Persediaan bahan baku merupakan salah

satu faktor yang berkaitan langsung

dengan operasi produksi di perusahaan.

Pengendalian persediaan dilakukan agar dapat

memperoleh hasil yang efektif dan efisien, yang
sangat tergantung kondisi dan jenis permintaan
yang dihadapi.
Inventory Management
 Pendahuluan manajemen persediaan
 Peramalan kebutuhan persediaan
 Teknik manajemen persediaan
 Penilaian persediaan
 Pemantauan persediaan
 Manajemen distribusi dan sistem
pergudangan
 Just in time
 PENDAHULUAN
MANAJEMEN PERSEDIAAN

Oleh:
Ir. M. Munir Fahmi, MT.
Pengertian Persediaan
Fungsi Persediaan
 MENGHILANGKAN RESIKO KETERLAMBATAN
PENGIRIMAN.
 MENGHILANGKAN RESIKO JIKA MATERIAL
YANG DIPESAN RUSAK, SEHINGGA HARUS
DIKEMBALIKAN.
 MENGHILANGKAN RESIKO JIKA TERJADI
KENAIKAN HARGA/INFLASI.
 UNTUK MENYIMPAN BAHAN BAKU YANG
BERSIFAT MUSIMAN.
 MENDAPATKAN KEUNTUNGAN KARENA
ADANYA DISCOUNT.
 MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA
PELANGGAN (CUSTOMER SATISFACTION).
Macam Persediaan
PERSEDIAAN PADA PERUSAHAAN
DAGANG

Persediaan barang dagangan

PENGENDALIAN
Dengan mempertimbangkan :
 Kemampuan menjual
 Biaya pemesanan
 Biaya pengiriman
 Biaya penyimpanan di gudang
 Lama proses pembelian sampai barang
diterima
 Harga
PERSEDIAAN PADA MANUFAKTUR
(Bahan Baku)

1. Jumlah kebutuhan bahan baku yang harus ada

Jika jumlah bahan baku > kebutuhan bahan baku
 Biaya simpan dan biaya bunga tinggi.
Jika jumlah bahan baku terlalu kecil
 Menghambat jalannya proses produksi

2. Cara pengadaan bahan baku

Jumlah keseluruhan dibeli sekaligus
Dibeli secara bertahap
Pembeliaan dengan Economic Order Quantity; EOQ
Tepat waktu (Just in time; JIT)
 Jenis-jenis Persediaan
 Fluctuation Stock : Persediaan yang dimaksudkan
untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang
tidak diperkirakan sebelumnya, untuk mengatasi bila
terjadi kesalahan/penyimpangan dalam perkiraan
penjualan, waktu produksi atau pengiriman barang.

 Anticipation Stock : Persediaan untuk menghadapi

permintaan yang dapat diramalkan dan untuk
menjaga kemungkinan sukarnya memperoleh bahan
baku sehingga tidak mengakibatkan terhentinya
produksi.
 Lot-size Inventory : Persediaan yang diadakan
dalam jumlah yang lebih besar dari pada kebutuhan
pada saat itu guna :
a. Mendapatkan keuntungan dari harga barang
(diskon).
b. Untuk menghemat biaya pengangkutan.

 Pipeline Inventory : Persediaan yang dalam proses

pengiriman dari tempat asal ke tempat dimana
barang itu akan digunakan karena dapat
membutuhkan waktu yang lama.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
INVESTASI DALAM PERSEDIAAN
1. Tingkat penjualan
Makin tinggi omzet (nilai transaksi) penjualan makin
besar investasi pada persediaan.
2. Sifat teknis dan sifat produksi
Produksi pesanan  persediaan beragam & banyak
Produksi masal  persediaan bisa diatur
3. Lamanya proses produksi
Proses lama  persediaan barang proses tinggi
4. Daya tahan bahan baku dan produk akhir
Barang tahan lama  persediaan relatif tinggi
Barang tahan tidak lama  persediaan relatif rendah
Barang musiman  persediaan tinggi pada musimnya
5. Lama pembelian & pengiriman
Spesifikasi sistem persediaan

Kapan ?
Aturan
Batasan keputusan Berapa banyak ?
operasi

Replenishment Sistem Permintaan

(barang yang Persediaan (barang yang
masuk) keluar)

Total biaya
persediaan
Ongkos Persediaan Suku Cadang

Ongkos persediaan total; CI

CI = CH + CS + CR + CB … Rp./jam

CH = ongkos persediaan/penyimpanan (holding cost); Rp./jam

CS = ongkos kekurangan persediaan (shortage cost); Rp./jam
CR = ongkos pesanan (replenishment cost); Rp./jam
CB = ongkos pembelian barang (purchase cost); Rp./jam
 cH = ongkos untuk menyediakan; Rp/produk,
C H = c H . IH meliputi pajak, modal yang tertanam dalam
perusahaan, ongkos penyimpanan,
asuransi, dan depresiasi.
IH = rata-rata jumlah kelebihan persediaan
per unit waktu; produk/jam

cS = ongkos kekurangan persediaan per

unit waktu; Rp/produk, meliputi ongkos
administrasi, kehilangan keuntungan,
C S = c S . IS dan kehilangan kepercayaan.
IS = rata-rata jumlah kekurangan
persediaan per unit waktu; produk/jam
cR = ongkos tiap pesanan (permintaan); Rp
C R = c R . IR IR = rata-rata jumlah pesanan per unit waktu.

b(q ) = harga barang per unit;

Rp/produk
CB = b(q) . p p = jumlah permintaan produk
per unit waktu; produk/jam
Biaya Penyimpanan (Holding Cost)
 Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan, misal:
penerangan, pemanas, pendingin, dll)
 Biaya modal (opportunity cost of capital)
 Biaya keusangan
 Biaya penghitungan fisik dan konsiliasi laporan
 Biaya asuransi
 Biaya pajak persediaan
 Biaya pencurian, pengrusakan, atau
perampokan
 Biaya penanganan persediaan
 dll
Biaya Kekurangan
Persediaan/Bahan (Shortage Costs)
 Kehilangan penjualan
 Kehilangan langganan
 Biaya pemesanan khusus
 Biaya ekspedisi
 Selisih harga
 Terganggunya operasi
 Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial
 dll
Biaya Pemesanan (Replenishment
Costs)
 Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi
 Upah
 Biaya telepon
 Pengeluaran surat menyurat
 Biaya pengepakan dan penimbangan
 Biaya pemeriksaan penerimaan
 Biaya pengiriman ke gudang
 Biaya hutang lancar
 dll
Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan adalah kegiatan

yang berhubungan dengan perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan penentuan
kebutuhan material/barang lainnya sedemikian
rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi
dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain
pihak investasi persediaan material/barang
lainnya dapat ditekan secara optimal.
 Pengelolaan persediaan merupakan salah satu
aspek kegiatan yang sangat penting dan
permasalahan persediaan sangat rumit, yang
melibatkan semua departemen dalam
perusahaan dan keterkaitan dengan masalah
penggunaan dana.

 Barang yang disediakan dengan jumlah banyak

dan berbagai ragam, mengakibatkan
penggunaan dana perusahaan cukup besar
dapat mencapai 40 s.d 60 % dari total modal
perusahaan.
Manfaat Manajemen Persediaan
 Menekan investasi modal dalam persediaan pada
tingkat yang minimum
 Mengeliminasi pemborosan dan biaya yang timbul
dari penyelenggaraan persediaan yang berlebihan,
kerusakan, penyimpanan, kekunoan, dan jarak
serta asurasi persediaan
 Mengurangi resiko kecurangan persediaan
 Menghindari resiko penundaan produksi dengan
cara selalu menyediakan bahan yang diperlukan
 Memungkinkan pemberian jasa yang lebih
memuaskan kepada pelanggan dengan cara selalu
menyediakan bahan yang diperlukan
 Mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan
pergudangan
Manfaat Manajemen Persediaan
 Memungkinkan pemerataan produksi melalui
penyelenggaraan persediaan yang tidak merata
sehingga dapat membantu stabilitas pekerjaan
 Mengurangi kerugian yang timbul karena
penurunan harga
 Mengurangi biaya opname fisik persediaan tahunan
 Mengurangi penjualan dan biaya administrasi
melalui pemerian jasa/pelayanan yang lebih baik
kepada pelanggan
 Melalui pengendalian yang wajar dan informasi
yang tersedia untuk persediaan, dimungkinkan
adanya pelaksanaan pembelian yang lebih baik
untuk memperoleh keuntungan dan dari harga
khusus dan dari perubahan harga.
Permasalahan Persediaan
di Industri Manufaktur
1. Permintaan barang yang bervariasi dan jumlahnya
tidak pasti.
2. Perbedaan waktu pembuatan produk dengan produk
lain.
3. Perbedaan tingkat pelayanan penyerahan barang.
4. Kesalahan dalam administrasi.
5. Tingkat keberanian pihak pimpinan perusahaan
dalam pengambilan keputusan.

Untuk menanggulangi masalah tersebut maka

perlu dilakukan pengendalian persediaan
(inventory control) yang benar.
 Pengendalian Persediaan

 Pengendalian persediaan yaitu sebagai

sumber daya (tidak hanya terfokus pada
barang) yang menganggur yang menunggu
proses selanjutnya berupa kegiatan produksi
atau kegiatan pemasaran.

 Pengendalian persediaan merupakan suatu

persediaan barang yang setiap saat
menunggu di tempat penyimpanan.
Fungsi Pengendalian Persediaan

 Sebagai penyangga proses produksi

sehingga proses operasi dapat berjalan terus
 Menetapkan banyaknya barang yang harus
disimpan sebagai sumber daya agar tetap
ada
 Sebagai pengganggu inflasi
 Menghindari kekurangan/kelebihan bahan
PERENCANAAN DAN
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Akan menyangkut pertanyaan-pertanyaan
berikut:
Apa yang harus disediakan
Berapa jumlah yang harus disediakan
Kapan pemesanan harus dilakukan
Dari mana sumbernya, apakah dibuat sendiri
atau dibeli. Kalau dibeli dari pemasok mana
Bagaimana sistem pengendaliannya
dst.
1. Jika persediaan terlalu tinggi maka
a) Biaya penyimpanan tinggi
b) Biaya bunga tinggi
 Jika Investasi dibiayai Modal Asing  biaya

bunga
 Jika Investasi dibiayai Modal Sendiri

Opportunity cost
c) Biaya pemeliharaan di gudang tinggi
d) Kemungkinan kerugian karena kerusakan,
turunnya kualitas, keausan.
e) Memperkecil keuntungan perusahaan
2. Jika persediaan terlalu kecil, maka proses
produksi akan terganggu akibatnya :
 Perusahaan tidak dapat bekerja dengan full
capasity, artinya: capital assets dan direct
labour tidak bekerja dengan sepenuhnya.
 Penjualan turun, akibatnya:
 Perusahaan tidak dapat memenuhi
permintaan konsumen
 Turunnya market share

 Turunnya laba
Keuntungan persediaan banyak

 Dapat menjamin kelancaran produksi dan

pelayanan terhadap konsumen
 Menimbulkan kepercayaan terhadap
konsumen
 Harga per unit barang bisa lebih rendah
 Kerugian akibat kenaikan harga dikemudian
hari bisa dihindari
 Pengangkutan lebih ekonomis
 Total biaya pemesanan per periode bisa
lebih rendah
Keuntungan persediaan kecil

 Ruang penyimpanan yang digunakan lebih

sedikit
 Uang yang terikat pada persediaan lebih
sedikit
 Biaya asuransi lebih rendah
 Persediaan selalu baru
 Persediaan yang lama nampaknya akan
menjadi kecil
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN
 Tingkat permintaan/kebutuhan
 Tenggang waktu pengadaan
 Fasilitas penyimpanan yang ada
 Sifat bahan/barang yang akan disimpan
 Tingkat pelayanan yang diharapkan
 Biaya-biaya persediaan
 Jumlah persediaan yang masih ada
BEBERAPA HAMBATAN DALAM
MANAJEMEN PERSEDIAAN

 Tidak ada ukuran kinerja yang jelas

 Status pesanan tidak akurat
 Sistem informasi tidak handal
 Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan
mengabaikan ketidakpastiaan
 Biaya-biaya persediaan tidak ditaksir
dengan benar
 Keputusan supply chain yang tidak
terintegrasi
PERSYARATAN SISTEM PERSEDIAAN

 Gudang yang memadai

 Wewenang dan tanggung jawab
 Sistem pencatatan dan pemeriksaan
 Pengawasan mutlak atas pengeluaran
bahan/barang
 Pencatatan yang teliti mengenai jumlah yang
dipesan, dikeluarkan dan yang tersedia
 Perencanaan untuk menggantikan barang
yang telah dikeluarkan dan barang yang
sudah usang
TUGAS-TUGAS BAGIAN
PERSEDIAAN
• Menentukan jenis dan jumlah barang-barang
yang harus dibeli
• Menentukan bilamana pesanan akan
dilakukan
• Memeriksa barang yang diterima
• Memelihara barang di gudang
• Mengadakan, memeriksa dan menganalisa
• Mengadakan administrasi gudang
ADMINISTRASI PERSEDIAAN

Beberapa hal yang penting

Prosedur pembelian, penerimaan,

penyimpanan dan pemakaian

Pembukuan dan Inventarisasi

Pengawasan
PROSEDUR PEMBELIAN, PENERIMAAN,
PENYIMPANAN DAN PEMAKAIAN

Bagian produksi menyerahkan daftar permintaan

pembelian barang (meliputi: jenis barang, Jumlah, waktu)

Bagian pembelian mengurus pemesanan/pembelian

(Bagian pembeliaan harus mengetahui data tentang pemasok,
harga, pengangkutan,dsb)

Bagian penerimaan memeriksa barang yang diterima,

memberikan laporan ke bagian pembelian, selanjutnya barang
yang diterima diteruskan ke bagian penyimpanan (gudang)

Bagian produksi bila memerlukan bahan, maka mengirimkan

surat permintaan kepada bagian gudang
PEMBUKUAN DAN INVENTARISASI

Bagian
Bagian Pembukuan
Pembukuan
mencatat
mencatat dalam
dalam buku
Bagian Copy surat pesanan, buku
buku
pemakaian,
pesanan pesanan, buku pemakaian,
pembelian buku
buku besar,
besar, kartu
kartu
persediaan
persediaan

Faktur
Bagian Laporan
penerimaan penerimaan

Copy surat
Bagian
Permintaan
produksi
pemakaian
PENGAWASAN PERSEDIAAN

Pengawasan Fisik

Pengawasan Akuntansi

Pengawasan jumlah yang dibutuhkan

(lead time, pemakaian, biaya penyimpanan,
stock out cost, penyimpangan rata-rata waktu
pemesanan dan pemakaian)
CATATAN PENTING DALAM PENGAWASAN
PERSEDIAAN

•• Permintaan
Permintaanuntuk
untukdibeli
dibeli
•• Laporan
Laporanpenerimaan
penerimaan
•• Catatan
Catatanpersediaan
persediaan
•• Daftar
Daftarpermintaan
permintaanbahan
bahan
•• Perkiraan
Perkiraanpengawasan
pengawasan
TOLOK UKUR KINERJA
MANAJEMEN PERSEDIAAN
 Tolok ukur efisiensi
 Perputaran barang (Turn Over Ratio/TOR)
 Tingkat persediaan
 Rasio persediaan surplus
 Rasio persediaan mati
 Rasio persediaan dan pendapatan

 Tolok ukur efektivitas

 Rasio layanan
 KEPUTUSAN/KEBIJAKAN
YANG BERHUBUNGAN DENGAN
PERSEDIAAN

PEMESANAN
EKONOMIS (EOQ) 2

SAFETY STOCK
(PERSEDIAAN PENGAMAN) 3

REORDER POINT
(TITIK PEMESANAN KEMBALI)
4

PERSEDIAAN
MAXIMUM
 JUMLAH PEMESANAN
EKONOMIS (EOQ)
PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN BAHAN BAKU UNTUK
TAHUN 2010 ADALAH SEBANYAK 12.000 kg
BIAYA PEMESANAN (OC)
DILAKUKAN 1 MURAH TETAPI BIAYA
KALI PESAN SIMPAN TINGGI (CC)

ukuran 2 cR p
pesanan q o 
optimum;
c H

BIAYA PEMESANAN (OC)

DILAKUKAN 12 MAHAL TETAPI BIAYA
KALI PESAN
SIMPAN (CC) RENDAH
PERSEDIAAN PENGAMAN
(SAFETY STOCK)
SAFETY STOCK ADALAH
PERSEDIAAN TAMBAHAN
YANG DIADAKAN UNTUK STOCK OUT ATAU
MELINDUNGI ATAU MENJAGA KEKURANGAN BAHAN BISA
KEMUNGKINAN TERJADINYA DIAKIBATKAN OLEH:
KEKURANGAN BAHAN ATAU
STOCK OUT

PENGGUNAAN BAHAN ADANYA

YANG BERLEBIH KETERLAMBATAN
ATAU MELEBIHI PENGIRIMAN BAHAN
BIASANYA

Safety Stock = (pemakaian maksimum – pemakaian

rata-rata) x lead time
REORDER POINT
 REORDER POINT ATAU TITIK PEMESANAN
KEMBALI : ADALAH SUATU TITIK ATAU
BATAS DARI SEJUMLAH PERSEDIAAN
YANG ADA PADA SUATU SAAT DIMANA
PEMESANAN HARUS DIADAKAN KEMBALI.

REORDER POINT = PENGGUNAAN BAHAN

SELAMA LEAD TIME + SAFETY STOCK
PERSEDIAAN MAKSIMUM

 ADALAH JUMLAH INVENTORY MAKSIMUM

YANG SEBAIKNYA DISIAPKAN
PERUSAHAAN

PERSEDIAAN MAX = EOQ + SS

EOQ = economic order quantity

SS = safety stock
Fungsi Penjualan Terhadap
Pengendalian Persediaan Barang Jadi

Beberapa alasan bahwa fungsi penjualan harus

bertanggung jawab terhadap pengendalian persediaan
barang jadi:
 Departemen penjualan harus dalam posisi yang paling
baik untuk memahami kecenderungan dan permintaan
pasar  merupakan faktor penting dalam akumulasi
persediaan.
 Eksekutif penjualan lebih mungkin memberikan
perhatian yang lebih besar untuk menyelenggarakan
persediaan secara mutakhir.
 Merupakan insentif untuk penaksiran kebutuhan
secara lebih baik dalam memproyeksikan kebutuhan
penjualan dan permintaan-permintaan atas produksi.
Penyusunan Anggaran
Persediaan Bahan

1. Penyusunan anggaran per jenis bahan

Menyusun anggaran bahan untuk masing-
masing unsur persediaan secara terpisah
berdasarkan pada program produksi.

2. Penyusunan anggaran yang didasarkan

oleh faktor produksi
Menyusun anggaran bahan untuk persediaan
bahan secara menyeluruh atau untuk
golongan persediaannya berdasarkan faktor
produksi tertentu.
1. Langkah-langkah penyusunan
anggaran per jenis bahan

1) Menetapkan kuantitas bahan yang diperlukan untuk

setiap jenis barang yang akan dihasilkan selama
periode anggaran
2) Mengumpulkan kuantitas masing-masing unsur/jenis
bahan yang diperlukan untuk seluruh program produksi
3) Menetapkan untuk setiap unsur/jenis bahan, kuantitas
yang harus ada ditangan secara periodik untuk
memberikan margin of safety yang tepat bagi program
produksi
4) Mengurangi persediaan bahan yang diharapkan ada
pada awal periode anggaran untuk dapat menetapkan
total kuantitas yang akan dibeli
1. Langkah-langkah penyusunan
anggaran per jenis bahan

5) Mengembangkan program pembelian yang dapat

menjamin bahwa bahan akan tersedia dengan
kuantitas yang cukup pada saat diperlukan
6) Menguji jumlah persediaan yang dianggarkan dengan
menggunakan tingkat perputaran standar
7) Menguraikan persyaratan/kebutuhan persediaan dan
pembelian dalam satuan fisik ke dalam jumlah uang,
dengan cara mengaplikasikan harga bahan yang
diperkirakan terhadap kuantitas yang dianggarkan.
2. Penyusunan anggaran
berdasarkan faktor produksi

 Untuk berbagai unsur/jenis bahan dan

perlengkapannya yang tidak dapat
diperkirakan secara tersendiri
 Anggaran disusun berdasarkan faktor umur
dari kegiatan produksi yang diharapkan:
- Jumlah jam kerja yang diperkirakan
- Jumlah jam produktif yang diperkirakan
- Jumlah jam standar yang diperkenankan
- Jumlah pemakaian bahan atau jumlah harga pokok
yang diproduksi