ADMINISTRASI BIDANG

PELAYANAN UMUM ( GENERAL SERVICE )RS

PRODI ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

PROGRAM VOKASI 2020, UNIVERSITAS INDONESIA

URAIAN KEGIATAN PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN
BIDANG PELAYANAN UMUM RS

LINGKUP BAGIAN PEMELIHARAAN :

• MAINTENANCE UMUM,
• MAINTENANCE MEDIS
• HOUSE KEEPING
URAIAN TUGAS ADMINISTRASI BIDANG PELAYANAN UMUM
1. Menerima Panggilan Telepon
2. Membuat Agenda Kantor:
a. Jadwal meeting rutin Bidang Pelayanan Umum
b. Jadwal meeting dengan Vendor
c. Jadwal meeting Manajer

3. Entri Data Perusahaan:

d. Membuat rekap pengeluaran unit Maintenance dan House Keeping
e. Membuat list Kerjasama perusahaan ( dan update waktu perjanjian
f. Volume sampah Medis dan Non Medis
g. Update List Outsource
h. Penggunaan Laundry
i. List surat masuk
j. Dokumen perijinan RS terkait Bidang Pelayanan umum
URAIAN TUGAS ADMINISTRASI BIDANG PELAYANAN UMUM

4. Membuat Berkas Data:

a. Rekap laporan Indikator Mutu Bidang Pelayanan Umum
b. Rekap Evaluasi vendor dan hasil evaluasi vendor
c. Laporan pelaksanaan Proyek.

5. Membuat Laporan Eksternal dan Internal

d. Membuat Laporan bulanan bidang pelayanan umum
e. Membuat Laporan AMDAL
f. Membuat laporan Implementasi RKL ( Rencana
Pengelolaan Ling Hidup) , RPL ( Rencana Pemantauan
Ling Hidup) RS  6 bulan
Pada setiap tempat di mana orang berkumpul akan selalu dihasilkan limbah dan
memerlukan pembuangan, demikian pula Rumah Sakit yang merupakan sarana
pelayanan kesehatan, tempat berkumpulnya orang sakit maupun sehat menghasilkan
limbah. Oleh karena itu Rumah Sakit yang terkena wajib AMDAL Rumah Sakit adalah
rumah sakit dengan kapasitas lebih dari 400 tempat tidur (PP No.51 tahun 1993).

Secara garis besar ada 3 (tiga) macam limbah Rumah Sakit yaitu:
1.limbah padat (sampah)
2.limbah cair
3.limbah Klinis

Ketiga limbah diatas secara langsung maupun tidak langsung menimbulkan gangguan 
kesehatan  dan  membahayakan  bagi  pengunjung, petugas kesehatan dan lingkungan
sekitar rumah sakit.
Ijin terkait AMDAL
1. Sertifikat Layak Fungsi ( SLF)  berlaku 5 tahun
2. Ijin Mendirikan Bangunan ( IMB) RS setiap pembangunan baru fasilitas RS
memiliki IMB
3. Ijin Operasional RS berlalu 5 tahun
4. Ijin Pengelolaan Limbah B3/ TPS berlaku 5 tahun
5. Ijin Pembuangan Limbah Cair ( IPLC)  Berlaku 2 tahun
6. Instalasi Proteksi Kebakaran ( 1 thn)
7. Ijin Pemakaian Lift sejumlah Lift ( 1 thn)
8. Ijin Penangkal Petir 2 thn
9. Rekomendasi Pemadam Kebakaran
10.Rekomendasi Andalali ( Analisa Dampak Lalu Lintas)
11.Instalasi Listrik Penerangan 1 thn
12.Kerjasama Penanganan Sampah Medis dan B3 ( Jika RS menggunakan Pihak Ke
2) 2 thn
13.Sertifikat Laik Operasi 5 thn
14.Surat Keterangan Komitmen 5 thn
1. Laporan bulanan setiap awal bulan yaitu tgl 5  yaitu :
 Pengeluaran  yg di keluarkan HK&GA
 Sampah covid,medis dan non medis
 Update list outsource
 Laporan pemakaian mm juice dan toko nina
 Laporan laundry linen  dan sampah medis/kg dan biaya
 
Tugas lainnya :
1. Untuk legal dokumen   PKS:
 Cek untuk PKS department FB,Maintenance Umum,Maintenance Medis dan
House Keeping  setiap awal bulan
 Email ke manager dan spv sebelum 2 bulan masa berakhir perjanjian, apakah
perlu di perpanjang, apabila di perpanjang langsung menghubungi
kontak/instansi tsb agar mereka mengirimkan penawaran atau kalau bisa 
dengan harga yang sama sampai dil dan PKS kita terima.
2.Untuk perijinan  RS :
 Melakukan cek dokumen perijinan 3 bulan sebelum masa berakhir
 Email ke manager
 Mempersiapkan dokumen yang harus di tandatangan manager dan direktur
untuk persyaratan perpanjangan ijin karena akan di upload system On Line
sesuai peraturan pemerintah sampai dengan dokumen perpanjangan di terima.

3. Untuk laporan Andal/6 bulan sekali:

 Mengumpulkan data 6 bulan terakhir untuk departemenet Maintenance
Umum, HK yang bersangkutan dengan Andal serta volume kendaraan dan lab
makanan department FB, update legalitas RS untuk laporan dll
 Mengemail atau menyerahkan dokumen ke konsultan untuk di buat buku dan
update laporan
 mengirimkan dokumen atau buku laporan implementasi 6bulan ke  BLHD
Tangsel, DINKES & BLHD Banten
4. Kesekretariatan:
 membuat dan mengecek invoice untuk pembayaran GA (invoice project &
tagihan rutin bulanan apakah sudah lengkap dengan BAST,PO dll atau
barang sudah datang lengkap sehingga pembyran sdh bisa di lakukan)
 Rekap pembelian mm juice dan toko nina  yang digunakan RSPB setiap
bulan (harusnya setiap bulan di laporkanke manager akan tetapi saat ini
 tidak berjalan kendala menerima tagihan tidak sesuai )
 File surat keluar masuk departemen GA dan folow up
 membuat list barang RS yang sudah lama dan  rusak sehingga akan di
lelang  pihak  3 sampai barang keluar
 menerima tamu dan menginformasikan ke setiap department lt 3 office
 CONTOH : PELAPORAN dan EVALUASI Pengelolaan Lingkungan Hidup (RKL) dan Rencana
Pemantauan Lingkungan Hidup (RPL

Komponen lingkungan hidup yang dikelola dan dipantau yang menjadi lingkup
pengawasan Dinas Lingkungan Hidup dan Dinas terkait meliputi :
 
1) Terjadinya gangguan lalu lintas
2) Peningkatan timbulan sampah domestic, limbah B3 Medis dan Limbah B3
lainnya
3) Peningkatan air larian
4) Penurunan kualitas udara dan peningkatan kebisingan
5) Penurunan sanitasi lingkungan
6) Persepsi masyarakat
7) Penurunan kualitas badab air penerima
8) Penurunan kuantitas air tanah
Thank You