PERANAN DAN

KEDUDUKAN MANAJEMEN
PENGERTIAN REKOD AKTIF DAN MANAJEMEN
REKOD AKTIF
 Rekod = informasi yg dicatat, tnpa memperhatikan media
karakteristiknya, dlm kegiatn operasionl suatu organisasi.

 Dokumen →unit terkecil dari pemberkasan dan umumnya

merup satuan surat, formulir, laporan .

 Dokumen yg memiliki nilai bukti (evidence) berhubungan lgsg

dg misi, kegiatan, aktivitas organisasi dsbut rekod.

 Contoh2 bukan rekod yg dikutip scra luas:

 1. Materi perpust dan publikasi lainnya
2. Brosur, catalog, pamphlet, &dokumen yg tdk diminta
3. Email, dan vice mail yg tdk pny nilai bisnis
4. Informasi dr internet list service dan news grup
5. Surat2 pribadi 6. Formulir kosong permintaan pembelian
JENIS2 REKOD AKTIF :

 1. Rekod menurut media penyimpanannya

 2. Rekod menurut penggunaannya

 3. Rekod menurut penggunaanya

 4. Rekod menurut nilai rekod.

 5 Perkembangan rekod.

 6. Internet.

 7 .Pencitraan Dokumen.
PERNAN DAN FUNGSI REKOD
 3 alasan besar pentingnya penyimpanan rekod :
penggunaan bisnis, mendukung akuntabilitas
internal dan eksternal, penggunaan budaya
 Untuk dapat menjadi bukti, menurut standar
manaje men internasional (ISO: 15489-1:2001
klausal 7.2) rekod harus memiliki kualitas
keaslian, integritas, kegunaan, dan keandalan
 Bila rekod tidak dikelola dg baik, akan terjadi:
Sering tdk memadai utk tujuan mana rekod
dibutuhkan, rekod sering hilang, dan rekod
dimusnahkan tlu dini atau rekod lainnya
disimpan tanpa tujuan
NILAI YG TERKANDUNG DLM
REKOD
1. Nilai administrative →membantu karyawan melaksa
nakn operasional kantor dlm suatu perush.
Cth:, buku pedoman, dan bagan struktur organisasi
2. Nilai fiscal →utk membantu menjalankan aktivitas /
transaksi /bisnis yg berhubungan dg masalah
keuangan.
Cth:surat tagihan, neraca, laporan labarugi.
3. Nilai hukum→ merup bukti dr transaksi aktivitas
atau transaksi bisnis. Cth: kontrak, perjanjian
keuangan, akta pendirian, bukti kpemilikan
4. Nilai sejarah → catatan ttg operasi organisasi dan
arah perkembangan organisasi selama bertahun2.
MODEL-MODEL MANAJEMEN
REKOD
 Skilus hidup rekod ( life cycle model).
adl jangka/waktu hidup suatu rekod spt yg
dinyatakan dlm 5 tahap, yaitu penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan
disposisi akhir.
. Model kontinum adl konsep yg fleksibel &
menyeluruh yg mencerminkan sejumlah isu yg
mengelilingi peran rekod dlm organisasi &
masyarakat kontemporer