FUNGSI SISTEM INFORMASI SDM DAN EKSEKUTIF

DISUSUN OLEH :

DIAN NATASA TINANDA

1B219064
KELAS : 4E3A9
 FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SDM

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai, dimana data-data yang telah diperoleh
tersebut merupakan data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan
sumber daya manusia.
 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI SDM

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam sistem informasi sumberdaya manusia adalah:
1.Timely (tepat waktu)
2.Accurate (akurat)
3.Concise (ringkas)
4.Relevant (relevan)
5.Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik

di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
 TUJUAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi yaitu :
• tujuan utama sistem informasi sumber daya manusia, adalah untuk meningkatkan efisiensi,
di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak
aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan
adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.
• Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan
berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah
diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial
didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi
manajerial.
 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA 

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring).
Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya
manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA 

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:

3. Manajemen data.
Sumber daya manusia menyimpan data base yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan admistrasi tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.
 KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SDM

Ada kegunaan lain dari sistem informasi SDM, yakni:

• Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yang diproyeksikan
• Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan akan pensiun atau akan
diberhentikan ,menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang mempunyai
tingakat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi, yang melebihi
kadar normal
• Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll
• Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi, latihan, dan pengembangan
 KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SDM

Ada kegunaan lain dari sistem informasi SDM, yakni:

• Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
• Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi tentang pembayaran pada karyawan
• Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seeperti perputaran karyawan dan
ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru
• Penialian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan karyawan-
karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
 TAHAPAN KEGIATAN MANAJEMEN DATA

Kegiataan manajemen data yaitu :

• Program data entry. • Entry data.

• Pedoman data entry. • Penyimpanan kuesioner.

• Penerimaan kuesioner. • Pedoman cleaning data.

• Pedoman coding. • Cleaning data.

• Pedoman editing. • Data siap analisis.

• Editing & coding.

CAKUPAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia mencakup antara lain:

• Informasi pilihan pekerjaan karyawan (employee job preferences).
• Pengalaman kerja (work experiences).
• Evaluasi kinerja (performance evaluation).
 SISTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC)

Langkah-langkah dari sistem development life cycle (SDLC) yakni:

• Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan SI
• Mempelajari dan menganalisis sistem
• Menentukan permintaan pemakai sistem
• Memilih solusi atau pemecahan masalah
• Menentukan hardware dan software
• Merancang sistem informasi baru
• Membangun sistem informasi baru
• Mengomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru
• Memeliharan dan melakukan perbaikan sistem informasi baru
 PARAMETER KEBERHASILAN SISTEM INFORMASI SDM

• Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi finansial

• Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik
• Harus dapat dimodifikasi dan diperluas
• Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti
• Umpan balik harus berkelanjutan
• Arsip terintegrasi pada berbagai departemen
• Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan
• Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian, dll
 DATA BASE SISTEM INFORMASI SDM
Data base yang ada:
1. Karyawan : 1. Absensi :
• Id_karyawan • Id_absensi
• Nama • Id_karyawan
• Username • Tanggal_absen
• Tgl_lahir • Jam_masuk
• Jenis_kelamin • Jam_keluar
• Alamat • Terlambat
• No_telepon
• Status
 DATA BASE SISTEM INFORMASI SDM

3. Cuti :
• id_cuti
• id_karyawan
• tanggal_mulai
• tanggal_selesai
• keterangan

4. Account :
• username
• Id_karyawan
• password
 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan
masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem.
Model sistem informasi sumber daya manusia menggunakan format umum yang sama dari
subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional
lain.
MODEL SISTEM INFORMASI SDM
 KOMPONEN SUMBER DAYA MANUSIA
Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
a. Sistem Informasi Data Personil 
Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran
yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama
pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.

b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari lingkungan
perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja,
masyarakat global, dan sebagainya.
 KOMPONEN SUMBER DAYA MANUSIA
2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a. Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-
usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral
perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain
dan luar pusat pelayanan.

c.  Perangkat Lunak Manajemen Database

Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.
 KOMPONEN SUMBER DAYA MANUSIA
3. Subsistem Output

Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang
meliputi :

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi
kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau
evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian
internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau
kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.
 KOMPONEN SUMBER DAYA MANUSIA

3. Subsistem Output

Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang
meliputi :

d. Subsistem Kompesasi
Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang telah
dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif
bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit
Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan    masa
kerjanya.
CONTOH KASUS AUDIT SDM: STUDI KASUS PADA PT KAI

Industri Kereta Api adalah industri yang padat modal sekaligus padat karya.
Awalnya moda kereta api di Indonesia dipersepsikan jauh dari modern, kumuh, massal,
jorok, hanya untuk kalangan ekonomi bawah, dan menjadi pilihan terakhir jika
transportasi lain tidak ada.
Setelah melalui transformasi, terutama peningkatan kualitas SDM, kini moda Kereta Api
menjadi pilihan utama konsumen dan menjadi salah satu BUMN terbaik di Indonesia.
 PERMASALAHAN PT KAI

Permasalahan yang pernah dihadapi (tahun 2009):

• Defisit keuangan yang kronis
• Pertumbuhan subsidi operasional
• Sistem harga yang tdk menyesuaikan biaya
• Biaya operasional tinggi
• Efisiensi operasional & teknis yang rendah
• Produktivitas tenaga kerja yang rendah
• Rendahnya kualitas jasa pelayanan
• Buruknya perawatan asset
• Kurangnya dana investasi infrastruktur transportasi
• Kurangnya partisipasi pihak swasta di sektor transportasi
 SOLUSI PT KAI

Solusi yang dilakukan PT KAI terkait SDM :

• Komitmen pemimpin
• Reorganisasi
• Perubahan kesejahteraan
• Hubungan industrial yang harmonis
• Perubahan program pengembangan SDM (replacement & carier path)
• Perubahan sistem administrasi
• Perubahan pola rekrutmen
 KOMPONEN TRANSFORMASI SDM PT KAI:

komponen transformasi SDM PT KAI:

• Komitmen Manajemen
• Penerapan Manajemen Perubahan (Change Management)
• Implementasi Teknologi Informasi
 PT KAI
PT KAI MENGGUNAKAN SAP (SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT IN DATA
PROCESSING).

MANFAAT SAP ADALAH :

- DATABASE PEKERJA UNTUK PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI LEBIH
AKURAT
- ADANYA BISNIS PROSES BARU YANG TELAH TERUJI DAN DAPAT MENCIPTAKAN
BUDAYA PERUSAHAAN YANG BARU
- MEMUDAHKAN FUNGSI KONTROL DI PERSONALIA
- MEMPERCEPAT PROSES ADM KEPEGAWAIAN
- PENYEDERHANAAN BIROKRASI SDM
-TERINTEGRASI DENGAN MODUL LAIN SEPERTI KEUANGAN/AKUNTASI (FI/CO),
MATERIAL MANAGEMENT & PLAN MAINTENENCE (MM/PM)
 SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem informasi eksekutif adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif
mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dalam berbagai
tingkat rincian, memudahkan serta mendukung dalam pembuatan keputusan dari eksekutif senior
dengan menyediakan kemudahan akses terhadap internal maupun eksternal. Ini biasanya
dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
 EIS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM)

Sistem informasi eksekutif (EIS = executive information system) merupakan salah satu sistem
informasi yang sangat dibutuhkan untuk manajerial perusahaan saat ini. Sistem informasi eksekutif
diperuntukkan bagi top- level management dalam mengontrol dan mengawasi kinerja perusahaan
yang dipimpinnya secara ringkas, terintegrasi, mudah dipahami, dan dalam berbagai tingkatan
rincian. Salah satu bagian perusahaan yang memegang peranan penting tersebut adalah bidang
kepegawaian, di-mana pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh pemegang kepentingan
diharapkan dapat membawa perusahaan ke tingkat performansi yang lebih tinggi (obrien2006:457).
 FUNGSI EIS

EIS harus mendukung setidaknya sebagian fungsi berikut :

•         Pemunculan ide
•         Perencanaan
•         Analisis
•         Pengambilan keputusan
•         Komunikasi
•         Motivasi
•         Pengawasan dan pengendalian
 SUATU MODEL SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Suatu model EIS diperlihatkan pada gambar dibawah. Database perusahaan terutama berisi
data dari SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektronik (electronic mail-boxes) yang digunakan
eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elektronik dan kalender elektronik, yang
digunakan eksekutif untuk merencanakan pertemuan mereka. Para anggota staf memiliki
kemampuan mentikkan berita dan penjelasan mutakhir.
Perangkat lunak EIS menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun
sebelumnya (preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan
di database eksekutif. Eksekutif memasukkan permintaan informasi dan menerima tampilan.
EIS tidak semuanya tebatas pada tampilan yang telah disusun sebelumnya, tetapi pendekatan itu
merupakan yang paling populer.
MODEL EIS
 KONSEP KONSEP DASAR EKSEKUTIF

PARA EKSEKUTIF MEMBANGUN EIS MEREKA DIATAS KONSEP-KONSEP DASAR

MANAJEMEN. TIGA KONSEP ADALAH :
1.    FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
2. MANAGEMENT BY EXCEPTION
3. METODE METAL
 FAKTOR - FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
PENERAPAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

•Sponsor Eksekutif : Yang mengerti dan berkomitmen eksekutif tingkat puncak (CEO) harus
berfungsi sebagai sponsor eksekutif sistem informasi eksekutif agar mampu mendorong
penerapan sistem informasi eksekutif di perusahaan.
•Sponsor Operasi : Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk maka sebagian tugas dilimpahkan kepada
eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk
memastikan pelaksanaan pekerjaan.
•Staf Jasa Informasi Yang Sesuai : Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti
teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.
•Teknologi Informasi Yang Sesuai : Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai
dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
 FAKTOR - FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
PENERAPAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

•Manajemen Data Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh
mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
• Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis : Sebagian besar Sistem Informasi Eksekutif yang
dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.
• Manajemen Atas Penolakan Organisasi : Jika eksekutif menolak menggunakan Sistem Informasi
Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi
eksekutif tersebut untuk penerapannya.
•Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System : Jika manajer tingkat atas mulai menerima
informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang
sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas
mengangap masalah tersebut tidak terkendali.
KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.     Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
2.     Mudah digunakan.
3.     Memiliki kemampuan drill down.
4.     Mendukung kebutuhan data eksternal.
5.     Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
6.     Memiliki orientasi masa depan.
 KARAKTERISTIK TEKNOLOGI INFORMASI

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah
sebagai berikut :
1.     Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh
kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
2.    Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang
diakses sebelumnya.
3.        Memiliki on-line help.
4.        Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
5.  Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan
kebutuhan.
     SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS
COMPUTER

            Komponen-komponen EIS biasanya dikategorikan sebagai:

• Perangkat keras (Hardware)
• Perangkat lunak (Software)
• Pengguna Interface
• Telekomunikasi
 CONTOH PENERAPAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BIDANG KEPEGAWAIAN

Salah satu contoh penerapan sistem informasi eksekutif bidang kepegawaian adalah sistem
informasi eksekutif bagian kepegawaian di PT pelindo II (persero) palembang. Dalam permasalah
ini yang mendasari alasan penulis mngambil judul ini adalah karena di PT pelindo II untuk proses
pelaporan kepada manager masih menggunakan laporan langsung (lisan) sehingga belum
terintegrasi dengan data yang lain, selain itu juga menyusahkan pada saat penyajian khusus atau
pelaporan informasi pada manager.
 METODE INFORMASI EKSEKUTIF BAGIAN
KEPEGAWAIAN DI PT PELINDO II (PERSERO)
PALEMBANG

Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu EIS lifecycle.(Lungu 2005). Metode Lifecycle
sendiri terdiri dari :
a.       Justifikasi
b.      Perencanaan
c.       Enterprise Infrastructure Evaluation
d.      Project Planning
e.       Bisnis Analisis