BAB VIII

PENGAWASAN (CONTROLLING)
A. Pengertian pengawasan (Controlling)
•Pengawasan (controlling) : proses untuk menjamin bahwa

tujuan2 organisasi/manajemen tercapai;

•Controlling mencakup penetapan standar, pengukuran
kegiatan dan pengambilan tindakan koreksi.
•Robert J Mockle, Pengawasan/pengendalian manajemen
adl suatu usaha sistimatik utk menetapkan standar kinerja
pelaksanaan dg sasaran perencanaan, mendesain sistem
informasi umpan balik, membandingkan kinerja aktual dg
standar yg telah ditetapkan sebelumnya, menentukan &
mengukur apakah terdapat penyimpangan2 & mengukur
signifikansi penyimpangan tsb serta mengambil tindakan

koreksi yg diperlukan utk menjamin semua sumber daya

organisasi yg sedang digunakan sedapat mungkin paling
B.Tipe2 Pengawasan :
1. Ditinjau dari segi sistem pelaksanaannya :
a. Sistem pengendalian umpan balik :
• Beroperasi dg pengukuran beberapa aspek
proses yg sedang dikendalikan & perbaikan
proses jika ukuran menunjukkan bahwa proses
menyimpang dari rencana yg telah ditetapkan.
• Memantau operasi proses maupun masukan
dlm suatu usaha utk menerka penyimpangan
yg potensial agar tindakan perbaikan atas
penyimpangan dpt dilakukan guna mencegah
permasalahan menjadi kompleks.
•Komponen2 pengendalian umpan balik :
a. Proses operasi yg mengolah masukan menjadi
keluaran.
b. Karakteristik proses yg merupakan subyek
pengendalian
c. Sisitem pengukuran yg menentukan kondisi dan
karakteristik
d. Rangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses
yg diukur dg standar atau kriteria yg selanjutnya akan
dievaluasi.
e. Pengatur yg fungsinya utk membandingkan standar
karakteristik proses dg standar yg mengambil tindakan
utk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut
menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari
rencana yg telah ditetapkan .
b. Sistem pengendalian umpan maju:
• Pengendalian umpan maju bertindak secara lansung
pada permasalahan & berusaha mencegah sebelum
penyimpangan itu terjadi lagi.
• Komponen pengendalian umpan maju sama dg
komponen pengendalian umpan balik.
c. Sistem pengendalian pencegahan :
• Yang terjadi adl kebijakan & prosedur yg sebetulnya
menjadi bagian dri pengendalian umpan balik dan
umpan maju.
• Komponen sistem pengendalian pencegahan adl
kebijakan internal dan prosedur internal.
2.Ditinjau dari segi waktu pelaksanaannya :
a. Pengendalian sebelum tindakan (preaction controls) :
•Disebut juga pengendalian pendahuluan (precontrol)
•Bertujuan:memastikan bhwa sebelum tindakan dimulai maka
SDM, bahan dan finansial yg diperlukan telah dianggarkan shg
sesuai kebutuhan pd saat dilaksanakan
b. Pengendalian kemudi (steering controls) :
•Dirancang utk mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan
tertentu & memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan
sebelum suatu urutan kegiatan tertentu diselesaikan. (ibarat
kemudi spy tdk keluar jalur)
c. Penyaringan atau pengendalian Ya/tidak (screening or Yes/No
controls)
• Penyaringan berguna sebagai alat kendali ganda (double check),
sebagai penyempurnaan pengendalian kemudi
• Merupakan suatu proses penyaringan aspek2 spesifik dari suatu
prosedurnya harus disetujui atau syarat tertentu dipenuhi sebelum

aktivitas diteruskan.
d. Pengendalian setelah tindakan (post action
controls):
• Berusaha utk mengukur hasil atas suatu
kegiatan yg telah diselesaikan.
• Penyebab penyimpangan dari rencana atau
standar yg telah ditetapkan dan temuan tsb
diaplikasikan pd kegiatan yg sama dimasa yg
akan datang.
• Post action controls digunakan sebagai dasar
utk balas jasa atau memotivasi karyawan utk
lebih produktif.
C. Tahap-tahap dalam proses pengawasan :
1. Penetapan standar :
• Menetapkan standar pelaksanaan/kinerja;
• Standar sebagai suatu satuan pengukuran yg dpt digunakan
sebagai patokan utk penilaian hasil
• Tujuan, sasaran dan target dapat digunakan sebagai standar
• Tiga bentuk standar yg umum :
a. Standar phisik : misalnya meliputi kuantitas barang/jasa,
jumlah langganan atau kwalitas produk.
b. Standar monitor : yg ditunjukkan dlm rupiah misalnya
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, pendapatan
penjualan dsb
c. Standar waktu : meliputi ukuran waktu spt kecepatan
produksi, batas waktu suatu pekerjaan hrus selesai dsb
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan :
• Penetapan standar menjadi sia2 kl tdk diikuti berbagai cara
untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata, maka perlu
ditentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan :
•Dilakukan dg cara :
a. Pengamatan (observasi)
b. Laporan2 baik lisan maupun tulisan.
c. Metode2 otomatis spt memakai mesin otomatis.
d. Inspeksi, pengujian (test)/menggunakan sampel.
4. Perbandingan pelaksanaan dg standar dan analisa
penyimpangan :
•Membandingkan pelaksanaan nyata dg pelaksanaan
yg direncanakan atau standar yg ditetapkan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan :
•Tindakan koreksi diambil kl dari hasil analisa memang
ada penyimpangan dan perlu dikoreksi.
• Tindakan koreksi diambil dlm bentuk:standar mungkin
diubah, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya
dilakukan bersamaan.
D. Pentingnya pengawassan :
•Faktor2nya :
a. Perubahan lingkungan organisasi: dg fungsi pengendalian
organisasi dpt mendeteksi perubahan2 lingkungan organisasi yg
berpengaruh pd barang/jasa organisasi sehingga mampu diambil

solusinya.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi : semakin besar organisasi
semakin membutuhkan pengawasan yg lebih formal dan
ketelitian yg lebih besar.
c. Kesalahan2 yg sering terjadi : dg kesalahan yg sering terjadi oleh

karyawan maka sistem pengawasan manajer lebih intensif utk

mendeteksi kesalahan tsb seblum menjadi kritis.
d. Dampak delegasi wewenang : utk memeriksa apakah benar2
melaksanakan tanggung jawab yg telah diberikan, kl blum maka
perlu dianalisis shga perlu diambil tindakan lebih lanjut.
E. Elemen2 pengendalian :
• Trdpt 4 elemen pokok yg berurutan secara kronologis
dan kontinyu :
1. Kondisi atau karakteristik yg dikendalikan
2. Instrumen atau metode sensor utk mengukur kondisi
atau karakteristik yg dikendalikan.
3. Kelompok, unit, atau instrumen kendali yg akan
membandingkan data yg diukur dg pekerjaan yg
direncanakan dan mengarahkan mekanisme
perbaikan utk memenuhi kebutuhan.
4.Kelompok atau mekanisme yg bergerak dan mampu
mengadakan inovasi dalam sistem operasi.
 Siklus hubungan elemen pengendalian :

Sistem (1)
Operasi Kondisi atau ( 2)
Sensor

karakteristik
yg dikendalikan

(3)
(4) Unit
Kelompok Pengendalian
Penggerak
F. Perancangan proses pengawasan :
•Wiliam H Newman mengemukan prosedur
penetapan pengawasan sbb :
1. Merumuskan hasil yg diiinginkan (define desire
result) : manajer hrus merumuskan hasil yg akan
dicapai sejelas mungkin (dpt diukur) dan hasil yg
dicapai hrus dihubungkan dg individu yg
bertanggung jawab atas pencapaian itu.
2. Menetapkan petunjuk hasil (establish predictors

of result) : membantu manajer memperkirakan

apakah hasil yg diinginkan tercapai atau tdk.
•Newman mengidentifikasi 4 early warning predictors
dlm memperkirakan hasil yg diinginkan :
a. Pengukuran masukan (input measurement) : perubahan dlm
masukan memberi isyarat kepada manajer bhwa ia perlu
merubah rencananya atau mengambil beberapa tindakan
perbaikan.
b. Hasil2 pada tahap permulaan (result of early steps) : jika hasil
tahap awal lebih baik/jelek dripada yg diperkirakan maka perlu
dilakukan penilaian kembali & tindakan yg tepat dpt diambil.
c. Gejala2 (symptoms) : kondisi yg nampaknya berhubungan dg
hasil akhir tetapi tdk lansung mempengaruhi hasil akhir.
d. Perubahan dalam kondisi yg diasumsikan (change in assumed
conditions) : adanya perubahan yg tdk diharapkan akan
merubah/mengevaluasi kembali taktik dan tujuan organisasi
(estimasi awal didasarkan atas kondisi normal).
3. Menetapkan standar atas predictor dan hasil (establish standars
for predictors and result) : merupakan suatu bagian penting dlm
desain proses pengendalian dengan dua (2) tujuan pokok suatu
penetapan standar :
a. Memotivasi karyawan berprestasi tinggi
b. Patokan atas kinerja actual yg akan dibandingkan.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik (establish the
information and feedback network) : pengumpulan informasi
petunjuk dan perbandingan petunjuk terhadap standar.
•Komunikasi pengendalian didasarkan pada perinsip manajemen
berdasarkan pengecualian (mangement by exception) : manajer
pengendalian sebaiknya diberitau ttg kemajuan suatu operasi
hanya apabila suatu penyimpangan yg signifikan dari rencana
atau standar dan manajer akan konsentrasi penuh pada situasi
permasalahan tsb.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi (evaluate
information and take corective action) : perbandingan antara
prediktor dan standar, penetapan mengenai tindakan apa yg
G. Karakteristik pengendalian yangefektif :
•Pengendalian efektif : pengendalian yg tepat sesuai dg
proses yg harus dilalui tanpa menyimpang dari sistem yg
dianut shg tahapan dilalui dg benar.
•Karakter pengendalian yg efektif :
1. Akurat (accurate) : informasi atas kinerja hrus akurat,
data suatu sistem pengendalian hrus akurat.
2. Tepat waktu (timely) : informasi hrus dihimpun,
diarahkan dan segera dievaluasi jika akan diambil
tindakan pda waktunya guna menghasilkan perbaikan.
3. Obyektif dan komprehensif (objective and comprehensible) :
informasi dlm suatu sistem pengendalian harus mudah dipahami
dan dianggap obyektif oleh individu yg menggunakannya.
* Informasi yg sulit dipahami akan mengakibatkan bias
yg tdk perlu dan kebingungan diantara karyawan.
4. Dipusatkan pada tempat pengendalian strategis
(focused on strategic control point) : fokus pda bidang

yg paling banyak kemungkinan terjadi penyimpangan

dari standar atau yg akan menimbulkan kerugian
paling besar.
5.Secara ekonomis realistik (economically realistic) :
pengeluaran biaya utk implementasi harus ditekan
seminimal mungkin shg terhindar dari pemborosan yg
tdk berguna.
6.Secara organisasi realistik (organizationally
realistic) : imbalan atas kinerja yang dicapai
digabungkan dg realitas organisasi, standar kinerja
hrus realistis dg perbedaan status diantara individu.
7. Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan
organisasi (coordinated with the organization’s
work flow) : informasi pengendalian perlu
dikoordinasikan dg arus pekerjaan diseluruh
organisasi dg 2 alasan :
a. Setiap langkah dlm proses pekerjaan dpt
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan
seluruh operasi.
b. Informasi pengendalian harus sampai pada
semua orang yg perlu utk menerimanya.
8. Fleksibel (flexible) : shg organisasi tsb dpt segera
bertindak utk mengatasi perubahan yg merugikan

atau memanfaatkan peluang baru

9. Preskriptif dan operasional (prescriptive and
operational) : pengendalian yg efektif dpt
mengidentifikasi tindakan perbaikan apa yg perlu

diambil setelah terjadi penyimpangan dari

standar; informasi harus sampai dlm bntuk yg
dpt digunakan ketika informasi itu tiba pada
pihak yg bertanggung jawab utk mengambil
tindakan perbaikan.
10. Diterima para anggota organisasi (accepted by

organization members) : pengendalian hrus

bertalian dg tujuan yg berarti dan diterima;
tujuan mencerminkan bahasa dan aktivitas