pemasangan Gravel area Sudah di gravel sore ini Lukman
11. Pemesanan & pengiriman Tenda sudah done Yusuf
Tenda putih dari luar jobsite Frame saat ini dalam proses pengiriman. Fauzan
- 15 Mei 22 : dikirim dari Halim ke Timika via
Pesawat Kargo.
- 16 Mei 22 Pagi : Dikirim dari Timika ke FS
- 16 Mei 22 Malam : Dikirim dari FS ke Enggros
yard
- 17 Mei 22 : Digabungkan di Enggros yard dan
pemasangan di Tolikara
12. Diskusi mengenai dimensi Seluruh material sudah dipacking sesuai ketentuan Yusuf
 No Aktivitas Keterangan / Rencana Tindakan Penanggung Ja

packaging tenda untuk AFJ

13. Memasang Tenda di Area Menunggu material sudah lengkap di Enggros Yard. Yusuf
Tolikara Diinstalasi pada 17 Mei 2022
14. Pemasangan gapura + Tim ISOS akan membawa spanduk dan banner pada Ahlidin
Spanduk Sabtu 14 Mei 2022 (pagi hari) Rauf
Lukman
Gapura sudah selesai fabrikasi dan sudah di cat Nana

Rencana pemasangan gapura dan spanduk:

maksimal senin atau selasa
15. Hadiah Quiz dan Games Per 13 Mei 2022 Souvenir yang terkumpul Ahlidin

- PT Srikandi : Uang tunai 6.000.000

- PT Mpaigelah : Uang tunai 5.000.000
- PT Solvay : Notebook 20 ea
- PT Visvires : 1 ea multicooker lock n lock, 2 ea
backpack eiger, 4 ea payung lipat, 4 ea tumblr,
- PT Exxon Mobile: 50 ea tumblr, 14 ea topi, 10 ea
kaos, 9 ea kaos polo, 6 ea Pulpen
- PT Bamanat : 1 ea Microwave Sharp
- PT Supra : Payung, Tas, Tumblr (jumlah souvenir
masih dalam konfirmasi)

Uang tunai rencana akan dibelikan hadiah Grand

Prize maksimal tgl 16 Mei 2022
16.  Memesan Sudah dipesan, dicetak dan di Pick up Danny
backdrop/spanduk di
Timika
 Mengambil
backdrop/spanduk dari
Timika
17.  Request sound system Diambil tgl 17 Mei 2022 ke pihak PSU Khaerani
 Request screen ke PSU 2 Danny
ea 18 Mei 2022 : Jemput operator (1 orang) untuk Alfian
screen dan sound system. Area penjemputan di
sporthall. Mohon koordinasi dengan Pak Jerry
Wawo (Mba Danny akan memberikan kontaknya ke
Khaerani)
18. Meja untuk prasmanan Kembali ke rencana awal (pinjam 8 ea meja karena Khaerani
berdasarkan denah terbaru hanya butuh 6 ea) .
dapat di pick up tgl 16 Mei 2022 dan mohon
 No Aktivitas Keterangan / Rencana Tindakan Penanggung Ja

koordinasi dengan Pak Bayu untuk pengambilannya

19. Taplak meja Pastikan 6 taplak meja yang dipinjam ke Lups Khaerani
Danny
20. Sofa untuk tamu VVIP Melakukan peminjaman sebanyak 8 ea ke FM. Fajar
Sudah email dan submit tiket. Masih menungu Khaerani
konfirmasi dari tim FM

Alternatif lain terdapat 4 sofa digudang LCI

21. Kursi Plastik Pinjam dari PSU commhall 50 ea Danny
Pinjam dari SAG Office 50 ea Khaerani
diambil tanggal 17 Mei 2022 (bersamaan dengan
screen & sound)
22. Membuat Konsep/Design Sudah selesai dan telah dikirim ke group layout Lukman
Dekorasi & layout terbaru Yusuf
23. Memasang Dekorasi Menunggu ketersediaan banner dan spanduk yang Lukman
dipesan Rauf
24. Request pembelian Gravel utk Sudah dilakukan pemasangan Lukman
area Tolikara
25. Pembuatan Gapura Sudah selesai, menunggu instruksi untuk Lukman
pemasangan Rauf
26. Request pembuatan tanaman Sudah email dan submit tiket ke tim FM. Akan Khaerani
hijau diambil pada 17 Mei 2022
27. Memesan konsumsi 300 porsi dari Kops dan 350 porsi dari Lupa Lelah Danny
prasmanan Catatan : Khaerani
Dari pihak Lupa Lelah tidak dapat menyediakan
orang yang menservice selama acara. Penataan
akan di support oleh tim konsumsi (khae, gavin,
agra, dan lisa) dan tim pak Nana
28. Penentuan tim dan PIC Support prasmanan Nana
pelayanan prasmanan 1. Iwan setiawan
2. Imam sahrudin
3. An’an gunawardi
4. Jajang wagiman
5. Mamat
6. As’as ferdi
7. Engkus
8. Agung cahyo

Spotter parkiran kendaraan tamu

1. David sipayung
 No Aktivitas Keterangan / Rencana Tindakan Penanggung Ja

2. yandi

29. Seragam untuk panitia Mohon khaerani list ukuran baju dari seluruh Khaerani
panitia. Setelah itu serahkan ke Mba Danny untuk Danny
disegera dibagikan. Pembagiannya akan dibantu Maulana
oleh Mas Maulana

30. Order paper cup, paper bowl,
dan sendok plastic
31. Trashbag dan tempat sampah
Mohon diorderkan sebanyak 300 buah Khaerani
Paper bowl disupport Maulana Maulana
Sendok plasti Khaerani
Trashbag sudah ada. Untuk tempat sampah Mas Maulana
Maulana mohon diorderkan

32.  Penunjukkan juru Nanti akan diinfokan oleh tim transportasi. Rendhy
parkir / Parking PIC Pengambilan screen menggunakan isuzu
 Pengambilan taman di Catatan :
FM - Mohon arahkan VVIP untuk parkir di Enggros
 Pengambilan & (juru parkir)
pengembalian - Tambahkan nomor parkir untuk VVIP. Pak KTT
Konsumsi prasmanan 01-5556 dan Pak Iyas 01-3177R (Pak Bambang,
Kops ( 3 mobil) Pak Nana)
 Pengambilan & - Pastikan untuk tanaman dapat di pick up
pengembalian menggunakan kendaraan yang proper
Konsumsi dessert Lups (khaerani)
(1 mobil)
 Pengambilan &
pengembalian Sound
system & kursi (1
Mobil)
 Penjemputan & antar
Ustadz
 pengambilan screen

33. PIC dokumentasi Mohon di briefing terlebih dahulu Yoga

34. Technical Meeting Dilaksanakan pada Selasa, 17 Mei 2022 Pukul 10.00 Ahlidin
WIT di Tolikara