KEARSIPAN,

PERPUSTAK A AN ,
PROSEDUR DAN
SISTEM
P E N Y I M PA N A N N YA
KELOMPOK 5
B E R L I A N A AY U W U L A N D A R I
DIANA AGUSTINI SAFITRI
N A D I YA H A N I S A P U J I A N T I
 Rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga

PENGERTIAN
pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

ARSIP DAN
dan bernegara.

ARSIP SIM SIM (SISTEM

INFORMASI
Sistem yang mengintegrasikan
berbagai jenis data dan informasi
mengenai berbagai macam
MANAJEMEN)
kegiatan perkantoran, dalam
rangka membantu pimpinan atau
manajemen melakukan
pengambilan keputusanLorem
ipsum dolor sit amet.
TUJUAN, ASAS, DAN LINGKUNGAN ARSIP
• Menjamin terciptanya arsip dari
berbagai kegiatan
• Menjamin adanya buktu autentik
• Menjamin terwujudnya
pengelolaan arsip sesuai dengan
UU
• Menjamin Perlindungan
Kepentingan Negara
• Menjamin Keselamatan Nasional
Dalam Bidang Ekonomi, Dll.
Tujuan
Kearsipan
Asas-asas
Kearsipan • Ruang lingkup sesuai dengan
perundang-undangan
• Meliputi kegiatan yang
• Kepastiab hukum dilakukan oleh Lembaga
• Keautentikan negara, pemda, Lembaga
Pendidikan, perusahaan,
• Keutuhan organisasi dll.
• Keamanan
• Keprofesionalan, dll.
Ruang Lingkup
Kearsipan
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Proses/pelaksanaan kearsipan yang sudah dilaksanakan selama ini antara
lain:
1.Menggunakan lembar proses verbal, konsep penyelesaian naskah sesuai
tahapan penyempurnaan, konsep final (net consept atau final
draft), pertinggal dan naskah terkait.
2.Sistem agenda yaitu surat masuk dan surat keluar dicatat/diregistrasikan
secara urut dalam buku agenda dan pemberkasan didasarkan pada nomor
Pengelolaan arsip urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

yang baik sangat 1.Sarana-sarana yang digunakan antara lain: klasifikasi, kartu
korespondensi, buku indeks nama, buku register otoritet.
diperlukan untuk 2.Sistem Tata Naskah, yaitu sistem administrasi dalam memelihara dan
menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari
menunjang kegiatan suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
3.Sistem kearsipan pola baru/Sistem Kartu Kendali, yaitu suatu sistem
administrasi yang kearsipan yang merupakan 1 (satu) kesatuan meliputi: pengurusan surat
dengan lembar pengantar/lembar disposisi, pola klasifikasi dengan kode,
indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan
lebih lancar, penyusutan arsip.

termasuk pendataan. 1.Dalam penyelenggaraan kearsipan tidak ada pembedaan

dengan yang sudah dilaksanakan sejak dulu, hal yang baru
pada sistem kartu kendali adalah:
2.adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan
tidak penting.
3.pemberkasan harus didasarkan pada filing plan.
4.adanya sub sistem penyusutan arsip.
KEPUSTAKAAN
Perpustakaan
Negara

Perpustakaan Pengertian Perpustakaan Perpustakaan

Khusus ialah institusi pengelolaan Awam
koleksi karya tulis, karya
cetak, dan karya rekam
secara professional dengan
sistem yang baku guna
memenuhi kebutuhan
pendidikan, penelitian,
pelestarian, informasi, dan
rekreasi para pemustaka.

Perpustakaan Perpustakaan
Sekolah Akademik
PROSEDUR PENCATATAN DAN
PENYIMPANAN ARSIP
Ada 3 jenis prosedur pencatatan
• Prosedur Buku Agenda
• Prosedur Kartu Kendali
• Prosedur tata naskah

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam

hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-
masa yang akan datang.
• Kondisikan Lingkungan Lokasi
• Kontrol Lingkungan
• Perlindungan
• Pemeliharaan
• Penanganan Arsip
• Kemudahan Akses
• Proteksi
BERBAGAI SISTEM PENYIMPANAN
ARSIP DAN BUKU

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan

bedasarkan kata- tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik
berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu.

ada 2(dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. System penyimpanan yang
berdasarkan urutan abjad adalah system nama, system geografis dan system subjek.
Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah system numeric, system kronologis,
dan system subjek numerik (system subjek dengan kode nomor).