MANAJEMEN WAKTU

Oleh:

Rita Herawati SKp, M.Kep

Pengertian
 Cara mengorganisir waktu
dengan tepat dan cepat sesuai
dengan prioritas sehingga waktu
dapat digunakan lebih efektif

Tujuan Manajemen waktu

 Pekerjaan dapat terselesaikan
dengan benar sesuai dengan
dead line yang telah ditentukan
Tehnik mengelola waktu
Adanya komitmen pribadi untuk perbaikan
Dapat memutuskan pekerjaan yang tidak perlu
dilakukan
 Pilih rapat yang penting saja
 Pekerjaan yang tumpang tindih ( bagi pekerjaan dengan
wakil, staf )
 Mengobrol dikafetaria
Belajar mengatakan tidak , bila tugas tidak perlu/tidak
prioritas, tugas atasan dapat dinegosiasi.
Mencatat waktu digunakan, merencanakan pekerjaan
dan penggunaan waktu , buat program blok waktu
Kenali waktu utama dari diri sendiri
Atur ruang kerja sesuai dengan kebutuhan dan kenali
terhadap penataan
Mengatur pertemuan
 Mulai tepat waktu
 Berakhir tepat waktu
 Buat agenda dan tepati agenda, hindari interupsi yang tidak
berhubungan dengan agenda (yang tidak perlu)
 Batasi waktu untuk agenda tertentu
 Buat notulen
Tetapkan tujuan yang realistik
Metode

 Daily Time Log

 Personal Goals
 MatriX Chart
Metode

Daily Time Log

 Daily time log merupakan jadwal harian yang berguna
untuk pengaturan waktu dan lamanya kegiatan yang
dilakukan. System pencatatan ini dilakukan mulai masuk
kerja sampai pulang. Hasil dari pencatatan ini dapat
dianalisa pola beban kerja seperti kapan beban kerja
tinggi , apa jenis pekerjaan yang membutuhkan waktu
banyak. Dengan demikian seorang manajer akan dapat
membedakan seluruh aktifitas atau kegiatan ruangan
yang penting dan tidak penting dan dapat menentukan
jumlah prosentase waktu yang digunakan . selanjutnya.
 Setelah pencatataan (daily time log) dilakukan, manajer
sebaiknya mengenal tahapan kegiatan sebagai berikut
yaitu perencanaan (planning), anggaran (budgeting),
penjadwalan (scheduling), pengawasan (supervising),
pengambilan keputusan (decision making), evaluasi
(evaluating) dan koordinasi antar staf/karyawan (labor
relations) Tanpa pengaturan waktu yang ketat dan
analisa jenis kegiatan, manajer tidak dapat
menggunakan waktu efektif dan efisien .
Metode
Personal Goal
 Menurut Lakein, (1976) Seorang manajer harus
memprioritaskan tujuan dalam tiga periode waktu,
yaitu 5 tahun yang akan datang , 6 bulan yang akan
datang dan saat ini
MatriX Chart
 Merupakan kelanjutan setelah seorang manajer
membuat katagorisasi tujuan, selanjutnya dilakukan
skala prioritas dari masing-masing tujuan dengan
membuat rancangan kegiatan (plan of action/POA)
 Rancangan kegiatan ini lebih sering digunakan
karena sangat sederhana dan mudah
pelaksanaannya dan manajer pun dapat dapat selalu
melihat rencana kegiatan yang akan dilakukan dalam
mencapai tujuan manajemen ruangan perawatan
yang dipimpinnya.
Faktor penghambat
 Prokrastinasi (Menunda
pekerjaan) Hal ini sebaiknya tidak
dilakukan oleh seorang manajer
karena akan membuat pekerjaan
semangkin menumpuk, buat
deadline setiap tugas hal ini akan
menolong menyusun rencana dan
prioritas “ daftar yang akan
dikerjakan”
 Perfeksionis
Di duga tumbuh sejak fase
sekolah dimana anak tidak
boleh membuat kesalahan,
takut salah dan mengerjakan
pekerjaan berulang-ulang
keadaan ini dapat dicegah
dengan adanya standar kerja
 Tidak mampu memprioritaskan
 Keadaan ini disebabkan tidak bisa membobot
pekerjaan baik dari lama waktu, keurgensian
(segera, nanti), tidak dapat menyusun pekerjaan
secara sistematis
 Keadaan ini dapat diminimalisir dengan cara
menetapkan kategori pekerjaan:
 Penting dan urgen
 Tidak penting tapi urgen
 Tidak penting dan tidak urgen
 Penting tapi tidak urgen
Prinsip Dasar
Manajemen Waktu

 Luangkan waktu untuk membuat

perencanaan dan menetapkan
prioritas
 Selesaikan setiap tugas yang
mempunyai prioritas tinggi sesegera
mungkin dan tuntaskan tugas
sebelum memulai tugas lainnya.
 Prioritaskan kembali tugas yang
tersisa berdasarkan informasi baru
yang terkait.
Kesimpulan

 Manajemen waktu sangat

tergantung dari gaya individual
dan budaya kerja
 Meningkatkan kemampuan dalam
manajemen waktu dengan cara
mengidentifikasi skala prioritas
 Capai keseimbangan setiap hari
 Manajemen waktu yang baik
memudahkan seorang manajer
mencapai tujuan manajemen yang
efektif dan efisien