DOKUMEN

SISTEM Manajemen K3
OHSAS 18000
Pengertian Dokumen

3.4 Informasi dan media pendukungnya

Bentuk-bentuk dokumen
 paper

 Magnetic

 electronic or optical computer disc

 Photograph

 master sample
Beberapa istilah yang digunakan
 SOP (Standard Operating Procedure)
 SPO (Standar Prosedur Operasional)
 Prosedur tetap (protap)
 Prosedur kerja (PK)
 Work Instruction (WI)
 Instruksi Kerja (IK)
 Petunjuk pelaksanaan (Juklak)
 Petunjuk teknis (Juknis)
 Syarat prosedur
1. Prosedur mutu disusun berdasarkan kebutuhan
2. Prosedur harus dibuat oleh karyawan yang melakukan
pekerjaan, bersama dengan penanggungjawab utama aktifitas
tersebut.
3. Komitmen terhadap prosedur melalui keterlibatan dalam
proses penyusunan prosedur.
4. Prosedur harus jelas, ringkas, dan dapat dilaksanakan
5. Prosedur harus disusun berdasar referensi yang dapat dipertanggung-
jawabkan
6. Merupakan alur kegiatan (flow-chart) dari suatu proses produksi.
7. Ditinjau secara berkala
Ciri prosedur yang baik:
 Mengenal dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.
 Menggunakan bahasa yang dikenal oleh
pemakainya
 Merupakan flow-chart dari proses kegiatan
Langkah-langkah penulisan
prosedur mutu:
1. Tentukan proses yang akan disusun
prosedurnya
2. Lakukan identifikasi kegiatan-kegiatan yang
ada pada proses tersebut
3. Gambarkan alur kegiatan (flow-chart)
4. Buatlah prosedur mutu dengan format tertentu
5. Uji coba prosedur
6. Perbaikan prosedur
 Identifikasi Dokumen
Kolom judul prosedur Diisi dengan judul prosedur kerja

Kolom No. Kode Diisi dengan nomer prosedur

(PK/XXX/YYY)
jumlah PK yang akan dibuat.

Kolom no. Revisi Diisi Kode revisi

Kolom tanggal mulai berlaku Diisi tanggal PK mulai digunakan

Kolom jumlah halaman Diisi jumlah halaman
Kolom penanggungjawab  Personal Pembuat
 Personal Pemeriksa
 Personal Pengesahan
SISTEMATIKA PENULISAN
Tujuan : Diisi penjelasan tentang tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan

Referensi : Nama dokumen yang menjadi acuan pembuatan PK

Ruang Lingkup : Diisi dengan lingkup penggunaan PK

Definisi : Menjelaskan istilah-istilah yang ada dalam prosedur

Langkah-langkah : Menjelaskan awal hingga akhir aktivitas proses

Diagram Alir : Menggambarkan aliran aktivitas dari prises ke proses

Dokumen terkait : dokumen-dokumen lain yang digunakan dalam prosedur tersebut

Catatan revisi/ Perubahan : Catatan perubahan prosedur yang pernah dilakukan

Bagan alur (flow-chart)
 Bagan untuk menggambarkan urutan langkah dari
suatu proses spesifik
 Digunakan untuk:
 identifikasi masalah
 analisis masalah
 menentukan “ideal path” dalam merencanakan
perbaikan
 Dikenal bagan alur makro dan mikro
Makro flow chart :

 Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis

besar dari proses yang ingin kita tingkatkan.
 Hanya mengenal satu simbol ,
 Mikro flow chart :

 Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap

tahapan diagram makro,
 Bentuk simbol :
 Awal kegiatan =

 Akhir kegiatan =
- Simbol Keputusan =

Ya
?

Tidak

- Simbol Penghubung =
Simbol Kegiatan =

Simbol Dokumen =
 Bagan Alur Makro :

Proses Proses Proses Proses

A B C D
 Bagan Alur Mikro :

Ya
?
Tidak

2
Pengendalian Dokumen
 Penetapan Jenis Dokumen
 Pembuatan Dokumen
 Pengesahan Isi Dokumen
 Pemberian Identitas Dokumen
 Penomoran Dokumen
 Penerbitan dan Distribusi Dokumen
 Revisi Dokumen
 Penerbitan Ulang Dokumen
 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen
 Peninjauan Ulang Dokumen
 Pengendalian Dokumen Eksternal