SESI 3 – 4:

MANAJEMEN KINERJA RUMAH SAKIT

Bagan Kebutuhan Sistem Manajemen Kinerja Baru

Globalisasi dan Liberalisasi Perdagangan Dunia

• AFTA (Asian Free Trade Area)
•APEC (The Asian Pasific Economic Cooperation)
•NAFTA ( North America Free Trade Area)
•GATT (General Agreement on Tariffs and Trade)

Perubahan Lingkungan
Hubungan Ekonomi, Iptek, dan Budaya

Perubahan Strategi Dunia Usaha

Visi dan Misi Baru
Paradigma Baru

Manajemen Kinerja Baru

• Alat Untuk mengkomunikasikan tujuan dan pencapaian (goal & Achievement)
• Menjamin bahwa perusahaan menggunakan sumber daya secara efisien
• Fokus pada perbaikan berkelanjutan
• Panduan yang kritis untuk evaluasi efektivitas organisasi

PENERBIT ERLANGGA
 PENGERTIAN KINERJA

Gambaran mengenai tingkat

pencapaian pelaksanaan suatu
kegiatan/program/kebijakan
dalam mewujudkan sasaran,
tujuan, misi dan visi organisasi
yang tertuang dalam perumusan
perencanaan strategis suatu
organisasi.
Manajemen kinerja
sebagai proses manajemen
• Proses manajemen kinerja menurut Wibowo (2007:19) mencakup
suatu proses pelaksanaan kinerja dan bagaimana kinerja dijalankan.
• Manajemen kinerja diawali dengan suatu perencanaan tujuan yang
diharapkan dan menyusun semua sumber daya dan kegiatan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Manajemen kinerja
sebagai proses manajemen lanj.
• Manajemen kinerja mencakup perencanaan kinerja komunikasi kinerja
yang berkesinambungan dan evaluasi kinerja.
• Perencanaan kinerja merupakan suatu proses dimana atasan dan
bawahan bekerjasama merencanakan apa yang harus dikerjakan,
bagaimana harus diukur, mengenali dan merencanakan mengatasi
kendala dan pemahaman pekerjaan secara bersama.
Manajemen kinerja
sebagai proses manajemen lanj.
• Perencanaan rencana kerja memerlukan monitoring dan
pengukuran/penilaian terhadap proses dan kemajuan yang diperoleh
untuk mencapai tujuan, maka diperlukan komunikasi yang
berkesinambungan.
• Komunikasi berkesinambungan merupakan penyebaran informasi
mengenai perkembangan kerja, hambatan, permasalahan dan solusi
yang akan diterapkan.
Model
dan siklus manajemen kinerja
Model manajemen kinerja:
• Model Deming: model yang dimulai dengan menyusun rencana,
melakukan tindakan pelaksanaan, memonitor dan hasil pelaksanaan
serta mereview atas kemajuan yan dicapai.
• Evaluasi terhadap hasil dilakukan dengan cara penyesuaian kembali
antara rencana dan tujuan atau menyusun kembali rencana baru.
Model
dan siklus manajemen kinerja lanj.
Berikut adalah gambar keseluruhan proses manajemen kinerja Deming
(Armstrong, 2009; Wibowo, 2007):

Rencana

Review Tindakan

Monitor
Urutan manajemen kinerja
Proses manajemen kinerja dilihat sebagai suatu rangkaian aktivitas yang
dilakukan secara berurutan agar dapat mencapai hasil yang diharapkan.
Urutan manajemen kinerja oleh Armstrong dan Baron digambarkan sbb:
Misi Organisasi dan Tujuan Strategis; merupakan titik awal proses manajemen kinerja. Misi
dan tujuan strategis dijadikan acuan bagi tingkatan manajemen di bawahnya. Perumusan misi
dan tujuan strategis organisasi ditujukan untuk memastikan bahwa setiap kegiatan
selanjutnya harus sejalan dengan tujuan tersebut dan diharapkan dapat memberikan
kontribusi pada prestasi.
Urutan manajemen kinerja lanj.

• Rencana dan Tujuan Bisnis dan Departemen; merupakan penjabaran dari misi organisasi
dan tujuan strategis. Pada kasus tertentu rencana dan tujuan bisnis ditetapkan lebih
dahualu, kemudian dijabarkan dan dibebankan pada departemen yang mendukungnya.
Sebaliknya, dapat juga terjadi bahwa kemampuan departemen menjadi faktor pembatas
dalam menentapkan rencana dan tujuan bisnis. Bila hal ini terjadi, tujuan departemen
ditentukan lebih dahulu.
• Kesepakatan Kinerja  (Performance Contract/Kontrak Kinerja) dan Pengembangan;
merupakan kesepakatan yang dicapai antara individu dengan manajernya tentang sasaran
dan akuntabilitasnya, biasanya dicapai pada rapat formal. Proses kesepakatan kinerja
menjadi mudah jika kedua pihak menyiapkan pertemuan dengan mengkaji ulang progres
terhadap sasaran yang disetujui. Kontrak kinerja merupakan dasar untuk
mempertimbangkan rencana yang harus dibuat untuk memperbaiki kinerja. Kontrak
kinerja juga menjadi dasar dalam melakukan penilaian terhadap kinerja bawahan.
Urutan manajemen kinerja lanj.
• Rencana Kinerja dan Pengembangan; merupakan eksplorasi bersama tentang apa
yang perlu dilakukan dan diketahui individu untuk memperbaiki kinerja dan
mengembangkan ketrampilan dan kompetensinya dan bagaimana manajer dapat
memberikan dukungan dan bimbingan yang diperlukan.
• Tindakan Kerja dan Pengembangan; manajemen kinerja membantu orang untuk
siap bertindak sehingga mereka dapat mencapai hasil seperti yang diharapkan.
• Monitoring dan Umpan Balik berkelanjutan; konsep terpenting dan sering
berulang adalah proses mengelola dan mengembangkan standar kinerja. Dalama
hal ini dibutuhkan sikap keterbukaan, kejujuran, bersifat positif dan terjadinya
komunikasi dua arah antara supervisor dan pekerja sepanjang tahun.
Urutan manajemen kinerja lanj.
• Review Formal dan Umpan Balik; dalam melakukan review, pimpinan memberi
kesempatan kepada bawahan untuk memberi komentar tentang kepemimpinan. Review
mencakup tentang: pencapaian sasaran, tingkat kompetensi yang dicapai, kontribusi
terhadap nilai-nilai utama, pencapaian pelaksanaan rencana, pengembangan pribadi,
pertimbangan tentang masa depan, perasaan dan aspirasi tentang pekerjaan, dan
komentar terhadap dukungan manajer. Hasil review menjadi umpan balik bagi kontrak
kinerja.
• Penilaian Kinerja Menyeluruh; penilaian dilakukan dengan melihat hasil atau prestasi
kerja. Tingkatan penilaian dapat bervariasi tergantung pada jenis  organisasi dan
pekerjaan yang dilakukan.
Aktivitas manajemen kinerja
• Terdapat suatu indikator kinerja (key performance indicator) yang
terukur secara kuantitatif, serta jelas batas waktu untuk
mencapainya.
• Semua ukuran kinerja tersebut biasanya dituangkan ke dalam suatu
bentuk kesepakatan antara atasan dan bawahan yang sering disebut
sebagai kontrak kinerja (performance contract).
Aktivitas manajemen kinerja
• Terdapat suatu proses siklus manajemen kinerja yang baku dan
dipatuhi untuk dikerjakan bersama.
• Adanya suatu sistem reward dan punishment yang bersifat konstruktif
dan konsisten dijalankan.
• Terdapat suatu mekanisme performance appraisal atau penilaian
kinerja yang relatif obyektif, yaitu dengan melibatkan berbagai pihak.
Aktivitas manajemen kinerja
• Terdapat suatu gaya kepemimpinan (leadership style) yang
mengarah kepada pembentukan organisasi berkinerja tinggi.
• Menerapkan konsep manajemen SDM berbasis kompetensi.
 PENGUKURAN KINERJA
deskripsi :

 Pengukuran kinerja adalah proses sistematis dan

berkesinambungan untuk menilai
keberhasilan/kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan program, kebijakan, untuk mencapai sasaran
dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan
visi dan misi organisasi
 PENGUKURAN KINERJA RS
• suatu alat menejemen yang digunakan untuk meningkatkan
kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas, untuk menilai
pencapaian dan tujuan organisasi
• Elemen kunci pengukuran kinerja :
1. Perencanaan dan penetapan tujuan
2. pengembangan ukuran yang relevan
3. Pelaporan formal atas hasil
4. Penggunaan informasi
 MANFAAT PENGUKURAN KINERJA
RS
1. Menyamakan persepsi akan ukuran yang digunakan untuk mencapai
kinerja
2. Memastikan tercapainya rencana kinerja yang telah disepakati
3. memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan membandingkan
dengan rencana kerja untuk tindakan perbaikan
4. Alat komunikasi antar pimpinan dan bawahan untuk perbaikan kinerja
5. mengidentifikasi kepuasan pelanggan
 Tingkatan organisasi dalam pengukuran
kinerja
• Pimpinan tingkat atas
• Pimpinan Tingkat menengah
• Pimpinan Tingkat bawah
• Pelaksana  PROFESIONAL
 FUNGSI INDIKATOR KINERJA
1. Memperjelas tentang apa?, berapa? kapan suatu kegiatan
dilaksanakan
2. Menciptakan konsensus
3. Membangun dasar bagi pengukuran analisa
4. Relevan ( indikator kinerja menangani aspek-aspek objektif)
5. Dapat dicapai
Macam-macam Indikator Kinerja

1. Indikator Input: dana, sdm, informasi, kebijakan dll

2. Indikator Proses:
3. Indikator Output: fisik, non fisik
4. Indikator hasil: berfungsinya output kegiatan jangka
menengah
5. Indikator Manfaat: sesuatu yg terkait dg tujuan akhir dari
pelaksanaan kegiatan
6. Indikator dampak: pengaruh baik positif maupun negatif
pada setiap tingkatan indikator berdasarkan asumsi yg
telah diitetapkan.
 Langkah menyusun indikator
1. Susun dan tetapkan rencana strategis
2. Identifikasi data , informasi yang akurat, relevan, lengkap untuk dapat
dijadikan indikator kinerja
3. Pilih dan tetapkan indikator yang paling relevan dan berpengaruh
besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan.
INDIKATOR KEBERHASILAN RS
SECARA UMUM
1. MENINGKATNYA EFISIENSI BIAYA
2. MENINGKATNYA KEPUASAN PASIEN &
MENINGKATNYA KESEJAHTERAAN SDM RS
3. MENINGKATNYA KUALITAS OUTPUT PELAYANAN
4. MENINGKATNYA SKILL DAN KNOWLEGDE SDM RS
TOOLS SISTEM MANAJEMEN KINERJA

• Kerangka manajemen kinerja yang umum dipergunakan:

- BSC
- 6 SIGMA
- MBNQA
- SMART
- PMQ
- PWCM
- QPMM

PENERBIT ERLANGGA
APA ARTI SIX SIGMA?
  MANY FACET OF SIX SIGMA
A METRIC

Six Sigma Quality adalah tingkat mutu dimana hanya 3.4 defect dihasilkan
dari 1.000.000 peluang terjadinya defect (3.4 defect per million
opportunities/DPMO)

6 = 3.4 defect
Million Opportunities
 DEFECT

DEFECT = Nonconformity = kesalahan = kegagalan = cacat

Produk/Service disebut memiliki DEFECT jika terdapat sekurang-kurangnya satu spesifikasi yang tak dipenuhi .

Defect bisa bersifat minor maupun major

Contoh :
Produk/Service Jenis Defect
Nasi goreng Rasa tidak enak, penyajian tidak menarik
Laporan keuangan Terlambat, analisa tidak akurat
Pengiriman barang Salah barang, salah jumlah, terlambat, rusak
Penjualan Tidak mencapai target
Rekrutmen Salah orang, lama
Mengecat Tergores, mengelupas, tidak rata
 CONTOH : DEFECT & SIGMA VALUE

QC memeriksa 100 sepidol dari setiap karton berisi 1000 sepidol . Misal setiap sepidol memiliki 5 peluang
defect : tergores, tinta kering, defect printing packaging, diameter tak sesuai, penutup tidak rapat. Maka
peluang defect dalam 100 sepidol adalah = 100 x 5 = 500 peluang defect
Jika dalam 100 sepidol ditemukan defect sbb:

Sub Ttl
SEPIDOL defectA defectB defectC defectD defectE
Defect
1 1 1 1 1 4
2 0
77 1 1
90 1 1
91 1 1 1 3
98 1 1
100 1 1 2

DPMO = 20 Defect x 1.000.000

TOTAL 2
= 40.000
5 1 12 20

(100X5)
= 3.25  (Lihat Tabel Konversi )
 PERFORMANCE SUATU PRODUK/ PROSES/KEGIATAN:…………………………
LATIHAN: CUSTOMER :……………………………………..

PERIODE: ………………………………
DEFECT & DEFECT

SIGMA VALUE unit ke 1.………….. 2………….. 3………….. 4………….. 5………….. 6………….. SUB TTL

TOTAL

Hitung DPMO dengan rumus:

DPMO = _ …………..(jml defect)________ X 1.000.000 = ……………
………(jml unit) x ……(peluang defect)
Hitung sigma value dengan menggunakan Sigma Conversion table
Sigma Value = ………….
  MANY FACET OF SIX SIGMA
A SYMBOL

Sigma () adalah suatu huruf dalam alfabet Yunani yang digunakan dalam
ilmu statistik untuk menggambarkan STANDAR DEVIASI (distribusi atau
penyebaran terhadap nilai rata- rata)
MANFAAT PENERAPAN SIX SIGMA QUALITY
Bagi Perusahaan :

1. Mempertahankan kelangsungan usaha

Meningkatkan Market share
Customer Retention
Meningkatkan Profit dan Investor Relations
Meningkatkan hubungan dengan Supplier

2. Adanya kejelasan performance yang harus dicapai oleh setiap anggota organisasi

3. Mempercepat kegiatan improvement:

Process Improvement: Defect reduction, Cycle time reduction, metodologi desain proses
Meningkatkan Produktifitas
Product/service Improvement
Cost Reduction
MANFAAT PENERAPAN SIX SIGMA QUALITY
Bagi Perusahaan :

4. Mendorong budaya belajar di dalam organisasi

Meningkatkan skill karyawan dalam memperbaiki proses

5. Mendorong dilakukannya perubahan yang bersifat strategis

Culture Change

Bagi Pelanggan:

Meningkatkan “value to customer”

Produk / service yang bermutu tinggi
Biaya yang murah  harga murah
 BAGAIMANA
MENCAPAI SIX SIGMA?
 FOCUS SIX SIGMA

FIRST TIME QUALITY MENGHASILKAN PRODUK BEBAS

DEFECT SEJAK AWAL PROSES

First Time Quality is not …

- After Discarding and Starting over Again
- After Rework
- After Corrections
- After Force-Fitting
- After Scrap
- After …
Six sigma sebagai Integrated Quality System

Six Sigma Quality throughout the development Cycle

Marketing R&D Manufacture Distribution

What I want in
your product is…. My experience
with your product
is….

CUSTOMER CUSTOMER
 SIX SIGMA INFRASTRUKTUR
Menetapkan visi, arahan,
mengintegrasikan perbaikan,
monitor hasil
Memimpin perubahan Project Team
Executive
Members
Part-time
Project owner Project-specific
Implements solutions All employees
Black Belt manager

Champions Memahami visi Green Belts

Menerapkan konsep
ke dalam pekerjaannya
Part-Time
Membantu Black
Master Black Belts
Black Belts
Belts
Full Time
men-train & coach Black Full Time
Belts & Green Belts memfasilitasi problem solving
Memberi saran Champions men-train dan coach
Project Team
 MANY FACET OF SIX SIGMA
A METHOD
1. DEFINE : identifikasi permasalahan yang akan dipecahkan
2. MEASURE : mengidentifikasi parameter apa yang harus diukur serta
mereview pencapaiannya
3. ANALYSE : mengidentifikasi keterkaitan antara faktor-faktor atas
permasalahan yang dihadapi
4. IMPROVE : mengidentifikasi rencana perbaikan / reprocess untuk
menghasilkan produk/service yang bebas cacat
5. CONTROL : monitoring / pencegahan untuk memastikan masalah
yang sama tidak berulang
 KESIMPULAN
IX SIGMA QUALITY:

SIX SIGMA MERUPAKAN “DATA-DRIVEN PROCESS REENGINEERING METHODOLOGY”

YANG MENDORONG PERUBAHAN PARADIGMA PERUSAHAAN DALAM:
BERPERILAKU,

MENANGANI PELANGGANNYA DAN

MENGHASILKAN PRODUK DAN JASANYA

DAPAT DITERAPKAN DI SERVICE & MANUFACTURING INDUSTRY

DAPAT DITERAPKAN DI PERUSAHAAN BESAR & KECIL

Tujuan MBNQA
• Membantu meningkatkan praktik-praktik minerja organisasi,
kemampuan dan hasik-hasil
• Memudahkan komunikasi dan sharing informasi tentang praktik-
praktik terbaik di antara organisasi-organisasi
• Berfungsi sebagai alat manajemen untuk memahami dan mengelola
kinerja serta untuk pedoman perencanaan dan dan kesempatan
untuk pembelajaran.
Tiga tahap sistem penilaian MB
• Evaluasi dari suatu pertanyaan tertulis
• Kunjungan lapangan ke perusahaan-perusahaan yang memiliki skor
tertinggi berdasarkan pertanyaan tertulisitu
• Penilaian akhir untuk menentukan pemenang MBNQA berdasarkan
hasil keseluruhan penilaian.
Thanks !

165