PERAN

TEKNOLOGI
INFORMASI
DALAM
MENDUKUNG
SISTEM
INFORMASI
(BAGIAN 2)
 Persaingan
bisnis yang mengintegrasikan Data yang
semakin tinggi sistem informasi, diintegrasikan ini
menuntut peningkatan dapat
perusahaan efisiensi dari membantu proses
sistem informasi bisnis yang
untuk terus
untuk efesien dan
meningkatkan menghasilkan memudahkan
kinerja manajemen yang pengambilan
berbagai lebih efisien keputusan oleh
elemen di dalam business manajemen
dalam processes perusahaan
perusahaan
 sistem yang mengintegrasikan proses
setiap line dalam manajemen perusahaan
secara transparansi dan memiliki
akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu
konsep Entreprise Resource Planning (ERP)

ERP dasarnya memberikan perusahaan

lebih dari apa yang diberikan oleh sistem
informasi akuntansi (SIA)

ERP memungkinkan integrasi dengan SIA, sehingga

manajemen perusahaan memiliki pandangan yang
terintegrasi mengenai perusahaannya.
Apa itu ERP?
Menurut Romney, ERP adalah
suatu sistem yang mengkoordinasika dan
mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya yang
ada dalam suatu perusahaan. Sistem ERP
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
serta menghasilkan informasi berupa laporan-laporan
yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal.

sebuah sistem informasi perusahaan yang

dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber
daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk
proses bisnis lengkap

software yang mengintegrasikan semua

departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam
satu sistem komputer yang dapat melayani semua
kebutuhan perusahaan
Syarat terpenting dari system ERP adalah Integrasi
adalah menggabungkan berbagai kebutuhan
pada satu software dalam satu logical
database, sehingga memudahkan semua
departemen berbagi informasi dan
berkomunikasi.
Database yang ada dapat mengijinkan setiap
departemen dalam perusahaan untuk
menyimpan dan mengambil informasi secara
real-time
Rancangan perangkat lunak modular berarti
sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang
diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan
dari vendor yang berbeda, dan dapat
menambahkan modul baru untuk
meningkatkan unjuk kerja bisnis.
Modul-modul ERP
Keuangan, untuk mempersiapkan laporan
untuk manajer dan LK
Manajemen SDM
Siklus Penjualan
Siklus Pembelian
Siklus Produksi
Manajemen proyek
Costumer Relationship Management
Alat-alat sistem yang digunakan untuk
membangun file data master, kontrol aset,
dll
Komponen-komponen ERP yang mendasar
People, yaItu staff IT dan user.
Process, berhubungan dengan proses bisnis,
prosedur dan aturan
Hardware, meliputi server dan komponen
pendukungnya.
Software, meliputi sistem operasi dan
program aplikasi
Database, berhubungan dengan informasi
dari internal dan eksternal yang nantinya
akan di simpan di database
Keuntungan Dalam Penerapan ERP

ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi

finansial yang terintegrasi
Input data dilakukan sekali, sehingga
mengunduh data dari satu sistem untuk
dimasukkan ke sistem lain tidak diperlukan.
Manajemen dapat mengawasi dan mengatur
semua area dalam perusahaan.
Perusahaan mempunyai kontrol akses yang
lebih baik.
Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk
semua unit bisnis.
Pelayanan kepada konsumen akan meningkat
Dapat meningkatkan produktivitas produksi
 Biaya, hadrware, software dan biaya konsultasi
Tantangan
penerapan ERPDalam Penerapan
membutuhkan ERP
biaya yang
besar
Memerlukan waktu beberapa tahun untuk
memilih dan mengimplemntasikan sistem ERP
Jika perusahaan tidak ingin melukan
costumization terhadap modul, maka
perusahaan harus melakukan perubahan
proses bisnis yang sesuai dengan ERP
Kompleksitas dalam mengintegrasikan
aktovotas bisnis dan sistem
Resistensi
Beberapa Keputusan-Keputusan Utama
yang Harus Diambil Ketika Ingin
Mengimplementasikan Sistem ERP

1. Implementasi atau tidak implementasi ERP

2. Mengikuti proses best practice software ERP
atau melakukan costomization
3. Inhouse atau outsource
4. Bing bang atau phased
5. Single package atau best of breed
6. Pertimbangan dalam memilih package
software ERP
 Implementasi atau tidak
Keputusan untuk mengimplementasukan
implementasi ERP ERP
dapat didasarkan pada:
Keinginan untuk mempengaruhi teknologi,
seperti menggantikan sistem yang lama yang
tidak lagi pu to date.
Keinginan untuk meningkatkan proses. Yaitu
untuk mengurangi personel dan biaya IT tapi
tetap mempertahankan, meningkatkan
performa kerja.
Keinginanan untuk meningkatkan produktivitas
Pertimbangan strategis.
Mengikuti proses best practice
software ERP atau melakukan
costomization

+ -

best practice Dapat Adanya

software ERP mengubah penolakan
proses dari
mengikuti karyawan
standarisasi untuk
yang ada mengubah
cara kerja
mereka
costomization Tidak Biaya dan
Inhouse atau outsource
+ -

Inhouse Adanya Tidak dapat

kecocokan yang terlaksana
lebih baik antara pabila tidak
proses dan expertise untuk
software. melakukan
Optomalisasi costomization
aplikasi.
Keamanaan
menjadi lebih
baik
outsource Perusahaan Meningkatkan
dapat fokus isu kemanan.
pada misi Berdampak
 + -
Bing bang atau phased
The Bing bang -hanya implementasi
Strategi memerlukan yang kompleks
penerapanseluru sedikit interface sehingga resiko
h modul dalam antara sistem kegagalan
paket ERP lama dan sistem tinggi.
secara simultan baru
di seluruh - biaya yang
perusahaan. dibutuhkan lebih
kecil
 + -
Bing bang atau phased
Phased/ step by kompleksitas waktu
step. dapat dikurangi. implementasi
implementasi memungkinkan keseluruhan
sedikit demi terjadinya lebih panjang.
sedikit. perbaikan Manfaat ERP
proyek yang hanya dapat
akan datang dirasakan sedikit
akibat konsultasi demi sedikit
internal. akibatnya hasil
-biaya tidak tidak optimal.
terlalu
membebani
 Single package atau best of
+ -
breed
Single package . Interoperabilitas Tidak dapat
Menerapkan antar modul disesuaikan
semua modul menjadi dengan
dari satu software maksimal. kebutuhan
ERP Package interfaces dari operasional dan
setiap modul fungsional
sama. perusahaan.
Adanya
standarisasi
best of breed. dapat interfaces dari
Menerapkan disesuaikan setiap modul
modul dari dengan tidak sama.
beberapa kebutuhan Resiko
software ERP operasional dan incompatible
Pertimbangan dalam memilih
package software ERP

Kecocokan fungsional package software ERP

dengan proses dengan proses bisnis
perusahaan.
Tingkat integrasi antar antar komponen dari
sistem ERP.
Fleksibilitas dan dan skalabilitas
Implementasi package software ERP dapat
dilakukan dengan dengan cepat
Kemampuan pendukung perencanaan dan
pengendalian perusahaan memiliki banyak
cabang
Pertimbangan dalam memilih
package software ERP

Teknologi client server, databse

independence, dan keamanan
Tersedianya upgrade secara secara
berkala
Jumlah penyesuaian modul modul yang
dibutuhkan
Dukungan infrastruktur lokal dan internal
Biaya untuk lisensi, pelatihan,
implementasi, pemeliharaan, customiztion
dan hardware
 Tahapan Implementasi ERP dan
Tahap 1- Scope
Strategi and Commitment
Implementasi ERP
menentukan ruang lingkup atau scope untuk
implementasi ERP yang disesuaikan dengan
sumber daya (termasuk budget) dan waktu
yang telah ditentukan sebelumnya.
Scope fisik :tempat dimana impelementasi ERP
akan dilakukan dan berapa user yang akan ikut
dalam impelementasi ERP
Scope Business Process Reengineering :
mengindentifikasikan proses yang ada sekarang
yang akan didefinisikan ulang, diganti atau
dihilangkan
 Scope Teknikal : menentukan proses pada sistem
ERP yang akan dipertahankan dan yang akan
diubah.
Scope Sumber Daya : menentukan besarnya
waktu dan biaya yang akan dikeluarkan
Scope Implementasi : menentukan modul dari
software ERP yang akan digunakan dalam
mempertimbangkan cara untuk mengoneksikan
software ERP dengan sistem yang ada sekarang.
 Tahapan Implementasi ERP dan
Strategi
Tahap Implementasi
2 Analysis ERP
and Design
setelah memilih vendor dan software ERP
yang akan digunakan, maka akan dilakukan
dalam mendukung analisis terhadap user
requirements adalah melakukan analisis gap
yakni membandingkan fungsi yang
disediakan oleh sistem ERP dengan proses
operasional yang dibutuhkan perusahaan
untuk menjalankan bisnisnya
Tahapan Implementasi ERP dan Strategi
Implementasi ERP
Tahap3 Acquisition and Development
Tahap dimana semua hasil dari analisis gap yang
telah dibuat pada tahapan sebelumnya harus
dieksekusi

Tahap 4 Implementation
Pada tahap ini, software ERPterinstall dan dapat
digunakan oleh end user, dan mengujinya. Jika ada
error segera deapat diperbaiki.

Tahap5 Operation
Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih
fungsi menjadi tim supportumtuk membantu end user
dan tim operasional yang mengalami kesulitan dan
membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem
ERP ini
Criticical Success dari Implimentasi ERP

Proses Pembuatan Keputusan,

dilakukan dengan proses yang
tepat dan cepat oleh tim
implementasi terhadap
perbedaan-perbedaan seputar
modifikasi yang harus dilakukan
pada software ERP, cara konversi
data dan sebagainya.
Ruang Lingkup Proyek
Implementasi ERP, karena jika ruang
 Teamwork, terdiri dari karyawan-karyawan
internal perusahaan, karyawan-karyawan
rekrutan baru, dan konsultan-konsultan yang
memiliki job desk masing-masing yang
berbeda beda.
Manajemen Perubahan, Adalah hal penting
yang harus dilakukan oleh manajer proyek
implementasi ERP untuk mendukung
keberhasilan implementasi ERP ini.
Tim Implementasi dan Eksekutif, Struktur tim
implementasi, pemilihan anggota tim
implementasi dan peran serta tanggung
jawab tiap anggota tim implementasi ERP.
 Failure Factors dari Implimentasi
ERP
Lemahnya Efektivitas konsultan
Lemahnya kualitas BPR, Berkaitan dengan
masalah proyek implementasi ERP yang
bingung dengan visi dari BPR dan bingung
bagaimana melakukan BPR
Lemahnya efektivitas manjemen proyek,
Berkaitan dengan kegagalan dalam
merencanakan, memimpin, mengatur dan
mengawasi implemntasi ERP.