KATA PENGANTAR

Dengan rahmat Allah Tuhan Yang Maha Esa pada

kesempatan ini penulis dapat menyusun Buku Pedoman
Teknis Pelaksanaan Kerja Sama Administrasi
Kependudukan Di Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Kabupaten Bangkalan.

Buku panduan ini merupakan acuan pedoman

kerja dalam rangka optimalisasi pelaksanaan teknis
kerjasama agar terlaksana secara tertib dan akuntabel,
serta persyaratan dalam tugas praktik kerja lapangan.

Kritik dan saran untuk perbaikan sangat kami

harapkan dan dengan tersusunnya buku pedoman ini
bermanfaat meningkatkan intensitas pelaksanaan teknis
kerjasama Sama Administrasi Kependudukan Di Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Bangkalan.

Bangkalan, 11 Desember 2023

Rendy Setyo Nugroho

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................... ii
BAB I ........................................................................... 1
PENDAHULUAN........................................................ 1
A. Latar Belakang ................................................. 1
B. Dasar Hukum ................................................... 1
C. Maksud Dan Tujuan ........................................ 2
D. Pengertian Umum ............................................. 4
BAB II.......................................................................... 7
KERJA SAMA PEMANFAATAN DATA
KEPENDUUDKAN..................................................... 7
2.1 Ruang Lingkup Kerja Sama ......................... 7
2.2 Tahapan Pengajuan Kerjasama Pada
Pemanfaatan Data Kependudukan ......................... 7
2.3 Mekanisme Pemanfaatan Data ................... 11
BAB III ...................................................................... 13
KERJA SAMA PENERBITAN DOKUMEN
KEPENDUDUKAN................................................... 13
3.1 Ruang Lingkup Kerja Sama ...................... 13

ii
 3.2 Tahapan Pengajuan Perjanjian Kerjasama
Penerbitan Dokumen Kependudukan .................. 14
BAB IV ...................................................................... 17
PENUTUP ................................................................. 17
LAMPIRAN .............................................................. 18

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2018 tentang Kerja Sama Daerah, kerja sama
adalah usaha bersama antara daerah dan daerah lain,
antara daerah dan pihak ketiga, dan/atau antara daerah
dan lembaga atau pemerintah daerah di luar negeri
yang didasarkan pada pertimbangan efisiensi dan
efektivitas pelayanan publik serta saling
menguntungkan. Salah satu kendala yang dihadapi
iyalah dalam mengimplementasikan kerja sama
daerah, oleh karena itu diperlukannya pedoman untuk
melaksanakan kerja sama daerah disetiap tahapannya.

B. Dasar Hukum
Penyusunan pedoman ini merujuk pada peraturan
perundang-undangan yang menjadi kententuan umum
dalam melaksanakan kerja sama daerah, yaitu :

1
 1. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2018
tentang Kerja Sama Daerah.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik
Indonesia Nomor 102 Tahun 2019 tentang
Pemberian Hak Dan Pemanfaatan Data
Kependudukan.
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik
Indonesia Nomor 22 Tahun 2020 tentang Tata
Cara Kerja Sama Daerah Dengan Daerah Dan
Kerja Sama Daerah Dengan Pihak Ketiga.

C. Maksud Dan Tujuan

a. Pedoman ini disusun dengan tujuan :
1. Memberikan arahan praktis bagi berbagai pihak
untuk melaksanakan kerja sama.
2. Agar tersedianya acuan tata cara pelaksanaan
kerja sama daerah bagi perangkat daerah di
Kabupaten Bangkalan.
3. Agar pelaksanaan kerja sama Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil bersama

2
 daerah dan pihak ketiga sesuai dengan yang
telah ditetapkan.
4. Untuk menjamin pelaksanaan kerja sama yang
dilakukan oleh Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil mencapai mutu sesuai dengan
standar yang berlaku.
b. Tujuan dan maksud pada kerjasama ini bertujuan
untuk :
1. Maksud kerjasama adalah untuk mewujudkan
kepentingan bersama dalam meningkatkan
pelayanan dan penyelenggaraan pemerintahan
guna mendukung pelaksaan otonomi daerah .
2. Tujuan kerja sama administrasi kependudukan
antara lain :
a. Mewujudkan kualitas pelayana publik
yang lebih baik.
b. Memecahkan permasalahan dan
keterbatasan yang ada di daerah.
c. Mengoptimalkan pemanfaatan data dan
penerbitan dokumen dalam pelayanan
publik.

3
D. Pengertian Umum
1. Gubernur adalah kepala daerah provinsi sebagai
unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah
Provinsi yang memimpin pelaksanaan Urusan
Pemerintahanyang menjadi kewenangan Daerah
Otonom Provinsi.
2. Bupati/Wali Kota adalah kepala daerah
kabupaten/kota sebagai unsur Penyelenggara
Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota yang
memimpin pelaksanaan Urusan pemerintahan
yang menjadi kewenangan Daerah Otonom
Kabupaten/Kota.
3. Kepala Daerah adalah Gubernur, Bupati dan Wali
Kota.
4. Kerja Sama Daerah dengan Daerah Lain yang
selanjutnya disebut KSDD adalah usaha bersama
yang dilakukan oleh Daerah dengan Daerah lain
dalam rangka penyelenggaraan urusan
pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah
untuk kesejahteraan masyarakat dan percepatan
pemenuhan pelayanan publik.

4
5. Kerja Sama Daerah dengan Pihak Ketiga yang
selanjutnya disebut KSDPK adalah usaha bersama
yang dilakukan oleh Daerah dengan Pihak Ketiga
dalam rangka penyelenggaraan urusan
pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah,
untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat
dan percepatan pemenuhan pelayanan publik.
6. Pihak Ketiga adalah Perseorangan, badan usaha
yang berbadan hukum, sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan dan organisasi
kemasyarakatan, baik yang berbadan hukum
maupun tidak berbadan hukum, sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
7. Perjanjian Kerja Sama (PKS) adalah dokumen
kerja sama antara Daerah dengan Daerah lain
dan/atau Daerah dengan Pihak Ketiga, yang
memuat hak dan kewajiban.
8. Kerja sama administrasi kependudukan adalah
rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam
penerbitan dokumen dan data kependudukan
melalui pendaftaran penduduk, pencatatan Sipil,

5
 pengelolaan informasi administrasi kependudukan
serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan
publik dan pembangunan sektor lain.
9. Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi
yang diterbitkan oleh instansi pelaksana yang
mempunyai kekuatan hukum sebagar alat bukti
otentik yang dihasilkan dari pelayanan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

6
 BAB II

KERJA SAMA PEMANFAATAN DATA

KEPENDUUDKAN

2.1 Ruang Lingkup Kerja Sama

Ruang lingkup kerjasama pemanfaatan data
kependudukan yaitu :
a. Nomor Induk Kependudukan (NIK);
b. Data kependudukan;
c. Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-
el);
d. Data perseorangan; dan
e. Data agregat penduduk.

2.2 Tahapan Pengajuan Kerjasama Pada

Pemanfaatan Data Kependudukan

Tahapan pengajuan kerjasama pemberian hak akses

bagi pengguna daerah Kabupaten/Kota yaitu :
1. Pimpinan Pengguna mengajukan surat
permohonan pemanfaatan Data Kependudukan

7
 secara tertulis kepada bupati/wali kota melalui
Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
Kabupaten/Kota;
2. Bupati/wali kota melalui Dinas Kependudukan
Dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota
meneruskan surat permohonan pemanfaatan
Data Kependudukan kepada Direktur Jenderal
Kependudukan dan Pencatatan Sipil disertai
dengan penjelasan yang paling sedikit memuat:
a. Nama Pengguna;
b. Tujuan pemanfaatan Data Kependudukan;
c. Elemen Data Kependudukan yang akan
diakses;
d. Metode akses Data Kependudukan;
e. Data balikan yang akan diberikan; dan
f. Jangka waktu perjanjian kerja sama.
3. Direktur Jenderal Kependudukan dan
Pencatatan Sipil atas nama Menteri
memberikan persetujuan atau penolakan atas
permohonan pemanfaatan Data Kependudukan
dituangkan dalam bentuk surat;

8
4. Persetujuan Direktur Jenderal Kependudukan
dan Pencatatan Sipil ditindaklanjuti dengan
perjanjian kerja sama antara:
a. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
Kabupaten/Kota dengan perangkat daerah;
atau
b. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
Kabupaten/Kota dengan badan hukum
Indonesia di tingkat kabupaten/kota dan
tidak memiliki hubungan vertikal dengan
badan hukum Indonesia di tingkat pusat.
5. Perjanjian kerja sama disampaikan kepada
Direktur Jenderal Kependudukan dan
Pencatatan Sipil untuk dibukakan akses
terhadap Data Warehouse;
6. Penolakan dituangkan dalam bentuk surat;
7. Perjanjian kerja sama paling sedikit memuat:
a. Pengaturan maksud, tujuan, hak, dan
kewajiban, evaluasi dan pelaporan, jangka
waktu, dan pembiayaan;

9
 b. Para pihak dalam perjanjian kerja sama
sebagaimana dimaksud pada dalam huruf
d, dilarang memberikan Data
Kependudukan kepada pihak ketiga; dan
c. Larangan menggunakan Data
Kependudukan tidak sesuai dengan
perjanjian kerja sama.
8. Penandatanganan terhadap:
a. Perjanjian kerja sama dilakukan oleh
kepala Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dengan
kepala perangkat daerah; dan
b. Perjanjian kerja sama yang telah disepakati
oleh kedua belah pihak ditandatangani oleh
kepala Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dengan
pimpinan badan hukum Indonesia yang
memberikan pelayanan publik di tingkat
kabupaten/kota dan tidak memiliki
hubungan vertikal dengan badan hukum

10
 Indonesia di tingkat pusat dan di tingkat
provinsi.

2.3 Mekanisme Pemanfaatan Data

Pemanfaatan data perseorangan dilakukan dengan
cara :
a. Penggunaan Card Reader;
b. Akses Web Service; dan
c. Akses Web Portal.

Pemanfaatan data perseorangan melalui mekanisme

penggunaan Card Reader terdapat pada tahapan
pengajuan kerjasama pemberian hak akses bagi
pengguna daerah Kabupaten/kota. Perangkat Card
Leader yang telah diaktivasi dapat terintegrasi
dengan aplikasi web service. Setiap unit pelayanan
publik menyediakan Card Reader bertujuan:

a. Mendeteksi keaslian KTP-el untuk mencegah

kejahatan akibat pemalsuan KTP-el; dan
b. Melakukan verifikasi dan validasi
kepemilikan KTP-el untuk mencegah

11
 penyalahgunaan KTP-el yang bukan
miliknya.
Pemanfaatan data perseorangan melalui mekanisme
akses Web Service dan akses Web Portal dilakukan
dengan aplikasi dan/atau perangkat elektronik
melalui media Jaringan Tertutup, media Jaringan
Tertutup disediakan oleh Pengguna. Pengguna
daerah kabupaten/kota menyediakan jaringan
komunikasi data yang terhubung dengan
Disdukcapil Kabupaten/Kota. Pemberian akses
dilakukan setelah dibuat perjanjian kerja sama.
Akses Web Service dan akses Web Portal dapat
dilakukan melalui Platform Bersama.

12
 BAB III

KERJA SAMA PENERBITAN DOKUMEN

KEPENDUDUKAN

3.1 Ruang Lingkup Kerja Sama

Ruang lingkup kerjasama penerbitan dokumen
kependudukan yaitu :
a. Kartu Keluarga (KK);
b. Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-
el);
c. Kartu Indentitas Anak;
d. Akta Kelahiran;
e. Akta Perkawinan;
f. Akta Kematian; dan

Penerbitan dokumen kependudukan

diselesaikan dalam waktu 1 (satu) jam dan paling
lama 24 (dua puluh empat) jam sejak persyaratan
dinyatakan lengkap oleh petugas pelayanan pada
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

13
 Kabupaten/Kota. Batas waktu penyelesaian
dikecualikan apabila terjadi gangguan jaringan
komunikasi data dan/atau sarana prasarana yang
berhubungan dengan penyelesaian dokumen
kependudukan, persyaratan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.2 Tahapan Pengajuan Perjanjian Kerjasama

Penerbitan Dokumen Kependudukan

1. lembaga mengajukan permohonan kerjasama

penerbitan dokumen kependudukan kepada
Kepala Dinas Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil;
2. Kepala Dinas Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil mendisposisi kepada Kepala
Bidang pemanfaatan data dan inovasi
pelayanan untuk memproses permohonan
perjanjian kerja sama tersebut;
3. Kepala Bidang pemanfaatan dan mendisposisi
kepada analis kebijakan ahli muda yang

14
 menangani kerjasama untuk menyusun draft
perjanjian kerjasama;
4. Analis kebijakan ahli muda memeriksa
memproses perjanjian kerjasama tersebut dan
disampaikan kepada pemohon untuk diperiksa;
5. Lembaga pemohon memeriksa draft perjanjian
kerjasama dan selanjutnya disampaikan
kembali kepada analis muda yang menangani
kerjasama;
6. Analis kebijakan ahli muda yang menangani
perjanjian kerjasama menyampaikan draft
perjanjian kerjasama kepada Kepala Bidang
pemanfaatan data dan inovasi pelayanan untuk
dilaporkan kepada Kepala Dinas Dispenduk
untuk dibahas bersama tim teknis kerjasama
dipendukcapil;
7. Kepala Dispenduk memimpin pembahasan
draft perjanjian kerjasama untuk diperiksa dan
dikoreksi hasilnya diperbaiki Apabila ada
revisi serta diproses lebih lanjut kepada bidang
pemanfaatan data dan inovasi pelayanan

15
 melalui analis kebijakan asli muda yang
menangani kerjasama;
8. Analis kebijakan ahli muda yang menjalani
kerjasama menyiapkan perjanjian kerjasama
Untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak
antara Dinas Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil dengan Pimpinan lembaga pemohon;
9. Setelah perjanjian kerjasama ditandatangani
oleh kedua belah pihak maka ditindaklanjuti
oleh bidang yang membidangi sesuai dengan
perjanjian kerjasama.

16
 BAB IV

PENUTUP

Demikianlah penyusunan buku saku tentang Pedoman

Teknis Kerja Sama Penerbitan Dokumen Kependudukan
dan Pemanfaatan data Kependudukan di Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Bangkalan dibuat dengan harapan semoga kita dapat
mengambil pokok dari buku saku yang telah diterbitkan
ini dan dapat dijadikan sebagai acuan dalam Pembuatan
pengajuan kerjasama. Semoga buku saku ini berguna bagi
semua pihak dan pelaksanaannya dapat berjalan dengan
baik.

Bangkalan, 11 Desember 2023

Rendy Setyo Nugroho

17
 LAMPIRAN

FORMAT KERJASAMA PEMANFAATAN DATA

KEPENDUDUKAN DAN PENERBITAN DOKUMEN
KEPENDUDUKAN

FORMAT PKS

Logo Pihak Ketiga Lambang Daerah

PERJANJIAN KERJASAMA
ANTARA
PEMERINTAH DAERAH …………………………………
DAN
……………………….…………..
TENTANG
……………………………………………………………….
NOMOR : ...............

18
Pada hari ini, ……….., tanggal ……………… bulan
……………. tahun ............................ (..-..-....), kami yang
bertandatangan di bawah ini :
I ……………….. ………… : .............berkedudukan di ..........,
jalan..................,
…… (nama tanpa gelar) dalam hal ini bertindak untuk dan atas
nama Pemerintah Daerah........., selanjutnya disebut PIHAK
KESATU.
II …………………………. : .……… berkedudukan di
..................., berdasarkan
…... (nama tanpa gelar) Anggaran Dasar PT ........... yang dibuat
di hadapan Notaris......, yang telah disahkan oleh Menteri......,
berdasarkan Keputusan Nomor....., dalam hal ini bertindak
untuk dan atas nama PT..........., selanjutnya disebut PIHAK
KEDUA.
PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA selanjutnya secara
bersama-sama dalam Kesepakatan Bersama ini disebut PARA
PIHAK, dan secara sendiri-sendiri disebut PIHAK.
PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai
berikut :
1.
………………...…………………………………………..…
……………….…...…… dst
2.
…..……………………………………………………….……
…….…………..………dst

19
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, sesuai dengan kedudukan
masing-masing, PARA PIHAK setuju dan sepakat untuk
melaksanakan Kesepakatan Bersama …….…………, dengan
ketentuan dan syarat-syarat sebagai berikut :
MAKSUD DAN TUJUAN
Pasal 1
…………………………………………………………………
………………………………………….
Pasal …
dan seterusnya
…………………………………………………………………
………………………………………….
Demikian Kesepakatan Bersama ini dibuat dan ditandatangani
di …………… pada hari dan tanggal tersebut di atas dalam
rangkap .. (……….) bermaterai cukup, masing-masing
mempunyai kekuatan hukum yang sama.

20