Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi
yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan kontinyu dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan
organisasi yang bersangkutan bisa tercapai dengan baik.
Manajemen perkantoran adalah upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor
secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan seefisien mungkin dan harus diadakan penataan agar pekerjaan ini
bisa dilakukan dengan baik. Upaya penataan ataupun pengelolaan ata suatu pekerjaan di kantor ini disebut dengan
manajemen perkantoran.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah berbagai fungsi dalam Manajemen Perkantoran:

 Planning
Fungsi planning atau fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah suatu fungsi yang digunakan dalam
menentukan seluruh bentuk tindakan untuk menyentuh seluruh target yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi
perencanaan ini, seorang manajer wajib memikirkan apa saja pekerjaan yang akan dikerjakan dengan berbagai
sumber daya yang telah dimiliki.

 Organizing
Fungsi organizing atau pengorganisasian dalam manajemen perkantoran akan membantu manajer dalam
melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa saja yang diperlukan untuk melakukan tugas yang kelak
didelegasikan.
Adanya fungsi pengorganisasian dalam suatu manajemen sangatlah penting karena mampu membantu menjalankan
struktur organisasi secara jelas dan juga mampu mendeskripsikan seluruh tugas dari setiap bidang ataupun bagian
organisasi secara jelas.
Selanjutnya, tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi ini akan menjadi lebih jelas dana mampu
memperlihatkan antar setiap tugas unit organisasi serta sumber daya manusia dan material yang sedang diperlukan
pun bisa diketahui.

 Commanding
Fungsi pengarahan ataupun commanding dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang erat
kaitannya dengan usaha dalam memberikan suatu bimbingan, saran, perintah, maupun instruksi pada bawahan
dalam upaya menjalankan tugasnya. Tujuannya agar tugas tersebut bisa dilakukan dengan baik dan sesuai dengan
tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

 Controlling
Controlling atau fungsi pengawasan dalam suatu manajemen perkantoran akan sangat dibutuhkan agar menjaga
seluruh bentuk kegiatan dan efektivitas pemanfaatan sumber daya tidak digunakan secara menyimpang dari
rencana, sehingga tujuan utama dari organisasi tersebut bisa tercapai.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah ruang lingkup manajemen perkantoran:

 Aktivitas Kantor
Seluruh aktivitas kantor pada biasanya terdiri dari aktivitas yang erat hubungannyadengan perencanaan,
pengorganisasian serta pengawasan kantor.

 Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Fasilitas atau sarana kerja kantor melingkupi gedung, lokasi, serta peralatan kantor yang diantaranya interior, dan
seluruh mesin kantor.

Tips untuk Memaksimalkan Manajemen Kantor Anda

1. Analisa Cara Kerja yang Sudah Berjalan

Sebelum Anda mulai membaca tips ini, pastinya Anda sudah memiliki sistem kerja atau cara kerja sendiri. Hal itu
bukanlah masalah, oleh karena itu cobalah untuk menganalisa cara kerja yang saat ini sudah Anda terapkan.
Apakah sudah cukup efektif ataupun belum.
Tingkat keefektivitasan dari manajemen kantor bisa dinilai dari durasi waktu pengerjaan tugas, hasil pengerjaan,
serta anggota tim Anda. Jika ada satu tugas yang bisa diselesaikan dalam dua hingga tiga hari pada kenyataannya
diperlukan waktu dua minggu untuk selesai, maka Anda harus mengevaluasi lagi cara kerja Anda.
Bisa jadi, manajemen yang ada saat ini belum begitu tepat. Pun sama halnya dengan hasil yang kurang maksimal,
dan anggota tim Anda akan menjadi tidak senang karena akan mendapatkan beban yang terlalu berat. Manajemen
yang baik tentu akan memiliki dampak yang baik untuk seluruh bentuk kegiatan karyawan.

2. Terapkan Pola Kepemimpinan yang Sesuai

Cara memimpin seseorang sudah pasti berkaitan dengan sistem manajemen yang sudah ia terapkan pada kantornya
tersebut. Oleh karena itu, cobalah evaluasi kembali cata terbaik dalam menerapkan manajemen, karena bisa jadi
cara yang digunakan berbeda-beda. Namun yang pasti, Anda harus terus menjalan komunikasi, termasuk dalam hal
mendelegasikan tugas pada rekan.
Anda harus bisa menyampaikan dengan tepat apa yang sebenarnya sudah Anda harapkan pada anggota tim, serta
deadline atas tugas tersebut. Selain itu, Anda juga harus menggerakan visi misi perusahaan secara jelas, karena hal
ini akan berkaitan dengan tim yang Anda pimpin. Jika ada salah satu anggota yang memiliki tingkat pemahaman
yang sama, maka hal itu harus digerakkan menjadi lebih mudah dan terarah.

3. Periksa Cara Kerja “Peralatan” yang Sudah Ada

Cara untuk memeriksa peralatan yang ada, pertama Anda harus bisa melihat saja yang digunakan oleh tim Anda
untuk membantu pekerjaannya. Contohnya, aplikasi yang mereka gunakan untuk mengirim email, berkomunikasi
dengan anggota lain, atau untuk mengatur jadwal serta list pekerjaannya masing-masing.
Setelah itu, Anda bisa mengevaluasi setiap peralatan tersebut, apakah bisa berfungsi dengan baik atau belum.
Contohnya saja, dari sekian banyaknya akun yang diberikan, karyawan Anda ternyata hanya menggunakan Gmail
untuk berkomunikasi dengan pihak dari luar saja, dan slack lebih sering digunakan untuk pihak internal
perusahaan.
Beberapa fasilitas lain seperti Google Calendar untuk jadwal, dan Asana untuk memberikan tugas ternyata tidak
begitu digunakan. Jika hal ini sudah bisa Anda ketahui, maka Anda bisa menyederhanakan penggunaan aplikasi
tersebut. Contohnya saja Anda hanya menggunakan dua alat, yaitu slack untuk mengirim semua pesan, dan Asana
untuk menjadwalkan dan memberikan tugas. Sehingga, manajemen kantor akan menjadi lebih maksimal.

4. Buatlah Alur Kerja di Dalam Manajemen Kantor

Alur kerja yang jelas sangat dibutuhkan di kantor agar manajemen yang berjalan bisa lebih maksimal. Para anggota
di dalamnya pun tidak perlu bingung dalam hal dari mana mereka harus melakukan tugas, dan apa saja yang harus
mereka lakukan setelahnya. Termasuk di dalamnya siapa yang berkaitan langsung dengan mereka yang
berhubungan dengan tanggung jawabnya.
Misalnya saja, Anda bisa membuat flowchart dan Standard Operational Procedure (SOP) untuk mendapatkan
gambaran besar terkait tugas yang anggota tim Anda miliki.

5. Lakukan Sharing Antar Anggota Tim

Cara berikutnya yang bisa dilakukan demi memaksimalkan manajemen kantor adalah dengan memanfaatkan sesi
sharing. Disarankan agar sesi ini dihadiri oleh seluruh anggota tim serta pimpinan yang bertanggung jawab atas tim
tersebut. Seluruh anggota tim bisa menuangkan pendapat ataupun keluh kesahnya terkait sistem yang sudah
diberlakukan.
Sesi ini juga sekaligus bisa memaksimalkan penggunaan peralatan yang tersedia dalam ruang lingkup pekerjaan
mereka. Selain itu, setiap anggota juga harus diberikan kesempatan dalam menuangkan pendapatnya sesuai dengan
sudut pandang mereka masing-masing. Sehingga pimpinan bisa tahu, langkah manajemen apa yang sebaiknya
dilakukan dan bisa diterapkan untuk langkah kedepan.
Disarankan juga agar sesi sharing ini dilakukan secara rutin sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Kegiatan
ini juga sekaligus mampu mengevaluasi sistem dan manajemen yang ada pada waktu sebelumnya. Dengan
diadakannya sesi ini, maka diharapkan setiap anggota tidak memendam kesulitannya sendiri, dan mampu
menerapkan sistem manajemen yang lebih efisien dan efektif.
6. Dukung Pimpinan dalam Masa Awal Implementasi Manajemen Perkantoran
Hasil evaluasi mampu memberikan banyak sekali perubahan yang sudah diterapkan oleh pimpinan tim. Adanya
kebijakan baru ini tentu dibuat berdasarkan apa yang dikemukakan oleh tiap anggota tim, lalu diterapkan sebaik-
baiknya oleh para pimpinan.
Oleh karena itu, ada baiknya jika seluruh anggota tim untuk tetap positif dan bersedia menjalankan seluruh aturan
baru yang sudah ditetapkan. Ajaklah seluruh anggota tim Ana untuk bisa mendukung pimpinan, dan sebaiknya
cobalah terlebih dahulu aturan baru yang sudah ditetapkan.
Kalaupun ada yang janggal dan berbeda dalam proses pengerjaannya, siapa tahu hasil yang didapatkan justu akan
lebih positif dari peraturan lama.

7. Evaluasi Alur Kerja dan Peralatan yang Digunakan Dalam Manajemen Perkantoran
Setelah Anda mendapatkan banyak maran dan masukan dari setiap anggota tim saat melakukan sesi sharing, maka
pimpinan harus mulai menerapkan cara yang dinilai paling baik. Beberapa hal yang harus diperhatikan pun tetap
sama, yaitu seputar hasil dan durasi waktu pengerjaan, serta kondisi tim yang menjalankannya.
Anda tidak perlu khawatir, dengan menggunakan manajemen yang sesuai, hasil yang didapatkan nanti pastinya
akan lebih maksimal, efisien dan lebih efektif.
Ketahuilah bahwa manajemen yang maksimal akan mampu mengeluarkan kemampuan yang maksimal untuk
setiap anggota timnya.

Kesimpulan
Manajemen administrasi perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi
yang dikerjakan secara teratur, sistematis dan kontinyu dengan mengikuti berbagai kegiatan organisasi agar tujuan
organisasi yang bersangkutan bisa tercapai dengan baik.
Fungsi manajemen perkantoran sangat erat kaitannya dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan. Ruang lingkup manajamen perkantoran mencakup seluruh aktivitas kantor dan sarana serta prasarana
kantor.
Tips terbaik untuk memaksimalkan manajemen kantor yang bisa Anda lakukan adalah menganalis sistem kerja
yang sudah berjalan, menerapkan pola kepemimpinan yang sesuai, memeriksa cara kerja “peralatan” yang sudah
ada, membuatlah alur kerja, melakukan sharing antar anggota tim, mendukung pimpinan dalam masa awal
implementasi, serta mengevaluasi alur kerja dan peralatan yang digunakan dalam manajemen.
Namun, hal lain yang tidak boleh diabaikan dalam menajemen kantor adalah manajemen keuangan, karena
manajemen keuangan juga sangat penting bagi perkembangan kantor. Saat ini, Anda pun bisa lebih mudah lagi
dalam melakukan manajemen keuangan, yaitu dengan memanfaatkan software akuntansi dari Accurate Online.
Karena software ini mampu membantu mencatat keuangan secara praktis, akurat dan cepat. Selain itu, Anda juga
bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.