FUNGSI-FUNGSI

MANAJEMEN
By: Dwi Novita E., S.Sos., M.Hum.
E-mail: dwi.novita@um.ac.id

DI

PERENCANAAN
(PLANNING)
Perencanaan adalah proses menilai
dan menentukan tujuan yang
diinginkan di masa yang akan
datang serta mengembangkan dan
menyeleksi kegiatan-kegiatan
alternatif untuk mencapainya
(Stueart, 2002: 67)
Pelaksanaan fungsi membutuhkan
keterlibatan individu pada semua
tingkatan dan tugas setiap individu

 Ada 5 unsur yang mempengaruhi proses

perencanaan:
1. Bingkai waktu. Terdapat 2 kategori
bingkai yaitu
rencana jangka panjang atau renstra (
5 tahun) dan
rencana jangka pendek atau rencana
operasional (
1 tahun)
2. Mengumpulkan dan menganalisis data
3. Level perencanaan. Jangka panjang oleh
manajer lini
atas, jangka pendek oleh manajer lini
bawah

Jenis Perencanaan
Operasional
Perencanaan produksi: perencanaan yang
berhubungan dengan metode dan teknologi
dalam melakukan pekerjaan
Perencanaan keuangan: perencanaan yang
berhubungan dengan dana yang dibutuhkan
untuk aktivitas operasional
Perencanaan fasilitas: perencanaan yang
berhubungan dengan fasilitas pekerjaan untuk
mendukung tugas
Perencanaan pemasaran: berhubungan dengan
keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa
Perencanaan sumber daya manusia: berkaitan
dengan rekruitmen, seleksi, dan penempatan

Langkah-langkah
Menentukan tujuan perencanaan
Menentukan tindakan untuk
mencapai tujuan
Mengembangkan dasar pemikiran
mengenai kondisi yang akan datang
Mengidentifikasi cara untuk
mencapai tujuan
Mengimplementasikan rencana
tindakan dan mengevaluasi hasilnya

Berbagai Pendekatan

Perencanaan inside-out (terfokus pada yang sudah

dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang
terbaik untuk meningkatkan efektivitas organisasi) dan
outside-in (dari analisis lingkungan eksternal muncul
perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatankesempatan) dan meminimasi permasalahan yang terjadi
Perencanaan top-down (manajer di bawah manajer puncak
membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah
ditentukan oleh manajer puncak) dan bottom-up
(perencanaan dari bawah ke atas, dikembangkan pada
tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang
secara teratur melewati hierarki tersebut ke tingkat
manajer puncak)
Perencanaan contogency: terfokus pada pemikiran ke
depan meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan
yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan

Dasar Pembuatan
Perencanaan

Prakiraan atas proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa

yang akan terjadi pada masa yang akan datang, yaitu
prakiraan kualitatif (prediksi yang menggunakan pendapat
para ahli), dan prakiraan kuantitatif (prediksi yang
menggunakan analisis data secara matematis dan statistis,
seperti analisis model ekonometri, survei statistik, dsb)
Penggunaan skenario yang meliputi penentuan beberapa
alternatif skenario masa yang akan datang atau yang mungkin
terjadi.
Bencmarking perbandingan eksternal untuk mengevaluasi arus
kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang diambil
untuk masa yang akan datang
Melibatkan peran serta aktif dari semua orang yang mungkin
akan mempengaruhi hasil perencanaan dan akan membantu
mengimpementasikan perencanaan tersebut
Penugasan staf perencana yang bertanggung jawab dalam
mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk

Pengorganisasian
(Organizing)
Pengorganisasian adalah penetapan
struktur peran-peran melalui
penentuan aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi, pengelompokan kegiatan,
penugasan kelompok kegiatan
kepada para menajer, pendelegasian
wewenang untuk melaksanakannya,
pengkoordinasian hubungan
wewenang dan informasi bagi

 Kegiatannya meliputi penetapan

struktur, tugas dan kewajiban, serta
fungsi pekerjaan dan hubungan antar
fungsi. Fungsi pengorganisasian
merupakan suatu kegiatan pengaturan
pada sumber daya manusia dan
sumber daya fisik lain yang dimiliki
perpustakaan untuk menjalankan
rencana yang telah ditetapkan serta
untuk mencapai tujuan organisasi
Keuntungan: adanya sinkronisasi
kegiatan, keterpaduan kegiatan,
menyelaraskan kegiatan, meruntunkan

 Perlu adanya SOP (Standard Operational

Procedures): manual/buku pedoman
tertulis berisi langkah-langkah dalam
setiap pekerjaan dilengkapi dengan
seperangkat aturan dan kebijakan
Manfaat SOP: memperlancar pekerjaan,
mengurangi keterlambatan, meningkatkan
pengawasan, menghemat tenaga, waktu
dan biaya, meningkatkan koordinasi antar
bagian, serta mempermudah pelatihan
tenaga baru
Susunan SOP: dimulai dengan jenis
pekerjaan, tujuan, kebijakan, sarana,
penjelasan atau deskripsi langkah-langkah

PENGGERAKAN
(ACTUATING)

Penggerakan adalah proses untuk menumbuhkan

semangat pada karyawan supaya bekerja dengan
giat serta membimbing mereka melaksanakan
rencana dalam mencapai tujuan, termasuk di
dalamnya perekrutan karyawan, pemanfaatan,
pelatihan, pendidikan, dan pengembangan
sumber daya manusia secara efektif
Penggerakan mencakup directing, motivating,
staffing, dan leading
Fungsi penggerakan merupakan suatu fungsi
kepemimpinan manajerial yang mencakup
kepemimpinan, bimbingan, motivasi, dan
pengarahan untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja secara maksimal serta

Pengarahan (Directing)
Proses pengarahan dapat diartikan
sebagai memimpin atau mengawasi
orang-orang bawahan atau subordinat
Proses ini melibatkan kemampuan
seseorang untuk mempengaruhi
orang lain. Seorang pimpinan harus
memiliki kemampuan untuk
memotivasi bawahannya agar mau
melaksanakan tugasnya dengan baik

Aspek-Aspek Penting
Kepemimpinan
Motivasi biasanya diartikan sebagai dorongan.
Kegiatan memotivasi adalah mempengaruhi
orang lain untuk berperilaku secara tertentu.
Kepemimpinan yaitu proses untuk mempengaruhi
dan mengarahkan orang lain agar mau berusaha
mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh
kelompok. Pemimpin berfungsi sebagai pemecah
masalah, memberikan jalan keluar, pendapat dan
informasi, mendorong anggota kelompok
mencapai tujuan, serta menjaga suasana
kelompok
Komunikasi organisasi yaitu proses menciptakan
dan bertukar pesan di dalam jaringan hubungan
saling bergantung untuk menghadapi

Pengisian Jabatan (Staffing)

Pengisian jabatan dalam organisasi
dengan cara mengidentifikasi
kebutuhan tenaga kerja yang ada,
merekrut, memilih, menempatkan,
menilai, memberi imbalan, dan
melatih orang yang diperlukan
Kesalahan yang dilakukan dalam
pemilihan dan pengerahan sumber
daya manusia dapat menghambat
bahkan menggagalkan pencapaian

 SDM merupakan modal utama dan

berharga bagi organisasi. Dalam staffing
perlu memperhatikan kaidah the right man
on the right place
Fungsi penggerakan mencakup MSDM
mulai dari pembuatan deskripsi dan
evaluasi kerja, rekruitmen, proses seleksi,
wawancara, penempatan, penilaian
kinerja, pelatihan, kedisiplinan,
kompensasi (gaji, penghargaan), serta
masalah perasaan dan etika
SDM di perpustakaan terdiri dari
pustakawan ahli dan terampil, serta
tenaga administrasi yang membantu

PENGAWASAN
(CONTROLLING)
Fungsi pengawasan adalah suatu aktivitas menilai
kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk
kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika
diperlukan
Fungsi ini memberikan penilaian, koreksi, dan evaluasi
atas semua kegiatan, serta monitoring atas pekerjaan
yang telah dilakukan
Pengawasan adalah suatu upaya sistematis untuk
menetapkan standar prestasi pada sasaran
perencanaan, merancang sistem umpan balik
informasi, membandingkan prestasi kerja dengan
standar yang telah ditetapkan, menetapkan apakah
ada penyimpangan, mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk menjamin bahwa sumber daya
organisasi telah digunakan dengan cara yang paling

Mengapa Pengawasan
Diperlukan?
Berubahnya lingkungan organisasi
dengan inovasi produk dan pesaing
baru, bahan baku baru, peraturan
pemerintah baru
Meningkatnya kompleksitas
organisasi
Terjadinya kesalahan-kesalahan
Kebutuhan pimpinan mendelegasikan
wewenang

 Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh

setiap pimpinan di semua lini mulai dari
kepala perpustakaan sampai kepala unit
terkecil di perpustakaan
Tujuan: untuk menemukan kelemahan dan
kesalahan kemudian diluruskan serta
menjamin bahwa kelemahan dan
kesalahan tersebut tidak terulang
Standar khusus yang dikeluarkan oleh ARL
LibQual menyatakan bahwa standar
untuk lembaga informasi difokuskan pada
tiga hal yaitu kepuasan pemakai, layanan
publik, dan layanan teknis

 Pengawasan dapat dilakukan melalui kegiatan

cost-benefit analysis (menganalisis
kesesuaian hasil dengan usaha yang
dikeluarkan dari suatu layanan yang diberikan
ke masyarakat); benchmaking
(membandingkan pekerjaan pada dua atau
lebih organisasi yang berbeda); PERT
(Program Evaluation and Review Techniques)
yaitu kegiatan yang mengidentifikasi setiap
aktivitas dalam satu atau lebih proyek dan
menentukan durasi waktu secara rinci
sehingga dapat memperkirakan waktu yang
diperlukan; sistem informasi dan decision
support systems (mengukur keluaran dari
suatu layanan terutama data); time-andmotion studies (mempelajari alur kerja setiap