TAHU SIAPA AUDIENS KITA

Sebelum membuat perbentangan fikirkan perancangan untuk memberikan impak pada pembentangan itu. Perkara pertama yang harus dipertimbangkan apabila merancang apa jua jenis pembentangan adalah audiens kita.

BILANGAN AUDIENS
Dengan mengetahui bilangan hadirin juga dapat mempengaruhi suasana pembentangan. Apabila membentangkan kepada seorang audiens sahaja jadikan penerangan itu lebih personal. Bilangan audiens yang lebih besar, sewajarnya ditetapkan polisi bagi menjawab soalan-soalan mereka selepas selesai pembentangan. Pastikan kita tahu bilangan yang akan hadir, saiz bilik ceramah dan peralatan yang hendak digunakan sebelum merancang pembentangan.

UMUR
Umu hadirin mempengaruhi isi kandungan pembentangan. Apabila kita bercadang hendak menggunakan unsur humor, perlu berseuaian dengan lingkunagn umur audiens. Panjang ceramah juga ditentukan oleh umur audiens.

sambungan
Bagi hadirin yang terdiri daripada pelbagai lapisan umur kita perlu menyediakan pembentangan umum yang menarik hati semua lapisan. Kekalkan topik-topik utama dan elakkan daripada memperincikan satu-satu bahagian sahaja. Gunakan unsur humor yang bersesuaian dan tarik perhatian melalui penyertaan audiens dalam pembentangan.

GENDER
Pada umumnya, kita berceramah kepada audiens yang terdiri daripada lelaki dan wanita. Sekiranya kita tidak pasti siapa audiens kita, anggap sahaja kita berceramah pada kedua-dua gender. Pastikan menyesuaikan isi kandungan dan gaya bahasa bagi memenuhi jangkaan dan minat kumpulan tersebut. Elakkan daripada membuat penyertaan yang merendah-rendahkan gender yang lain.

sambungan
Hal ini kerana, perkara yang ingin dinyatakan itu tidak ada kaitan dengan ceramah. Selain itu, memberi gambaran tidak baik kepada diri kita. Kredibiliti kita juga terjejas di mata audiens.

PEKERJAAN
Pekerjaan audiens dapat memberi kesan kepada pembentangan kita, bergantung pada subjek yang dibentangkan. Kita perlu tahu perkara-perkara yang berlaku dalam sesebuah sektor pekerjaan itu. Hal ini kerana, pertamanya kita lebih mudah berhubung dengan audiens apabila berkongsi perkara yang diketahui sesama mereka.

sambungan
Kedua, menunjukkan yang kita membuat homewaork dan semua persediaan yang diperlukan. Juga dapat membantu kita memilih perbendaharaan kata yang sesuai. Mengetahui pekerjaan audiens juga dapat membantu dalam usaha merangka isi kandungan pembentangan kita.

TAHAP PENDIDIKAN
Perkara ini juga mempengaruhi isi kandungan ceramah kita dan cara kita menyampaikannya. Sebagai contoh, kita harus mempamerkan tata sopan dan tahap profesionalisme yang tinggi apabila berhadapan audiens daripada kalangan doktor. Apabila berceramah di hadapan golongan pembina kapal, suasananya mungkin lebih santai dan isi ceramahnya kurang berat.

MENGEKALKAN MINAT AUDIENS

Dengan perancangan yang rapi, dari segi isi kandungan, stail dan rentak, maka lebih mudah bagi kita menyampaikan pembentangan yang profesional dan menarik hati pendengar. Antara perkara yang perlu dipertimbangkan adalah seperti berikut:

JELAS
Berikan garis kasar topik pembentangan supaya ceramah kita jelas difahami dan mudah diikuti. Sinopsis menarik yang diberikan pada permulaan ceramah dapat mencetuskan minat bagi mengetahui perkara selanjutnya. Kita juga perlu berlatih menyampaikan ceramah supaya pembentangan lebih jelas dan mudah diikuti oleh audiens.

sambungan
Tumpukan juga pada diksi , iaitu pemilihan dan penggunaan kata dalam ceramah kita. Lakukan pembentangan pada tahap pemikiran audiens kita dengan gaya komunikasi yang sesuai serta jelas setiap masa.

MENARIK
Berikut adalah antara cara bagi menjadikan ceramah kita menarik: 1. Membuat perkara yang tidak dijangka
Fikirkan cara mengendalikan pembentangan daripada sudut yang luar biasa. Masukkan usur-unsur teater, mencipta persona yang berbeza ataupun mengubah sama sekali gaya penyampaian.

sambungan
2. Memasuki pentas dengan gaya luar biasa
Fikirkan cara yang dapat memberikan impak dan menarik perhatian audiens sejak dari mula lagi Contoh:Datang dari belakang ataupun menyorok seketika.

3. Menggunakan rangsangan visual

Kodisi manusia memerlukan rangsangan-rangsangan visual Gunakan carta, graf, imej, bagi menerangkan poinpoin kita dengan lebih jelas demi mengekalkan minat dan perhatian audiens.

sambungan
4. Melibatkan audiens
Apabila audiens terlibat mereka dapat menumpukan perhatian dengan lebih mudah.

5. Menggalakkan
Berikan galakan dan dorongan sewaktu kita meminta kerjasam penonton supaya melibatkan diri. Jangan mencela audiens ataupun merungut apabila mereka kurang melibatkan diri. Jangan mempersendakan dan ucapakan terima kasih. Guna unsur humor bagi mengurangkan perasaan malu yang mungkin timbul.

sambungan
6. Teratur
Kita harus menyusun maklumat menurut logik. Perlu berlatih cara hendak membentangkan maklumat sehingga ke kalimah terakhir. Susun aturkan segala props dan peralatan. Berlatih supaya peralihan daripada satu alat kepada alat yang lain kelihatan lancar.

sambungan
7. Bersasaran
Pembentangan kita harus mempunyai sasaran. Tumpukan pada tema utama dan jangan lari daripada tajuk ataupun membiarkan audiens mengalihkan tumpuan kita.

8. Menawan pada penglihatan

- Audiens kita memerlukan bahan buat tatapan selain daripada diri penceramah. - Selain itu, petunjuk visual dapat menjelaskan poin kita dengan lebih berkesan.

sambungan
9. Kadar rentak yang baik
Tetapkan masa yang akan diperuntukkan bagi setiap bahagian dalam pembentangan. Jaga rentak ucapan dan kekalkan momentum sehingga ke akhir pembentangan. Pecahkan pembentangan kita kepada beberapa bahagian jika panjang.

TAHU APA YANG HENDAK DIBICARAKAN

SENARAI SEMAKAN PERKARA BAGI MEMULAKAN KERJA

1. Topik
Pertama, kita mula dengan memikirkan beberapa topik yang kita tahu dan fahami dengan mendalam. Pilih topik yang menarik dan mendatangkan faedah kepada audiens.

2. Susunan dan struktur

- Susun maklumat dalam turutan yang logik. - Buat garis bagi maklumat berpandukan susunan dan struktur pembentangan. - Pastikan mempunyai pernyataan objektif yang jelas, hujah berserta bukti.

sambungan
3. Bahasa
Jangan menyalin setiap butir perkataan yang ingin disampaikan kepada audiens. Sampaikan ceramah secara spontan berpandukan garis kasar ringkas. Apabila berucap gunakan bahasa mudah yang dapat menyampaikan maksud dengan berkesan. Pastikan sebutan perkataan dan penggunaan nahu kita betul.

sambungan
4. Suara dan volum
Berucap dengan suara yang lantang. Sebutan perkataan dan suku kata harus jelas. Gunakan kebolehan mengubah nada dengan sebaik-baiknya bagi memberi penegasan pada kata-kata kunci dan ungkapan. Tunjukkan kepada audiens betapa pentingnya mereka menumpukan sepenuh perhatian kepada ceramah kita.

sambungan
5. Pengaturan masa
Pastikan pembentangan kita bermula dan tamat tepat pada waktunya. Kita harus berucap pada kadar kepantasan yang memadai bagi mengekalakan tumpuan audiens kepada pembentangan kita. Jangan bercakap laju sehingga kehabisan kata-kata sebelum sampai ke penghujung ceramah.

sambungan
6. Minat dan semangat
Sebelum memulakan pembentangan, kia perlu berusaha membina sikap positif mengenai topik yang akan dibentangkan. Cara terbaik bagi menghubungkan diri dengan audiens adalah dengan menonjolkan semangat, minat serta keterujaan pada perkongsian yang ingin disampaikan kepada mereka.

sambungan
7. Sikap dan perawatakan
Berdiri tegak dan kekalkan eye contac dengan audiens. Pastikan pakaian yang dipakai bersesuaian dengan majlis. Perawakan, gerak isyarat dan ekspresi wajah kita harus memperkukuhkan lagi mesej yang ingin disampaikan. Dengan menonjolkan sikap yakin diri kepada audiens kita dapat memperoleh rasa hormat yang sewajarnya daripada mereka.

sambungan
8. Etika
Usaha mengendalikan ceramah dan seminar untuk orang awam memerlukan sifat keikhlasan dan integriti. Penceramah yang efektif harus mendukung standard etika yang tinggi. Jangan sekali-kali cuba memperdayakan pendengar ataupun mengeksploitasi mereka dengan apa jua cara sekalipun.

PANDUAN MEMBANTU MELANCARKAN USAHA PERSEDIAAN SEHINGGA PEMBENTANGAN

1. Mendraf Pembentangan
Buat percambahan minda di atas kertas. Penuhkan halaman kertas dengan poin-poin. Lakarkan peta minda( sebuah diagram bukan linear yang mengandungi seluruh isi ucapan kita).

sambungan
2. Membuat Peta Minda
Mula-mula lukisan bulatan di tengah-tengah kertas dan tuliskan nama ataupun isi pembentangan di dalam bulatan itu. Ingat, kita hendak membahagikan ucapan itu kepada tiga bahagian kecil. Jadikan lukisan tiga garisan dari bulatan tengah tadi ketiga arah berlaina. Di hujung setiap garisan, tulis isi bagi bahagian tersebut. Bulatkan perkataan-perkataan itu.

sambungan
Sekarang, kita ada empat bulatan di atas kertas dan rangka bagi ucapan kita. Di sebelah setiap bulatan subtopik itu, tuliskan poin utama bagi isi kandungan yang ingin dimasukkan. Kembangkan setiap poin dengan mencambahkan subpoin.

sambungan
3. Berlatih, berlatih dan terus berlatih
Apabila peta minda sudah siap, kita dapat mula mendraf ucapan yang sebenar. Susunkan maklumat ke dalam setiap bahagian menurut aliran logikal dan pastikan turutan pembentangan kita sudah pun siap tersusun. Tentukan tahap signifikannya maklumat. Tuliskan seluruh pembentangan sebagai satu draf. Anggap draf sebagai versi kasar. Tambahkan sedikit jenaka bagi mengekalkan perhatian audiens.

sambungan
Beri satu kesimpulan yang sentiasa berada dalam ingatan audiens sebagai penutup pembentangan kita. Setelah siap draf kasar, mula mengedit bagi memperhalus setiap poin mengikut kehendak kita sendiri. Jaga penggunaan perbendaharaan kata dan sentiasa ingat pada audiens sasaran kita. Adakah isi kandungan itu dapat digunakan oleh mereka?

sambungan
Edit dan potong setiap bahagian sehingga panjangnya berpatutan. Teruskan mengedit draf itu sehingga kita berpuas hati dengan hasil terakhirnya. Selepas itu, berlatih menyampaikannya. Pindahkan poin-poin utama ke atas kepingan kad yang bertindak sebagai alat bantu ingatan semasa kita berucap. Teruskan berlatih sehingga kita yakin dapat menyampaikan pembentangan seperti yang diinginkan.

sambungan
Sekarang, kita patut mencari orang bagi mendengar ucapan kita! Jelaskan kepada audiens ujian kita itu, mengapa kita hendak berucap kepada mereka, dan minta kritikan ikhlas mereka Minta mereka mengulas tentang isi kandungan dan gaya penyampaian. Ambil maklum balas itu dan gunakan ia bagi usaha menghalusi lagi isi kandungan dan gaya penyampaian.

sambungan
Sebelum kita menyampaikan pembentangan, cuba jangka soalan yang mungkin ditanya oleh audiens semasa sesi soal jawab dan sediakan beberapa respons yang informatif. Bagi mengelakkan suasana kekok apabila audiens berdiam lantas menyebabkan pembentangan kita berakhir sebelum masanya, kita boleh mengutarakan beberapa soalan yang sudah kiata sediakan untuk audiens. Ini dapat menggalakkan lebih banyak soalan bagi memulakan sesi itu.

sambungan
4. Beringat-ingat
Walaupun disarankan menulis seluruh teks ucapan dan menghafalnya, jangan sekali-kali kita membuat pembentangan kaku. Pembentangan dilakukan secara profesional dan bersahaja serta cukup yakin dengan isi kandungannya sehingga berupaya menokok tambah secara spontan dibahagian-bahagian yang bersesuaian.

sambungan
5. Memulakan
Setiap perancangan penting untuk pembentangan. Dengan cara ini, kita dapat melakukan pembentangan dengan yakin dan lebih bersedia menangani sebarang masalah luar jangkaan. Jika tidak akan berlakunya masalah disemua peringkat. Jangan tipu audiens dengan tidak merancang pembentangan dan mengorbankan masa serta wang demi menghadiri ceramah kita.

sambungan
6. Pendahuluan
Kemukan topik kita dengan memberitahu audiens apa yang akan mereka dengar. Huraikan kerangka pembentangan kita. Paparkan kerangka itu sebagai slideshow ataupun berikan kepada audiens dalam bentuk kertas sebran( handout) supaya merekatidak terlupa. Perkara ini penting, terutamanya dalam acara yang melibatkan ramai penceramah.

sambungan
7. Tetapkan polisi pertanyaan soalan
Tangani perkara ini segera bagi mengelakkan gangguan pada kelancaran pembentangan dan tumpuan kita. Maklumkan kepada audiens cara kita ingin mengendali soalan. Minta mereka mengangkat tangan apabila ingin mengaju soalan, Cara ini sesuai dalam pembentangan yang tidak formal. Kita memberitahu kepada mereka yang kita akan menjawab soalan di penghujung pembentangan.

sambungan
8. Pembahagian isi kandungan
Bahagikan ucapan kita kepada tidak lebih daripada tiga bahagian kcil. Jelaskan dalam pembentangan tersebut bahagian yang sedang dibentangkan. Berikan pendahuluan yang jelas bagi setiap bahagian dengan merujuk kembali kepada kerangka pembentangan. Pastikan audiens menyedari peralihan bahagian pembentangan.

sambungan
Nyatakan petunjuk jelas seperti berikut: Penjelasan itu mengakhiri bicara saya tentang x. Sekarang kita membincangkan perkara Y.

9. Kesimpulan
Setiap pemebntangan yang baik memerlukn kesimpulan. Ia dapat menjadi bukti kejayaan penyelidikan yang kita bentangkan, ataupun ringkasan perkara yang sudah dipelajari. Pastikan kita mengulangi semua poin penting yang dikemukan.

sambungan
Sekali lagi, kita harus nyatakan kepada audiens yang kita sdang menngulung pembentangan. Contohnya: Kenyataan itu mengakhiri pembentangan saya pada hari ini. Saya ingin menggulung poin-poin yang kita bincangkan tadi.

10. Mempelawa pertanyaan soalan

Setelah selesai pembentangan kita harus melayani soalan-soalan yang diajukan. Pastikan kita membaca secara meluas segala perihal berkaitan topik yang dibentangkan supaya berasa senang dan selesa menjawab soalan.

sambungan
Apabila terdapat soalan yang tidak dapat dijawab jangan respons dengan bercakap-cakap kosong sahaja. Sekiranya, kita tidak tahu jawapan kepada soalan yang dikemukan itu, mengaku sahaja dengan jujur. Tunjukkan kesediaan kita mencari maklumat yang relevan dan berjanji memberi jawapannya pada satu tarikh yang sudah ditetapkan. Pastikan kita menepati janji.