ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

MODUL 8

Program Penanganan Lahan Kritis dan Sumber Daya Air Berbasis Masyarakat (PLKSDA-BM)

DIREKTORAT JENDERAL BINA PEMBANGUNAN DAERAH KEMENTERIAN DALAM NEGERI

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................... 2 Modul 8 Administrasi Umum Kelompok Tani PLKSDA-BM ........................ 3 Bahan Bacaan Administrasi Umum Kelompok Tani ......................................... 5 A. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan ........................................... 5 B. Kegunaan Administrasi Kelembagaan ....................................................... 5 C. Administrasi Kesekretariatan ..................................................................... 6 D. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM........... 8 E. Inventarisasi Aset/ Kekayaan Organisasi................................................... 10 F. Agenda rapat Anggota dan Rapat Pengurus.............................................. 11

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

Modul 8 ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM Gambaran : Umum Administrasi umum Kelompok Tani didefinisikan sebagain penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh untuk kerpentingsan manajemen kelembagaan dalam mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan Kelompok Tani PLKSDA-BM. 1. Peserta memahami tentang aspek-aspek administrasi umum Kelompok Tani; 2. Peserta memiliki persepsi yang sama tentang pengelolaan administrasi kelembagaan Kelompok Tani; 3. Peserta memiliki pengetahuan yang cukup tentang kegiatan kesekretariatan Kelompok Tani; 4. Peserta memiliki pengetahuan yang memadai tentang tata cara manajemen administrasi Kelompok Tani; 1. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan 2. Kegunaan Administrasi Kelembagaan. 3. Administrasi Kesekretariatan 4. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM. 5. Inventarisasi aset /kekayaan organisasi. 6. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus. 1. Anggota Kelompok Tani PLKSDA - BM. 2. Pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM; 3. TPM, PPL, PKL dan Kelompok Tani PLKSDA-BM. Ceramah Singkat Diskusi Kelompok dan presentasi Flipchart Marker pen/Spidol Panduan diskusi kelompok. 90 menit (2 JPL)

Tujuan

Pokok Bahasan

Sasaran

Metode Bahan

: :

Waktu

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

Proses Fasilitasi: No 1. Langkah-langkah Fasilitator menyampaikan ucapan salam kepada peserta dan menjelaskan tentang substansi materi yang akan dibahas dalam sessi ini adalah tentang Administrasi Kelompok Tani PLKSDA-BM; 2. Fasilitator menyampaikan bahwa sederhana apapun bentuknya, administrasi Kelompok Tani sangat penting, yaitu kegiatan catat-mencatat, mendokumentasi berbagai kegiatan, surat-menyurat dan pembukuan keuangan, dll. 3. Oleh sebab itu, maka pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM harus memahami administrasi kelembagaan, serta pembuatan laporan kegiatan yang akan kita diskusikan dalam pelatihan ini. 4. 5. Jika diperlukan dilakukan latihan mengerjakan administrasi umum Organisasi. Fasilitator mempersiapkan persoalan yang sederhana terkait administrasi umum Kelompok Tani PLKSDA-BM, yang dapat dikerjakan oleh peserta pelatihan. Kelompok Tani PLKSDA-BM melakasanakan rapat pengurus atau rapat anggota, dengan permasalahan yang terjadi dalam organisasi Kelompok Tani, yang selanjutnya peserta diminta untuk membukukan administrasi proses sampai kesimpulan hasil pertemuan. 6. Failitator membagi peserta menjadi beberapa kelompok, kemudian setiap kelompok melakukan simulasi kegiatan rapat Kelompok Tani, dan sebagian peserta ;lainnya bertindak sebagai petugas administrasi Kelompok Tani yang bertugas untuk mengamati proses pelaksanaan simulasi rapat kelompok tani tersebut. 7 Setelah simulasi selesai, maka peserta yang bertugas sebagai pengamat atau yang berperan sebagai petugas administrasi kelompok tani diminta untuk merumuskan hal-hal apa saja yang harus dicatat, diadministrasikan dan didokumentasikan. Bagaimana bentuk catatan dan dokumentasi yang harus dilakukan?

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

Bahan Bacaan

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

A. Gambaran Umum Administrasi Kelembagaan Administrasi Umum organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM, dilakukan oleh sekretaris. Tugas sekretaris berhubungan dengan segala hal yang menyangkut tentang administrasi kelembagaan secara umum. Yang meliputi mencatat atau membukukan segala peristiwa atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi termasuk rapat-rapat anggota. Secara terperinci tugas seketrais itu sebagai berikut :

Melaksanakan administrasi kesekretariatan secara umum, Melaksanakan Inventarisasi anggota pengurus dan Kelompok Tani PLKSDA-BM anggota Malaksanakan Inventarisasi kekayaan organisasi, Menyusun atau membaca notulen rapat anggota dan rapat pengurus, Menyusun laporan pertanggung jawaban kesekretariatan, dan Menyiapkan pembukuan yang diwujudkan dalam bentuk buku daftar anggota, buku tamu, buku agenda surat, dan buku notulen rapat, Mendokumentasikan program kerja Kelompok Tani PLKSDA-BM. Kegunaan Administrasi Kelembagaan

B.

Intern. Dipergunakan sebagai media komunikasi pertanggung-jawaban secara administrasi serta sebagai bukti tertulis antara pengurus Kelompok Tani PLKSDA-BM, dengan anggota, sehingga tercipta TRANSPARANSI. akurasi data yang dapat menunjukkan kemajuan organisasi yang dibina bersama dan dipergunakan sebagai dasar perencanaan bagi kemajuan organisasi.

Ekstern. Manajemen administrasi dibutuhkan oleh pihak ketiga (bank, badan usaha ekonomi, instansi) yang hendak melakukan evaluasi kinerja organisasi Kelompopk Tani PLKSDA-BM, sehingga dapat dinilai kemampuan organisasi.

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

C. Administrasi Kesekretariatan Administrasi kesekretariatan merupakan administrasi umum, tercakup didalamnya agenda surat menyurat (penomoran surat) baik surat keluar maupun surat masuk, buku tamu. Buku Agenda surat menyurat, merupakan buku yang mencatat surat masuk dan surat keluar. Administrasi surat menyurat ini dipisahkan menjadi agenda surat masuk dan agenda surat keluar. AGENDA SURAT MASUK POKTAN PLKSDA-BM :..

Keterangan

: (1) No. Agenda (2) Tanggal, diisi tanggal penerimaan (3) Terima dari, diisikan nama lembaga/instansi/pribadi yang mengirm surat (4) Nomor dan Tanggal surat, diisi nomor dan tanggal surat yang tertera pada surat (5) Perihal, diisikan perihal surat (6) Lampiran, diisikan jumlah lembar yang diterima (7) Tanda tangan, ditandatangi oleh pengantar surat/pos (8) Keterangan, diisikan keterangan yang diperlukan (surat sudah dalam keadaan robek dan lain-lain)

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

AGENDA SURAT KELUAR POKTAN PLKSDA-BM :.

Keterangan

: (1) No. Agenda (2) Nomor surat, diisi nomor surat Kelompok Tani PLKSDA-BM. (3) Tanggal surat, diisi tanggal surat Kelompok Tani PLKSDABM. (4) Dikirim kepada, diisikan nama lembaga/instansi/ pribadi yang mengirm surat (5) Perihal, diisikan perihal surat (6) Lampiran, diisikan jumlah lembar yang dilampirkan (7) Tanda tangan, ditandatangi oleh penerima surat (8) Keterangan, diisikan keterangan yang diperlukan

Penomoran Surat Keluar : Penomoran surat keluar dikelompokkan berdasarkan Jenis surat ; Contoh : Surat Keuangan : dll. Suradt Dinas : 01/01/POKTAN/05/012 01/02/POKTAN/05/012 meliputi usulan bantuan dana Surat Jalan, Kunjungan dll rapat,

Surat sifatnya umum 01/03//POKTAN/05/012 undangan pemberitahuan dll Surat Laporan : 01/04/POKTAN/05/012 bulan Nomor kode jenis surat Nomor urut surat tahun

berkaitan dengan pelaporan

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

BUKU TAMU : Buku ini disediakan setiap ada tamu meninjau Kelompok Tani PLKSDABM , misalnya Bupati, Camat, Kepala Seksi, Pertanian Kabupaten, kunjungan studi banding, pelajar dan mahasiswa dan lain-lain. Pada buku tersebut tamu menuliskan maksud kedatangannya dan menuliskan pendapat, saran dan sebagainya, dengan harapan anjuran tersebut bisa ditndak lanjuti danditerapkan oleh Kelompok Tani PLKSDABM demi pengembangan organisasi. Buku ini diisi oleh Tamu POKTAN PLKSDA-BM.

Keterangan

: (1) No. Urut Tamu (2) Tanggal Kehadiran Tamu (3) Nama Lengkap Tamu (4) Jabatan tamu (5) Alamat tamu (6) Maksud dan Tujuan (7) Saran, diberikan pendapat, saran dan lain-lain, yang perlu dicantumkan ketika tamu pulang (8) Tanda tangan

D. Inventarisasi Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM Setiap organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM tentunya mempunyai pengurus dan anggota, guna ketertiban dan kelengkapan administrasi organisasi Kelompok Tani PLKSDA-BM, diperlukan data konkrit pengurus dan anggota.

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

DATA PENGURUS DAN BADAN PEMERIKSA

Keterangan

: (1) No. Urut (2) Nama (3) Umur (tahun) (4) Alamat (5) No. Telp (6) Jabatan (misal ketua, sekretaris dan lain-lain) (7) Diisi dengan periode kepengurusan (misal : 2012 2016) (8) Diisi dengan pengesahan kepengurusan (misal Rapat Anggota tanggal 8 Juli 2012) (9) Keterangan khusus yang bersangkutan

DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK TANI PLKSDA-BM :.. Dusun :.. Desa :. Kecamatan :. Kabupaten :
No Nama Anggota POKTAN (2) Umur (tahun) (3) Alamat. Baku lahan Lokasi lahan (5) Ket.. Luas lahan (6)

(1)

(4)

(7)

Keterangan

: Isi dahulu nama petak tersier, saluran sekunder dan saluran primer (1) No. Urut Anggota (2) Nama Pengurus dan Anggota Kelompok Tani PLKSDA-BM.

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

(3) Umur (tahun) (4) Alamat (Desa, Kecamatan). (5) Lokasi lahan Anggota yang dimiliki (6) Luas lahan yang dimiliki (7) Keterangan (Catatan khusus yang perlu ditambahkan anggota tersebut)

E. Inventarisasi aset /kekayaan organisasi. Inventarisasi kekayaan organisasi dimaksudkan adalah inventarisasi seluruh aset yang dimiliki oleh organisasi, yang mencakup peralatan, perlengkapan, bangunan dan tanah dll.
DAFTAR INVENTARISASI ASET PERALATAN/PERLENGKAPAN. POKTAN PLKSDA-BM :.. Dusun Desa :.. :.

Kecamatan :.

Kabupaten:
No Uraian Spesifikasi Satuan Jumlah Tahun Produksi (6) Kondisi Keterangan

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(7)

(8)

Keterangan

: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

No. Urut Nama Peralatan/Aset Spesifikasi/Type Satuan (Kg, bh, meter, dl) Jumlah asset/peralatan Di isi tahun pembuatan/Produksi Diisi dengan kondisi asset saat pengisian (Baik, cukup baik, rusak) (8) Keterangan (catatan khusus yang dianggap perlu ditambahkan )

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

10

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

F. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus. Agenda rapat anggota dan rapat pengurus ditentukan oleh kesepakatan pengurus dan beberapa anggota dimaksukan untuk mencari waktu yang tepat dan diharapkan seluruhnya dapat menhadiri rapat tersebut. Dalam pelaksanaan rapat baik rapat anggota maupun rapat pengurus, sebelumnya dibuat undangan tertulis pada pengurus maupun anggota yang diundang untuk menhadiri rapat, serta tentunya dicantumkan acara/topikyang akan dibahas dalam pertemuan. Mengapa dalam pelaksanaan rapat notulen dan daftar hadir itu penting?. Notulen rapat adalah merupakan catatan yang berisikan catatan tentang proses dan keputusan dalam rapat, serta hal-hal yang perlu dibicarakan dalam rapat berikutnya karena ada hal yang belum selesai dibicarakan. Notulen juga berisi nomer, permasalahan, pokok bahasan dan pokok bahasan yang diputuskan, keputusan hasil rapat tersebut dibacakan ulang oleh sekretaris dimuka rapat anggota yang selanjutnya ditandatangai ketua dan sekretaris. Notulen rapat dan daftar hadir rapat disimpan oleh sekretaris Kelompok Tani PLKSDA-BM, yang selalu dibacakan pada saat rapat berikutnya dimulai, sehingga dapat ketahui permasalahan/keputusan yang sudah diputuskan dan permasalahan / keputusan yang belum diputuskan. Buku Notulen Rapat berisikan a. Nomor Rapat Nomor urut rapat yang dilakukan b. Tanggal dan Hari Tanggal dan Hari rapat dilaksanakan c. Peserta Diisikan setelah daftar hadir terisi, dan dibedakan menurut kelompok, misal pengurus Kelompok Tani dan sebagainya d. Pembicara Diisikan pembicara utama dalam rapat e. Pokok berisikan pembicaraan pokok permasalahan, Permasalahan baik pemaparan maupun sanggahan disertai dengan keterangan personil yang membahas f. Keputusan keputusan yang diambil g. Lain-lain berisikan catatan-catatan penting dalam rapat h. Tanda Tangan Notulen harus ditandatangani oleh penyusunnya/notulis (Sekretaris Kelompok Tani PLKSDA-BM ) diketahui oleh Ketua. Setiap peserta rapat harus mengisi daftar hadir
ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

11

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

NOTULEN RAPAT. 1.Nomor :...................................... 2.Hari dan Tanggal :...................................... 3.Peserta :...................................... Orang. 4.Pembicara : a)................................. b)................................ c)................................. 5.Pokok bahasan :........................................................................................ ........................................................................................

6.Keputusan rapat :........................................................................................ ........................................................................................ 7.Lain-lain :........................................................................................ ......................................................................................... Mengetahui Ketua Kelompok Tani PLKSDA-BM Dusun......................... Sekretaris Kelompok Tani Dusun ............................

(.....................................)

(.........................................).

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

12

Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

DAFTAR HADIR Daftar hadir sangat menjadi penting artinya untuk mengetahui siapa saja yang rapat dan mengambil keputusan dalam rapat juga apakah memenuhi syarat kuorum/jumlah kehadiran dalamm mengambil keputusan penting yang akan diambil. DAFTAR HADIR RAPAT . Hari dan Tanggal : ....................... Jam :........................ WIB Tempat :....................... Pokok bahasan :........................
No Nama Jabatan

Alamat

Tanda tangan

Keterangan

(1)

(2)

(3)

(4)

(5) 1 2..... 3 4. 5 6.. 7 . 8. 9 10 11.. 12. 13. 14.. 15 16.

(6)

ADMINISTRASI UMUM KELOMPOK TANI PLKSDA-BM

13