DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

LABORATORIUM

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 1

 PENDAHULUAN
Pengertian laboratorium Pendidikan
Laboratorium Pendidikan / laboratorium, adalah
unit penunjang akademik pada lembaga
pendidikan, berupa ruangan tertutup atau
terbuka, bersifat permanen atau bergerak,
dikelola secara sistematis untuk kegiatan
pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam
skala terbatas, dengan menggunakan peralatan
dan bahan berdasarkan metode keilmuan
tertentu dalam rangka pelaksanaan pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 2

 DASAR PERTIMBANGAN
• Laboratorium penting dan utama dalam pelaksanaan Tridharma dalam
mewujudkan PT kelas dunia (world class university). Oleh karena itu
SDM pengelola laboratorium juga perlu ditingkatkan kemampuan
profesionalnya.
• Laboratorium merupakan ujung tombak dalam pengembangan
penelitian untuk menciptakan ilmu dan teknologi, perbaikan kurikulum
dan materi pembelajaran, serta implementasinya dalam kegiatan
pengabdian kepada masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan.
Komunitas laboratorium harus memahami organisasi dan
manajemen laboratorium:
• Laboratorium memiliki peran sangat penting pada peningkatan profil
institusi.
• Kerjasama yang baik pada komunitas dapat meningkatkan akademik
atmosfer, kualitas dan produktivitas penelitian, publikasi, buku dan paten.
• Peningkatan kualitas dan produktivitas penelitian dapat meningkatkan
kualitas kurikulum, materi pembelajaran, dan pelayanan kepada
masyarakat.
• Hal tersebut akan meningkatkan Brand Image dan Profil Institusi,
kepercayaan pelanggan dan keberlanjutan institusi.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 3

 TUJUAN

• Pengembangan karier PNS pengelola

laboratorium perguruan tinggi ke dalam suatu
jabatan karier yang terukur (jabatan fungsional
tertentu dengan angka kredit).
• Peningkatan profesionalisme dan kesejahteraan.
• Peningkatan kualitas manajemen/pengelolaan
laboratorium berbasis ISO/IEC 17025

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 4

 5 Kriteria Jabatan Fungsional Tertentu Dengan Angka Kredit
(Pasal 3 PP No. 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional PNS)

1. Mempunyai metodologi, teknik analisis, teknik dan prosedur

kerja yang didasarkan atas disiplin ilmu pengetahuan dan/atau
pelatihan tertentu dengan sertifikasi; mensyaratkan
pengetahuan dan teknis tertentu dengan sertifikasi;
2. Memiliki etika profesi yang ditetapkan oleh organisasi profesi;
3. Dapat disusun dalam suatu jenjang jabatan berdasarkan: a)
tingkat keahlian bagi jabatan fungsional keahlian; 2) tingkat
keterampilan bagi jabatan fungsional keterampilan.
4. Pelaksanaan tugas bersifat mandiri;
5. Jabatan fungsional tersebut diperlukan dalam pelaksanaan
tugas pokok dan fungsi organisasi.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 5

 PERATURAN BERSAMA
MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL
DAN
KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
NOMOR 02/V/PB/2010
NOMOR 13 TAHUN 2010

Pranata Laboratorium Pendidikan yang selanjutnya

disingkat PLP, adalah jabatan yang mempunyai ruang
lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk
melakukan pengelolaan laboratorium pendidikan yang
diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan
kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang
berwenang.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 6

 PLP mempunyai tugas sebagai berikut:
• Melaksanakan pengujian sesuai dengan metode
yang digunakan
• Melakukan kalibrasi alat
• Melaporkan hasil pengujian
• Mengusulkan perbaikan alat dan metode
• Membuat dokumen petunjuk operasional dan
perawatan alat dan melaksanakannya
• Melakukan inventarisasi alat dan bahan kimia
• Mengendalikan kondisi ruangan pengujian dan
ruang preparasi

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 7

 UNSUR-UNSUR
SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM
I. Faktor administratif
> Struktur organisasi
> Sumber daya
> Sistem dokumentasi
> Jasa/perbekalan
> Pelayanan kepada pelanggan
> Pengaduan
> Pengendalian ketidaksesuaian
pengujian
> Tindakan perbaikan
> Pengendalian rekaman
> Audit mutu internal
> Kaji ulang manajemen
II. Faktor Teknis
> Akomodasi dan lingkungan
> Metode pengujian
> Peralatan pengujian
> Pereaksi
> Pengambilan sampel
> Penanganan sampel
> Ketertelusuran
> Jaminan mutu hasil pengujian
> Laporan hasil pengujian
> Estimasi ketidakpastian dalam
pengujian

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 8

 Prinsip Sistem Manajemen Mutu Laboratorium (SMM)
I. Lingkaran (siklus) mutu
II. Struktur sistem manajemen mutu
III. Dokumen SMM
IV. Audit SMM
V. Kaji ulang manajemen

• SMM mengorganisasikan keseluruhan aktivitas

laboratorium sedemikian rupa agar faktor-faktor:
a) Teknis, b) administratif, c) Personel yang
memengaruhi mutu hasil pengujian berada di bawah kendali.
– SMM harus menuntun tindakan terorganisasi dari
manusia, peralatan, dan informasi untuk mencapai
tujuan laboratorium.
– SMM dituangkan dalam Panduan Mutu, Prosedur Mutu,
dan Instruksi Kerja yang didokumentasikan, dimengerti,
dan dilaksanakan oleh semua personil secara
profesional.
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 9
 SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM
Harus memenuhi kebutuhan laboratorium dan pelanggan
yang saling berhubungan
- Kebutuhan laboratorium
• Mencapai dan mempertahankan mutu yang diinginkan
dengan biaya optimal
• Menggunakan secara efisien, “sumber”
» Teknologi
» Manusia
» Bahan

- Kebutuhan pelanggan
 Keyakinan dalam kemampuan laboratorium
menghasilkan hasil pengujian bermutu yang dikehendaki
dengan biaya yang kompetitif.
 Mempertahankannya terus-menerus.
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 10
 KEBIJAKAN MUTU
 Memberikan pelayanan pengujian yang mengutamakan
mutu dan kepuasan pelanggan, dapat dipercaya serta
menjamin bahwa pekerjaan pengujian dilaksanakan
dengan independensi, kejujuran, teknis, teliti, cepat,
tepat, dan akurat serta efisien dalam menggunakan
sumber daya.
 Senantiasa melakukan pemutakhiran pengetahuan,
peningkatan kualitas sumber daya manusia dengan
melaksanakan pelatihan dan memberikan kesempatan
untuk mengikuti pelatihan dan pendidikan
 Tanggap dan cepat bertindak mengatasi masalah,
profesional, dan cermat dalam melaksanakan tugas,
memiliki integritas dan kredibilitas yang diakui
masyarakat serta senantiasa mengutamakan kerjasama
tim.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 11

Laboratorium harus memastikan kompetensi personel
yang mengoperasikan peralatan tertentu, melakukan
pengujian dan/atau kalibrasi, mengevaluasi hasil, dan
menandatangani laporan pengujian dan sertifikat
kalibrasi.

Laboratorium harus merumuskan sasaran pendidikan,

pelatihan dan keterampilan personel. Laboratorium
harus mempunyai kebijakan dan prosedur untuk
mengidentifikasi dan menyelenggarakan pelatihan
yang dibutuhkan personel.Laboratorium harus membuat
program pelatihan yang relevan dengan tugas
sekarang dan tugas yang diantisipasi.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 12

 Apa itu Mutu?

tercapainya 99 % derajat mutu

1% berarti

disetujuinya 1% derajat kesalahan

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 13

Di Perancis kesalahan 1 % berarti setiap hari
• 14 menit tanpa air atau listrik
• 50,000 paket hilang oleh layanan pos
• 22 bayi gagal lahir
• 600,000 makanan terkontaminasi bakteri
• 3 pendaratan darurat di bandara Paris

Hasil: 1% kesalahan

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 14

 Manajemen Laboratorium
 Manajemen laboratorium adalah
aktivitas merancang kegiatan, mengoperasikan,
memelihara dan merawat peralatan dan bahan, fasilitas
dan atau segala obyek fisik lainnya secara efektif dan
efisien untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu
sehingga mencapai hasil yang optimal.

 Manajemen laboratorium meliputi :

1. Perancangan kegiatan laboratorium
2. Pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan
3. Pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan
4. Pengevaluasian sistem kerja Laboratorium
5. Pengembangan kegiatan Laboratorium

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 15

1. Perancangan Kegiatan Laboratorium

Meliputi:
- Penyusunan program kegiatan tahunan
- Penyusunan kebutuhan peralatan laboratorium
- Penyusunan kebutuhan bahan laboratorium
- Penyusunan SOP (penggunaan peralatan dan
bahan)

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 16

2. Pengoperasian Peralatan dan Penggunaan Bahan
Meliputi:
• Persiapan Peralatan dan bahan
• Penjelasan pengoperasian peralatan dan penggunaan
bahan (tidak lepas dari kegiatan supervisi)
• Supervisi proses pengujian, kalibrasi dan/ atau produksi
• Pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan
• Pengelolaan/penanganan material handling (sisa bahan)
• Verifikasi/validasi hasil (pengukuran, kalibrasi, kinerja alat)
• Pengujian dan verifikasi unjuk kerja alat
• Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
• Pengambilan dan pengujian sampel (peneltian & pengmas)
• Pelaporan kegiatan praktikum

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 17

3. Pemeliharaan/perawatan Peralatan dan Bahan

Meliputi:
• Penyusunan jadwal pemeliharaan/perawatan
peralatan dan bahan
• Pembersihan peralatan dan bahan
• Penataan peralatan dan bahan
• Penyimpanan peralatan dan bahan
• Melakukan kalibrasi alat

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 18

 4. Pengevaluasian Sistem Kerja Laboratorium
Meliputi:
• Evaluasi SOP pengoperasian peralatan dan
penggunaan bahan (umum)
• Evaluasi SOP pemeliharaan/perawatan peralatan dan
bahan (umum)
• Evaluasi pedoman penilaian peralatan dan bahan
(umum)
• Evaluasi pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan
(khusus)
• Evaluasi hasil kalibrasi alat
• Evaluasi kinerja alat
• Evaluasi penerapan metode kerja dan penggunaan alat
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 19
 5. Pengembangan Kegiatan Laboratorium

Meliputi:
• Pengembangan kinerja peralatan
• Pengembangan metode kerja peralatan
• Pengembangan metode pengujian, kalibrasi,
dan/atau produksi
• Pengembangan mutu produk (skala laboratorium)
• Pengembangan sistem pengelolaan laboratorium

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 20

Dokumentasi Pengelolaan Laboratorium
Dokumentasi meliputi:
 Dokumentasi Peralatan/bahan (Pangkalan Data
peralatan/bahan)
 Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan
Dokumentasi pelaksanaan kegiatan  dokumen
pengelolaan lab. yang mengacu pada Sistem Dokumen
Manajemen Mutu Standar (ISO)

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}

adalah “Sistem yang terdokumentasi” BUKAN
“Sistem Mendokumentasi”

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 21

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}

DOKUMENTASI
Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan

penyimpanan informasi yang berhubungan dengan
sistem manajemen
Mencakup: Panduan Mutu
Prosedur
Instruksi Kerja
Form, Dokumen pendukung, Rekaman

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 22

 FILOSOFI SISTEM MANAJEMEN MUTU

 Say what You Do

Tulis Apa yang Anda Kerjakan.
 Do What You Say
Kerjakan Apa Yang AndaTulis.
 Record For All Your Activity
Rekam Semua kegiatan Anda.
 Action Any Different
(Continous Improvement)
Perbaikan terus menerus/berkelanjutan

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 23

RUANG LINGKUP DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
{MUTU}

• mengumpulkan informasi;
• menata dan mengolah informasi;
• menyimpan informasi;
• mencari kembali informasi;
• mendistribusikan informasi;
• memutakhirkan informasi.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 24

 DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}

FUNGSI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}

• menjadi acuan dalam penerapan dan

pengembangan sistem manajemen {mutu};
• menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap
konsistensi mutu produk;
• menjadi pedoman {penyediaan bahan}; pelaksanaan
sistem manajemen {mutu}
• menghindarkan pengertian ganda dan tumpang
tindih.

Catatan: Secara umum pengertian produk mencakup juga

jasa
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 25
 DOKUMENTASI BERGUNA BILA:
 Mudah digunakan
 Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak terlalu
banyak, sehingga mudah dimengerti dan
memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang
mudah
 Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan langsung
mengenai sasaran
 Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman
dari pengguna
 Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera
bisa dicari
 Digunakan !!
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 26
STANDAR SISTEM {MUTU} MANAJEMEN LABORATORIUM

 Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem

{mutu} manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya.
Laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program,
prosedur, dan instruksi untuk menjamin mutu hasil pengujian
dan/atau kalibrasi. Dokumentasi sistem manajemen {mutu} harus
dikomunikasikan kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan
diterapkan oleh semua personil yang terkait;
 Kebijakan dan tujuan sistem manajemen {mutu} laboratorium ,
termasuk pernyataan kebijakan mutu yang terkait dengan mutu
ditetapkan dalam panduan mutu;
 Tujuan keseluruhan organisasi didokumentasikan dalam pernyataan
kebijakan mutu yang diterbitkan di bawah kewenangan pimpinan
tertinggi organisasi.
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 27
 PENGENDALIAN DOKUMEN

 Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan

semua dokumen, baik yang diterbitkan sendiri maupun yang diperoleh dari
sumber eksternal, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain,
metode uji/ kalibrasi, gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan
panduan.
 Semua dokumen yang diterbitkan harus ditinjau (reviewed) dan disetujui
(approved) untuk digunakan oleh personil yang berwenang sebelum
diterbitkan.
 Untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau
kadaluwarsa harus dibuat daftar induk atau prosedur pengendalian
dokumen yang setara, yang mudah didapat, yang menunjukkan status
revisi yang terakhir dan distribusi dokumen dalam sistem manajemen
{mutu}.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 28

PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
 Prosedur yang diberlakukan harus memastikan, bahwa:

• Edisi resmi dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi tempat

dilakukan kegiatan laboratorium;
• Dokumen dikaji ulang secara berkala, dan bila perlu, direvisi untuk
memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya
terhadap persyaratan yang digunakan;
• Dokumen yang tidak sah atau kadaluwarsa ditarik dari semua
tempat penerbitan atau penggunaan, atau dengan cara lain yang
menjamin tidak digunakannya dokumen tersebut;
• Dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau
untuk maksud suaka pengetahuan diberi tanda yang jelas.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 29

PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
 Dokumen sistem manajemen {mutu} harus diidentifikasi
secara baku, mencakup tanggal penerbitan dan/atau
identifikasi revisi, penomoran halaman, jumlah
keseluruhan halaman atau tanda yang menunjukkan
akhir dokumen, dan pihak berwenang yang menerbitkan;
 Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh tim
yang sama dengan yang melakukan sebelumnya, kecuali
bila ditetapkan lain.
 Apabila memungkinkan, teks yang telah diubah atau
yang baru harus diidentifikasi di dalam dokumen atau
lampiran yang sesuai.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 30

 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
 Jika sistem pengendalian dokumen laboratorium
membolehkan dilakukan amandemen dokumen dengan
tulisan tangan yang menunda penerbitan kembali
dokumen, maka harus ditetapkan {penundaan penerbitan
kembali dokumen} prosedur dan kewenangan untuk
melakukan amandemen itu. Dokumen yang telah direvisi
harus secara formal diterbitkan kembali sesegera
mungkin;

 Harus ada prosedur yang menjelaskan cara dilakukan dan

dikendalikannya perubahan dokumen yang disimpan
dalam sistem komputer.
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 31
 DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
PENGENDALIAN DOKUMEN
 Sesuatu yang sangat penting dalam implementasi sistem manajemen
{mutu};
 harus mencakup seluruh dokumen, baik internal maupun eksternal;
 harus dimulai sejak tahap preparasi, dengan pengawasan oleh orang
yang telah ditunjuk;
 mencakup dokumen yang {jika} telah kedaluwarsa atau karena
sesuatu hal dokumen harus segera ditarik dari seluruh titik peredaran;
 jika ada usulan perubahan implikasinya harus ditinjau oleh
penanggung jawab sebelumnya;
 perubahan dan revisi harus dikendalikan seketat penerbitan
sebelumnya sesuai prosedur;
 dilakukan dengan mengidentifikasikan dokumen dengan jelas,
termasuk status revisinya.
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 32
 Herarki Dokumen Mutu

I
PANDUAN MUTU

II PROSEDUR MUTU

III INSTRUKSI KERJA

IV FORM DAN REKAMAN

Dok Level I mencakup atau menjadi acuan dok. Level II,III, dan IV

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 33

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
1. PANDUAN MUTU,
merupakan:

 suatu pernyataan mengenai tujuan yang ingin dicapai suatu

organisasi dan komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut;
 suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem manajemen
{mutu} yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi;
 merupakan suatu bukti bahwa sistem manajemen {mutu} telah
dirancang secara sistematis;
 suatu mekanisme mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan
organisasi kepada seluruh elemen organisasi;
 merupakan syarat mutlak agar audit dan tinjauan sistem
manajemen {mutu} dapat diselenggarakan secara efektif.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 34

 Panduan Mutu
Panduan Mutu merupakan interpretasi
standar mutu yang diacu dari ISO,
berisikan:
– Kebijakan laboratorium
– Sasaran
– Struktur organisasi
– Uraian jabatan
– Kualifikasi jabatan
– Garis besar operasi dari prosedur
manajemen yang berlaku
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 35
 2. Prosedur Mutu
menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk
melaksanakan sistem manajemen {mutu} yang ditetapkan
dalam Panduan Mutu. Dalam prosedur mutu dijelaskan
mengenai apa, siapa, bagaimana, kapan sesuatu harus
dilaksanakan, sumber daya apa yang dibutuhkan dan
sebagainya.
Prosedur Mutu bagian yang memperjelas Panduan Mutu agar
sistem berjalan serta memerinci tanggung jawab dan
pengendalian prosedur kerja
Prosedur Mutu dapat mencakup:
 prosedur pengendalian dokumen;
 prosedur kalibrasi;
 prosedur pelaksanaan praktikum;
 prosedur pelatihan;
 prosedur audit internal, dan sebagainya.
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 36
 3. INSTRUKSI KERJA,
menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk
melaksanakan suatu kegiatan tertentu dan merupakan
dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih
tinggi.
Instruksi Kerja dapat berupa:

 petunjuk pengoperasian alat tertentu;

 metode pengujian/kalibrasi;
 petunjuk penerimaan permintaan layanan;
 petunjuk penyampaian laporan lewat fax.;
 petunjuk pemeriksaan barang masuk, dan sebagainya.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 37

 4. Formulir Rekaman
adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan
kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti
yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.

Formulir {Dokumen ini} dapat berupa:

 formulir permintaan layanan;
 Formulir untuk merekam data
pengujian/kalibrasi;
 formulir perubahan dokumen mutu;
 kartu riwayat alat;
 label sampel, dsb.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 38

 Pengendalian Rekaman
Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur
pengendalian rekaman untuk identifikasi, pengumpulan,
pemberian indeks, pengaksesan, pengarsipan,
penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman
mutu dan rekaman teknis. Rekaman mutu harus
mencakup: laporan audit internal, kaji ulang manajemen,
laporan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Rekaman mutu harus: dapat dibaca, disimpan dan
dipelihara sehingga mudah didapat bila diperlukan,
dihindari dari kerusakan atau deteriorasi, dicegah
agar tidak hilang, serta waktu penyimpanan rekaman
harus ditetapkan.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 39

Semua rekaman harus terjaga keamanan dan kerahasiaannya.
Laboratorium harus mempunyai prosedur untuk melindungi dan
membuat cadangan rekaman yang disimpan secara
elektronik dan untuk mencegah akses dan amandemen
yang tidak berwenang terhadap rekaman tersebut.
Laboratorium menyimpan rekaman teknis untuk satu periode
tertentu, meliputi pengamatan asli, data yang diperoleh dan
informasi yang cukup untuk jajak audit, rekaman kalibrasi,
rekaman staf dan salinan laporan pengujian atau sertifikat
kalibrasi.
Observasi, data dan perhitungan harus direkam pada saat
pekerjaan dilaksanakan dan harus dapat diidentifikasi pekerjaan
asalnya.
Bila terjadi kesalahan dalam rekaman, setiap
kesalahan harus dicoret, tidak dihapus, dibuat tidak kelihatan
atau dihilangkan. Nilai yang benar dituliskan pada sisinya
kemudian diparaf oleh personel yang melakukan koreksi.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 40

 Dokumentasi Data Peralatan:
1. Dokumen Kontrak
2. Manual peralatan
3. Riwayat Perawatan Perbaikan (Waktu,
Biaya), Dll.
4. Identifikasi peralatan : nama, spesifikasi, dll.
5. Harga peralatan per unit
6. Prosedur operasi
7. Lokasi/penempatan peralatan
8. Alamat pabrik, agen
9. Tanggal/tahun mulai penggunaan
10.Riwayat perawatan dan perbaikan
11.Dan sebagainya
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 41
Dokumentasi (Pangkalan Data) Peralatan
NILAI INVESTASI
• Harga beli
• Penyiapan
• Pemasangan
BEBAN KERJA
UMUR • Per Minggu, Bulan
• Teknis • Per Sem, Tahun
• Ekonomis

Pangkalan Data PENYUSUTAN

Peralatan • Metoda Nilai Sisa
(Equipment) • Umur fasilitas
NILAI
SISA
• Teknis ( ? )
• Ekonomis
PENGHAPUSAN
SPESIFIKASI INFORMASI  Nama, Jenis, Spesifikasi, Kuantitas
TEKNIS  Nilai aset/ nilai buku / nilai kapitalisasi
• Gambar-gambar
• Pedoman / Manual  Kondisi / kinerja aset
 Lokasi aset dan pengguna
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 42
 Kategori Peralatan
• Peralatan kategori 3 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan
perawatannya sulit, risiko penggunaan tinggi, akurasi/kecermatan
pengukurannya tinggi, serta sistem kerja rumit yang
pengoperasiannya memerlukan pelatihan khusus/tertentu dan
bersertifikat.
• Peralatan kategori 2 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan
perawatannya sedang, risiko penggunaan sedang,
akurasi/kecermatan pengukurannya sedang, serta sistem kerja yang
tidak begitu rumit yang pengoperasiannya memerlukan pelatihan
khusus/tertentu.
• Peralatan kategori 1 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan
perawatannya mudah, risiko penggunaan rendah,
akurasi/kecermatan pengukurannya rendah, serta sistem kerja
sederhana yang pengoperasiannya cukup dengan menggunakan
panduan (SOP, manual).

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 43

1. Mutu kinerja laboratorium dan kepuasan pelanggan
merupakan tujuan utama dari setiap sistem
manajemen mutu laboratorium.
2. Dokumentasi sistem manajemen merupakan salah
satu pilar pendukung sistem manajemen mutu
laboratorium.
3. Sistem Manajemen Mutu laboratorium yang baik
meningkatkan kualitas Tridharma, kepuasan
pelanggan, dan kesejahteraan komunitas
laboratorium.

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 44

20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 45