Analisa Jabatan

BAB III. ANALISA JABATAN (JOB ANALYSIS)

3.1. Pengantar

Perusahaan sebagai organisasi adalah wadah

tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja
ini seringkali secara spesifik disebut sebagai
Jabatan.

Analisa Jabatan
 …………. Pengantar

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang

pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-
kadang diartikan sebagai posisi atau
pekerjaan, tanpa penjelasan lebih lanjut.
Untuk memperoleh keseragaman mengenai
pengertian istilah Jabatan ini, Departemen
Tenaga Kerja Republik Indonesia telah
memberikan penjelasan singkat mengenai arti
dari beberapa istilah yang berkaitan dengan
jabatan, yaitu :

Analisa Jabatan
 …………. Pengantar

 Unsur :
Unsur merupakan komponen yang paling kecil
dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok,
menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya.
 Tugas :
Tugas merupakan sekumpulan dari beberapa
unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik
atau mental yang membentuk langkah- langkah wajar
yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

Analisa Jabatan
 …………. Pengantar

 Kedudukan :
Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan
tugas yang diberikan kepada seorang pegawai
atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan
tanggung jawab yang dibebankan kepada
seorang pegawai atau pekerja. Jumlah
kedudukan di dalam suatu perusahaan atau
instansi adalah sama dengan jumlah pegawai
atau pekerjanya.

Analisa Jabatan
 …………. Pengantar

 Pekerjaan :
Pekerjaan (occupation) merupakan
sejumlah kedudukan (posisi) yang
memiliki persamaan kewajiban atau
tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan
analisis jabatan, satu pekerjaan dapat
diduduki oleh satu orang atau beberapa
orang yang tersebar di berbagai
tempat.

Analisa Jabatan
 …………. Pengantar

 Jabatan:
Jabatan (job) merupakan sekumpulan
pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang
sama atau berhubungan satu dengan
yang lainnya dan pelaksanaannya
meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang
juga sama meskipun tersebar di
berbagai tempat.

Analisa Jabatan
 Montir Mobil Job

Memperbaiki Memperbaiki Memperbaiki Pekerjaan /

Rem Mesin Setir Kewajiban

Satuan tugas /
Memperbaiki Memperbaiki Memperbaiki gugus tugas /
Aki / Sistem Karburator Distributor kedudukan
Listrik

Memeriksa Membongkar Memasang Tugas /

Elemen
Memeriksa Membongkar
Melepas saringan hawa
Melepas handle gas
Melepas pipa bahan bakar Unsur / Urutan
Melepas hubungan ke manifold
Mengangkat karburator
Analisa Jabatan
3.2. Defenisi

Mondy dan Noe (1993) mendefenisikan analisis

jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang
menentukan tugas, keterampilan dan pengetahuan
sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan
sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi.

Dessler (1992) mendefenisikan analisis jabatan

sebagai suatu tata cara di mana kita menentukan
tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga
merupakan proses untuk menentukan jenis
pekerjaan (dari segi skill dan pengalaman) yang
akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.

Analisa Jabatan
 ………… Defenisi

Dari kedua defenisi tersebut dapat disimpulkan,

Analisis Jabatan merujuk kepada suatu proses
pengumpulan informasi atau fakta secara sistematik
mengenai suatu pekerjaan.
Dalam konteks ini analisis jabatan membantu
menentukan tugas yang akan dilaksanakan oleh
seseorang pekerja sifat-sifat pekerjaan, bagaimana
pekerja akan melaksanakannya, kapan pekerjaan akan
dilaksanakan, keadaan pekerjaan dan bagaimana sikap
pekerja dalam melaksanakannya. Data ini kemudian
akan digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job
description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

Analisa Jabatan
3.3. Kegunaan Analisa Jabatan

Dua tipe informasi manjemen yang dapat diperoleh dari suatu

analisa jabatan, yaitu fungsi administratif dan maintenance
(perawatan).
Fungsi Administratif :
1. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi, dan
penempatan pegawai baru.
2. Sebagai dasar untuk merancang program
pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan.
3. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian
dan standar hasil kerja.
4. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi
jabatan. 5. Sebagai dasar untuk melakukan
orientasi.

Analisa Jabatan
 ……….. Kegunaan Analisa Jabatan

Fungsi Maintenance :
1. Sebagai dasar di dalam pengembangan
organisasi.
2. Sebagai dasar di dalam perencanaan
tenaga kerja.
3. Sebagai dasar di dalam perencanaan
karir.
4. Sebagai dasar di dalam
konseling.

Analisa Jabatan
Dari kedua fungsi tersebut, maka uraian jabatan
diperlukan pada saat :
a. Dibentuknya organisasi baru
b. Terjadinya perubahan pekerjaan
c. Tidak konsistennya pelaksanaan penggajian
d. Munculnya pekerjaan baru
e. Penggunaan teknologi baru
f. Rekrutmen
g. Karyawan mulai tidak tahu ruang lingkup kerjanya
h. Sering terjadi konflik dan duplikatif tanggungjawab
i. Produktivitas mulai menurun
j. Ada ketidakseimbangan load kerja antar bagian
Analisa Jabatan
 3.4. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses

pengumpulan, penelitian dan penguraian data jabatan. Dalam
analisis jabatan, pertanyaan yang perlu diajukan adalah
sebagai berikut :
a. Mengapa perlu dibentuk jabatan tersebut ?
b. Mengapa jabatan tersebut dikerjakan dengan cara seperti
itu ?
c. Mengapa jabatan tersebut ditempatkan pada bagian dari
struktur organisasi tersebut?
d. Mengapa jabatan tersebut secara fisik dan tempatnya di
lokasi tersebut ?
e. Apa yang spesifik dari pekerjaan jabatan tersebut?
f. Bagaimana urutan pekerjaan dari jabatan tersebut?
Analisa Jabatan
Pelaksanaan analisis jabatan dilakukan
dengan tahapan-tahapan sebagai
berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap
pengumpulan data/informasi
3. Tahap
pengolahan data

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sbb :

1. Tahap Persiapan dan Perencanaan
Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan
adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang
akan menjadi pegangan bagi proses
selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan
tempatnya.
b. Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit
kerja yang ada dan disusun berdasarkan
hierarki dan diberi kode
identifikasi.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan

digunakan dan menyiapkan alat dan sarana yang
diperlukan (misalnya formulir).
d. Membentuk team pelaksana analisis jabatan dan
menjelaskan tentang metode pengumpulan dan
pengolahan data yang akan digunakan.
e. Mengkomunikasikan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan kepada
semua pihak (pimpinan dan karyawan perusahaan).
Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya
salah pengertian dan timbulnya persepsi
dan harapan yang keliru.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

2. Tahap Pengumpulan Data / Informasi

a. Informasi yang Diperlukan
Seperti telah dijelaskan bahwa analisis
jabatan merupakan suatu proses
pengumpulan informasi atau fakta secara
sistematis mengenai suatu jabatan.
Sehingga perlu diketahui informasi apa
saja yang perlu dikumpulkan. Informasi
yang penting dalam analisis jabatan
antara lain :

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

 Aktivitas Tugas
Secara umum, informasi utama yang perlu dicari
dalam kegiatan analisis jabatan adalah aktivitas bagi
suatu jabatan. Dalam konteks ini, informasi yang dicari
ialah aktivitas sebenarnya yang meliputi kapan jabatan
tersebut akan dilaksanakan, bagaimana dan kenapa
jabatan tersebut perlu dilaksanakan dan sebagainya.
Selain aktivitas jabatan, informasi lain yang perlu
diketahui adalah prilaku manusia termasuk kegiatan
panca indera (pergerakan mata, pendengaran dan
sebagainya), komunikasi, pengambilan keputusan
dan kegiatan fisik lainnya.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

 Mesin, Peralatan, Perlengkapan dan Alat Bantu

Informasi yang diperlukan berkaitan dengan

produk yang dihasilkan, bahan-bahan yang
diproses, mesin dan peralatan yang
digunakan dan sebagainya.
 Kondisi Jabatan
Informasi ini berkaitan dengan lingkungan
fisik jabatan, jadwal kerja, lingkungan
sosial dan sebagainya.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

 Kebutuhan Personil
Informasi ini berkaitan dengan persyaratan
yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan,
termasuk dalam hal ini adalah tingkat
pendidikan, pelatihan yang diperlukan,
pengalaman kerja dan sebagainya.
 Standard Kerja
Informasi mengenai standard minimum dari
performance yang harus
dilakukan.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

b. Metode Pengumpulan Informasi / Data

Terdapat berbagai teknik yang dapat

digunakan untuk mengumpulkan informasi
berdasarkan tugas, tanggung jawab dan
aktivitas dari jabatan. Terdapat beberapa
metode pengumpulan informasi yang
sering digunakan dalam analisis jabatan,
yaitu :

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(1). Wawancara
Tiga jenis wawancara wawancara individual dengan
masing-masing karyawan, wawancara kelompok
dengan kelompok karyawan digunakan untuk
mengumpulkan data analisis jabatan yaitu yang
memiliki jabatan yang sama, dan wawancara dengan
penyelia yang benar-benar mengetahui tentang jabatan
yang dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila
sejumlah besar karyawan menjalankan jabatan yang
sama atau identik. Wawancara apapun yang akan
digunakan, peserta wawancara hendaknya memahami
alasan untuk wawancara, sehingga didapat
informasi yang sebenarnya.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(2). Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan
tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung
jawab mereka adalah salah satu cara lain untuk memperoleh
informasi analisis jabatan. Hal utama yang perlu diperhatikan
adalah struktur kuesioner dan pertanyaan apa saja yang harus
dimasukkan. Kuesioner dapat dibuat secara terbuka atau
tertutup, yang masing-masing mempunyai keuntungan dan
kerugian. Kuesioner yang bersifat terbuka akan mendapatkan
informasi secara detail tetapi membutuhkan waktu yang relatif
cukup lama untuk mengolahnya. Sedangkan kuesioner tertutup
lebih mudah mengolah jawaban, tetapi kurang informatif.
Kuesioner merupakan suatu cara yang cepat dan
efisien untuk memperoleh informasi
dari sejumlah besar karyawan.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(3). Observasi
Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara
langsung di tempat, bagaimana tugas jabatan
dilaksanakan dan mencatatnya untuk diolah menjadi
informasi. Metode observasi dapat mengungkapkan hal-
hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti
kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang
dibutuhkan dan peralatan yang digunakan. Observasi
tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan
mental yang tidak dapat diukur, seperti profesional,
eksekutif, perancang (rekayasawan). Observasi
dan wawancara langsung sering
digunakan bersama.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(4). Buku Harian (Log Book)

Pendekatan lain adalah dengan meminta
karyawan membuat buku harian (diary / log book)
atau daftar yang berisikan apa saja yang mereka
lakukan sepanjang hari. Karyawan diminta untuk
mencatat semua kegiatan yang dia terlibat
didalamnya beserta dengan waktunya.
(5). Kombinasi
Teknik lain yang dapat digunakan adalah dengan
mengkombinasikan beberapa metode diatas
sehingga didapat informasi
yang lebih akurat.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

3. Tahap Pengolahan Data / Informasi

Setelah proses pengumpulan informasi atau data selesai,
dilakukan pengolahan data / informasi untuk menghasilkan :
 Uraian tugas
 Persyaratan jabatan
 Rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja,
keputusan perekrutan dan seleksi, penilaian kinerja,
evaluasi jabatan yang berkaitan dengan pemberian
kompensasi, kebutuhan pelatihan, sistem dan prosedur
administrasi kepegawaian.
Secara diagramatis, sistem analisis jabatan
dapat dilihat pada gambar 1 berikut :

Analisa Jabatan
 Gambar Sistem Analisis Jabatan

Sumber Data Sumber Data

- Analisis - Analisis Jabatan
Jabatan - Pekerja
- Pekerja - Penyelia
- Penyelia Data Tugas
- Tugas Fungsi Manajemen SDM
- Tanggung Jawab
- Pengetahuan - Perekrutan
- Keterampilan - Seleksi
- Pengalaman - Pelatihan &
- Lingkungan Pengembangan -
Jabatan - Penilaian Kinerja
Kewajiban - Kompensasi
- Mesin & Peralatan - Hubungan
Metode Pengumpulan Informasi Perburuhan
Spesifikasi Jabatan
- Wawancara
- Kuesioner - Persyaratan Pendidikan
- Observasi - Persyaratan Keterampilan
- Buku Harian - Persyaratan Fisik

Analisa Jabatan
3.5. Hasil Analisa Jabatan

Sebagaimana telah dijelaskan, hasil dari analisis

jabatan berupa uraian jabatan (job description)
dan spesifikasi jabatan (job specification).
a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu persyaratan tertulis
tentang apa yang sesungguhnya yang dilakukan
oleh pemegang jabatan, bagaimana dia
melakukannya, dan dalam kondisi apakah
jabatan itu dijalankan. Informasi ini pada
gilirannya digunakan untuk menjalankan
jabatan secara memuaskan.

Analisa Jabatan
 ………. Hasil Analisa Jabatan

Tidak ada format standard yang harus digunakan

dalam menulis suatu uraian jabatan, namun
kebanyakan uraian jabatan memuat bagian-
bagian tentang :
 Identifikasi Jabatan
Identifikasi jabatan mengandung beberapa
jenis informasi seperti, nama jabatan, status
jabatan, kode jabatan, tanggal uraian jabatan,
lokasi jabatan (dari segi pabrik / divisi dan
departemen / bagian.

Analisa Jabatan
 ………. Hasil Analisa Jabatan

 Ringkasan Jabatan
Menggambarkan sifat umum dari jabatan yang
berisikan hanya fungsi dan kegiatan utamanya.
 Hubungan, Tanggung Jawab, dan Kewajiban
Penetapan hubungan memperlihatkan hubungan
pemegang jabatan dengan yang lain di dalam
dan di luar organisasi (melaporkan kepada,
menyelia bekerja dengan, perusahaan luar).

Analisa Jabatan
 ………. Hasil Analisa Jabatan

Tanggung jawab dan kewajiban menggambarkan

daftar yang dirinci tentang tanggung jawab dan
kewajiban sebenarnya dari jabatan.
 Wewenang dari Pemegang Jabatan
Bagian ini akan menentukan batas-batas
wewenang pemegang jabatan, termasuk
wewenang pengambilan keputusannya, supervisi
langsung dari personil yang lain dan batas-
batas penganggaran.

Analisa Jabatan
 ………. Hasil Analisa Jabatan

 Standar Kinerja
Bagian ini menetapkan standard-standard yang
diharapkan bisa dicapai oleh karyawan dalam masing-
masing tugas dan tanggung jawab utama dari uraian
jabatan.
 Kondisi Kerja
Uraian jabatan juga akan mendaftarkan kondisi kerja
umum yang tercakup pada jabatan, misalnya tingkat
kebisingan, kondisi yang berbahaya, temperatur
ruangan, pencahayaan dan
sebagainya.

Analisa Jabatan
 ………. Hasil Analisa Jabatan

b. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan jabatan
minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini
dapat disusun secara bersama-sama dengan
uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun
secara terpisah.

Analisa Jabatan
 CONTOH URAIAN JABATAN

Name : ________________ Repert to : _________________

Position : ________________ Directly Supervisor : _________________
Section : ________________ _________________
Department : ________________ _________________
Job Grade : ________________ _________________

A. Job Description
 
1. Ringkasan pekerjaan : ______________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Analisa Jabatan
 ……….. Contoh Uraian Jabatan

2. Tugas dan tanggung jawab manajemen :

a. Planning :

b. Organizing :

c. Leading :

d. Controlling :

Analisa Jabatan
 ……….. Contoh Uraian Jabatan

3. Tugas dan Tanggung Jawab Teknikal :

4. General Authority :

5. Specific Accountability :

6. Hubungan dengan pekerjaan lain :

Analisa Jabatan
 ……….. Contoh Uraian Jabatan

7. Bahan yang digunakan :

8. Peralatan yang digunakan :

9. Lingkungan kerja :

Analisa Jabatan
 ……….. Contoh Uraian Jabatan

B. Job Specification

1. Formal Education :

2. Job Experience :

3. Syarat Mutlak :

4. Syarat Khusus :

Analisa Jabatan
3.6. Job Segment

Yang dimaksud dengan Job Segment yang signifikan adalah :

- Beberapa tugas yang paling penting / utama. Untuk
menentukan job segment, Anda dapat merangkum beberapa
tugas menjadi satu tugas. (Membuat Segmentasi) sehingga
hanya terdapat 6 sampai 8 job segment dalam uraian jabatan
Anda.
- Anda dapat juga menetapkan job segment dengan mengamati
tugas / job mana yang menghabiskan waktu kerja paling
banyak atau apabila dilakukan dengan tidak benar maka
kerugian yang akan dialami oleh perusahaan adalah kerugian
yang cukup signifikan (cukup besar).
- Job segment juga merupakan kunci keberhasilan
kinerja seseorang dalam jabatan
tersebut.

Analisa Jabatan
 ………... Job Segment

Nama Jabatan :
(tulis selengkap mungkin)

Biro / Unit :
Atasan :
(bertanggung jawab kepada jabatan apa)

Standard
Job Segment Keterangan Nilai
Kinerja
Kurang dari 4 hari = 5,
1. Membuat Kontrak Penjualan 4 hari s/d 4 hari = 3,
lebih dari 4 hari = 1
Kurang dari 2 hari = 5,
2. Penyiapan Adm. Pengiriman s/d 2 hari = 3,
lebih dari 2 hari = 1
6. dst
Analisa Jabatan
 ………... Job Segment

Yang dimaksud dengan Standard

Kinerja adalah Job Segment yang
ditentukan standard minimal-nya untuk
disebut Cukup Baik. Standard ini harus
menunjukkan salah satu atau keempat
faktor berikut : Kualitas, Kwantitas,
Batas Waktu, Effisiensi Sumber
Daya.

Analisa Jabatan
3.7. Perbedaan Analisis Jabatan dengan Studi
Gerak dan Waktu

Motion and Time Study adalah

studi yang digunakan untuk
mendapatkan metode kerja dan
waktu kerja yang standard.
Perbedaan dengan analisa jabatan
dapat dilihat pada tabel
berikut ini :

Analisa Jabatan
 Perbedaan Analisis Jabatan dengan Studi Gerak dan
Waktu
Faktor Analisis Jabatan Studi Gerak &
Waktu (Motion and
Time Study)
- Tujuan - Memberikan gambaran terhadap - Memperbaiki
suatu jabatan pekerjaan
- Ruang - Menyeluruh mencakup tugas, - Memperbaiki
Lingkup kewajiban, pengawas dll. pekerjaan
- Tingkat - Kurang teliti - Sangat teliti
Ketelitian
- Organisasi - Pelaksana bagian personalia - Pelaksana industrial
engineers
- Teknik yg - Observasi, interview, kuesioner - Observasi photo
Digunakan grafi, stopwatch, dll
- Kegunaan - Untuk penarikan tenaga kerja, - Memperbaiki
latihan, pengupahan, dsb. metode dan
standarisasi

Analisa Jabatan
 Home Work
Buatlah Struktur Organisasi sebuah Perusahaan
Industri Manufactur dan Job Description dari
masing-masing Jabatan, Organisasinya tidak boleh
sama.

Analisa Jabatan