SISTEM OTOMASI PERKANTORAN

DOSEN :
SAHAR, SE.

DISUSUN OLEH KELOMPOK III

 SRY KUSTIA
 PUTRI RAMADHANI
 RITA RAHMAYANTI
 SARTINA
 ASNUN HIDAYAT

AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

KELAS : B

POLITEKNIK BOMBANA
TAHUN PELAJARAN 2022/2023
  PENGERTIAN SISTEM OTOMASI

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA)
didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik
lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di
luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi
kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan,
atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung
jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan
keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

 MANFAAT OTOMASI KANTOR

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat
pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antarmanajer untuk saling
melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem
otomatisasi kantor:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.

2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok
diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
 5. Pelengkap–BukanPengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan
menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan
melengkapi komunikasi tradisional.

 CONTOH SISTEM OTOMASI PERKANTORAN

Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah penggunaan Video
Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat
berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini
sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukarinformasi dengan manajer lain di
wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja
dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut
harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

 JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

A. 11 Aplikasi Otomatisasi Perkantoran Yang Telah Diketahui, Yaitu :

1. Word Processing
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing
memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada
manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota
lain.

2. Electronic Mail / E-mail

Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan computer dan alat penyimpanan. Electronic Mail
dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.
3. Voice Mail
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan
dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan
telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4. Electronic Calendaring
Electronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5. Audio Conferencing
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini
tidak memerlukan computer tetapi hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio
dua arah.

6. Video Conferencing
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi
dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

7. Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8. Facsimile Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung
yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasiakan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada
mengoperasikan mesin fotocopy.
9. Video Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar
crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan
sekunder pada computer.

10. Image Storage and Retrieval

Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. Desktop Publishing

Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan
yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan
layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

 CAKUPAN DALAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

A. Cakupan Aktivitas Perkantoran Meliputi Kegiatan-Kegiatan Seperti:

1. Pencatatan, Pembuatan dan pengolahan naskah (word processing)
2. Penyajian/display, Pengelompokan/sortir, dan Kalkulasi data(spreadsheet)
3. Pengelolaan database
4. Melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appoinment)
5. Presentasi
6. Korespondesi
7. Dokumentasi

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya computer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran
dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat
computer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis
(electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti
proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas
jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan
aparatur Negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang

pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet dilingkungan instansi pemerintah.

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi
merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual
kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:
“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,
memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan
menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu, perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk
keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya. Untuk dapat
menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-
bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya.”
Paparan diatas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan
dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa
otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan
Keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode
otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan computer.

 FASILITAS DALAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup

penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu :

• Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu :
• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-
kabel.
Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
• Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
o Mesin tulis
o Mesin dikte
o Mesin penomor
o Asahan pensil

12
• Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
o Pembuka surat
o Mesin penjilid
o Hechtmachine
o Pemotong kertas
o Pencatat uang kas
• Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
o Mesin jumlah
o Mesin hitung
o Komputer
• Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
o Mesin stensil
o Mesin stencil spirtus
o Mesin fotocopi
o Mesin perekam sheet
o Mesin offset
o Berbagai mesin cetak
• Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan;
o Telepon dan interphone
o Teleprinter
o Facsimile
• Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
o Mikrofilm
o Penghancur kertas
o Pelubang kertas/kartu

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan
perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang
menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn
peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi.
Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas
tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan
otomatisasi.
 BAB III
PENUTUP

 Kesimpulan

Otomatisasi perkantoran (Office Automation) memudahkan komunikasi dan meningkatkan

produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
Otomatisasi perkantoran telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak
jauh, voice mail, e-mail, elektronik calendaring, facsimile transmission. Computer dapat
diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu
aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

DAFTAR PISTAKA
http://fuadadman.com/?p=570
wartawarga.gunadarma.ac.id
wiebintunaliandi.wordpress.com
soleh09.blogspot.com
http://www.4shared.com/get/uFFYFXVu/Otomatisasi_Kantor.html