MATERI KE 3

PERAN &
KOMPETENSI
ADITOR INTERNAL
 PERAN DAN
KOMPETENSI
AUDITOR INTERNAL
Audit internal merupakan
proses audit
 Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

 Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan

 Membudayakan sistem mutu

 Memperbaiki sistem pelayanan

 Meningkatkan kinerja pelayanan

 Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi
untuk berperan sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap
tidak berbobot
Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di
Puskesmas, dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor
mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan
untuk melaksanakan audit intnerl
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun audit plan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria
secara objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim
Mutu dan kepada Kepala Puskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
Kompetensi apa
yang perlu
dimiliki seorang
auditor internal ?
 Paham dan mampu menerapkan
prosedur audit, metoda, dan instrumen
audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Fokus audit pada masalah
prioritas
Mengumpulkan informasi/fakta

Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip
Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan
 Membuat kesimpulan thd
temuan

Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian
Tehnik sampling
 Sample size calculation utk survei
pada populasi yang besar

n = jumlah sampel
Z = 1,96
P = proporsi (diisi dengan 0,5, jika
proporsi tidak diketahui)
D = tingkat kesalahan diisi dengan 0,05
 Rumus Slovin
Jumlah sampel dengan confidence level 95 %,
dan tingkat kesalahan 5 %

n = jumlah sampel
N = populasi
e = tingkat kesalahan : 0,05
Mencatat/mendokumentasikan
Menyusun laporan
Komunikasi
Menjaga kerahasiaan
Terimakasih
 MATERI 4

PERENCANAAN
AUDIT
Tahapan Audit
Internal
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan
instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit
Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil
 Pelaporan hasil audit:
perhatikan format laporan
Menyusun rencana
audit
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Menetapkan tujuan audit
Contoh tujuan audit internal

Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada

pelayanan farmasi
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan
laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium
dengan standar pelayanan lab puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan
permenkes No 75/2014
Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium
mitra
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi
 Menetapkan lingkup audit

Tetapkan:
Unit kerja/program/kegiatan yang akan diaudit
 Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)

Dari unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang akan diaudit

 Menetapkan kriteria yang akan
digunakan

Tetapkan kriteria yang akan digunakan:

standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?
 Standar/kriteria audit yang digunakan

 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,

kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama

 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

Alokasi waktu
Memilih metoda audit
 Metoda Audit
 Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekam kegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)
Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria

audit, penyusunan instrumen audit
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN PROGRAM /
KERANGKA ACUAN KEGIATAN

I. Pendahuluan
II. Latar Belakang
III. Tujuan Audit
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
IV Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
a. Lingkup Audit (admen. UKM, UKP)
b. Kegiatan Audit dan Rincian Kegiatan
V. Cara melaksanakan kegiatan.
Kriteria, Metoda, Instrumen
VI. Sasaran (objek) audit
VII. Jadwal dan Alokasi Waktu (lihat lampiran)
VIII. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
 Contoh form: Rencana audit
No Unit Tujuan Sasaran Audit Auditor Standar/ Tanggal Tanggal
Audit (Kegiaatn/Pr kriteria yg audit I audit II
oses yg menjadi
diaudit) acuan

1. ADMEN
1. ......
2. ......

2. UKM
1. ....
2. ...
3. UKP
1. ...
2. ...
 Tugas I (diskusi)
 Susun jadual audit satu tahun (baik Manajerial
UKM maupun UKP) dalam bentuk :
1. Kerangka Acuan untuk 1 tahun
2. Jadwal Audit /bulan (lampiran 1)
3. Audit Plan (lampiran 2)
Hasna Halta (082116771239)

hasnahalta97@gmail.com
Menyusun instrumen audit
untuk mengumpulkan
data/fakta
 Pengertian

 Assessment:
 evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar
 Tool:
 sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu
pekerjaan/kegiatan
 Instrumen audit

 Perangkat pengumpulkan data/informasi/fakta untuk

memperoleh bukti-bukti audit
 Disusun memperhatikan:
 Kriteria yang digunakan
 Metoda pengumpulan data
 Assessment tools
 Instrumen audit (alat melakukan asesmen):
 Alat bantu untuk melakukan asesmen

 Alat bantu untuk mendapatkan evidens

(bukti audit)
 Termasuk alat audit adalah
kriteria/persyaratan yang digunakan
untuk melakukan asesmen
 Termasuk daftar pertanyaan yang akan
digunakan oleh auditor untuk melakukan
wawancara atau berdiskusi dengan
auditee
 Termasuk panduan untuk melakukan
observasi atau meminta peragaan
 Perhatikan kapan perlu menggunakan
pertanyaan “Ya” dan “tidak”
 Mempersiapkan instrumen
pengumpulan data/informasi

 Jenis data/informasi yang dikumpulkan (kualitatif atau kuantitatif)

 Data/informasi apa saja yang akan dikumpulkan untuk mengukur
(kinerja/kesesuaian thd kriteria)
 Sumber data/informasi
 Metoda pengumpulan data/informasi
 Perlukah mendisain Instrumen (alat) pengumpulan data/informasi
 Pengumpulan data/informasi secara retrospektif, prospektif, atau
konkuren
 Metoda pengumpulan data
 Observasi langsung
 Meminta peragaan
 Wawancara
 Menelusur dokumen-dokumen
bukti pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
 (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
 Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
 Berapa lama waktu
dibutuhkan untuk
mengumpulkan
data/informasi
 Kualitas data/informasi
Proses pengumpulan data

 Retrospective
 Prospective/conccurent
 Jenis data yang dikumpulkan
 Data primer
 Data sekunder
 Data primer

 Survei
 Diskusi
 Kuesioner
 Interview
 Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
 Data sekunder

 Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam

kegiatan
 Hasil-hasil survei
 Rekam medis pasien
 Melihat Laporan
 Melihat data Kohort
 Instrumen yang biasa
digunakan untuk
pengumpulan data
pd audit internal

 Panduan wawancara
dengan daftar pertanyaan
 Check list
 Panduan observasi
 Check list pemeriksaan
fasilitas
Perhatikan dalam menyusun alat
pengumpulan data/informasi
 Relevan dengan kriteria audit
 Hindari menggunakan kata akronim atau jargon
 Definisi yg jelas terhadap teminologi yg digunakan jika
dibutuhkan
 Beri ruang untuk pengecualian
 Jika melakukan wawancara perhatikan penggunaan pertanyaan
tertutup atau terbuka (sesuai kebutuhan)
 Jika melakukan observasi : jelaskan apa yang mau diobservasi dan
bagaimana melakukan observasi
 Jika memainta peragaan jelaskan apa yang akan diperagakan
 Perhatikan urutan dalam melakukan
 KAK
Audit KIA

KAK
Audit UGD

KAK
Audit Logistik

dst
Rencana
Program Instrumen audit
Audit dst

dst
Perencanaan
Program
Audit dst

dst

Kerangka Acuan
 Contoh Instrumen Pengelolaan/Perlengkapan Barang
Cheklis Dokumen
No Uraian Kegiatan Ya Tidak Tidak
Berlaku
1 RUK
2 RPK
3 SK Pengelola Perlengkapan/Barang
4 Tupoksi Pengelola Perlengkapan/Barang
5 Uraian tugas pengelola
Perlengkapan/Barang
6 Pedoman Pengelolaan
Perlengkapan/Barang
7 SOP
 Ceklis rekam dokumen kegiatan
No Uraian Kegiatan Ya Tidak Tidak
Berlaku
1 Daftar Inventaris sarana prasarana, peralatan
medis dan non medis
2 Program Pemeliharaan sarana prasarana,
peralatan medis dan non medis
3 Bukti Monitoring Pemeliharaan sarana
prasarana, peralatan medis dan non medis
4 Bukti Kalibrasi peralatan medis dan non
medis oleh pihak ketiga
5 Bukti izin opersional peralatan yang
memerlukan perizinan khusus
 Contoh Instrumen Audit utk menghitung
Compliance Rate suatu prosedur
No Kegiatan (diisi sesuai kegiatan dalam Ya Tidak Tidak
SOP) Berlaku

1
2
3
4
5 Dst
6 Total
7 Tingkat Kepatuhan (compliance rate) Jumlah YA dibagi dg
Jumlah (YA + TIDAK)
x 100 %
Panduan wawancara
No Uraian Daftar Pertanyaan Fakta Temuan Rekomendasi
Kegiatan Lapangan audit
1 Standar Adakah SK Penanggung jawab barang
akreditasi inventaris Puskesmas.?
Puskesmas
2.6.1
2 Adakah daftar inventaris sarana dan
peralatan Puskesmas yang digunakan
untuk pelayanan maupun untuk
penyelenggaraan Upaya Puskesmas?
3 untuk pelayanan maupun untuk
penyelenggaraan Upaya Puskesmas?
4 Bagaimana program kerja pemeliharaan
sarana dan peralatan Puskesmas.?
5 Bagaimanakah pelaksanaan pemeliharaan
sarana dan peralatan puskesmas?
6 Standar Sarana prasarana apa saja yang ada di
akreditasi puskesmas?
Puskesmas
2.1.4
7 Bagaimana kalibrasi alat medis dan non
medis dilakukan?
Apakah ada izin operasional terhadap alat-
alat yang memerlukan izin?
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Observasi Telaah Fakta Temuan Rekomen
audit yang diacu pertanyaa Dokumen Lapangan audit dasi
n
Lampiran PMK
75/2015 ttg
tenaga
puskesmas
(khususnya
tenaga
kefarmasian)
Standar
akreditasi Bab
8.2

SOP
penyimpanan
B3
 Penugasan Ke 2
 Dari sekian banyak kegiatan yang direncanakan,
susun satu Kerangka Acuan untuk salah satu
kegiatan audit , lengkapi dengan instrumennya