Landasan Himatrics 1

Latihan dasar Organisasi dan Kepemimpinan Himatrics 1

Bandung, 14 Desember 2003

By
PENTAGON TRAINING HOUSE

1
2
Apa arti dari ….

ORGANISASI ?

3
Organisasi adalah :
Suatu kesatuan atau (entity) sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, dengan
batasan keanggotaan yang dapat
diidentifikasikan, yang bekerja atas
dasar keterikatan dan terus menerus
untuk mencapai suatu tujuan bersama
atau sekelompok tujuan.

4
Dikoordinasikan secara sadar

Suatu organisasi haruslah memiliki pola pengaturan

(manajemen) yang baik

Kesatuan sosial

Terdiri dari orang atau kelompok orang yang

berinteraksi satu sama lain
Karena organisasi merupakan kesatuan sosial, maka
pola interaksi para anggotanya harus diseimbangkan
dan diselaraskan untuk mengurangi/meminimalkan
“redundancy” dan juga memastikan bahwa tugas-
tugas yang kritis telah diselesaikan.

5
Batasan keanggotaan yang dapat diidentifikasi

Batasan dapat berubah dalam kurun waktu tertentu dan

tidak selalu jelas, namun sebuah batasan yang nyata
harus ada agar kita dapat membedakan antara anggota
dan bukan anggota.
Batasan dapat dicapai melalui perjanjian yang eksplisit
atau implisit antara anggota dan organisasinya.
Contoh :
Dalam hubungan kepegawaian terdapat perjanjian implisit dimana
pekerjaan ditukarkan dengan upah.
Pada organisasi sosial, para anggota memberikan kontribusinya dengan
imbalan prestise, interaksi sosial atau kepuasan diri (dalam membantu
orang lain). Yang niscaya adalah setiap organisasi memiliki batasan yang
membedakan antara siapa yang menjadi anggota dan siapa yang bukan
anggota.

6
Keterikatan yang terus-menerus

Rasa keterikatan tidaklah identik dengan

keanggotaan seumur hidup, melainkan ia bermakna
sebuah organisasi haruslah fleksibel dalam mensikapi
ritme kerja anggotanya. Organisasi harus berupaya
memberikan keleluasaan waktu bahkan dalam
kondisi ekstrim sekalipun, sepanjang hal ini dapat
memberi jaminan kontribusi positif dan penumbuhan
“ownership” anggota.
Contoh :
Seorang tenaga penjualan yang menerima kompensasi dari penjualannya
mungkin membutuhkan waktu kerja 8 jam sehari dan 6 hari sepekan untuk
dapat mengejar target penjualan yang dibuatnya.
Seorang anggota organisasi sosial mungkin hanya perlu hadir dalam beberapa
pertemuan dalam setahun, namun membayar kontribusi tahunannya secara
rutin.

7
Sebelum kita beraktifitas dan
berkontrinbusi optimal dalam sebuah
organisasi, kita harus dapat menjawab
pertanyaan :

Mengapa Saya
Berorganisasi ?

8
Organisasi tradisional
Keputusan dibuat
Stabil
oleh manajer
Tidak fleksibel
Orientasi pada
Fokus pada kerja
peraturan
Kerja didefinisikan
oleh posisi jabatan Profil tenaga kerja
homogen
Orientasi individu
Kerja bersifat Jam kerja : 9 pagi s/d
permanen 5 sore
Orientasi perintah Hubungan bersifat
hirarkis
Kerja pada tempat
kerja pada waktu
tertentu
Organisasi & Manajemen : Pengan 9
tar
Organisasi Modern
Subordinat dilibatkan
Dinamis dalam pengambilan
Fleksibel keputusan
Fokus pada skill Orientasi pada
Kerja didefinisikan konsumen
sebagai tugas yang Profil tenaga kerja
harus diselesaikan heterogen
Orientasi tim Jam kerja tak
Kerja bersifat terbatas
temporer Hubungan lateral dan
Orientasi pada membentuk jejaring
pelibatan Kerja dimanapun,
kapanpun

Organisasi & Manajemen : Pengan 10

tar
Levelisasi Manajer
Manajer :
Anggota organisasi
yang Top manajer
mengintegrasikan
dan
Middle manajer
mengkoordinasikan
pekerjaan anggota
organisasi yang lain.
First-Line manajer

Nonmanagerial employees

Organisasi & Manajemen : Pengan 11

tar
Aktivitas Manajemen Organisasi
Efisiensi (cara)

Pemanfaatan sumber daya

Efektifitas (tujuan)
High waste  low waste
Pencapaian tujuan

Target tercapai  target tidak tercapai

Tugas manajemen :
Efektif - Efisien

Organisasi & Manajemen : Pengan 12

tar
 Skema Aktivitas Manajemen

planning organizing

Meraih tujuan

controlling actuating
Organisasi & Manajemen : Pengan 13
tar
 Skill Yang dibutuhkan pada 3 Level
manajemen

Konseptual
Top
Hubungan
Middle Manusia

First-Line Teknis

Organisasi & Manajemen : Pengan 14

tar
Cara pandang terhadap orang lain
Teori X – Teori Y

Karyawan pemalas dan Karyawan.menikmati

selalu berusaha menghindar
dari kerja jika mungkin.
Karyawan harus diancam
dengan hukuman agar
mampu menembus target.
Karyawan tidak bersedia
menanggung tangung jawab
dan selalu minta diarahkan.
Karyawan lebih
mementingkan keamanan
dan kurang berambisi.
pekerjaannya.
Karyawan akan mengontrol
dan mengarahkan diri sendiri
jika mereka komit pada
pekerjaannya.
Karyawan bersedia dan
bahkan mencari tanggung
jawab.
Setiap orang mampu
mengambil keputusan
dengan baik, jadi tidak harus
mengandalkan manajer.

Menuju Pemahaman Perilaku Org 15

anisasi
Planning

Gagal dalam merencanakan berarti merencanakan

kegagalan

16
Gagal Dalam Merencanakan…
Sama Dengan Merencanakan
Kegagalan!
Diantara fungsi-fungsi manajemen, perencanaan merupakan salah
satu fungsi yang sangat penting. Sebab, pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen yang lain tergantung pada bagaimana
perencanaan itu dilakukan.

Manfaat dari perencanaan yang baik antara lain:

 Memberikan arah bagi pekerjaan
 Terfokusnya perhatian dan usaha
 Mengurangi resiko ketidakpastian
 Menjadi pedoman bagi proses pengambilan keputusan operasional
 Menjadi dasar bagi fungsi-fungsi manajemen yang lain
 Dapat mengevaluasi kegiatan

17
Sebab kegagalan Organisasi
Sasaran yang tidak jelas 55%

Sering berubahnya tujuan 55%

Rendahnya akuntabilitas 51%

Rendahnya dukungan manajemen 49%

Pembagian peran yang tidak jelas 47%

Kepemimpinan yang tidak efektif 45%

Prioritas tim yang rendah 40%

18
Kesalahpahaman terhadap Planning

Planning yang terbukti tidak akurat

hanya membuangbuang waktu saja.
Proses penting untuk diperhatikan.
Planning mampu menghilangkan
perubahan.
Perubahan tetap akan terjadi apapun yang
dilakukan.
Planning menurunkan fleksibilitas.
Planning adalah aktifitas berkelanjutan.

Dasar-dasar Perencanaan 19
 Kritik atas Planning Yang Formal
Bikin Kaku Asumsi yang salah tidak boleh
diikuti terus
Tidak bisa diterapkan di Lingkungan dinamis
lingkungan yang dinamis menyebabkan banyak asumsi
tidak lagi valid
Tidak mampu menggantikan Apple Corp. sukses di 70-n s/d
intuisi dan kreatifitas 80-an, gagal setelah itu
Berfokus pada kompetisi Intel dan Sony berkembang
saat ini, bukannya survival karena berani menjelajah hutan
masa depan perawan yang belum pernah
dilewati siapapun sebelumnya.
Rencana yang terbukti Lingkungan yang berubah
sukses, tidak akan selalu menjadikan asumsi tidak valid.
sukses

Dasar-dasar Perencanaan 20
 Berbagai tipe Planning
Rencana Top
eksekutif
strategis
Manajer
menengah
Rencana 1st level
operasional manager

Cakupan

Strategis Cakupannya adalah organisasi

secara utuh dan memperhitungkan
posisi relatif terhadap lingkungan

Operational Rencana detail tentang bagaimana

tujuan organisasi bisa terlaksana

Dasar-dasar Perencanaan 21
 Berbagai tipe Planning
Jangka waktu

Jangka Pendek Jangka Panjang

Frekuensi penggunaan

Sekali pakai Untuk menghadapisituasi yang non-

rutin.

Terus menerus Untuk menghadapi situasi rutin

Fleksibilitas

Directional Rencana yanf fleksibel, hanya

memberi arahan umum.
Spesifik Rencana yang sangat detail,
tidak meninggalkan ruang untuk
interpretasi.
Dasar-dasar Perencanaan 22
23
Mau dibawa kemana organisasi kita?
24
 Level strategi
Corporate Level Menentukan pada bidang
mana saja, organisasi akan
beroperasi.

Business Level Menentukan bagaimana

strategi operasi dalam
bidang usaha yang
ditugaskan.
Functional Level Menentukan bagaimana
caranya mendukung
business level strategi.

Manajemen Strategis 25
Analisis Medan Kekuatan…

+
In S -
Ext
W
O
T
26
Corporate Level Strategy Framework
SWOT Analysis Grand Strategies
Valuable
strength
Corporate Corporate
growth stability
Firm status

strategy strategy

Corporate Corporate
stability retrenchment
Critical strategy strategy
weaknesses

Abundant Critical
environmental Environmental environmental
opportunities threats
status
Manajemen Strategis 27
Organizing

Kebaikan yang tidak terorganisir dapat

dikalahkan oleh kejahatan yang terorganisir
dengan baik

28
Desain Struktur Organisasi
Modern
Berbasiskan team Struktur organisasi yang dalam
pelaksanaan kerjanya, dilaksanakan oleh
gabungan berbagai macam team,

Berbasis proyek Struktur dibentuk jika terdapat proyek yang

harus digarap, setelah proyek selesai,
struktur dibubarkan.

Unit internal otonom Struktur yang terdiri dari unit2 bisnis

internal otonom yang masing2 punya
produk,pelanggan, kompetitor, dan target
laba sendiri2.
Struktur dimana, secara internal, batasan
Boundaryless horizontal dan vertikal dihilangkan; secara
organization eksternal batasan dengan konsumen dan
pemasok dihilangkan.

Desain dan Struktur Organisasi 29

Desain Struktur Organisasi
Modern
Matriks Spesialis dari satu departemen fungsional
ditugaskan untuk bekerja dalam satu
proyek yang dipimpin oleh seorang manajer
proyek.

Engineering Human
Purchasing
Design ressources

Alpha Design Purch HR

project Group Group Group

Beta Design Purch HR

project Group Group Group

Desain dan Struktur Organisasi 30

 Desain Struktur Organisasi
Modern
Organisasi Belajar Organisasi yang kontinu
mengembangkan kemampuan
beradaptasi dan berubah karena semua
anggota2nya berperan aktif
Desain organisasi: mengidentifikasi dan memecahkan
•Boundaryless masalah yang ditemui dalam aktifitas
•Teams organisasi.
•Empowerment

Budaya Organisasi:
Organisasi Sharing informasi:
•‘mutual relationship’ kuat •Terbuka
•‘sense of community’
•Peduli
Belajar •Tepat waktu
•Akurat
•Percaya

Leadership :
•Shared vision
•Kolaborasi
Desain dan Struktur Organisasi 31
Actuating

Ilmu adalah Raja,

Dan amal (tindakan) adalah pengikutnya

32
“Success is not a destination but it is a
journey”

“The real champion is not just winning the competition

but everyone who can stand up for every failure”
33
A Leader is…..

Kekuatan visi &

Knows the way konsepsi

Shows the way Kekuatan

Leader komunikasi

Goes the way Kekuatan

keteladanan

34
Kekuatan Visi & Konsepsi
Yang dimaksud visi adalah kejelasan pandangan, bukan dalam konteks
visual, tapi dalam konteks mempersepsi dan memahami sesuatu
dengan berdasar pada prinsip-prinsip kebenaran yang diyakininya.
Seorang pemimpin harus memiliki visi yang jauh ke depan, luas dan
menyeluruh, baik dalam lingkup individual maupun organisasi. Juga
tidak kaku terhadap sutu sudut pandang, open our mind for different
views.
Ia juga harus memiliki intuisi, serta mampu mengolah data menjadi
sebuah analisa serta mampu membuat strategic pathway yang
menentukan arah gerak dari organisasi yang dipimpinnya.
Ketepatan arah akan jauh lebih menentukan keberhasilan dan
pencapaian kita daripada kerja keras yang maksimal tanpa kejelasan &
konsistensi arah tujuan.

35
Kekuatan Visi & Konsepsi
Keimanan yang dalam akan membuat seorang pemimpin
memiliki pijakan yang kokoh serta tujuan yang benar.
Pemahaman terhadap manhaj adalah sebuah koridor agar
dapat beramal & berujung atas dasar bashirah (kejelasan,
argumentasi).
Penguasaan iptek akan memperkokoh hujjah dan mendukung
pergerakan di lapangan.

“Barang siapa yang beramal tanpa didasari ilmu,

maka unsur merusaknya lebih banyak daripada
maslahatnya.”
(Umar bin Abdul Aziz ra)

36
Kekuatan Komunikasi
Komunikasi pada dasarnya adalah suatu proses penyampaian pesan
dengan tujuan mencapai kepuasan dari dua belah pihak : pengirim dan
penerima pesan.
Komunikasi menjadi penting karena cara penyampaian pesan akan
menentukan kesuksesan dari suatu usaha, suatu pesan yang
benar/baik akan gagal ketika cara penyampaiannya salah/buruk.
Bagian kemampuan komunikasi yang terasa sulit adalah keterampilan
mendengar dan memahami orang lain, dengan kemampuan
komunikasi empatik sebagai puncaknya.
Bagi seorang pemimpin, komunikasi adalah suatu proses transfer nilai
kepada para anggotanya.

37
Kekuatan Keteladanan
Keteladanan mensyaratkan adanya integritas, yaitu kesamaan ucapan
dan tindakan, persistensi, yaitu ketekunan dalam bertindak, serta
kredibilitas, yaitu kejujuran yang teruji serta kecakapan, dalam diri
seorang pemimpin.
Kekuatan ini adalah yang menjamin dan meneguhkan kapasitas
pengaruh dari seorang pemimpin terhadap yang dipimpinnya.
Tanpa keteladanan, seorang pemimpin tidak akan mampu melakukan
perubahan pada lingkungannya kecuali ke arah kegagalan dan
kehancuran (seperti P4 di Indonesia, sebuah konsep tanpa
keteladanan)
Keteladanan menuntut seorang pemimpin untuk terlebih dahulu
melakukan dan menjalankan apa yang ia yakini sebelum
mengkomunikasikannya dan meminta orang lain untuk mengikutinya.

38
8 Ciri Pemimpin Berprinsip

Terus belajar Orientasi

pelayanan

Berlatih
memperbarui Memancarkan
diri energi positif
Pemimpin
Berprinsip
Mempercayai
Sinergis orang lain

Memendang
hidup sbg Hidup
petualangan seimbang

39
Kepemimpinan Situasional
Tinggi
Gaya Kepemimpinan :
G1 : Memberitahukan (telling)
G3 G2
Perilaku Hubungan

G2 : Membimbing
G3 : Mengikutsertakan (participating)
G4 : Mendelegasikan (delegating)
G4 G1
Kematangan Pengikut :
M1 : Tidak mampu dan tidak mau
M2 : Tidak mampu tetapi mau
M3 : Mampu tetapi tidak mau
Rendah Tinggi
Perilaku Tugas
M4 : Mampu dan mau
Tinggi Sedang Rendah
M4 M3 M2 M1
Kematangan Pengikut
40
Kontinum Perilaku Pemimpin
Demokratis Autokratis
Orientasi hubungan Orientasi tugas

Bidang kebebasan bagi bawahan

Sumber wewenang

Penggunaan wewenang
oleh pemimpin

Pemimpin Pemimpin Pemimpin

mpkenankan menyajikan mengambil
bawahan keputusan keputusan, lalu
berfungsi dlm tentatif yg dpt mengumumkan
batasan yg diubah
ditetapkan atasan
41
 Dimensi Komunikasi

Kata-kata

7%
55 % 38 %
Bahasa Tubuh, Nada dan Suara
Non Verbal

42
Menghargai Perbedaan

43
BERSINERGI

44
Controlling

45
 Tipe-tipe kontrol

input proses output

Feedfoward Concurrent Feedback

control control control
Antisipasi Koreksi Masalah Koreksi Masalah
masalah Saat Terjadi Setelah Terjadi

Dasar-dasar Kontrol 46
Sistem Kontrol Yang bermutu
Korektif Tepat Ekonomi
waktu s
akurat

Fleksibel

Kriteria Sistem
bergand kontrol
a bermutu Mudah
dimengerti
Fokus pada
hal2 luar
biasa Kriteria yang
Fokus pada masuk akal dan
hal2 realistis
strategis
Dasar-dasar Kontrol 47
 Mengelola Produktifitas

Produktifitas = output/input

Variabel Variabel
orang operasi

•Pengambilan keputusan •Metoda dan peralatan

partisipatif yang ergonomis
•Management by Objektif
•Team based work group
•Sistem kompensasi adil

Manajemen Operasi 48
How to be an

49
Urutan Kerja

Konsep (SWOT)
Job-Des
Time Schedule
Pelaksanaan Hari-H
EvaluasiIde/Gagasan

50
PROPOSAL

What ?
Why ?
Who ?
Where ?
When ?
How ?
51
PROPOSAL
Latar Belakang
Nama Kegiatan
Tema kegiatan
Maksud dan tujuan
Tempat dan waktu
Jenis kegiatan/susunan acara
Peserta kegiatan
Panitia
Anggaran
Sponsorship

52
Contact Person
Nama Tidak Boleh salah
Jenis Kelamin
Jabatan Organisasi
Gelar

53
 Just Do It!
Ilmu adalah pemimpin, sedangkan amal adalah pengikutnya
Adalah sia-sia pemimpin tanpa adanya pengikut
Adalah sia-sia penambahan ilmu tanpa penyempurnaan amal

Jika Anda berlatih sesuatu, lakukan saja!

Wallahu ‘alam bishshowab.

54