BAB 7

SIKLUS PENGGAJIAN DAN

JASA PERSONALIA
 BAGAN ALIR PENGGAJIAN
(AKTIVITAS MINGGUAN/BULANAN)
Penggajian Proses Komputer Utang Dagang Kasir
Pengurutan/ B A
Update data Pemilahan
penggajian Transaksi
Data Gaji Cek
Penggajian Daftar
Gaji Gaji

Transaksi Data Biaya

Penggajian Penge- Review &
(Updated) sahan Td.tangan

Master file
Pembuatan SDM/ Slip Gaji
Slip Gaji
Cek Gaji Penggajian Daftar
Daftar
Gaji
Gaji
Distibusi
Gaji Cek Gaji
Buku
Besar Distibusi
Laporan
Cek Gaji Gaji
Gaji
Slip Gaji
Daftar Distibusi
Gaji Gaji Karyawan Akuntansi Bank
A
Manajemen

B
PROSEDUR PENGGAJIAN MANUAL
SDM Supervisor Pegawai Penggajian Akuntansi Keuangan

Membuat
Mulai rincian
gaji
Daftar1
gaji
Merekrut
Rincian
pegawai 2 gaji
1 Membuat
Kartu slip set.
Membuat kerja
kartu & cek
kerja Kartu 2
Otorisasi kerja A
rekrutment Mengisi
kartu Cek
Surat 2
lamaran & kerja
1
referensi Membuat Slip
daftar 1 setoran
2 gaji Daftar bank
Review & 1 gaji
otorisasi Kartu 2
kerja Slip
A setoran Menyetor
1 bank ke bank
Daftar 2
2 gaji
1
Kartu D
kerja
Buku
besar Membuat
A slip gaji
& distri-
busi
Ke
akuntansi
kos
Slip gaji
Ke
Pegawai
PROSEDUR PENGGAJIAN BERBANTUAN KOMPUTER
(ALTERNATIF)
Penggajian Operasi Komputer SDM Utang Kasir

Berbagai Data Data C B

departemen gaji pegawai

Kartu Kartu Peng- Cek

Master file
hadir kerja urutan Daftar gaji
Data Entry

gaji
gaji

Datagaji
Rekon- urut Review, tanda
siliasi tangan, &
Acc & buat
buat distribusi gaji
Mencetak VKK
Data entry dokumen
penggajian Daftar
Kartu Kartu gaji
hadir kerja besar Voucher
Buku Kas Voucher
Keluar kas keluar
A
Slip gaji
A Cek Daftar Daftar
gaji gaji gaji
Daftar A Cek gaji
gaji
Distribusi
Laporan gaji
Rekon- periodik
B C
siliasi

Berbagai
D departemen Bank

Pegawai

Akuntansi
 AKTIVITAS SIKLUS SDM
• Rekrutmen
• Pendidikan dan pelatihan
• Penetapan tugas dan tanggungjawab
• Penetapan kompensasi
• Evaluasi kinerja
• Penghentian SDM, baik karena
karena pensiun atau karena sebab
lain
 PERANGKAT SISTEM
• Kelengkapan dan kejelasan kebijakan dan
prosedur.
• Dokumentasi, yang mencakup
administrasi umum SDM, penggajian, dan
akuntansi.
• Laporan biaya gaji.
• SDM kompeten untuk manajemen SDM.
• Teknologi informasi untuk manajemen
SDM, misalnya teknologi untuk gaji dan
bonus, teknologi pembayaran dan
pelaporan gaji dst.
 ANCAMAN BIDANG SDM
• Merekrut karyawan yang tidak kompeten
• Pelanggaran peraturan ketenagakerjaan
• Perubahan file gaji tanpa otorisasi
• Data jam kerja atau unit output tidak
akurat
• Pemrosesan gaji tidak akurat
• Manipulasi atau penyalahgunaan
distribusi cek gaji
• Kerusakan data gaji atau pembocoran
data gaji.
 ANCAMAN BIDANG SDM
• Risiko salah saji atas gaji relatif kecil mengingat
jumlah gaji dapat dengan mudah dibandingkan
dengan periode sebelumnya, namun demikian
masalah risiko penggajian tetap perlu
diwaspadai.
• Kesalahan perhitungan upah lembur.
• Kesalahan perhitungan potongan gaji, baik
potongan pajak maupun potongan yang lain.
 ANCAMAN BIDANG SDM
• Kesalahan penyetoran potongan atas gaji,
terutama pajak, sehingga menimbulkan denda
pajak.
• Kesalahan penggunaan tarif gaji.
• Pembayaran gaji fiktif, karena kontrol yang
lemah atas pembayaran gaji untuk jumlah
karyawan yang cukup besar.
PRINSIP PENGENDALIAN PENGGAJIAN
• Otorisasi transaksi penggajian.
• Pembukuan gaji valid, lengkap, dan
akurat.
• Memenuhi ketentuan pemerintah tentang
pelaporan pajak atas gaji serta aspek
ketenagakerjaan yang lain.
• Perlindungan data penggajian dari
kemungkinan hilang dan penyalahgunaan.
• Aktivitas bidang ketenagakerjaan dan
penggajian efektif dan efisien.
 KONTEK DIAGRAM SIKLUS SDM

Perubahan tarip gaji Informasi gaji

Departemen
Karyawan
SDM Laporan Potongan gaji

Berbagai Data jam kerja Sistem Cek gaji

penggajian Bank
departemen Inform
Laporan asi
& inst tarip
ruksi
Lembaga Pajak dan laporan pajak Asuransi &
pemerintah Cek dan laporan perush. lain
Peraturan & petunjuk teknis
pemenuhan pajak

Target SIA penggajian adalah menjamin

efektifitas dan efisiensi transmisi data dan
pengolahan data penggajian.
DIAGRAM ARUS DATA SIKLUS PENGGAJIAN
Data jam kerja
Berbagai
Validasi Data jam hadir departemen Update Potongan
data jam kerja/ file induk gaji
jam hadir gaji
Laporan
Perubahan
gaji
Data
tervalidasi Departemen
File induk gaji
SDM
Pembuatan
Buku besar
daftar Laporan
gaji Tarif pajak &
potongan lain Menghitung
Data rincian gaji
gaji pegawai
Update
Asuransi &
tarif pajak
Tarif & instruksi perusahaan lain
& potongan

Pembayaran Tarif pajak & instruksi

Pemerintah
gaji Informasi gaji
Pembayaran
Cek pajak, asuransi, &
gaji potongan lain

Bank Pegawai
 DOKUMEN

• Pencatatan jam kerja dan unit output

 dokumen jam kerja (time card) dan
dokumen unit output (job ticket).
• Pembuatan daftar gaji, alokasi gaji,
dan potongan gaji  dokumen daftar
gaji (payroll register)
• Pembayaran gaji  voucher gaji
(disbursement voucher), cek gaji, dan
slip gaji.
 DOKUMEN

• Surat keputusan pengangkatan/

pemberhentian karyawan.
• Skema kebijakan penggajian, bonus,
penghargaan, dan bantuan.
• Data jam kerja/data unit output per
karyawan.
• Data prestasi kerja karyawan.
• Data skema gaji per karyawan.
• Data diri per karyawan (untuk kepentingan
penghitungan pajak).
 TRANSAKSI DAN AKUN

• Biaya Gaji (mencakup gaji pokok, komisi,

tunjangan, dan bonus).
• Biaya Gaji Langsung.
• Biaya Gaji Tidak Langsung (BOP).
• Utang Gaji
• Utang Potongan Gaji (potongan gaji yang
belum disetor ke yang berhak).
• Utang PPh. 21
• Akun bank untuk gaji.
 DOKUMEN PEMBUKUAN

• Daftar gaji/register gaji.

• Rekening bank untuk gaji (sistem imprest).
• Daftar distribusi/alokasi biaya gaji.
• Daftar pemotongan pajak.
• Laporan pembayaran pajak.
• Rekening-rekening penggajian, seperti:
Biaya Gaji, Utang Gaji, PPh. 21, Utang
Potongan Gaji (potongan gaji yang belum
disetor ke yang berhak).
 BAGAN ALIR PENGGAJIAN
(AKTIVITAS HARIAN)
Pabrik/Departemen Proses Komputer SDM
Jam Kerja/ Update
output per Transaksi
data base SDM
SDM gaji
Tarip gaji
Rekrutmen
Penghentian

Master file
Transaksi
SDM/ Data Biaya
Penggajian
Penggajian
 BAGAN ALIR PENGGAJIAN
(AKTIVITAS HARIAN)

Keterangan gambar:
Diasumsikan penggajian didasarkan pada
jam kerja atau output per karyawan (upah
per unit). Secara harian data jam kerja atau
output dimasukkan ke sistem untuk
digunakan sebagai dasar perhitungan gaji.
Secara mingguan atau bulanan dibuat
perhitungan gaji dan disiapkan dokumen-
dokumen pendukungnya.
 PENGUJIAN SUBSTANTIF

• Bandingkan biaya gaji dan utang gaji dengan

tahun sebelumnya.
• Hitung rasio biaya gaji terhadap penjualan
bersih, bandingkan dengan rasio tahun
sebelumnya.
• Hitung rasio PPh. 21 atas biaya gaji, bandingkan
dengan rasio tahun sebelumnya.
• Lakukan pengujian detail transaksi secara
sampel.
selesai