AUDIT INTERNAL

AUDIT MUTU
“Pemeriksaan yang
sistematis dan independen
untuk menentukan jika
aktivitas mutu dan hasilnya
sesuai dengan pengaturan
yang telah direncanakan
dan apakah pengaturan
tersebut efektif dan cocok
untuk mencapai tujuan”
 Istilah & Definisi

 Kriteria Audit : Kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang digunakan sebagai referensi
untuk melaksanakan audit.

 Bukti Audit : Rekaman atau data yang sah,

pernyataan atau informasi lainnya yang ada
hubungannya dengan ‘kriteria audit’ serta dapat
diperiksa / ditelusuri kebenarannya.

 Temuan Audit : Hasil evaluasi bukti audit yang

dikumpulkan berdasarkan kriteria audit.
 Istilah & Definisi

 Kesimpulan Audit : Hasil akhir audit yang

dipresentasikan oleh auditor / tim auditor setelah
mempertimbangkan bukti dan temuan audit.

 Auditee : Organisasi, perusahaan, orang atau

kelompok orang yang diaudit.

 Auditor : Seseorang yang memiliki kompetensi untuk

melaksanakan audit.
TUJUAN AUDIT

1. Untuk menentukan kesesuaian atau ketaksesuaian

unsur-unsur sistem mutu dengan syarat-syarat yang
ditetapkan.
2. Untuk menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-
tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja
Kunci).
3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem
mutu.
4. Untuk memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan
 AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL
6

 Audit internal: audit yang dilakukan untuk

menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan
kegiatan terhadap standar mutu organisasi
sendiri ( standar Internal), Peraturan,
Prosedur, Instruksi kerja
 Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk
menentukan tingkat kesesuaian terhadap
standar eksternal
Manfaat audit internal
 Bagi Puncuk pimpinan : Referensi dalam
membuat keputusan: mengambil atau merubah
kebijakan agar lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang
 Bagi Unit Operasional : Mengidentifikasi dan
memahami permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah perbaikan
Manfaat Audit Internal ... lanjutan
 Bagi Unit Pengelola Mutu : Membantu pengendalian
mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses,
maupun hasil
 Bagi Karyawan : Proses pembelajaran dan pertumbuhan
serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja
sistematis
 Bagi Auditor : Proses pembelajaran dan pertumbuhan
 Bagi pelanggan : Audit internal merupakan proses
pendeteksian segala kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidakpuasan pelanggan (dan juga
risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan
kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-
benar tercapai
 AUDITOR
Seorang auditor HARUS memiliki pengetahuan dan
keahlian dalam bidang :
 Teknik, prosedur dan prinsip-prinsip audit sistem
manajemen mutu.
 Pengetahuan umum tentang sistem manajemen mutu
serta dokumen-dokumen referensinya.
 Keadaan organisasi yang akan diaudit
Kompetensi auditor

 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan audit
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi
Khusus untuk auditor yang ditunjuk menjadi ‘team
leader’, ada tambahan pengetahuan yang HARUS
dimiliki, yaitu :
 Mampu membuat perencanaan audit
 Mampu mengorganisir dan memimpin anggota tim
audit
 Mencegah dan menyelesaikan konflik
 Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan
audit
Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh
auditee
 Membandingkan kenyataan dengan
standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan
TEMUAN AUDIT
 KATEGORI TEMUAN AUDIT
MAJOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap SMM, yang nantinya bisa
berdampak pada pelanggan atau tidak berjalannya sistem:
 Penyimpangan terhadap Standard ISO/ Akreditasi / Persyaratan Perizinan/Legal
 Penyimpangan terhadap SMM Organisasi ( Selalu/ Seluruhnya )

MINOR
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas pada SMM atau karena tidak dipenuhinya prosedur
yang berlaku:
 Tidak konsisten terhadap Standard ISO/ Akreditasi/ Persyaratan Perizinan/ Legal
 Tidak konsisten terhadap SMM Organisasi ( Terkadang/ Sesekali )

OBSERVASI
Bukan merupakan suatu Penyimpangan , namun lebih bersifat Saran
untuk Perbaikan:
 Kerapihan Dokumen, Kebersihan Lingkungan
 Perubahan Narasi Dokumen
 Kesalahan dalam penulisan, dsb
Tahapan audit internal
AUDIT INTERNAL
• Pembentukan Tim Audit
Pra Audit • Menyusun rencana Audit

• Rapat Internal Audit

Audit • Penyusunan Materi Audit

• Laporan hasil Audit

Paska • Rekomendasi Perbaikan
Audit
• Monitoring hasil perbaikan
Proses Self Assesment oleh Puskesmas

1. Pembentukan Tim Auditor

2. Membuat SK Audit Internal
3. Penentuan Pelaksanaan Audit Internal
4. Penyusunan Instrumen Audit Internal
5. Sosialisasi Audit Internal
6. Melaksanakan Audit Internal
 AUDIT INTERNAL PUSKESMAS sebagai Self Assesment

PEMBENTUKAN TIM AUDITOR INTERNAL

 Koordinator Auditor : ........................

 Anggota :
1. ..........................
2. ..........................
dst
Langkah-Langkah
 Ada kebijakan Kapus (SK Tim Mutu, tim Audit
Internal)
 SOP Audit Internal
 Perencanaan
 Rapat Tim Audit Internal
 Penentuan prioritas Sasaran Audit
 Jadwal Audit Dan pembagian Tim
 Instrumen Audit

 Open Meeting
 Persuratan
 Pelaksanaan
 Prinsip cross audit
 Prinsip ada kesepakatan koreksi antara auditor dan
auditee
 Tahap Analisa
 Rekap Hasil Temuan
 Bahan untuk Membuat Laporan

 Laporan

 Tahap Tidak Lanjut

 Close Meeting
RAPAT PEMBUKA
Tujuan dari rapat pembuka
adalah memastikan bahwa
tidak ada perubahan yang
dilakukan sejak persetujuan
tanggal dan ruang lingkup audit.

Peserta rapat pembuka meliputi

top manajemen, wakil
manajemen, koordinator AI,
auditor, dan auditee.
 AGENDA RAPAT PEMBUKA

 Sambutan Top Manajemen

 Perkenalan tim auditor dan tim leader
 Menyampaikan rencana audit, tujuan, kriteria, dan
agenda.
 Menyampaikan metoda audit yang akan digunakan
auditor
 Menjelaskan definisi dan tingkatan temuan
 Konfirmasi dan kesepakatan
Hal-hal Yang Diaudit
 Ruang Lingkup ADMIN
1. PTP
2. RPK:
3. SMD / MMD / SKP :
4. SARANA PRASARANA :
5. KETENAGAAN :
6. KEUANGAN :
7. SP2TP :
8. PKP / PMKP / MUTU LAYANAN KLINIS
9. SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT
10. SURVEI KEPUASAN PASIEN
11. MUTU
 Ruang Lingkup PROGRAM

1. KIA-KB
2. PROMKES
3. KESLING :
4. GIZI
5. P2 ( IMUNISASI / TB / VCT /KUSTA)
6. PROGRAM PENGEMBANGAN: LANSIA, JIWA DLL
7. MUTU
 Ruang Lingkup YANIS

1. PENDAFTARAN
2. POLI UMUM
3. GIGI
4. LABORATORIUM
5. UGD
6. FARMASI
7. RAWAT INAP
8. RAWAT INAP PONED
9. GIZI
10. KIA-KB
11. KESLING
12. IMUNISASI/P2
13. MUTU
Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit
dilakukan dengan berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada
auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu
proses pengumpulan data dibandingkan dengan
kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
 Laporan audit

1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan
6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang
disepakati bersama dengan auditee
Presentasi Hasil Audit Internal dihadapan seluruh
karyawan Puskesmas dan Dinas Kesehatan
pelaksanaan audit internal
word
RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
• Pemaparan hasil Internal Audit
• Evaluasi Kinerja Puskesmas
1 • Umpan Balik Konsumen

• Brain storming penyebab masalah

• Kemungkinan Penyelesaian masalah
2

• Penyusunan Rencana Tindak Lanjut

• Monitoring dan Evaluasi
3
 TINJAUAN MANAJEMEN,

PUSKESMAS menetapkan untuk meninjau

Sistem Manajemen Mutu minimal 1 (SATU) kali
dalam SETAHUN

Agenda Pembahasan :
1. Undangan 1. Hasil Audit Internal
RTM 2. Hasil manajemen komplain
2. Agenda 3. Hail survey kepuasan masyarakat
RTM 4. dll
3. Notulen
PIMPINAN RTM,
Top Manajemen

PESERTA RTM,
seluruh karyawan & sektor
terkait (Dinkes Kab )