Perencanaan

Hani Handoko, 1997:

 Ada pada semua jenis kegiatan
 Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan
selanjutnya yang berkaitan dengan:
 Apa yang harus dilakukan
 Bagaimana melakukan
 Kapan melakukannya
 Siapa yang melakukan
 Perencanaan

 Kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari

berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang
dipandang paling baik untuk mencapai tujuan (Billy
E. Goetz)
 Upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat
pokok yang dipandang paking penting dan yang akan
dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan (Maloch and Deacon)
 Planning is the function of manager which involves
the selection from alternatives of objectives, policies,
procedures, and programs (Koontz & O’Donnell)
 4 Tahap Dasar Perencanaan
Hani Handoko, 1997:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan
hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
 Urgensi Perencanaan
Hani Handoko, 1997:
1. Protective Benefits: mengurangi
kemungkinan kesalahan dalam
pembuatan keputusan
2. Positive benefits: meningkatkan sukses
pencapaian tujuan organisasi
 Tujuan Perencanaan
Djoko Wijono, 1997
 Membuat arahan – pedoman untuk mencapai
tujuan
 Memperkirakan apa yang akan terjadi pada
masa depan
 Memberikan kesempatan untuk eksplorasi dan
meilih alternatif terbaik
 Menyusun skala prioritas
 Merancang standar dan alat ukur pengawasan
dan evaluasi
 Manfaat Perencanaan
Hani Handoko, 1997:
Membantu manajemen untuk:
 Menyesuaikan diri dgn perubahan-perubahan lingkungan
 Kristalisasi persesuaian dgn masalah-masalah utama
 Memahami gambaran operasi secara menyeluruh
 Penempatan tanggung jawab secara lebih tepat
 Cara pemberian perintah operasional
 Memudahkan koordinasi
 Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah
dipahami
 Minimalisasi pekerjaan yg tidak pasti
 Menghemat waktu, usaha, dan dana
 Ciri-ciri Perencanaan yang
Sempurna
Djoko Wijono, 1997:
1. Mempunyai tujuan yang jelas
2. Uraian kegiatan yang lengkap
3. Ditetapkan jangka waktu pelaksanaannya
4. Memberi arahan bagi organisasi pelaksana
5. Memberikan arahan faktor penghambat dan pendukung serta
hal-hal yang perlu dilakukan
6. Tidak terlepas dari sistem yang ada dan diketahui kaitannya
dengan elemen-elemen sistem lainnya
7. Memenuhi standard yg dipakai untuk menilai dan mekanisme
kontrol
8. Luwes – fleksibel – dapat disesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang dihadapi
 Kelemahan Perencanaan
Hani Handoko, 1997:
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin
berlebihan pada kontribusi nyata;
2. Perencanaan cenderung menunda kegiataan;
3. Perencanaan terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi;
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh
penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi;dan
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak
konsisten;
 Tipe Perencanaan - Rencana
Hani Handoko, 1997, didasarkan pada:
1. Bidang fungsional
2. Tingkatan organisasi
3. Karakteristik rencana: kompleksitas,
fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya,
rasionalitas, kualitatif, dan kuantitatif
4. Waktu
5. Unsur-unsur rencana: anggaran, program,
prosedur, dan kebijakan
 Kriteria Penilaian Efektivitas
Rencana
Hani Handoko, 1997:
 Kegunaan
 Ketepatan dan obyektifitas
 Ruang lingkup
 Efektivitas biaya
 Akuntabilitas
 Ketepatan waktu
 Hakikat Perencanaan
 Deskripsi situasi masa depan
 Pemahaman atas kondisi saat ini
 Kemungkinan dan pemilihan upaya untuk
mencapai masa depan
 Menentukan langkah kerja untuk
mencapai masa depan
 Fungsi Manajemen

M M M M M M
PLANNING A O A E A A
N N T T C R
ORGANIZING E E H H K

ACTUATING
Y R
I
O
D
I
N
E
T GOAL
A E
CONTROLLING L
EVALUATING
 MONITORING?
Controling? Evaluating?
M C E

WHEN during during after

WHO luar dalam luar

ACTION - + +/-
 The Process of Management
Menurut Richard Daft, 1997

Management Function

Planning
Select goals and
ways to attain them

Resources Performance
•Human
•Financial
Controlling Organizing •Attain goals
•Products
•Raw materials Monitor activities and Assign responsibility for
•Services
•Technological make corrections task accomplishment
•Efficiencies
•Information •Effectveness

Leading
Use influence to
motivate employees
 Beberapa Pengertian
 Banyak pengertian terhadap istilah
Supervisi, Pemantauan, Pengawasan, dan
Penilaian
 Beberapa menggabungkan menjadi satu
pengertian
 Ada kalanya yang satu dijadikan induk
bagi yang lain dan sebaliknya
 SUPERVISION
 Super = di atas
 Vision (videre) = pandangan
 Sebuah kegiatan observasi dan aksi dari
tingkat manajemen/administrasi yang
lebih tinggi kepada tingkat manajemen/
administrasi yang lebih rendah untuk
mengatasi permasalahan yang dapat
diatasi dengan segera.
 Unsur Supervisi
 Pelaksana: “atasan” terhadap “bawahan”
 Sasaran
 Pekerjaan
 Bawahan
 Frekuensi: berkala dan berkelanjutan
 Tujuan:
 Asistensi
 Optimalisasi
 Pembekalan
 Teknik: Problem Solving Approach
 Prinsip Supervisi
 Meningkatkan kinerja
 Manfaat: meningkatkan efektivitas dan
efisiensi
 Edukatif dan supportif
 Teratur dan berkala
 Kerjasama Tim
 Fokus pada strategi, tujuan dan sasaran
 Fleksibilitas
 MONITORING
 Kegiatan untuk melihat dan
memperhatikan sebuah proses – upaya
yang sedang berjalan
 Kegiatan untuk menjaga agar proses yang
sedang diamati senantiasa berada pada
jalur yang telah ditentukan/direncanakan
 Ada upaya intervensi yang biasanya
berupa asistensi agar proses berjalan
sesuai yang diinginkan
 CONTROLLING
 Sering diartikan sebagai Pengawasan atau Pengawasan
dan Pengendalian (Wasdal)
 Richard L Daft (1997): Controlling is the management
function concerned with monitoring employees’
activities, keeping organization on tract towards its
goals, and making correction as needed
 GR Terry: Pengendalian adalah proses penentuan apa
yang harus dicapai yaitu standard, apa yang harus
dilakukan yaitu pelaksanaan, dan bila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelakasanaan sesuai
dengan rencana, yaitu sesuai standard
 Tujuan Pengawasan
 Mengetahui apakah kegiatan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana
 Kesesuaian dengan kebijakan, prosedur,
pedoman aturan dll
 Mengetahui kesulitan, masalah, hambatan, dan
potensi yang berpengaruh thd pencapaian
tujuan, bila perlu dilakukan koreksi
 Efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber
daya
 Mencegah pemborosan, penyimpangan, dan
kegagalan yang tidak perlu
 Asas-asas Pengawasan yang
Efektif-1:
 Menjamin tercapainya tujuan
 Efisien (meniadakan penyimpangan)
 Tanggung jawab (moral spirit)
 Mengarah ke masa yang akan datang
 Langsung
 Merupakan cermin dari perencanaan
 Kesesuaian dengan struktur organisasi
 Asas-asas Pengawasan yang
Efektif-2
 Sesuai dengan kebutuhan
individual/jabatan
 Standar yang telah ditentukan
 Fokus pada hal-hal strategis
 Kekecualian (penyimpangan)
 Fleksibel
 Peninjauan kembali
 Kegiatan yang terencana dan berindikator
 Tujuan Pengawasan
 Mengetahui apakah kegiatan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana
 Kesesuaian dengan kebijakan, prosedur, pedoman
aturan dll
 Mengetahui kesulitan, masalah, hambatan, dan
potensi yang berpengaruh thd pencapaian tujuan,
bila perlu dilakukan koreksi
 Efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya
 Mencegah pemborosan, penyimpangan, dan
kegagalan yang tidak perlu
 Proses Pengawasan
 Menetapkan standard, kriteria dan
indikator
 Melaksanakan kegiatan pengawasan
 Melakukan tindakan perbaikan
 Standar
 Fisik/unit
 Uang
 Intangible: keluhan dll
 Standar program dan sasaran
 Metode Pengawasan
 Tidak langsung: laporan lisan/tertulis
 Observasi
 Wawancara
 Daftar tilik/kuesioner/check list
 Statistical review
 Objek/fokus pengawasan
 Kekecualian
 Biaya/ongkos
 Proses dan prosedur
 Waktu
 Output
 Audit
 Personal kunci
 Macam/Jenis Pengawasan
 Internal control
 External control
 Audit control
 Formal control
 Informal control
 Preventive control
 Repressive control
 PENILAIAN
 Kegiatan untuk membandingkan antara hasil yang
dicapai dengan yang telah ditentukan
 WHO: suatu cara sistematis untuk mempelajari kegiatan
yang telah dilaksanakan dalam upaya mengambil
pelajaran (lesson learned) dan untuk perencanaan yang
lebih baik pada masa yang akan datang
 The American Public Health Association: penilaian adalah
suatu proses untuk menentukan nilai atau jumlah
keberhasilan dari pelaksanaan suatu program dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
 Komponen Utama yang dinilai/
Pendekatan yang dipakai
 Kesesuaian yang berkaitan dengan alasan
dan maksud program, rencana kegiatan,
dan pelayanan
 Kemajuan program
 Efektivitas dan efisiensi
 Dampak pelaksanaan program
 Ruang Lingkup
 Penilaian terhadap masukan
 Penilaian terhadap proses
 Penilaian terhadap luaran
 Penilaian terhadap dampak
 Jenis Evaluasi
 Formative Evaluation:
 Contoh: SWOT, PERT-CPM
 Summative:
 Effort evaluation
 Performance evaluation
 Effectiveness and efficiency
 Process
 Impact
Jenis Evaluasi: aspek kesimpulan
(Finsterbuch & Motz, 1980)

 Single program – after only

 Single program – before and after
 Comparative after and before
 Finding & Recommendation
 Evaluasi harus menghasilkan temuan dan
rekomendasi:
 Kebijakan tersebut dipertahankan sesuai
kondisi yang ada
 Kebijakan tersebut diperluas karena
keberhasiannya
 Kebijakan tersebut dihentikan karena tidak
mencapai target