MANAJEMEN PENGADAAN BAHAN

MAKANAN

Henny Fitri Yanti, SSiT . Kes

Jumat, 02102020
MATERI YANG AKAN 01 Manajemen Perbekalan
DISAMPAIKAN

02 Spesifikasi BM

03 Perencanaan Kebutuhan BM

04 Pemesanan dan Pembelian BM

Manajemen
Perbekalan
 PENGERTIAN DASAR
MANAJEMEN PERBEKALAN

• Manajemen Perbekalan adalah serangkaian

kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengawasan terhadap
kegiatan pengadaan, pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan
dan penghapusan logistik guna mendukung
efektivitas dan efisiensi dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi.
 Maksud dan Tujuan Manajemen Perbekalan

1. Mampu menyediakan logistik sesuai kebutuhan

2. Mampu menyediakan informasi yang berkaitan dengan keberadaan logistik
(sebagai sarana pengendalian logistik)
3. Mampu menyediakan logistik yang siap pakai
4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya
hasil
5. Mampu melakukan penghapusan logitistik secara jelas dan dapat
dipertanggungjawabkan agar tidak terjadi pemborosan
6. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap penyimpangan
7. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi para pengguna logistik
8. Mampu membangun budaya pengguna logistik secara efektif dan efisien.
Fungsi Manajemen Perbekalan

MANAJEMEN
P
O
A
C
 Spesifikasi
Bahan Makanan
 Spesifikasi Bahan Makanan
 Yaitu standard mutu yang ditetapkan Tipe Spesifikasi bahan makanan
terhadap bahan makanan yang akan
diadakan memenuhi kebutuhan.
Spesifikasi Spesifikasi Spesifikasi
Kriteria untuk menentukan spesifisikasi Teknik Penampilan Pabrik
bahan makanan : • Bahan makanan • nama bahan • Diaplikasikan
dapat diukur makanan,
Nama bahan makanan secara obyektif ukuran/tipe,tingkat pada kualitas
kualitas, umur bahan yang
Warna bahan makanan dengan makanan, warna
menggunakan bahan makanan, dikeluarkan
Bentuk bahan makanan instrument identifikasi produk, pabrik
tertentu kandungan produk,
Kualitas bahan makanan satuan bahan
Jumlah produk (dalam1kg=..buah) makanan

Ukuran
Keterangan khusus
CONTOH SPESIFIKASI BAHAN MAKANAN
Perencanaan Kebutuhan
Bahan Makanan
 PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN MAKANAN

PENGERTIAN :
Serangkaian kegiatan menetapkan macam, jumlah dan mutu bahan makanan
yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan
penyelenggaraan makanan rumah sakit.

TUJUAN :
Tersedianya taksiran macam dan jumlah bahan makanan dengan spesifikasi
yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah sakit
 PERENCANAAN KEBUTUHAN BAHAN MAKANAN

LANGKAH LANGKAH :
1. Susun macam bahan makanan yang diperlukan, lalu golongkan bahan makanan apakah termasuk dalam :
a) Bahan makanan segar
b) Bahan makanan kering
2. Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu persatu dengan cara:
a) Tetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani
b) Hitung macam & kebutuhan bahan makanan dalam 1 siklus menu ( 5, 7 atau 10 hr).
c) Tetapkan kurun waktu kebutuhan bm (1 bulan, 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun).
d) Hitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan dengan menggunakan kalender.
Contoh : Bila menu yang digunakan adalah 10 hari, maka dalam 1 bulan (30 hari) berlaku 3 kali siklus. Bila 1
bulan adalah 31 har, maka belaku 3 kali siklus ditambah 1 menu untuk tanggal 31.
e) Hitung kebutuhan macam dan jumlah bahan makanan untuk kurun waktu yang ditetapkan (1 bulan, 3
bulan, 6 bulan atau 1 tahun).
f) Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah dilengkapi dengan spesifikasinya.
Secara umum dapat pula dihitung secara sederhana dengan rumus sebagai berikut (contoh menu 10 hari):
Rumus kebutuhan Bahan Makanan untuk 1 tahun: (365 hari/10) x ∑ kons
Pemesanan dan Pembelian
Bahan Makanan
 Pemesanan Bahan Makanan

Pengertian
Kegiatan penyusunan permintaan (order) bahan makanan berdasarkan menu atau
pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen atau pasien yang ada.

Tujuan

Tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan standart dan spesifikasi
yang telah ditentukan oleh pihak institusi.
Persyaratan Pemesanan
Bahan Makanan

• Adanya kebijakan Institusi tentang pengadaan bahan makanan

1

• Adanya kebijakan antar Institusi dengan rekanan atau pemasok

2

• Adanya spesifikasi bahan makanan

3

• Adanya daftar pesanan bahan makanan

4

• Tersedia dana
5
 Ketentuan Cara
Pemesanan Bahan
Makanan
1. Pemesanan harus sesuai dengan jumlah, macam, spesifikasi bahan
makanan yang tertera dalam SPJB (Surat Perjanjian Jual Beli).
2. Pemesan bahan makanan dengan frekwensi yang ditetapkan
3. Mempertimbangkan harga dan kualitas.
4. Penerimaan disetujui setelah diadakan pemeriksaan.
5. Dibuat berdasarkan menu dan jumlah klien saat ini.
6. Pesanan dalam jumlah berat / butir / buah.
7. Mengetahui sumber, kondisi dan sanitasi bahan makanan.
8. Pada akhir pesanan akan tercapai jumlah dana yang disepakati.
9. Melakukan pencatatan secara rinci.
10. Meneliti order sebelum dikirim
 Jenis Pemesanan Bahan Makanan Institusi
Pemesanan bahan makanan basah
• Dilakukan setiap hari (harian)
• Data yang digunakan sebagai acuan
pemesanan adalah data diet pasien pada
hari sebelumnya
• Alur : petugas monitoring pagi atau ahli gizi
merekap jenis diet seluruh pasien dari form
“DaftarPemesanan Makan Pasien” di pagi
hari yang diperoleh dari pramusaji tiap-tiap
ruangan.
Pemesanan bahan makanan kering
• Dilakukan dua kali dalam seminggu
• Terlebih dahulu dilihat stok gudang sebagai
pertimbangan dalam pemesanan
• Alur : memeriksa stok digudang, mencatat
apakah ada bahan makanan yang
cadangannya sudah menipis sehingga perlu
dipesan, menghitung jumlah bahan
makanan yang perlu dipesan, memasukkan
data jumlah pemesanan bahan makanan ke
dalam formulir “Daftar Pemesanan Bahan
Makanan”, menyerahkan formulir
pemesanan kepada pihak rekanan dan
petugas penerimaan sebagai acuan check
list saat penerimaan.
 Pembelian Bahan Makanan
Pengertian
 Serangkaian kegiatan penyediaan macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien
sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku.

Sistem Pembelian Bahan Makanan

Sistem pembelian yang sering dilakukan antara lain:

1. • Tanda
Pembelian terima
langsung ke dan
pasar analisis
(The OpenDaftar
Market ofPermintaan
Buying)  perluPembelian
mengumpulkan(Purchase Requisition
informasi pasar –PR)
tentang macam, kualitas, harga,
1 ketersediaan makanan dan memutuskan sesuai ketentuan institusi
• Pemilihan
2. 2 Pembelian dengan sumber
musyawarahpersediaan yang
(The Negotiated potensial
of Buying)  pembelian ini dilakukan hanya untuk bahan makanan yang dibutuhkan
pasien dalam keadaan dan jumlah terbatas
• Pengajuan Permintaan Penawaran Harga
3. 3 Pembelian yang akan datang (Future Contract)  pembelian yang dirancang untuk bahan makanan yang terjamin, pasti, terpercaya
mutu, keadaan dan harga
• Pemilihan Sumber yang Tepat
4
4. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction)
•a. Penetapan
Firm At the Opening of Price (FAOP), dimana pembeli memesan bm pada saat dibutuhkan, harga disesuaikan pada saat transaksi
berlangsung. Harga yang Tepat
5
b. Subject Approval of Price (SAOP), dimana pembeli memesan bm pada saat dibutuhkan, harga sesuai dengan yang ditetapkan
terdahulu
• Pengeluaran Pesanan Pembelian ( Purchase Order – PO )
6
5. Pembelian melalui pelelangan (The Formal Competitive)  adalah cara pembelian yang resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang
Analisisdalam
• dijabarkan
telah
7 Laporan
Kepres Penerimaan dan Persetujuan Faktur Penjaja/Vendor bagi pembayaran
 Prinsip Pembelian Bahan Makanan
1. The Right Price
Nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata
uangyang layak atau yang umum berlaku pada saat
dan kondisi pembelian dilakukan
2. The Right Quantity
Suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu
institusi pada saat tertentu
3. The Right Time
Barang tersedia setiap kali diperlukan. persediaan
barang haruslah diperhitungkan
4. The Right Place
Barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada
tempat yang dikehendaki oleh pembeli
5. The Right Quality
Mutu barang yang diperlukan oleh suatu institusi sesuai
dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan institusi
Etika Pembelian Bahan
Makanan
• Pembelian bahan makan dilaksanakan dalam rangka pengawasan dan pengendalian bahan
1 makanan perorang/ perporsi

• Diselenggarakan dengan prosedur dan metode yang berlaku dan dapat dipertanggung jawabkan
2 segi ekonominya

• Dilakukan oleh suatu tim yang berkaitan dengan kegiatan peyelenggaraan makanan,pengawasan
3 atau manajemen keuangan, pemilik institusi, serta unsure lain yangdibutuhkan sebagai pengawas

• Ditetapkan syarat peraturan sanksi,spesifikasi bahan makanan yang dibuat secara tertulis, jelas
4 dan terbuka

• Pembelian bahan makanan sifatnya harus terbuka dan resmi

5
THANK YOU
ASSALAMU’ALAIKUM WR WB