PESAN-PESAN BISNIS
Setelah merencanakan pesan, langkah
selanjutnya menuangkan pesan tsb.
Khususnya dlm btk tulisan, dpt pula
diterapkan utk komunikasi lisan. Dimulai
dg menyusun kata2, kalimat, paragraf serta
menentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt
membantu mengekspresikan ide pokok.
Perhatiikan surat dari Jill Saunders , manajer perusahaan Boswell and Son’s :
Presiden kami, Bapak Boswell mengalami kecelakaan tahun lalu dan dia tidak dapat
bekerja purna waktu. Ketidakhadirannya mempengaruhi bisnis kami, jadi anggaran kami tidak
sebesar biasanya. Kedua anak laki-lakinya bekerja keras, jadi bagaimanapun kami tidak
bangkrut dnn tidak lama lagi Pak Boswell akan kembali bekerja.
Boswell and Son’s melakukan bisnis dengan Computer Time sejak saya masuk
enam tahun yan lau. Pada waktu iitu gedung Anda lebih kecil dan terletak di sudut Federal
Avenue dan 2nd N. W . Pak Boswell membeli printer lalser pertama kami di sana. Saya masih
ingat pada hari itu, saya menulis cek dengan jumla h yang cukup besar. Tentu saja setellah
beberapa tahun saya menjadi terbiasa membeli barang yang lebih mahal.
Kami mempunyai tujuh orang karyawan. Walaupun semuanya tidak terlibat
langsung dalam menghaslkan peta yang kami jual, mereka harus menghidupkan komputer
sehingga dapat menyelesaikan tugasnya. Drive CD-ROM yang kami beli untuk asisten saya,
Suzane bermasalah. Kami ttelh membawanya untuk diperebaki tiga kali dalam tiga bulann ke
pusat perbaikan dan Suzane amat berhati-hati menggunakan mesinnya dan tidak pernah
menyalahgunakannya. Dia suka games petualangan interaktf saat istirahat makan siang.
Drive CD-ROM itu masih tidak bekerja dengan benar. , dan dia sudaah capai berulang kali
membongkar pasang. Kami semua bekerja lebih lama untuk mengejar ketertinggalan selama
Pak Boswell tiidak disini, daan tidak seorang pun diantaa kami yang mempunyai bannyak
waktu kosong.
Hal-hal yang menyebabkan
pesan- pesan tidak terorganisasi :
Bertele-tele
Memasukkan bahan-bahan
yang tidak relevan
Pengorganisasian pesan
1. Pengorganisasian
1. pesan yang
yang baik
baik membantu
membantu
penerima memahami
penerima memahami pesan
pesan anda
anda
Sekarang bacalah kutipan surat di bawah ini yang bermaksud meminta
informasi terinci mengenai sebuah hotel untuk mematangkan rencana
penyelenggaraan konferensi :
Saya memimpin
Saya memimpin komite
komite perencanaan
perencanaan konferensi
konferensi tahunan
tahunan
kamidan
kami danmempertimbangkan
mempertimbangkanhotel hotelAnda
Andasebagai
sebagaisalah
salahsatu
satu
tempat penyelenggaraan.
tempat penyelenggaraan. Saya Saya mengetahui
mengetahui bahwa
bahwa musim
musim
panas adalah
panas adalah musim
musim yang
yang sibuksibuk bagi
bagi hotel,
hotel, tetapi
tetapi kami
kami
bertekad untuk
bertekad untuk mengadakan
mengadakan konferensi
konferensi didi musim
musim panas
panas
karena masalah
karena masalah penjadwalan.
penjadwalan. Apakah Apakah hotel
hotel Anda
Anda dapat
dapat
menampung 350
menampung 350 orang
orang tamu
tamu selama
selama emPat
emPat malam
malam ??
Apakah Anda
Apakah Anda mempunyai
mempunyai tiga tiga ruang
ruang rapat
rapat yang
yang besar
besar
sehingga kami
sehingga kami dapat
dapat mengadakan
mengadakan pelatihan
pelatihan paralel
paralel ??
Bagaimana dengan
Bagaimana dengan fasilitas
fasilitas tempat
tempat makan
makan ?? Disamping
Disamping ituitu
adapemikiran
ada pemikiranmengenai
mengenaipelayanan
pelayananantarantarjemput
jemputdari
daridan
danke
ke
bandara.
bandara.
2. Pengorganisasian Pesan yang baik membantu audience
menerima pesan ANda
Penghargaan (Messages of
Appreciation)
2. Pesan persuasif
ANALISIS AUDIENCE
1. Mengembangkan Profil Audience
Mengenali
MengenaliPenerima
PenerimaPrimer
Primer
Menetapkan
MenetapkanJumlah
Jumlahdan
danKomposisi
KomposisiPenerima
Penerima
Ukur
UkurTingkat
TingkatPemahaman
PemahamanAudience
Audience
Memperkirakan
MemperkirakanReaksi
Reaksiyang
yangMungkin
MungkinDilakukan
DilakukanPenerima
Penerima
Lebih Baik
Daripada Menggunakan
Menggunakan
- Untuk membantu kami - Untuk memenuhi pesanan
memproses pesanan ini, Anda dengan cepat, tolong
kami harus meminta satu kirimkan satu salinan
lagi salinan permintaan permintaan lagi.
- Dengan bangga kami - Sekarang setiap jam Anda
mengumumkan jadwal dapat terbang dari
penerbangan kami yang Antlanta ke New York
baru dari Atlanta ke New
York
1. Menetapkan
1. Menetapkan Gagasan
Gagasan Pokok
Pokok
adalah adalah
subyek luas membuat
dari suatu pernyataan
pesan mengenai topik.
2. Pilihlah
2. Pilihlah Antara
Antara Pendekatan
Pendekatan Langsung
Langsung dan
dan Pendekatan
Pendekatan Tak
Tak
Langsung
Langsung
Pendekatan
Pendekatanlangsung
langsung(deduktif)
(deduktif)
Pendekatan
PendekatanTak
TakLangsung
Langsung(Induktif)
(Induktif)
MEMILIHANTARA
MEMILIH ANTARAPENDEKATAN
PENDEKATANLANGSUNG
LANGSUNGDANDANTAK
TAKLANGSUNG
LANGSUNG
Kemungki
Jenis nan Pen- Pem-
Isi Penutup
Pesan Reaksi dekatan bukaan
Penerima
Pesan Tutup dg komentar
yg ramah, rujukan
rutin, Mulai dg
Senang gagasan pokok, Memberikan rincian
pada berita baik,
berita Langsung pertanyaan atau yang perlu
atau pertanyaan
atau netral mengenaio tindakan
baik, good berita baik
spesifik yg
wiill dikehendaki
Buruk Diperbaiki
Pemeriksaan catatan
menunjukkan defisit yang Catatan menunjukkan
cukup besar untuk periode kerugian perusahaan tahun
pembukuan sebelumnya yang lalu karena penggunaan
diakibatkan dari penggunaan peralatan tua.
mekanisme yang sudah kuno.
2. Gunakan Nada Percakapan
• Dewasa ini komunikator bisnis pada
umumnya menggunakan nada percakapan
yang terdengar praktis tanpa terlalu formal
dan membosankan.
• ♣ Tetapi perlu diingat untuk menghindari
hal-hal berikut :
– Keintiman
– Humor
– Berkhotbah dan Sombong
Contoh nada formal dan berlebihan dari surat di bawah ini :
Ibu Navarro Yth,
• Bersama surat ini kami kirimkan informasi yang diminta dalam percakapan
telepon tanggal 14 Mei. Seperti disebutkan pada waktu itu, Rumah Sakit Midville
mempunyai lebih banyak dokter dengan mutu yang luar biasa dibandingakn
fasilitas kesehatan lain di negara bagian ini.
• Seperti yang juga diinformasikan kepada Anda, organisasi kami mempunyai kantor
yang terletak di seluruh negara bagian. Jika suatu saat Anda memerlukan seorang
dokter spesialis, tenaga profesional kami akan merujuk satu dari banyak program
kami yang akan membantu Anda dan keluarga mencapai tingkat kesehatan
setinggi-tingginya.
• Silakan menghubungi saya jika Anda mempunyai pertanyaan atau menginginkan
informasi tambahan.
• Hormat saya,
• Samuel G. Berenz
• Sekarang coba bandingkan dengan Gambar di bawah ini untuk mengetahui
bahwa surat di atas dapat ditulis dengan nada profesional dan informal
B. MENULIS ULANG PESAN
1. Menulis dengan ringkas
Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu
• TIDAK BAIK
– Kebutuhan yang menyangkut komputer untuk
sekretaris hukum dan akuntan pemula masing-
masing didistribusikan oleh Kantor Pengacara dan
Kantor Akunting.
• LEBIH BAIK
– Kebutuhan yang menyangkut komputer untuk
sekretaris hukum didistribusikan oleh Kantor
Pengacara; sedangkan untuk akuntan pemula
didistribusikan oleh Kantor Akunting
2. Perbaiki gaya tulisan Anda
Pisahkan kalimat yang terlalu panjang
Pada umumnya, bagian dari kalimat majemuk
harus dipisahkan menjadi dua kalimat.
• Apabila Anda mempunyai dua atau lebih gagasan yang serupa (paralel)
untuk diutarakan, cobalah menggunakan konstruksi paralel, artinya
gunakan pola tata bahasa yang sama.
• TIDAK BAIK
• Nona Susan basah kuyp tertimpa hujan, dihujani dengan telepon dan
atasannya mnegomel padanya.Ibu Reynaldi mendikte surat, dan
kemudian dia menandatanganinya dan meninggalkan kantor
• LEBIH BAIK
• Nona Susan basah kuyup tertimpa hujan, dihujani telepon dan diomeli
oleh atasannya.Ibu Reynaldi mendikte surat, menandatanganinya dan
meninggalkan kanotr.
• Hindari deretan panjang kata benda
• TIDAK BAIK
• The window sash installation company will giveus an
estimate on Friday.(Perusahaan pemasang jendela
kaca geser akan memberi kita perkiraan pada hari
jumat).
• LEBIH BAIK
• The company that install window sash will give us an
estimate on Friday.(Perusahaan yang memasang
jendela kaca geser akan memberi kita perkiraan pada
hari jumat).