MANAJEMEN WAKTU

DLM PELAYANAN KEPERAWATAN

Irman Somantri
 Definisi
• Teknik yang bertujuan untuk
meningkatkan efektifitas seseorang
dalam mengerjakan sesuatu yang harus
dikerjakan.
 Time management
• Is a technique for allocation of one’s
time through setting goals, assigning
priorities, identifying and eliminating time
wasters, and use of managerial
techniques to reach goals efficiently

• Time management berkenaan dengan

bagaimana seseorang mengelola diri
dalam kaitannya dengan pemanfaatan
waktu.
 Latar Belakang
Pel. Dep. Lain
12% Asuhan
Langsung
Administrasi 35%
7%
Transportasi
6%

Proses
Transaksi
15%

Pendokumentas
ian
Lain-lain
20%
5%
 Peningkatan IPTEK
• Beban Kerja 
• Waktu Kerja Terbatas
• Kualitas Kerja 
• Alir Informasi 
 The principles of time
management
• Are designed to enhance effectiveness
and increase productivity. As well as
these principles are equally applicable to
personal and professional expectations.
 Principles...........
1. List goals and set priorities
2. Make a daily “to do” list
3. Start with the A’, not with the C’
4. Ask: what is the best use of my time
right now?
5. Handle each piece of paper only once
6. Do it now!
7. Setting priorities by placing elements of
importance and urgency.
 Gaya Manajemen Waktu
Dipengaruhi
• Pengalaman Masa Kecil
• Stress  Penyesuaian waktu
• Pasangan Hidup
• Teman Kerja
• Gender Related :
– Wanita > polikronik
– Memperhitungkan emergency
– Berfungsi efektif dlm lingkungan kerja stressfull
• Kehidupan pribadi sso
 Gaya Manajemen Waktu
Monokronik Polikronik
a. Orientasi waktu a. Budaya mediteran,
amerika latin, arab
b. Eropa Utara b. Beberapa kerjaan
c. One Job One Time sekaligus
d. Deadline c. Mudah didistraksi
e. Tidak Suka Interupsi d. Deadline sbg tujuan
tapi tdk absolut
f. Mengutamakan e. Toleransi interupsi
“Personal Space” f. Mudah mengubah
rencana
g. Hubungan dr pada
tugas
h. Membina
Faktor Penghambat Manajemen
Waktu Efektif
1. Prokrastinasi (Menunda Pekerjaan)
a. Menulis laporan (sulit) >< membuka email
(mudah)
b. Deadline membuat frustasi dan mencegah
penyelesaian tugas ><
deadline menolong menyusun rencana dan
prioritas “Daftar yg akan dikerjakan”
c. Bekerja baik di bawah tekanan waktu >< banyak
waktu diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
 Faktor Penghambat………….
2. Perfeksionis
– Diduga ditumbuhkan sejak sekolah 
Sekolah Keperawatan  Tidak boleh
salah
– Dapat mengarah ke prokrastinasi
• Takut salah
• Mengerjakan berulang
– Dapat diubah dengan standar kerja
 Faktor Penghambat …………
3. Tidak mampu Memprioritaskan
– Tidak bisa memboboti pekerjaan
• Lama waktu
• Urgensi : segera – nanti
• Berat – ringan pekerjaan
– Tidak bisa menyusun bbg pekerjaan scr sistematis
– Dpt diminimalisir dengan cara menetapkan
kategori pekerjaan :
• Penting dan Urgen
• Tidak Penting tapi Urgen
• Tidak Penting dan Tidak Urgen
• Penting tapi tidak urgen
 Prinsip Dasar Manajemen
Waktu
1. Sediakan waktu u/ perencanaan dan
menetapkan prioritas
2. Selesaikan tugas berprioritas tinggi
sesegera mungkin & tuntaskan tugas
sebelum memulai tugas lain
3. Prioritaskan kembali tugas yg tersisa
berdasar info baru yg terkait
Kategori Prioritas Waktu
1. Jangan dikerjakan
2. Kerjakan nanti
3. Kerjakan sekarang
 Jangan dikerjakan
Bila :
• Masalah bisa hilang tanpa diatasi
• Sudah kadaluarsa
• Dapat dikerjakan oleh orang lain

• Informasi Dibuang atau Diteruskan

 Dikerjakan Nanti
Bila :
• Tidak disertai jatuh tempo
• Dapat ditunda
• Dapat diperlambat

Alasan :
• Tidak ingin memulai
• Tidak tahu dari mana memulainya
• Tidak tahu dari mana memulainya meski ingin memulai
 Dikerjakan Sekarang
Bila :
• Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda
– Kebutuhan staf
– Kebutuhan peralatan
– Rapat dan lain-lain
• Kebutuhan unit operasional harian
 Penyita Waktu (Eksternal)

Telepon Sosialisasi Rapat-rapat Kurang informasi

Kurang Adekuat
Bawahan tidak
Komunikasi Terbatas Kurang Umpan Balik Penjelasan
kompeten
kebijakan/prosedur

Sistem
Kertas kerja dan
penyimpanan
membaca
informasi jelek
 Penyita Waktu (Internal)
• Sifat menunda
• Perencanaan kurang baik
• Gagal menetapkan tujuan dan sasaran
• Tidak mampu mendelegasikan
• Tidak mampu mengatakan “TIDAK”
• Terlalu banyak krisis
• Terburu-buru
• Ragu-ragu, tidak pasti
• Kebijakan pintu terbuka
 Nurses’ time wasters
• Time is wasted by the nurse manager
when time is devoted to something that
really not need be done.
• Time is also wasted when more time
than is actually necessary is spent in
doing something. Interruptions and
distractions are major time wasters
 Implikasi IPTEK thd Manajemen Waktu
(Tips Manajemen Waktu Efektif)

1. Buat log waktu

2. Fokus pada “Segera Mulai” sambil
perhitungkan tujuan yg akan dicapai
3. Antisipasi (hal-hal tidak terencana)
4. Organisasikan pekerjaan tulis menulis
5. Gunakan sumber daya dengan bijaksana
 IPTEK  Komunikasi 
 Manual, SOP tdk dimasukkan komputer
 Info rutin dimasukan buku atau Komp.
 Gunakan waktu yg ada hanya untuk tatap muka
 Tips Manajemen
Waktu………..
6. Menganggap positif dan
memperhatikan kebutuhan personal :
7. Belajar Mengatakan “TIDAK”
– Tidak merasa bersalah jika menolak
pekerjaan ekstra
– Berprinsip menambah pekerjaan jika
pekerjaa yang ada bisa dikurangi
– Pilih pertemuan yang harus dihadiri
Tips Manajemen Waktu………
8. Lakukan Pertemuan Efektif
1. Agenda
2. Patuhi agenda
3. Tepat waktu, mulai dan akhir
4. Tidak ada/hindari interupsi
9. Akhir waktu kerja tepat waktu
1. Prioritaskan tugas tiap hari
2. Tidak terlalu realistis thd penyelesaian tugas
3. Tidak buang waktu shg bawa kerjaan ke rumah
HANYA UNTUK MENJADI
WAWASAN
 cara dan sikap yang dapat membantu
untuk mengelola waktu secara efektif

• To do list
• Goal setting
• Pro activeness
• Win-win opportunities
• Understanding others
• Improving yourself
 1. To do list
• Untuk meningkatkan efisiensi, buat
prioritas kegiatan sesuai dengan empat
kategori:
1. Penting dan mendesak
2. Penting, tidak mendesak
3. Tidak penting, mendesak
4. Tidak penting, tidak mendesak
 Mengelola waktu secara efektif

• Belajar menolak terhadap aktivitas pada

kategori 3 & 4
• Sediakan waktu untuk mengerjakan
aktivitas pada kategori 1 & 2

• Bebaskan diri dari aktivitas yang tidak

penting dan berikan cukup waktu untuk
hal-hal yang penting
 2. Goal setting

• Kebiasaan memiliki visi, misi dan tujuan.

• Kebiasaan ini menunjukkan arah dan
cara menjalani hidup serta menentukan
hal-hal yang penting dalam hidup.
• Kebiasaan mulai dengan akhir dalam
pikiran mengajarkan agar kita
menuliskan programnya.
 3. Pro aktiveness
1. Proaktif bukan sekedar berinisiatif.
2. Suatu keyakinan bahwa apa pun yang kita peroleh dalam hidup
merupakan akibat pilihan respons kita sendiri.
3. Kebiasaan pertama  kesadaran bahwa antara stimulus dan
respons terdapat "freedom to choose".
4. Kebanyakan orang berpikir bahwa ketidakbahagiaan mereka
disebabkan karena apa yang terjadi pada diri mereka.
5. Padahal yang benar adalah karena cara mereka memberi
makna atas apa yang terjadi.
6. Selalu ada pilihan untuk bereaksi secara positif terhadap situasi
yang bagaimanapun negatifnya.
7. Kemampuan untuk memilih respons seperti yang
dikemukakan di atas, merupakan fungsi dari kemampuan kita
memanfaatkan karunia Allah berupa Furqon
8. Surat Ar-Rad 13:11 "Sesungguhnya Allah tidak akan
mengubah keadaan suatu kaum sehingga mereka
mengubah keadaan diri mereka sendiri".
 4. win-win opportunities
• Berpikir menang-menang berasal dari
karakter yang dicirikan dengan kejujuran
(menyesuaikan kata dengan perbuatan),
integritas (menyesuaikan perbuatan
dengan kata), kematangan
(keseimbangan antara ketegasan dan
toleransi), dan mentalitas kelimpahan
• (keyakinan bahwa karunia Allah tersedia
tanpa batas bagi siapapun yang
mengikuti sunnatullah atau "causality
 5. Understanding Others
• "the secret of living is giving" (rahasia
kehidupan adalah memberi).
 6. Mengasah Gergaji
• Rasulullah mengajarkan agar kita terus
mengasah gergaji fisik, mental,sosial /
emosional, dan spiritual kita ketika
beliau bersabda:
MANAGEMNT WAKTU BAGI PERAWAT ADALAH DINAMISASI
05.00 SEJAK SUBUH

06.00

07.00

08.00

09.00

2015 2015
MANAGEMENT
WAKTU BAGI
PERAWAT ADALAH
BERKOMPETISI
UNTUK MENCAPAI
GOAL
• Upaya menghargai waktu
Orang sukseskah anda ?
 ORANG SUKSES

• Memiliki jadwal kegiatan yang terencana

dengan baik.
• Mampu mengendalikan waktu yang
dimilikinya (bukan sebaliknya).
• Memiliki waktu luang untuk belajar dan
beristirahat yang cukup.
• Memiliki jiwa yang lebih tenang, mantap
dan tegas.
ORANG BIASA YANG SIBUK

• Memiliki jadwal kerja, tetapi sering jawal

itu dilanggarnya.
• Dikendalikan atas waktu dan kelelahan
atas habisnya waktu.
• Tampak sibuk, tertekan dan tidak
adanya efektif atas hasil
• Kehidupan dalam rutinitas
 ORANG YANG RUGI

• Tidak memiliki jadwal dan tidak jelas

• Hidup dalam kesibukan tanpa prioritas
• Pesimis dalam harapan pencapaian
• Membuang waktu percuma dan tidak
membuat esok menjadi lebih baik,
karena dipenuhkan dengan keluhan dan
penyalahan pihak lain
• Nikmat yang sering dilupakan manusia
adalah nikmat sehat dan waktu luang.
Nikmat waktu luang benar-benar terasa
indah justru saat kita sedang berada
dalam puncak kesibukan,
• Semakin sibuk seseorang, semakin
banyak kegiatan yang diikuti, maka
semakin produktiflah ia dan semakin
lihai dalam menyiasati waktu. Terkadang
orang yang justru memiliki banyak waktu
luang perlu dipertanyakan
 KESIMPULAN
• IPTEK perlu manajemen waktu efektif
• Manajemen waktu sgt tergantung dari gaya
individu dan budaya kerja
• Berikan “Breathing Space”  agar
manajemen bisa fleksibel & mengatasi sebab
masalah dari pada akibat masalah
• Turunkan kecepatan kerja  kualitas
meningkat
• Capai “Keseimbangan” Tiap hari