Business Requirement Document

Equipment and Facilities

Maintenance System
v. 0 .
1

2018
Tables of Contents

Latar Belakang
Tujuan
Ruang Lingkup
Aliran Proses
Analisis Biaya dan Manfaat
Timeline

2
A. Latar Belakang

Peralatan dan Fasilitas Pelabuhan merupakan hal vital dalam bisnis

kepelabuhanan. Kehandalan peralatan dan fasilitas menjadi kunci utama
tersampaikannya layanan yang prima. Oleh karena itu, pemeliharaan
menjadi hal mendasar yang harus dikelola dengan baik untuk
mengoptimalkan peralatan dan fasilitas.
Saat ini proses pemeliharaan peralatan dan fasilitas masih harus
melalui tahapan administratif yang panjang dan membutuhkan waktu
yang lama. Kondisi tersebut dapat menghambat percepatan dalam
eksekusi pemeliharaan. Diperlukan pemanfaatan teknologi informasi yang
tepat untuk memberikan percepatan dalam mengola proses pemeliharaan.

Aplikasi pemeliharaan saat ini masih fokus pada pengelolaan

internal tanpa melibatkan vendor sebagai eksekutor proses pemeliharaan.
Hal tersebut menyebabkan beban kerja yang cukup besar bagi pegawai
internal dalam mengoperasikan aplikasi. Proyek ini menekankan pada
kolaborasi berbagai pihak dengan memanfaatkan teknologi informasi
untuk percepatan proses pemeliharaan.

3
Tujuan Proyek

1. Membangun sebuah sistem pemeliharaan alat dan fasilitas yang

kompleks dan komprehensif untuk mengoptimalkan proses
pemeliharaan di perusahaan.

2. Mempermudah pekerjaan administratif staf teknik Pelindo III

3. Menjadi sarana komunikasi utama bagi Vendor Pemeliharaan dan Staf

Teknik Pelindo III

4. Media penyimpanan data digital terkait aktivitas pemeliharaan

5. Mengintegrasikan aplikasi-aplikasi terkait untuk optimalisasi aliran

informasi

4
C. Ruang Lingkup
Arsitektur
1. Building Block

Procurement
Reporting & Dashboarding

Engineering Staff
System

Maintenance Data Repository

Budgeting
System
Scheduling
Management Maintenance Order Management

Master Data
Material & Management
Indicator Approval
Activity
Vendor

Management Management
Management

Maintenance Readiness & External

Metadata Reader Notification Inspection Catalog
Management Management Provider

Equipment End User Operator/ Engineer

C. Ruang Lingkup
Arsitektur
1. Building Block – Before Application Merger

MOM
Procurement
Reporting & Dashboarding S
inSAP
Engineering Staff

System
SAMADIY
A
SI-
Maintenance Data Repository PRILA
Budgeting
System
Scheduling
Management Maintenance Order Management

Master Data
Material & Management
Indicator Approval
Activity
Vendor

Management Management
Management

Maintenance Readiness External

Metadata Reader Notification & Inspection Catalog
Management Management Provider

Equipment End User Operator/ Engineer

C. Ruang Lingkup
Arsitektur
1. Building Block
Maintenance System
1. Metadata Reader
Fungsi ini berperan sebagai data extractor atas data-data digital yang terekam pada
peralatan bongkar muat. Metadata reader terdiri dari 2 (dua) komponen, yaitu hardware
(dongle) dan software yang mengelola data hasil ekstraksinya.
Setiap jenis alat bongkar muat memiliki karakteristik dan media penyimpanan yang
berbeda-beda. Oleh karena itu, dongle metadata reader harus diproduksi dalam berbagai tipe
untuk menyesuaikan Programmable Logic Controller (PLC) ataupun microcontroller dari
masing-masing peralatan.
Data hasil ekstraksi tersebut akan diolah oleh software metadata reader dan diteruskan ke
data repository untuk dipergunakan oleh modul lain.

2. Maintenance Notification Management

Fungsi ini berperan sebagai End User Tools dalam melaporkan insiden ataupun malfunction
pada peralataan ataupun fasilitas. End User dapat melaporkan langsung kejadian tersebut
melalui aplikasi berbasis desktop maupun mobile phone. Laporan ataupun permintaan
pemeliharaan dari End User tersebut dapat ditindaklanjuti pengecekan lapangan.
Selain itu, ruang lingkup dari modul ini adalah untuk mencatat hasil pengecekan meliputi,
aktivitas yang dilakukan, jenis kerusakan, dan penyebab terjadinya malfunction pada alat
ataupun fasilitas yang dilaporkan.

3. Readiness & Inspection Management

Modul ini berperan dalam menyediakan check list untuk operator alat dalam memastikan
bahwa peralatan yang digunakan sesuai dengan standar keamanan yang telah ditetapkan.
Selain itu, modul ini juga menyediakan check list untuk engineer dalam melakukan daily
inspection. Apabila terdapat kondisi yang tidak sesuai dengan kondisi standar, modul ini
berinteraksi dengan modul Maintenance Request Management untuk permintaan
pemeliharaan.
7
C. Ruang Lingkup
Arsitektur
1. Building Block
Maintenance System
4. Approval Management
Penanganan seluruh approval dalam maintenance system dilakukan secara tersentral oleh
modul approval management. Sentralisasi ini bertujuan agar perubahan yang dilakukan
dapat langsung berdampak ke seluruh modul. Sehingga, konsistensi konfigurasi approval
dapat terjaga dengan baik.

5. Material & Activity Management

Modul ini berfungsi sebagai repository data spare part serta task list (aktivitas)
pemeliharaan. Modul ini berkomunikasi dengan aplikasi eksternal seperti Master Data
Management ataupun External Catalog Provider untuk memastikan Maintenance System
menggunakan master spare part/ material yang konsisten.
Selain itu, modul ini juga menangani terkait inventory dari material yang dimiliki di
masing-masing site.

6. Maintenance Order Management

Modul ini berperan dalam mengelola layanan pemeliharaan yang akan dilakukan. Modul ini
berkomunikasi dengan modul Material & Activity terkait katalog material yang available
dan aktivitas yang akan dilaksanakan.
Modul ini juga akan terintegrasi dengan SAP Plant Maintenance dan SAP Material
Management.

8
C. Ruang Lingkup
Arsitektur
1. Building Block
Maintenance System
7. Indicator Management
Modul ini berperan dalam mengelola indikator-indikator spesifik dari setiap alat yang
memiliki pengaruh terhadap pemeliharaan, seperti hour meter, temperatur, kelembaban, dll.
Perubahan atas indicator-indicator tersebut dapat dilakukan melalui beberapa channel,
seperti Metadata Reader, Direct Input, ataupun Upload Flat File.

8. Scheduling Management
Modul ini berperan dalam mengelola penjadwalan pemeliharaan periodik. Scheduling
Management dapat dikelola berdasarkan dua strategy: Time-Based ataupun Performance-
Base. Strategy Time-Based merupakan penjadwalan pemeliharaan periodik yang
berdasarkan hari kalender tanpa memperhatikan lama penggunaan ataupun kondisi alat/
fasilitas. Strategy Performance-Based merupakan penjadwalan pemeliharaan periodik yang
berdasarkan lama penggunaan ataupun kondisi alat/ fasilitas. Strategi ini erat kaitannya
dengan Inidicator Management.

9
C. Ruang Lingkup
Arsitektur
1. Building Block
Maintenance System
7. Maintenance Data Repository
Modul ini berperan dalam mengelola, mengelompokkan, serta menyimpan seluruh data dan
histori pemeliharaan. Data-data ini nantinya diolah dan ditampilkan menjadi informasi yang
berguna bagi level operasional, taktikal maupun strategis.

8. Reporting & Dashboarding

Modul ini mengolah data menjadi informasi yang mudah dipahami bagi pengguna. Data
disajikan baik dalam bentuk table ataupun grafik. Data yang sijakan dapat
merepresentasikan kondisi alat secara real-time

10
C. Ruang Lingkup
Road Map

11
D. Aliran Proses

Business Process Level 1 Business Process Level 2

BP.01 – Metadata Reading BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing

BP.02 – Readiness Checklist BP.02.01 – Equipment Registration

BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data

BP.03 – Mtc. Notification Management BP.03.01 – Daily Inspection

BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing

BP.04 – Maintenance Order Management BP.04.01 – Create Mtc.Order dg kontrak maintenance

BP.04.02 – Create Mtc.Order tanpa kontrak maintenance
BP.04.03 – Complete Mtc.Order

BP.05 – Schedule Maintenance Management BP.05.01 – Penentuan Maintenance Strategy

BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator Pemeliharaan

12
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.01 – Metadata Reading
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
start BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
1.
Alat Sudah BP.01.01 BP.02.03 – Update Data
terinstal Dongle BP.03 – Mtc. Notification Management
Installation
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
2.
Alat Sudah BP.01.02 BP.04 – Maintenance Order Management
terdaftar Equipment
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
Registration
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
3.
BP.01.03 BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
Metadata BP.05.02 – Start Scheduling
processing
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

stop

Notes
13
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date
BP.01.01 – Dongle Installation
0.1 17 Desember 2018
START
Page
BP.01 – Metadata Reading
1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data

CTT sudah terpasang

BP.03 – Mtc. Notification Management
Pemasangan VMT
VMT?
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
Masih ada blind spot Penambahan Wifi
network WAN? Router
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
Instalasi CAN Bus Reader pada BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
VMT
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
STOP Pemeliharaan

Notes
14
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.01.02 – Equipment Registration
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
START BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
ECU dan VMT sudah Tes communication
terhubung? link
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
Server sudah
terhubung dengan
Tes communication
link
BP.03.03 – Notification Processing
VMT?
BP.04 – Maintenance Order Management
BP.04.01 – Create MO dg kontrak

1. Input equipment number di program BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak

ECU reader di VMT
2.Mendefinisikan tag register BP.04.03 – Complete Mtc.Order
3. Mendefiniskan tipe data proses
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
Pada Server:
1. Input data identitas equipment: manual, BP.05.02 – Start Scheduling
barcode
2. Input tag register per equipment
3. Alokasi data per equipment
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

STOP

Notes
15
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.01.03 – Metadata Processing
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
START
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
1. Data base register
Equipment siap Pemeriksaan
BP.03.01 – Daily Inspection
2. VMT dan jaringan siap Jaringan dan Server
3. ECU dan VMT terhubung BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
Penyimpanan metadata ke
database
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management

Pengiriman metadata ke BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy

Scheduling System
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan
STOP

Notes
16
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.02 – Readiness Checklist
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
start BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
1. BP.03 – Mtc. Notification Management
Tidak
Alat Sudah BP.02.01
Terdaftar Equipment BP.03.01 – Daily Inspection
Registration BP.03.02 – Incident Report

Ya BP.03.03 – Notification Processing

BP.04 – Maintenance Order Management
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
1. BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.02.02 BP.05 – Schedule Maintenance Management
Entri Check
List BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

stop

Notes
17
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.02.01 – Equipment Registration
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
start BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
Pengajuan BP.02.03 – Update Data
Notification MDM
BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
Approval RM
Tidak BP.04 – Maintenance Order Management
Outstanding List
Regional
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
Ya BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
Input MDM
di SAP BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

stop

Notes
18
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.02.02 – Entri Checklist
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
Operator

start BP.01.03 – Metadata Processing

Operator akan Entry BP.02 – Readiness Checklist
bertugas diawal shift
Operator LOGIN Pilih Alat
Checklist BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
ya
BP.02.03 Perlu ya BP.03.04
Semua isian BP.03.01 – Daily Inspection
Checklist close otomatis Insert Data Penggantian Notification
Mekanik/Teknisi

baik?
Sistem Spare part? Processing BP.03.02 – Incident Report

Tidak BP.03.03 – Notification Processing

Tidak
BP.04 – Maintenance Order Management
Melakukan pengecekan
ke Alat dan perbaikan Melakukan aksi/
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
sesuai list yang tidak baik perbaikan atas checklist
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
Divisi Teknik

BP.05.03 – Kalkulasi Indikator

Close Manual oleh
Teknik
Pemeliharaan

stop

Notes
19
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date
BP.02.03 – Update Data ke Sistem
0.1 17 Desember 2018
Page
BP.01 – Metadata Reading
1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing

start BP.02 – Readiness Checklist

BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
Checklist berisi data ya Kirim data pengukuran
pengukuran data ke SAP (Manual Approval BP.03 – Mtc. Notification Management
statistik? oleh Teknik)
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report

tidak
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
Menggunakan data BP.04.01 – Create MO dg kontrak
checklist untuk analisa
dan reporting perawatan BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
alat
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator

stop Pemeliharaan

Notes
20
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.03 – Maintenance Notification Management
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
start
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
1. 2. BP.05 BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.02.02
BP.03.01 BP.03.02 Schedule
Check List BP.03.01 – Daily Inspection
Daily Incident Maintenance
Inspection Facility Management BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
3. BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.03.03 BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
Notification
Processing BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
stop
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

Notes
21
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.03.01 - Daily Inspection
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
start BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
Mekanik/Teknisi

Scan Barcode Check List

Hasil BP.02.02 – Entry Checklist
pengecekan
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
Not good
BP.03.01 – Daily Inspection
kondisi
Rekomendasi
Perbaikan
Good BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.02.03
BP.04 – Maintenance Order Management
Insert Data
Sistem BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
Project Manager

Approval Project
Manager BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy

Tidak BP.05.02 – Start Scheduling

Report BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

stop

Ada kerusakan
Notes
22
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.03.02 – Incident Report
0.1 18 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
start
BP.02 – Readiness Checklist
Operator

BP.02.01 – Equipment Registration

Tombol Alat BP.02.02 – Entry Checklist
Breakdown/ Alat / Fasilitas
emergency
BP.02.03 – Update Data
Fasilitas BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
Take Photo BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
Teknik

Input BP.04.03 – Complete Mtc.Order

Keterangan
Kerusakan BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
Submit
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

Stop

Notes stop
23
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.03.03 – Notification Processing
0.1 18 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
Start
BP.01.03 – Metadata Processing

ya
BP.02 – Readiness Checklist
Notif
Daily Inspection
Informasi
BP.02.01 – Equipment Registration
tidak BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
Periodic/
ya
Scheduled
BP.03 – Mtc. Notification Management
Terdapat tidak
tidak
ya kemungkinan BP.03.01 – Daily Inspection
Kerusakan
BP.03.02 – Incident Report
Terdapat
vendor?
ya BP.03.03 – Notification Processing
Teknik

BP.04 – Maintenance Order Management

tidak
BP.04 BP.04.01 – Create MO dg kontrak
Mtc Order
Penunjukan
PIC
Management BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
Berita Acara
Melakukan Pemeriksaan BP.05.02 – Start Scheduling
Pengecekan
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan
ya

Hasil Cek
Verified Stop
Lapangan Tidak

Notes stop
24
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.04 – Maintenance Order Management
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
start BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
1.
BP.02.03 – Update Data
BP.04.01
Ada Kontrak Proses Perbaikan/
Maintenance Create Mtc. Order Realisasi
BP.03 – Mtc. Notification Management
dg Kontrak BP.03.01 – Daily Inspection
Maintenance
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
1.
2. BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02
BP.04.03
Create Mtc. Order BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
Complete
tanpa Kontrak BP.04.03 – Complete Mtc.Order
Mtc.Order
Maintenance
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
stop Pemeliharaan

Notes
25
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.04.01 Create Mtc. Order dg Kontrak Maintenance
0.1 17 Desember 2018 1 of 2 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
start
BP.01.03 – Metadata Processing
Staf Pelindo III

BP.02 – Readiness Checklist

Approved BP.02.01 – Equipment Registration
Notification
Mengalokasikan
List/
Mtc.Order BP.02.02 – Entry Checklist
Rejected
Mtc. Order
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
A
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
Vendor

Verifikasi
Isi usulan Basic Start
Inisiasi Mtc. Order Component, Submit Mtc.Order B
& Basic Finish
Activity, Price List BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling

MDM
Dokumen BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Penawaran
Pemeliharaan

Notes
26
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.04.01 Create Mtc. Order dg Kontrak Maintenance
0.1 17 Desember 2018 2 of 2 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
Manager Teknik

Verifikasi dan BP.02.01 – Equipment Registration

Approval Seluruh
B Approve? stop
Tanggal dan Price Approver Setuju BP.02.02 – Entry Checklist
List
BP.02.03 – Update Data
Entri Alasan
BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
Create Mtc. Order BP.03.02 – Incident Report
dan Purchase
Manager Operasi

Requsition di SAP
BP.03.03 – Notification Processing
Verifikasi dan
Approval Approve? A
Email BP.04 – Maintenance Order Management
Pemberitahuan
Tanggal
BP.04.01 – Create MO dg kontrak

Entri Alasan BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak

BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
GM/ CEO

Verifikasi dan Seluruh

Approve?
Approval Price List Approver Setuju
Pemeliharaan

Entri Alasan

Notes
27
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.04.02 Create Mtc. Order tanpa Kontrak Maintenance
0.1 17 Desember 2018 1 of 2 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
start MDM
BP.03.01 – Daily Inspection
Staf Pelindo III

BP.03.02 – Incident Report

Approved BP.03.03 – Notification Processing
Notification
Isi usulan Basic Start Isi Component,
List/
Rejected
Inisiasi Mtc. Order
& Basic Finish Activity, Price List
Submit Mtc. Order B BP.04 – Maintenance Order Management
Mtc. Order
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
A
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

Notes
28
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.04.02 Create Mtc. Order tanpa Kontrak Maintenance
0.1 17 Desember 2018 2 of 2 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
Manager Teknik

Verifikasi dan BP.02.01 – Equipment Registration

Approval Seluruh
B Approve?
Approver Setuju stop
Tanggal dan Price BP.02.02 – Entry Checklist
List
BP.02.03 – Update Data
Entri Alasan
BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
Create Mtc. Order
dan Purchase
BP.03.02 – Incident Report
Manager Operasi

Requsition di SAP
BP.03.03 – Notification Processing
Verifikasi dan Email
Approval Approve? A Pemberitahuan
BP.04 – Maintenance Order Management
Tanggal
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
Entri Alasan BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
GM/ CEO

Verifikasi dan Seluruh

BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Approve?
Approval Price List Approver Setuju
Pemeliharaan

Entri Alasan

Notes
29
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.04.03 Complete Maintenance Order
0.1 17 Desember 2018 1 of 2 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
start
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
Vendor

BP.02.01 – Equipment Registration

Approved
Entri Actual Start Foto Hasil
Maintenanc
Work/ End Work
Isi Job Card
Pekerjaan BP.02.02 – Entry Checklist
e Order List
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
A
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
Verfikasi Data
Approved
Realisasi BP.04 – Maintenance Order Management
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
Staf Teknik Pelindo III

Submit Draft Berita Approval Pengawas

BP.04.03 – Complete Mtc.Order
Acara Penyelesaian Pekerjaan
BP.05 – Schedule Maintenance Management

MIGO/SES atas PO; BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy

TECO Mtc.Order
BP.05.02 – Start Scheduling

Cetak Berita Acara BA Penyelesaian

BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Penyelesaian end
Pemeliharaan

Notes
30
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.05 – Schedule Maintenance Management
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
start BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
1.
BP.05.01 BP.02.02 – Entry Checklist
Penentuan BP.02.03 – Update Data
Maintenance
Strategy BP.03 – Mtc. Notification Management
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
2.
BP.04 – Maintenance Order Management
BP.05.02
Start Scheduling BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
3.
BP.05.03 BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
Kalkulasi BP.05.02 – Start Scheduling
Indikator
Penjadwalan BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

stop

Notes
31
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.05.01 – Penentuan Maintenance Strategy
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
start BP.02.01 – Equipment Registration
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data

Penentuan BP.03 – Mtc. Notification Management

Sudah terdapat Penentuan Packages
Time-Based? Component &
Maintenance Strategy? berdasarkan waktu
Activity BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
Penentuan Packages
berdasarkan BP.04 – Maintenance Order Management
Measuring Point
BP.04.01 – Create MO dg kontrak
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
Set Maintenance
Strategy ke BP.04.03 – Complete Mtc.Order
Peralatan/ Fasilitas
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
stop BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

Notes
32
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.05.02 – Start Scheduling
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
start BP.01.03 – Metadata Processing
BP.02 – Readiness Checklist
BP.02.01 – Equipment Registration
Start dari Awal Penentuan Tanggal Penentuan Durasi Penentuan Call
Siklus Awal Scheduling Horizon BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
BP.03 – Mtc. Notification Management
Penentuan Tanggal Penentuan Awal BP.03.01 – Daily Inspection
Acuan Siklus
Preview Schedule BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
BP.04.01 – Create MO dg kontrak

Simpan Schedule
BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
stop BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
Pemeliharaan

Notes
33
D. Aliran Proses
Version Last Modified Date Page
BP.01 – Metadata Reading
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator Penjadwalan
0.1 17 Desember 2018 1 of 1 BP.01.01 – Dongle Installation
BP.01.02 – Equipment Registration
start BP.01.03 – Metadata Processing
BP.01.03 BP.03.03 BP.02 – Readiness Checklist
Upload Nilai Indikator
Penjadwalan Metadata Readiness BP.02.01 – Equipment Registration
Processing Checklist
BP.02.02 – Entry Checklist
BP.02.03 – Update Data
Kalkulasi Indikator BP.03 – Mtc. Notification Management
Penjadwalan
BP.03.01 – Daily Inspection
BP.03.02 – Incident Report
BP.03.03 – Notification Processing
BP.04 – Maintenance Order Management
BP.03.05
Sesuai dengan BP.04.01 – Create MO dg kontrak
jadwal periodic
Notification
Processing BP.04.02 – Create MO tanpa kontrak
BP.04.03 – Complete Mtc.Order
BP.05 – Schedule Maintenance Management
BP.05.01 – Penentuan Mtc. Strategy
BP.05.02 – Start Scheduling
BP.05.03 – Kalkulasi Indikator
stop
Pemeliharaan

Notes
34
Analisis Biaya dan Manfaat

Biaya Pengembangan

Rp. 747.257.000,-
Termasuk PPN

35
Analisis Biaya dan Manfaat

Manfaat
Manfaat Non Finansial
1. Percepatan Waktu Proses
Pemanfaatan system dalam proses pemeliharaan alat dan fasilitas dapat mempercepat proses dan tahapan pemeliharaan.
Proses yang awalnya dikerjakan secara manual menjadi lebih cepat apabila dikerjakan secara otomatis. Selain itu,
pemanfaatan teknologi mobile-based ataupun web-based dapat mempercepat kooridnasi antar pihak. Berikut detil
percepatan prosesnya:
Sebelum Sesudah

- Proses Berita Acara Pemeriksaan 4 hari 1 hari

- Proses Pembuatan dan Pengajuan Penawaran 2 hari 1 hari
- Proses Pembuatan dan Persetujuan Laporan 2 hari 20 menit
- Proses Waktu Pembuatan RAB & RKS 10 hari 3 hari
- Proses Waktu Pengisian Mtc.Order 30 menit 5 menit
- Proses Waktu Pengisian Realisasi Mtc.Order 30 menit 5 menit

36
Analisis Biaya dan Manfaat

Manfaat
Manfaat Non Finansial
2. Mengurangi beban kerja pegawai
Penggunaan sistem dapat mengurangi beban kerja pegawai. Sistem yang mengotomatiskan proses administrasi serta
penyimpanan dan pengklasifikasian data histori, membantu pegawai dalam melaksanakan tugas hariannya.

3. Kemudahan akses data dan informasi

Digitalisasi pada setiap tahapan pemeliharaan membuat seluruh data terekam dengan baik ke dalam database. Sehingga,
proses pencarian, pengaksesan, dan pengolahan data menjadi jauh lebih cepat dan mudah. Didukung dengan teknologi web-
based ataupun mobile-based, pengaksesan terhadap data tidak lagi dibatas ruang dan waktu. Diharapkan sistem ini bisa
menjadi repository atas data dan informasi terkait pemeliharaan. Selain itu, data status dan availability alat dapat tersedia
secara real time.

4. Mendukung Program Go Green melalui pengurangan penggunaan kertas

System yang diusulkan dapat mengurangi penggunaan kertas yang lalu lalang untuk kebutuhan pelaporan maupun approval.
Pengurangan penggunaan kertas tersebut diharapkan memberikan dampak positif bagi lingkungan.

5. Menyediakan informasi hasil forecasting sebagai Decision Support System

Repository Data yang telah tersimpan, akan dimanfaatkan oleh sistem untuk diolah dan dikalkulasikan guna menghasilkan
informasi prediksi ataupun forecasting sebagai Decision Support System.

37
Analisis Biaya dan Manfaat

Manfaat
Manfaat Finansial Per Regional
1. Efisiensi Kertas dan Tinta
Pemanfaatan system yang paperless dapat mengurangi biaya pembelian kertas. Beberapa dokumen cukup dikelola secara
digital tanpa perlu diectak. Diantaranya adalah sebagai berikut:
Jumlah Pengematan Harga Satuan Total
- Kertas untuk Berita Acara Pemeriksaan, penawaran, dsb 120 Rim / Tahun Rp 50.000,- Rp 6.000.000,-
- Tintas untuk Berita Acara Pemeriksaan, penawaran, dsb 12 set / Tahun Rp 350.000,- Rp 4.200.000,-
- Kertas untuk laporan Peralatan 1 Tahun Rp 30.540.000,- Rp 30.540.000,-
- Kertas untuk laporan Pemeliharaan Fasilitas 1 Tahun Rp 17.550.000,- Rp 17.550.000,-
- Kertas untuk laporan Pemeliharaan Instalasi 1 Tahun Rp 16.680.000,- Rp 16.680.000,-

2. Efisiensi Sumber Daya Manusia

Otomatisasi proses adminitrasi juga berdampak pada efisiensi Sumber Daya Manusia yang bertugas memproses dokumen
administrasi. Diantaranya adalah sebagi berikut:
Jumlah Pengematan Harga Satuan Total
- Admin untuk membantu proses administrasi BA, tanda tangan, dll 4 orang Rp 3.000.000,- Rp 12.000.000,-

38
Analisis Biaya dan Manfaat

Manfaat
Manfaat Finansial Per Regional
3. Efisiensi Lisensi SAP
Dengan digunakannya aplikasi ini, beberapa user SAP modul PM dapat diefisiensikan/ dialokasikan ke modul lain.
Pengalihan tersebut dapat memberikan efisiensi diantaranya:
Jumlah Pengematan Harga Satuan Total
- Annual License Fee SAP untuk proses SAP 10 user Rp 6.667.056,- Rp 66.670.560,-

- Annual License Fee OpenText 5 user Rp 16.000.000,- Rp 80.000.000,-

4. Efisiensi Klaim Kecelakan Kerja

Kecelakaan kerja bias disebabkan karena factor kegagalan system alat
Jumlah Pengematan Harga Satuan Total
- Klaim kecelakaan kerja contoh case TPKS dalam setahun 1 Tahun Rp 150.000.000,- Rp 150.000.000,-

39
Timeline

Timeline
Bulan
No Uraian 1 2 3 4 5 6 7 8 9
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1 Penyusunan KAK & RAB
2 Proses lelang
3 Development
-Desain sistem
-Desain database
- Desain UI/UX
- Webservice
- Mobile app
- Web app
4 Testing
- UAT
- SAT
5 Sosialiasasi
6 Go Live

40