Level 2

PROSEDUR
 Pengertian
• Merupakan rangkaian beberapa proses atau interaksi antara satu
bagian dengan bagian lain
• Menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan
sistem mutu yang ditetapkan dalam Panduan Mutu
• Contoh : Prosedur Pengadaan Barang (proses dari mulai
pemesanan, pembelian, penerimaan dan penyimpanan barang)
 Kriteria Prosedur yang Baik
Harus mencerminkan dan mampu menjawab pertanyaan berikut:
APA (Apa yang harus dilakukan)
SIAPA (Siapa yang melakukan)
DIMANA (Dimana berlakunya)
KAPAN (Kapan dan berapa lama dilakukan)
MENGAPA (Mengapa harus dilakukan)
BAGAIMANA (Bagaimana tugas tersebut dijalankan dan didokumentasikan secara
benar, misalnya dengan instruksi kerja atau dokumen lainnya)
 Teknik Penulisan Prosedur
• Ada beberapa corak prosedur yang dapat dipakai untuk memenuhi
persyaratan standar yaitu:
 Bentuk uraian
 Bentuk diagram alir
 Gabungan dari keduanya
• Organisasi dapat memilih atau menciptakan sendiri corak yang
diinginkan kemudian mempertahankan keseragaman corak yang
dipilih tersebut
 Penyusunan Prosedur
Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan prosedur:
• Kata-kata
 Gunakanlah kata-kata sederhana atau dikenali pembaca
• Kalimat
 Gunakanlah kalimat pendek dan tidak rumit
• Tata bahasa
 Bahasa yang digunakan hendaknya jelas, apakah HARUS atau
SEBAIKNYA atau DISARANKAN untuk dilakukan
• Komunikasi
 Hendaknya isinya dipahami jelas oleh karyawan lama maupun yang
baru
 Penyusunan Prosedur
Tahapan pembuatan:
1. Tentukan bagian mana yang terlibat
2. Buat ringkasan kegiatan (diagram alir akan membantu)
3. Buat ringkasan persyaratan Panduan Mutu
4. Buat ringkasan persyaratan standar untuk bagian itu
5. Bandingkan 2, 3 dan 4
6. Buat draft prosedur
7. Verifikasi: - awal; - pelaksanaan

8. Penerapan
 Format Prosedur (1)
TUJUAN
• Menyebutkan alasan diadakannya prosedur ini
RUANG LINGKUP
• Menyebutkan kegunaan, untuk bidang atau
personel mana prosedur ini berlaku
ACUAN
• Menyebutkan daftar dokumen (Standar,
Prosedur dan Instruksi Kerja) yang berisi
informasi yang diperlukan untuk memahami
prosedur ini sepenuhnya
 Format Prosedur (2)
PENANGGUNG JAWAB,
• Menyebutkan siapa yang bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan prosedur ini
DEFINISI (bila diperlukan)
• Pernyataan suatu arti dari istilah atau kalimat tertentu yang spesifik sifatnya
LANGKAH PELAKSANAAN
• Menyebutkan acara rinci (siapa, apa, bilamana, dan dimana) segala aspek dalam prosedur
yang terkait dalam kegiatan tertentu dengan sistematis
DOKUMENTASI TERKAIT
• Instruksi Kerja atau Formulir yang terkait
 Cara Menyatakan Isi Prosedur
• Memberikan kejelasan, tidak menimbulkan kerancuan
• Disusun sesuai dengan urutan kejadian
• Bagi pimpinan, isi prosedur harus memadai untuk mengelola
proses yang terjadi
• Kegiatan prosedur biasanya melibatkan beberapa personel. Bagi
para pelaku ini, prosedur harus dapat memberikan informasi:
 Peran masing-masing personel yang terlibat dalam proses
 Keterkaitan antara satu sama lain, menerima apa dari siapa,
menyerahkan apa kepada siapa
 Dokumen lain yang dijadikan acuan dalam melakukan tugas
yang lebih rinci
Beberapa Simbol pada Diagram Alir
Mulai/selesai

Tindakan/Kegiatan
Keputusan (ya atau tidak)
Dokumen/Uraian
Penyimpanan/pengarsipan
Dilanjutkan ke…/Lanjutan dari…
 Contoh Prosedur
 Prosedur kaji ulang permintaan dan kontrak
 Prosedur pengendalian dokumen
 Prosedur audit internal
 Prosedur pembelian barang dan jasa
 Prosedur pengambilan sampel
 Prosedur pelaporan hasil pengujian
 Prosedur kalibrasi peralatan laboratorium
 Dll
Contoh Prosedur