Pengembangan

dan Analisa
Kebutuhan
Pelatihan

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 PENGEMBANGAN DAN ANALISA
KEBUTUHAN PELATIHAN

I. Sasaran
- Menjelaskan dasar-dasar pendorong SDM dan pelatihan
- Mendeskripsikan faktor-faktor yang mempengaruhi
pelatihan
- Membalas teknis analisa kebutuhan pelatihan
- Membahas metode-metode pelatihan

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

II. Defenisi
PELATIHAN :
Adalah kegiatan yang tujuan utamanya untuk meningkatkan
kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang diperlukan dalam
menjalankan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan yang
sekarang. Melalui pelatihan ini, seorang karyawan secara tidak
langsung juga dikembangkan, artinya disiapkan untuk mengemban
tanggung jawab di masa mendatang.

PENGEMBANGAN :
adalah kegiatan yang ditujukan untuk mempersiapkan seorang
karyawan agar dapat mengemban tugas, tanggung jawab di masa
mendatang.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan
merupakan salah satu bentuk pengembangan karyawan,
sementara sasarannya adalah untuk meningkatkan pengetahuan
(knowledge), keterampilan (skill) dan sikap (attitude).

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

III. Perbedaan Pelatihan & Pengembangan

Pekerjaan
MASA Sekarang
PELATIHAN SEKARANG
Segera

Pekerjaan
Sekarang
dan Masa
Yang Akan
MASA AKAN Datang
PENGEMBANGAN DATANG

Jangka
Panjang

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

IV. Analisa Kebutuhan Pelatihan (TRAINING)

Suatu studi sistematis tentang suatu masalah pendidikan

dan pelatihan dengan pengumpulan data dari berbagai
sumber untuk mendapatkan pemecahan masalah :

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi

kebutuhan pelatihan ini adalah :

a. Faktor Eksternal

b. Faktor Internal

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 FAKTOR EKSTERNAL FAKTOR INTERNAL
- Perubahan Teknologi - Perubahan Strategi
- Perubahan Peraturan Perusahaan
Pemerintah - Perluasan Cabang
- Adanya Persyaratan- - Pemakaian Teknologi Baru
persyaratan dari
pelanggan - Penambahan Kapasitas
Produksi
- Kegiatan-kegiatan dari
pesaing - Produk / Jasa Baru,
Pemberdayaan Karyawan
- Kegiatan-kegiatan dari
supplier

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

V. Gejala yang dapat dijadikan tanda perlunya
pelatihan bagi karyawan :

 Turunnya Produktivitas

 Banyaknya Output Cacat

 Semangat Kerja Menurun

 Target Tidak Tercapai

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 Secara Garis Besar Ada Tiga Sumber Data
Dalam Penentuan Kebutuhan

1. Analisa Organisasional

2. Analisa Jabatan (skill Analysis)

3. Analisa Personal (Skill Audit)

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

1. Analisa Organisasional
- Tujuan dan Sasaran Organisasi
- Inventori Sumber Daya Manusia
- Inventori Keahlian
- Tingkat Efisiensi Perubahan
- Perubahan Sistem atau Sub Sistem
- Permohonan Manajemen
- Data Kepuasan Konsumen
- MBO atau Sistem Perencanaan Kerja
Hasil analisis organisasi ini akan dapat menjawab
pertanyaan dimana penekanan pelatihan harus
diberikan dan faktor apa saja yang dapat
mempengaruhi pelatihan.

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

2. Analisa Jabatan (Skill Analysis)
- Uraian Jabatan
- Spesifikasi Jabatan
- Standard Performance
- Komite Pelatihan
- Analisis Terhadap Masalah Operasional
- Menggambarkan Skill Analysis

Melalui analisis jabatan akan dapat diketahui “apa” yang

harus diajarkan dalam pelatihan sehingga karyawan
dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan
memuaskan.

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

3. Analisa Personal (Skill Audit)

Sumber data dari analisis personal ini bisa melalui

data hasil penilaian prestasi kerja, work sampling,
wawancara, penyebaran kuesioner, tes, penelitian
atas sikap karyawan, assesment centre, MBO.
Melalui analisis ini diharapkan akan dapat
menjawab pertanyaan siapa yang akan
diikutsertakan dalam program pelatihan.
Proses analisa kebutuhan pelatihan dapat
dilihat pada gambar di bawah ini :

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 Job Analysis

Uraian Jabatan Spesifikasi Personal

Self Assesment Performance Analysis

Skill Analysis

Skill Audit

GAP

Assesment No

Training

Gambar Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 VI. Perancangan Pelatihan
• TUJUAN :
Memberikan pengetahuan dan keterampilan praktis bagi
penyelenggara program pelatihan dalam merancang
program pelatihan yang diperlukan.

• MENYUSUN KURIKULUM DAN SILABUS PELATIHAN :

KURIKULUM PELATIHAN. Memberikan gambaran
mengenai materi pengetahuan, keterampilan apa saja
yang harus dimiliki oleh setiap
pemegang jabatan. KURIKULUM
(Bobot
Materi Teoritis, praktis,
umum, dan khusus)

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

• FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KURIKULUM PELATIHAN
a. Faktor Intern Organisasi
- Tuntutan Jabatan
- Sasaran Perusahaan Jangka Pendek dan Jangka
Panjang - Analisis Kebutuhan Pelatihan
b. Faktor Eksternal Organisasi
- Kondisi Lingkungan Luar
- Perusahaan
- Kondisi Persaingan
- Perkembangan Teknologi
- Politik
- Sosial dan Budaya
c. Metode Belajar Yang Digunakan

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

• JENIS-JENIS METODE PELATIHAN
No. Jenis Lokasi Metode
1. On the job Lebih sesuai di Pemberian instruksi
coaching dalam kantor secara individual,
bimbingan, coaching,
penetapan sasaran,
membuat rencana kerja

2. Staff Meeting Di sebuah area yang Partisipasi dalam

bebas dari gangguan lokakarya / konferensi

3. Rotasi Bila tugas yang baru Berikan wewenang dan

akan memenuhi tanggung jawab penuh
sasaran organisasi

4. Emergency fill- Bila kita ingin Berikan tanggung jawab

in menguji keahlian penuh selama situasi
tertentu darurat berlangsung

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

5. Project Dimana saja Berikan tanggung jawab
individual dan wewenang penuh
khusus
6. Task-force Didalam / diluar Tugaskan sebagai
assignment unit kerja anggota / ketua /
(satuan penasehat satgas
tugas)
7. Pelatihan di Di lokasi kerja, di Kirim training yang
dalam kelas tempat diberikan oleh instruktur
penyelenggaraan, yang Expert dibidangnya
persatuan-
persatuan profesi
8. Guided Di rumah Pilihkan buku-buku,
Reading majalah, laporan, jurnal
dari perpustakaan /
penerbit

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 9. Mengajar Di kantor, forum Memberikan kursus-
kemasyarakatan, kursus yang formal,
di sekolah, di mempersiapkan materi
persatuan profesi pelatihan
10. Counseling Di luar tempat Konsultasi, pertemuan
dari kerja pribadi
profesional
dari luar atau
dari psikolog
11. Aktivitas di Kelompok Melatihkan dan
luar kerja persatuan menerapkan keterampilan
profesi, kelompok manajerial pada saat ada
kemasyarakatan peristiwa-peristiwa penting
di kantor / dalam
lingkungan masyarakat

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 VII. Memilih Metode yang Tepat untuk Mengembangkan Bawahan
Kebutuhan 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
Mengembangkan keterampilan
pengetahuan kerja
Mengembangkan pengetahuan
pekerjaan lain
Mengembangkan teknik
pemecahan masalah
Mengembangkan flexibility
Mengembangkan teamwork
Mengembangkan menghadapi
masalah bersama
Mengembangkan
kepemimpinan
Menemukan keluasan
wawasan dan kemudahan
untuk beralih dari satu subyek
ke subyek lain

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

 Kebutuhan 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
Menemukan keterampilan
untuk menyesuaikan diri di
bawah tekanan / stress
Menemukan hambatan
pengembangan karir
Menemukan pemecahan
terhadap masalah pekerjaan
saat ini
Menemukan kebutuhan
pengembangan diri

01 : COACHING 07 : CLASS ROOM

02 : STAFF MEETING 08 : GUIDED READING
03 : JOB ROTATION 09 : TEACHING
04 : EMERGENCY FILL – IN 10 : COUNSELING
05 : INDIVIDUAL PROJECT 11 : OFF THE JOB ACT.
06 : TASK FORCE
Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan
 SELEKSI BAGIAN PEKERJAAN
NAMA : _________________
UNIT KERJA : _________________ PETUGAS TNA : _______________

Pekerjaan (Job) Hasil

Sukarkah Bag. Seringkali Waktu untuk
Pentingkah Analisis :
Kepegawaian, Keu., & Pek. Ini Task ini Melakukan Catatan
Task ini Perlukah
Perlengkapan Dilakukan Dilakukan Bag. Pek. Ini
No. Pelatihan
BAGIAN
TUGAS HR/ BLN /
PEKERJAAN (1) (2) (3) (1) (2) (3) Ya Tdk (Jam, Menit)
(DUTY) MG Lebih
(TASK)
1. Pengukuran 1. Menyusun    
Belanja anggaran
Pegawai belanja
pegawai
2. Mengelola
adm.    
Penggajian
pegawai
3. Membuat    
daftar
penghasilan
pegawai, dan
daftar
pembayaran
pensiun
4. Membuat    
perhitungan
pajak
pendapatan
pegawai

Isi Kolam “Sukarkah, Pentingkah dan Seringkah” dengan angka 1/2/3 yang sesuai.
(1) : Tidak HR : Harian Dinilai oleh Petugas :
(2) : Cukup MG :Mingguan Tanggal :
(3) : Sangat BLN : Bulan Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan
FORMULIR CATATAN ANALISIS TUGAS
KAPAN DAN DALAM KETERAMPILAN
BERAPA KONDISI ATAU TEMPAT
SERING KUANTITAS DAN MANA PENGETAHUAN BELAJAR
DAFTAR TUGAS DIJALANKAN KUALITAS KINERJA DIJALANKAN YANG DITUNTUT PALING BAIK
1. MENGOPERASIKAN MESIN 4 kali sehari Ruangan
PEMOTONG KERTAS percetakan
yang bising ;
gangguan
1.1. Menghidupkan mesin
1.2. Menetapkan jarak potong  toleransi 0,007 in. Membaca meteran Saat bekerja
1.3. Menempatkan kertas Harus dilesesaikan Mengangkat kertas “
pada meja potong untuk menghindari secara benar
pemotongan yang
tidak rata
1.4. Menaikkan kertas ke Harus rata “
mesin potong
1.5. Menggenggam pelepas 100% waktu utk Penting untuk Saat bekerja
pengaman dengan keamanan keamanan tetapi praktis
tangan kiri pertama
tanpa
gangguan
1.6. Menggenggam pelepas Harus menjaga “
pemotong dengan kedua tangan pada
tangan kanan pelepas
1.7. Serempak menarik
pelepas pengaman
dengan tangan kiri dan
pelepas pemotong
dengan tangan kanan
1.8. Menunggu pemotong 100% waktu utk “ “
terangkat kembali keamanan
1.9. Menarik keluar kertas Menunggu sampai “
terangkat kembali”
1.10. Menutup 100% waktu utk “
keamanan
2. MENGOPERASIKAN MESIN
CETAK
2.1. Menghidupkan motor
Catatan : Catatan analisis tugas menunjukkan beberapa tugas dan sub-tugas yang dijalankan oleh seorang operator mesin cetak
Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan
• KENAPA PELATIHAN GAGAL ?
Menurut (1992), State University of New York.
- Tidak sesuai topik yang dipilih dengan masalah, yang
dihadapi (dialami) individu maupun organisasi.
- Masalah yang sebenarnya tidak dipahami atasan.
- Masalah yang dilihat pada permukaan saja (gejalanya
saja).
• Di Indonesia : - Lebih kurang sama
- Dilakukan untuk persyaratan administrasi
ataupun persyaratan ISO

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

• ANALISIS GAP (Dari mana mau kemana)

Dimana
Evaluasi Gap
Sekarang

Bagaimana Bagaimana
hasilnya Semestinya

Nilai Program
(ROI) Training

Bagaimana Apa yang

pencapaian menjadi
pilihan

Kebutuhan kerja ke
Pengaruhnya depan kelangsungan dan Kompetensi
pertumbuhan Training

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

• PENILAIAN PELATIHAN
Dapat di nilai melalui 5 tingkatan :
• Tingkat I : Reaksi dan program
Mengukur : - Kepuasan
- Kegunaan program
- Metode (materi, metodologi,
instruktur, lokasi)
• Tingkat II : Pembelajaran
- Mengukur perubahan pada pengetahuan,
keahlian dan perilaku
- Apakah sudah mempelajari apa yang harus
mereka pelajari
- Metode (buat kuesioner sebelum dan
sesudah training, self assessment, kinerja)

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan

• Tingkat III : On job application
- Mengukur perubahan yang terjadi dalam
implementasinya
- Metode (dengan observasi dan kinerja yang
dihasilkan)
• Tingkat IV: Bussiness impact
- Mengukur perubahan yang terjadi dengan
variabel bisnis
- Metode (bandingkan performance
organisasi setelah dan sebelum training)
• Tingkat V : Return on Investmen (ROI)
- Mengukur cost dengan benefit
- Metode (hitung kenaikan pendapatan
setelah pelatihan, hitung penekan unit cost
setelah pelatihan, dll)

Pengembangan & Analisa Kebutuhan Pelatihan