INFORMASI JABATAN

 
1. Nama Jabatan : Kepala Seksi Verifikasi dan Pendistribusian AK II
2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja :
Eselon I : Kedeputian Bidang Sistem Informasi Kepegawaian
Eselon II : Direktorat Arsip Kepegawaian II
Eselon III : Subdirektorat Arsip Kepegawaian Elektronik II
Eselon IV :
-
4. Kedudukan Jabatan Dalam Struktur Organisasi :
Direktorat Arsip
Kepegawaian II
 
Subdirektorat Arsip
Kepegawaian Elektronik

Seksi Verifikasi dan Seksi Pengelolaan Arsip

  Kepegawaian Elektronik
Pendistribusian AK

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan tugas melakukan penerimaan,
pengelompokkan, pengendalian, verifikasi arsip kepegawaian dan
mendistribusikan arsip kepegawaian sesuai dengan peraturan yang
berlaku agar tugas terlaksana tepat waktu
6. URAIAN TUGAS:

1. Merencanakan kegiatan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Arsip Kepegawaian sesuai dengan
Rencana Operasional Subdit Arsip Kepegawaian Elektronik dan ketentuan yang berlaku untuk
pedoman pelaksanaan tugas;
  Tahapan :
a. Menelaah rencana operasional Subdit Arsip Kepegawaian Elektronik
b. Menyusun konsep rencana kegiatan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Arsip Kepegawaian
c. Mengkonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk mendapatkan pengarahan
d. Menetapkan Rencana kegiatan.

2. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Arsip
Kepegawaian sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawabnya masing-masing untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
e. Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan;
f. Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
g. Menghimpun saran dan masukan dari bawahan.
h. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan.
i. Menentukan target waktu penyelesaian.

3. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian

Arsip Kepegawaian setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya agar pekerjaan
berjalan tertib dan lancar;
Tahapan :
j. Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
k. Mengkonsultasikan permasalahan kepala subdit untuk menentukan solusi terbaik
l. Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan dan pelaksanaan pekerjaan.

4. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Arsip
Kepegawaian sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Tahapan :
m. Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan
n. Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja
o.Mengidentifikan kesesuaian hasil kerja dengan standar yang telah ditentukan
p.Membuat koreksi pada hasil kerja
q.Memberikan arahan terkait koreksi hasil kerja bawahan.
5. Melakukan penerimaan, pengelompokkan, pengendalian, verifikasi dan mendistribusikan
arsip kepegawaian sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pekerjaan terlaksana secara
efektif dan efisien
Tahapan
a. Menerima surat masuk
b. Mengelompokkan surat masuk sesuai dengan tujuannya
c. Mengendalikan dan memverifikasi arsip kepegawaian
d. Pengiriman dokumen kepegawaian ke para subdit di lingkungan Dit Arsip Kepegawaian
•  

6. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Arsip

Kepegawaian dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka kinerja
dimasa mendatang;
Tahapan :
a. Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan,
b. Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan.
c. Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan.
d. Memberikan langkah langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

7. Menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkungan Seksi Verifikasi dan Pendistribusian

Arsip Kepegawaian sesuai prosedur dan peraturan yang berlaku untuk pertanggunjawaban
kinerja dan pertimbangan pimpinan;
Tahapan :
e. Menganalisis laporan, yang diterima dari bawahan
f. Membahas bahan laporan
g. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
h. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan
i. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

8. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan :
j. Mempelajari tugas
k. Menjalankan tugas
l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
7. BAHAN KERJA

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Rencana operasional Penyusunan Rencana Kegiatan

2. Beban kerja Pembagian tugas bawahan

3. Tugas bawahan Pembimbingan bawahan

4. Hasil tugas bawahan Pemeriksaan hasil tugas bawahan

5. SOTK dan SOP Pendistribusian pekerjaan

6. Laporan tugas bawahan Pengevaluasian tugas bawahan

Laporan Hasil evaluasi tugas
7. Penyusunan laporan
bawahan
8. Instruksi pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain
8. PERANGKAT/ ALAT KERJA:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Petunjuk Teknis dan SOP Menyusun rencana kegiatan

2. Petunjuk Teknis dan SOP Membagi tugas bawahan

3. Uraian tugas Membimbing bawahan

4. Petunjuk Teknis dan SOP Memeriksa hasil tugas

5. SOTK SOP Menyusun konsep Pendistribusian

Pekerjaan
6. Petunjuk Teknis dan SOP Mengevaluasi tugas bawahan

7. Petunjuk Teknis dan SOP Menyusun laporan dilingkungan seksi

8. Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanakan tugas kedinasan lain

9. HASIL KERJA

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana Kegiatan Seksi Dokumen
2. Tugas bawahan Kegiatan
3. Bimbingan bawahan Kegiatan
4. Laporan hasil pemeriksaan kerja Dokumen
bawahan
5. Laporan Pendistribusian Dokumen
6. Laporan hasil evaluasi Dokumen
7. Laporan kinerja Dokumen
8. Laporan hasil pelaksanaan tugas Laporan
kedinasan lain

10. TANGUNG JAWAB:

Bahan Kerja : Ketepatan dan Keefesienan penggunaan bahan kerja
Alat Kerja : Ketepatan penggunaan perangkat kerja
Proses Kerja : Kelancaran pelaksanaan pekerjaan / tugas terhadap
Prosedur / SOP dan/atau ketentuan yang berlaku

Hasil Kerja : Kesesuaian kuantitas dan kualitas hasil kerja terhadap

target/beban kerja
Sumber Daya Manusia : Kesesuaian kuantitas dan kualitas sumber daya
manusia
11. WEWENANG:
• Bahan Kerja : Menentukan bahan kerja yang
sesuai dengan standar / kebutuhan tugas
• Alat Kerja : Menentukan alat kerja yang sesuai
dengan standar / kebutuhan tugas

• Proses Kerja : Menolak pelaksanaan

pekerjaan/tugas yang tidak sesuai Prosedur/SOP
dan/atau ketentuan yang berlaku

• Hasil Kerja : Menentukan kuantitas dan kualitas

hasil kerja sesuai dengan target/beban kerja

• Sumber Daya Manusia : Menilai kesesuaian kuantitas dan

kualitas sumber daya manusia
12. KORELASI JABATAN: Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi

Konsultasi tentang
Badan Kepegawaian
1. Direktur Arsip Kepegawaian II Verifikasi dan
Negara
Pendistribusian AK

Konsultasi tentang
Kepala subdit Arsip Direktorat Arsip
2. Verifikasi dan
Kepegawaian Elektronik Kepegawaian II
Pendistribusian AK.

Kerjasama untuk
Direktorat Arsip
3 Eselon lV kelancaran
Kepegawaian II
pelaksanaan tugas
13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA:

No Aspek Faktor
1 Tempat kerja Di dalam ruangan
2 Suhu Dingin dan Panasdengan
Perubahan
3 Udara Sejuk
4 Keadaan Ruangan Sedang
5 Letak Datar
6 Penerangan Terang
7 Suara Tenang
8 Keadaan Tempat Kerja Bersih
9 Getaran Tidak Ada

14. RESIKO BAHAYA:

NO FISIK / MENTAL PENYEBAB

Tidak ada Tidak ada

15. SYARAT JABATAN:

1. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda TK I/ III.b

2. Pendidikan : S1 Administrasi Negara
3. Kursus/Diklat :
a. Penjenjangan : Diklat Pim IV
b. Teknis : -
4. Pengalaman kerja : -
5. Pengetahuan kerja : Peraturan-peraturan tentang
Kepegawaian.
6. Keterampilan kerja : Membuat handout materi bimtek.
Mengoperasikan komputer ( Excel ).
7. Bakat Kerja :
a. G; Inteligensia : Kemampuan belajar secara
umum
b. V; Bakat verbal : Kemampuan untuk memahami
arti kata- kata dan penggunaannya secara
tepat dan efektif.
c. Q; Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian
yang berkaitan dalam bahan verbal
atau dalam tabel.
8. Temperamen Kerja :
• D : Kemampuan memimpin
• M : Kemampuan mengambil keputusan
• S : Kemampuan bekerja dalam keadaan darurat

9. Minat Kerja
• Konvensional;
• kreatifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit,
kegiatan rutin dan klerikal.
Alternatif pilihan
 • Realistik;
Aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit,teratur atau sistimatik
terhadap obyek/alat/benda/mesin
• Kewirausahaan.
Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk
pencapaian tujuan organisasi.

10. Upaya Fisik :

1) Duduk
2) Berbicara
3) Mendengarkan

11. Kondisi Fisik :

• Jenis Kelamin : Pria / Wanita
• Umur : Disesuaikan
• Tinggi badan : Disesuaikan
• Berat badan : Disesuaikan
• Postur badan : Disesuaikan
• Penampilan : Disesuaikan

12. Fungsi Pekerja :

1) D.3 : Menyusun data
2) O.4 : Berbicara
16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

Jumlah Waktu
No Satuan Hasil Kerja
Satuan Penyelesaian
1. Dokumen 1 3000

2. Kegiatan 48 180

3. Kegiatan 48 180

4. Dokumen 12 1500

5. Dokumen 1 4500

6. Dokumen 12 600

7. Dokumen 1 3000

8. Laporan 12 300

17. BUTIR INFORMASI LAIN :

Kelas Jabatan 9
Jakarta, ..............................

 
Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(...............................................) (.....................................)
NIP. ..................................... NIP................................