PENINGKATAN KOMPETENSI

TENAGA KEPENDIDIKAN
DALAM PENYUSUNAN
PROGRAM KERJA KETATATUSAHAAN

OLEH
SURATMAN,S.TP.,MP
PENGAWAS SMK DINAS PENDIDIKAN
DAN KEBUDAYAAN PROV JATENG
 KONDISI SAAT INI

Tata Usaha sebagai basis administrasi di sekolah

saat ini ternyata masih banyak memerlukan
Pembenahan  untuk  memenuhi  kebutuhan
sekolah.

belum memberikan  peran yang optimal bagi

perkembangan sekolah, masih “ ajeg “ seperti
tak ada perubahan di sekelilingnya.
APA KEBUTUHAN SEKOLAH
 Antara lain kebutuhan akan ketersediaan data
sekolah secara cepat, lengkap dan akurat,

 kebutuhan akan pelayanan yang cepat, akurat

dan tepat, perlu diprioritaskan
Lingkungan strategis kita telah
berubah
politik, social budaya, maupun ilmu dan
teknologi , riilnya adalah  demokratisasi,
desentralisasi, tuntutan transparansi,
akuntabel, kecepatan pelayanan  dll.
 Demikian juga dalam bidang pendidikan 

mau tidak mau harus mampu menyesuaikan

diri terhadap perubahan tersebut.
Sistim pendidikan disekolah kita 
sudah berubah
 menyangkut kurikulum, metode belajar,
sumber belajar, sarana belajar dan juga
kualitas SDM Guru dan siswa itu sendiri,
semua telah berubah.
PENYEBABNYA
 Pembagian tugas yang tidak mencakup  seluruh
kegiatan administrasi di sekolah
 Tugas-tagas Ketatausahaan   dikerjakan komponen lain
 Pembagian tugas staff yang kurang jelas
 Putusnya rangkaian adminsistrasi
 Pandangan terhadap TU “ tidak penting”
 Kemampuan yang “terbatas”
 Tidak ada ada perencanaan dan evaluasi
 Tidak adanya laporan kerja dari masing-masing
komponen Tata Usaha yang kemudian sebagai dasar
evaluasi.
 Staff meeting belum dilaksanakan secara rutin.
Apa yang harus berubah di Tata
usaha sekolah ?
 salahsatunya adalah system
Ketatausahaan sekolah. Perubahan ini
menyangkut managemen,  operasional
tata usaha, layanan public,
pengelolaan data dan juga kebijakan
terhadap tata usaha.
Reposisi tata usaha sekolah yang
dimaksud
 adalah  perubahan seluruh komponen tata
usaha menyangkut pengetahuan, sikap dan
prilaku  dalam melaksanakan tugas agar
mampu memenuhi kebutuhan  dan dapat
menjadi daya ungkit yang besar bagi
peningkatan kualitas pendidikan di SMK
APA YANG DIHARAPKAN
MASYARAKAT ?
 Tata Usaha menjadi komponen sekolah yang 
mampu memberi pelayanan administrasi
yang cepat, tepat,  berkualitas dan Oleh
karena itu  diharapkan  komprehensif
  Reposisi dalam bidang pembagian
tugas

Dalam pembagian tugas staff TU sebaiknya

menyangkut seluruh administrasi sekolah  dan
kegiatan  sekolah, sehingga setiap komponen
dan kegiatan sekolah teradminstrasi di TU,
maka pembagian tugas hendaknya mengacu
kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
nomor 24 tahun 2008
TUGAS POKOK  TATA USAHA SEKOLAH
Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24
tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata Usaha
Sekolah.
 Tugas pokok tata usaha adalah :
a.    Melaksanakan administrasi kepegawaian
b.    Melaksanakan administrasi keuangan
c.    Melaksanakan administrasi sarana prasarana
d.    Melaksanakan administrasi hubungan
dengan masyarakat
e.    Melaksanakan adminstrasi persuratan dan
pengarsipan
f.    Melaksanakan administrasi kesiswaan
g.    Melaksanakan administrasi kurikulum
h.    Melaksanakan administrasi layanan khusus
2.    Repoisi dalam bidang system
administrasi

Dalam system adminstrasi ada 2 hal penting

yaitu pencatatan dan pelaporan.
Dalam hal pencatatan dapat dilakukan
terdesentralisasi namun harus dibarengi
dengan pelaporan yang tersentral, sehinggaa
data yang ada dapat diolah dan dianalisa  dan
selanjutnya menjadi bahan pengambilan
kebijakan dan mengatasi masalah secara
komprehensif  oleh pimpinan.
3.    Reposisi management TU
Dalam hal pelaksanaan management TU, yang
diperlukan adalah
 :
a.    Perencanaan kegiatan
Kegitan yang direncanakan akan memberikan kepastian pekerjaan dan
memberi semangat bekerja, karena jelas apa yang akan dilakukan dan
jelas apa yang diharapkan.
Perencanaan ini paling tidak sebulan sekali, seluruh staf membuat
perncanaan sesuai dengan tugasnya.


b.    Pengorganisasian kegiatan

Pengorganisaian oleh pimpinan, yaitu untuk singkronisasi dan saling
mendukung dan saling terkait  dalam melaksanakan tugas dan juga
memberikan fasilitas dan dorongan yang dibutuhkan oleh staf


c.    Penyusunan Laporan Kegiatan

Menyusun hasil atau realisasi kegiatan yang terdiri dari tugas yang
telah direncanakan berupa catatan yang tersusun rapi dan sistematik.
lanjutan


d.    Pengawasan kegiatan

Pengawasan  dimaksudkan agar kemungkinan kesalahan dapat segera
dibetulkan dan staf tetap dalam focus  dalam perencanaannya.


e.    Evaluasi kegiatan

Evaluasi kegiatan merupakan penilaian terhadap hasil kerja sesuai
rencana yang telah disusun, melalui kegiatan
    Staff meeting, yang dilaksanakan secara berkala
( mingguan/bulanan) .
     Dalam kegiatan ini dibahas :
–    Evaluasi kerja berdasarkan laporan hasil kerja
–    Pembahasan permasalahan dari kegiatan yang telah dilaksanakan
maupun yang belum terselesaikan.
–    Kebijakan /Informasi terbaru
–    Membuat rencana kerja ( minggu/bulan) untuk bulan berikutnya
Reposisi pandangan “tidak penting”

 .    Pandangan “Tidak Penting” disebabkan   bukan hanya berasal

dari intern TU sendiri  (skil yang kurang, SDM sedang, dll ) tetapi
juga berkaitan dengan kebijakan pimpinan yang kurang
memberikan peran TU dalam kegiatan-kegiatan di sekolah,  hal
ini juga memberikan kurang berkembangnya mental “ PD “ dan
kemampuan personil yang ada.
Oleh karena itu perlu ada upaya,   yaitu :
a.    Peningkatan kualitas SDM TU
b.    Mendorong staff TU untuk aktif dalam kegiatan sekolah
c.    Pelibatan TU dalam kegiatan-kegiatan sekolah secara adil dan
menyeluruh artinya setiap staf itu mempunyai pengalaman dalam
setiap kegiatan sekolah baik semesteran maupun tahunan.
d.    Mendorong pelaksanaan  Tugas sesuai Permen Diknas N0. 24
tahun 2008
5.    Reposisi WKS  sebagai second manager bukan “
administrator”

 Wakil Kepala Sekolah pada khakekatnya adanya Manajer

ke dua setelah Kepala Sekolah, memang seharusnya
hanya menangani managerial, tetapi pada kenyataannya
administrasi WKS di kerjakan sendiri, padahal mestinya
adminsistrasinya  dikerjakan oleh staff TU sehingga
mereka dapat focus sebagai second manajer dan juga
sebagi guru.(seperti dicontohkan oleh Kepala Sekolah
sendiri, yaitu seluruh administrasinya diserahkan
kepada TU)
Untuk ini memang perlu perubahan pandangan dan
pengertian bersama, sehingga  staff TU  merupakan
bagian tidak terpisahkan dari kegiatan  WKS itu sendiri
6.    Reposisi Manual ke ICT

 Pemanfaatan  ICT merupakan suatu

keharusan jika Tata Usaha tidak ingin tergilas
oleh zaman, artinya bahwa dalam
melaksankan tugas saat ini dituntut cepat,
tepat, benar dan memuaskan.  Untuk itu yang
dibuthkan tidak hanya ketersediaan hadrwere
nya namun juga peningkatan  kemampuan
staff  terhadapat ICT.
 Alur Penyusunan RKS
PERSETUJUAN
KOMITE, RAPAT
DEWAN GURU,
EDS PENGESAHAN
PIHAK BERWENANG

PENINGK
VISI
PROFIL REKOMEN SKALA RK ATAN
MISI PRIORITAS
TUJUAN MUTU DASI S MUTU

KESENJANGAN SOSIALISASI
ANTARA SNP DAN PEMANGKU
SPM DENGAN KEPENTINGAN
PROFIL SEKOLAH
 Sasaran RKS Berbasis EDS

PENINGKA
TAN
EDS RKS/R KINERJA
8 KJM
RKT RKAS
DAN
SNP PRESTASI
SEKOLAH
Bidang Garapan RKS

8 SNP
PTK
12 ind

SKL Sarpras
19 ind 3 ind

Proses Pengelolaan
10 ind 14 ind

Isi Pembiayaan
9 ind Penilaian 2 ind
24 Ind
Sistimatika program kerja
 Cover
 Pengesahan
 Identitas sekolah
 Kata pengantar
 Daftar isi
 Daftar gambar
 Daftar tabel
 I. PENDAHULUAN
BAB I PENDAHULUAN
 A. Latar Belakang
 B. Landasan Hukum
 C. Tujuan dan Sasaran Program
BAB II PENGORGANISASIAN
A. Struktur Organisasi
B. Data Kepegawaian
C. Pembagian Tugas
D. Uraia Tugas
BAB III PROGRAM KERJA
KETATAUSAHAAN
A. Program Kerja Ka TatauSaha
B. Program kerja Urusan Keuangan/Bendahara
C. Program Kreja Urusan Impentaris
D. Program Kerja Urusan Kepegawaian
E. Program Kerja Urusan Persuratan dan kerasifan
F. Program Kerja Urusan Kesiswan
G. Program Kerja Urusan Rumah Tangga
H. Program Kerja Urusan Kurikulum
I. Program Kerja Perpustakaan
J. Program Kerja Urusan Humas
K. Program Kerja Ka Lab/teknisis
BAB IV. PEMBIAYAAN
A. APBN
B. BOS
C. BOP
D. BANGUB
E. PSM
F. LAIN-LAIN
BAB V PENUTUP
 Persuratan Melaksanakan Administrasi Persuratan :        
 
  dan Arsiparis 1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk Surat masuk dan
Surat masuk dan
dan keluar keluar
2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk keluar terdistribusi
dan Keluar dan terarsip
3. Mengangandakan/tikrey surat atau
dengan baik
dokumen sekolah
4. Mengisi Buku Ekspedisi
5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan
surat
6. Memelihara dan menata kearsipan dan
dokumen surat keputusan, laporan
dan lainnya.
7. Membantu kelancaran administrasi
sekolah
8. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan
data-data sekolah
9. Melaksakan tugas kedinasan lan atas
perintah atasan langsung
  Umum Melaksakan administrasi ketataan usahaan        
 
secara umum :  
 
1. Melayani legalisir ijazahdan atau  
raport
2. Menerima telephon dan
menyampaikan kepada yang
bersangkutan
3. Menerima dan menyambutnya tamu
dengan baik, kemudian
menghubungkan kepada yang dituju
4. Membubuhkan stempel surat-surat
 DANA

No PROGRAM KEGIATAN SASARAN INDIKATOR WAKTU Satuan

 JML
 
  Kepala tata 1. Menyusun program kerja tata usaha Terlaksananya Terwujudnya    
Usaha sekolah penyusunan program
program, ketatausahaan
2. MengkoordinasiPengelolaan
pelaksanaan dan ,
keuangan sekolah
evaluasi pelaksanaanya
3. MengkoordinasiPengurusan
dan
adminstrasi ketenagaan dan siswa
evaluasi/lapor
4. Pembinaan dan pengembangan an
karier pegawai tata usaha sekolah  

5. Penyusunan administrasi
perlengkapan sekolah

6. Penyusunan dan penyajian

data/statistik sekolah

7. Mengkoordinasikan melaksanakan
7K

8. Penyusunan laporan / evaluasi

 
 
 
 
 
 
PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN
SMK NEGERI I TEMANGGUNG
TAHUN 2018/2019
 
Program kerja Ketaausahaan ini telah disetujui dan disahkan
oleh
 
 
  
 
Temanggung, Juli 2018
Kepala Sekolah kepala Tata Usaha
 
 
 
 LEMBAR PENGESAHAN
  
  
  
  
  
  
  
 PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN
 SMK NEGERI I TEMANGGUNG
 TAHUN 2018/2019
  
 Program kerja Ketaausahaan ini telah disetujui dan disahkan oleh
  
  
  
  
  
  
  
 Karanganyar, Juli 2018
 Kepala Sekolah kepala Tata Usaha
  
  
