MENINGKATKAN MONITORING

MASA BERLAKU LISENSI

KARYAWAN
QCC API Group (AMM Project Improvement)
STEP 1
MENENTUKAN
TEMA DAN JUDUL
Keputusan Direktorat Jendral Mineral dan Batubara Kementrian
Energi dan Sumber Daya Mineral no. 185 Tahun 2019
 Mine Permit
2,260 Orang 2,250 Orang 0.14%

2,240 Orang 0.13% 0.12%

2,220 Orang
0.10%
2,200 Orang
2,200 Orang
0.08%
2,180 Orang
0.06%
2,160 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang
0.05% 0.05% 0.05% 0.04%
2,140 Orang

2,120 Orang 0.02%

2,100 Orang 0.00%

Jan-23 Feb-23 Mar-23 Apr-23

Jumlah karyawan Pemilik Minepermit Minepermit

1,130 Orang 1,125 Orang Simper 1.00%

1,120 Orang 0.89% 0.90%
0.80%
1,110 Orang
1,100 Orang 0.70%
1,100 Orang 0.60%
0.55%
1,090 Orang 0.47% 0.50%
1,080 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 0.40%
0.30%
1,070 Orang
0.19% 0.20%
1,060 Orang 0.10%
1,050 Orang 0.00%
Jan-23 Feb-23 Mar-23 Apr-23

Jumlah karyawan Pemilik Simper Simper

 JANUARI 2023 FEBRUARI 2023
NRP NAMA JUMLAH HARI NRP NAMA JUMLAH HARI
APRIL 2023
RUSMIN 16071409 INDRA LESMANA 5
15011057 5
SUJARWO NRP NAMA JUMLAH HARI
MUHAMMAD 20000948 YULIANSYAH 8
16041203 2 SAMUEL 21002651 DODI DAMARA 19
RAHMAN
20001142 SAMBOAR 10
16081437 YULIADI 1 21000816 EDI WARDANA 6
M. 21000149 AHMAD MIRANDA 5 MUHAMMAD
18043787 5 KHASANAH BANI 17011757 RASID… 3
SAFRIANSYAH
18043789 RAMLI 1 21000270 ADNAN 9
19019216 RIAN DIMAS ANT… 3
ROMADI SADRAXC
19019738 9 21000324 AGUSTINUS 6 SAWAL MUGI
APRIYANTO 21002621 SUS… 5
MUHAMMAD ELVIS
19019739 6 PRANATALIUS TEKI 19019398 VIDI ADINATA 4
AIDIN
21001748 SEDA 8
WAHYU WINATA
20000764 3
HARI MUKTI
20001019 MULYADI EDANG 5
FENCE
20001096
BORANDA
3 MARET 2023
21000281
HENDRI
SURYANTO
ARIF
3 NRP
16081437
NAMA
YULIADI
JUMLAH HARI
13
Karyawan yang
dirumahkan
21000459 8
SUGIYANTO 21002651 DODI DAMARA 8
21000756 DARHAM 1 16071409 INDRA LESMANA 5
Tema dan judul yang diambil?
TEMA

Meningkatkan monitoring masa berlaku lisensi karyawan

JUDUL

”Digitalisasi Penerbitan Lisensi Karyawan dengan Monitoring Berbasis Website”

STEP 2
MENENTUKAN
TARGET
SMART
Spesific
Mine Permit
Menurunkan jumlah karyawan yang dirumahkan akibat 2,260 Orang 2,250 Orang 0.14%
lisensi expired 2,240 Orang 0.12%
0.13%
2,220 Orang
Measureable 2,200 Orang
0.10%
2,200 Orang
0.08%
2,180 Orang
Menurunkan jumlah karyawan yang dirumahkan karena 0.06%
lisensi expired yang awalnya 30 karyawan menjadi 0 2,160 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang
0.05% 0.05% 0.04%
karyawan 2,140 Orang
0.05%
2,120 Orang 0.02%

Achieveble 2,100 Orang 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

Jan-23 Feb-23 Mar-23 Apr-23 May-23 Jun-23 Jul-23 Aug-23

Jumlah karyawan Pemilik Minepermit Minepermit

Masa berlaku lisensi terpantau dengan system pada
website
Simper
Relavant 1,130 Orang 1,125 Orang 1.00%
1,120 Orang 0.90%
0.89%
0.80%
Masa berlaku lisensi karyawan lebih termonitoring dan 1,110 Orang
1,100 Orang 0.70%
tidak ada lagi karyawan menggunakan lisensi yang 1,100 Orang 0.60%
0.55%
sudah habis masa berlakunya 1,090 Orang 0.47% 0.50%
1,080 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 0.40%
0.30%
1,070 Orang
Time Bond 1,060 Orang
0.19%
0.28% 0.09%
0.20%
0.19% 0.10%
0.00%
1,050 Orang 0.00%
Jan-23 Feb-23 Mar-23 Apr-23 May-23 Jun-23 Jul-23 Aug-23
Proses monitoring masa berlaku lisensi karyawan akan
dilaksanakan awal Mei 2023 dan terus conitinue Jumlah karyawan Pemilik Simper Simper
STEP 3
ANALISIS KONDISI
YANG ADA
 ANALISA KONDISI YANG ADA
No. Faktor Ilustrasi masalah Waktu PIC Tempat

Jan W 2 / 12 Jan 23 (08.00-

1 Manusia Man power belum memonitoring database dengan baik 09.30 WITA) Saat input data Geafanni Site Office
lisensi

Jan W 4 / 25 Jan 23 (08.30-

Monitoring lebih dari 2000 karyawan menggunakan excel secara
2 Metode manual dan tidak efektif 09.50 WITA) Saat input data Ardi dan Soni Site Office
lisensi

Feb W 1 / 6 Feb 23 (08.00-

Tools untuk menyampaikan lisensi yang kadaluarsa masih
3 Material/tools menggunakan Group whatsapp 09.30 WITA) Saat input data Yoga Site Office
lisensi

Feb W 3 / 17 Feb 23 (09.00-

Masih menggunakan system manual untuk memperbarui data
4 Machine lisensi karyawan 10.30 WITA) Saat input data Wahyu Site Office
lisensi
STEP 4
ANALISA SEBAB AKIBAT
FISHBONE MAN
METHODE
Masa berlaku
lisensi karyawan
Monitoring lebih dari 2000 tidak termonitoring
dengan baik dan
karyawan menggunakan excel
menyebabkan
Man power belum memonitoring secara manual dan tidak efektif karyawan tidak
database dengan baik berkerja

Belum terdapat database yang

Memonitoring secara manual 2 secara otomatis memantau
1
membuat beban kerja lisensi karyawan
manpower berlebihan

Tools untuk menyampaikan lisensi Masih menggunakan system manual untuk

yang kadaluarsa masih menggunakan
Group whatsapp
Belum terdapat tools yang secara
3 otomatis memberikan peringatan saat
lisensi tiap karyawan memasuki masa
expired
MATERIAL/TOOLS
memperbarui data lisensi karyawan
Masih banyak data lisensi karyawan
yang tidak update dikarenakan
menggunakan system manual
Belum terdapat system yang otomatis
4
memperbarui data lisensi karyawan
MACHINE/SYSTEM
STEP 5
RENCANA PERBAIKAN
 RENCANA PERBAIKAN
FAKTOR MASALAH SOLUSI ALASAN TARGET
MAN Memonitoring secara Monitoring dilakukan Agar menitoring dapat Semua lisensi
manual membuat beban dengan system aplikasi dilakukan dengan karyawan dapat
kerja manpower digital efektif dan efisien termonitoring secara
berlebihan otomatis

METHOD Belum terdapat database Membuat database yang Lebih cepat memantau Masa berlaku lisensi
yang secara otomatis otomatis memberikan lisensi karyawan karyawan terpantau
memantau lisensi informasi mengenai masa sebelum masa secara otomatis
karyawan berlaku lisensi karyawan berlakunya habis

MATERIAL/TOOLS Belum terdapat tools yang Menambahkan tools Agar pemberitahuan Pemberitahuan masa
secara otomatis notifikasi melalui pesen masa berlaku karyawan aktif lebih merata
memberikan peringatan automatis whatsapp saat dapat ternotifikasi kesemua karyawan
saat lisensi tiap karyawan lisensi memasuki <30 hari secara otomatis
memasuki masa expired
masa expired

MACHINE/ Belum terdapat system Membuat website lisensi Agar database bisa Semua proses tahapan
SYSTEM yang otomatis karyawan dijalankan dengan pengajuan lisensi
memperbarui data lisensi system digitalisasi karyawan dijalankan
karyawan Biaya Website = dengan website
Rp 9.000.000
STEP 6
MELAKSANAKAN
PERBAIKAN
 MELAKSANAKAN PERBAIKAN
FAKTOR MASALAH AKTIVITAS REALISASI ILUSTRASI
MAN Memonitoring secara - Diskusi bersama - Design tergambar
manual membuat beban manpower untuk - Setiap langkah
kerja manpower berlebihan mendesign monitoring monitoring otomasih sudah
dengan system tergambar
otomatis
METHOD Belum terdapat database - Diskusi bersama - Design database sudah
yang secara otomatis manpower untuk tergambar
memantau lisensi karyawan mendesign digitalisasi
database

Sebelum Sesudah
MACHINE/ Belum terdapat system - Mencari vendor untuk - Website pengajuan
yang otomatis membuat website lisensi karyawan
SYSTEM memperbarui data lisensi - Diskusi Bersama terealisasikan
karyawan
vendor website - Pengajuan lisensi
karyawan menggunakan
website

Sebelum Sesudah
MATERIAL Belum terdapat tools yang - Mencari vendor - Whatsapp terpasang
secara otomatis whatsapp untuk didalam website
/TOOLS memberikan peringatan ditambahkan dalam - Semua notifikasi pada
saat lisensi tiap karyawan
memasuki masa expired website saat proses pengajuan
- Diskusi Bersama disampaikan dengan
vendor pesan otomatis whatsapp
official PT. AMM

Sebelum Sesudah
STEP 7
EVALUASI HASIL
 EVALUASI HASIL
FAKTOR SEBELUM SESUDAH KEUNTUNGAN
QUALITY Memonitoring secara manual membuat beban Monitoring database berjalan Database menjadi lebih rapi dan
kerja manpower berlebihan dengan otomatis dengan website meminimalisir human error

COST Membayar karyawan yang dirumahkan Estimasi tidak ada kehilangan Produksi 3 hari – Pembuatan
(tidak bekerja) pendapatan produksi aplikasi
dikarenakan unit yang standby Rp. 1.532.160.000 – Rp.
= 7 Operator HD yang dirumahkan x 16 karena karyawan dirumahkan 9.000.000 =
EWH x 1 BCM/Rupiah = Rp. 1.523.160.000
Biaya pembuatan
= 7 x 16 x 114 x Rp. 40,000 = website/aplikasi
Rp. 510.720.000/ hari Rp. 9.000.000

Kerugian selama 3 hari

Rp. 1.532.160.000
MORALE Pengajuan simper dan mine permit dilakukan Pengajaun dilakukan secara - Menghemat waktu dalam proses
(konvensional) mandiri melalui website pengajuan lisensi
(digitalisasi) - Database lisensi karyawan
terkontrol dengan efektif

DELIVERY Adanya keterlambatan pengajuan lisensi Perpanjangan lisensi karyawan Tidak ada karyawan yang
karyawan sampai melebihi masa berlaku dilakukan tepat waktu sebelum menggunakan lisensi yang sudah
lisensi karyawan memasuki masa expired ahbis masa berlakunya
STEP 8
STANDARISASI &
TAHAP SELANJUTNYA
 SOSIALISASI GRAFIK PENURUNAN
STANDARISASI PENERAPAN WEBSITE
Mine Permit
2,260 Orang 2,250 Orang 0.14%
2,240 Orang 0.12%
2,220 Orang 0.13%
0.10%
2,200 Orang
2,200 Orang
0.08%
2,180 Orang
0.06%
2,160 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang 2,150 Orang
0.05% 0.05% 0.04%
2,140 Orang
0.05%
2,120 Orang 0.02%

2,100 Orang 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%0.00%

Jan-23 Feb-23 Mar-23 Apr-23 May-23 Jun-23 Jul-23 Aug-23

Jumlah karyawan Pemilik Minepermit Minepermit

Simper
1,130 Orang 1,125 Orang 1.00%
1,120 Orang 0.90%
0.89%
0.80%
1,110 Orang
1,100 Orang 0.70%
1,100 Orang 0.60%
0.55%
1,090 Orang 0.47% 0.50%
1,080 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 1,075 Orang 0.40%
RENCANA SELANJUTNYA : 1,070 Orang
0.30%
0.19% 0.20%
Karena website ini berjalan di internal PT. AMM, selanjutnya akan 1,060 Orang 0.28% 0.19% 0.09% 0.10%
0.00%
mencoba untuk menerapkan system ini agar berjalan didalam 1,050 Orang 0.00%
sistem owner PT. ABP untuk mengurangi penggunaan kertas saat Jan-23 Feb-23 Mar-23 Apr-23 May-23 Jun-23 Jul-23 Aug-23

pengajuan lisesensi karyawan ke owner PT. ABP Jumlah karyawan Pemilik Simper Simper