MESYUARAT

DALAM PENGURUSAN SESUATU ORGANISASI/JABATAN

MESYUARAT
1. Definisi

Definisi dan konsep mesyuarat:

Perbincangan formal yang melibatkan sekurang-kurangnya tiga orang; Untuk mengumpul idea-idea atau penyatuan fikiran; Menggunakan agenda tertentu untuk mencapai objektif, keputusan bersama atau mencapai sesuatu keputusan; dan Melalui proses komunikasi.

Definisi dan konsep minit mesyuarat:

Suatu catatan ringkas, peringatan atau laporan tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat; Gambaran satu kesatuan idea yang memperlihatkan pertalian fikiran di antara satu perkara dengan perkara lain dalam rangka memenuhi konsep organisasi. Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur tertentu serta format yang telah ditetapkan; Menjadi rujukan dan tindakan susulan AJK tertentu selepas mesyuarat; dan Sebagai maklum balas dan rujukan pada mesyuarat berikutnya.

Fungsi mesyuarat :

2. Tujuan/Fungsi

Wadah untuk menyelesaikan tugasan dan masalah berkaitan organisasi atau persatuan; Mengemukakan perbincangan idea dalam kumpulan untuk mencapai kata sepakat bagi memperoleh kerjasama dan melancarkan perjalanan aktiviti yang telah dirancang; Menekankan keputusan-keputusan yang diambil dan tindakan selanjutnya sesudah itu; Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi dari semasa ke semasa; Membincang dan menyelaras bidang tugas jawatankuasa; Menyebar maklumat dan rancangan/aktiviti baru; Mengetahui sokongan,kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu atau aktiviti; Membuat keputusan penting berkaitan organisasi mengikut peruntukan perlembagaan dan undangundang; dan Merancang sesuatu strategi atau program serta mendapat idea-idea baru bagi melaksanakan aktiviti organisasi.

Fungsi minit mesyuarat : Peringatan kepada anggota-anggota yang menghadiri mesyuarat untuk bertindak terhadap keputusan mesyuarat; Menjadi landasan bagi perjalanan mesyuarat yang seterusnya; Keberkesanan minit mesyuarat bergantung pada kecekapan pencatat; Pencatat perlu mempunyai kemahiran menulis minit mesyuarat.

3. Jenis-jenis Mesyuarat

Mesyuarat Tetap; Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar; Mesyuarat Jawatankuasa Kerja; Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro; dan Mesyuarat Jawatankuasa Sementara ( ad-hoc ).

Mesyuarat Tetap;

Diadakan dari semasa ke semasa oleh jawatankuasa atau lembaga sesebuah organisasi; Bertujuan untuk merancang, melaksanakan dan menilai dasar-dasar, projek atau aktiviti berkaitan organisasi; Judul maklumat mesyuarat perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya : Minit Mesyuarat Jabatan Kajian Sosial Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut, Terengganu. Bilangan 3/2004

Mesyuarat Jawatankuasa:

Fungsi mesyuarat sama seperti mesyuarat tetap; Justeru, judul maklumat mesyuarat juga perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya : Minit Mesyuarat Jawatankuasa Induk Hari Jabatan Kajian Sosial Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut, Terengganu. Kali Ke-3,2004

Mesyuarat Khas:

Bertujuan untuk membincangkan sesuatu isu khusus yang tidak meliputi agenda yang menyeluruh, iaitu tidak menyemak dan meluluskan minit mesyuarat yang lalu; Tidak menyentuh perkara-perkara yang lain daripada isu yang menyebabkan mesyuarat itu diadakan. Judul maklumat mesyuarat khas tidak perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya : Minit Mesyuarat Khas Lawatan Ketua Pengarah Bahagian Pendidikan Guru Ke Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut, Tr.

Mesyuarat Agung:

Ada dua, iaitu :

Bersifat tahunan; Bersifat boleh diadakan pada bila-bila masa. untuk melaporkan kegiatan dan kedudukan kewangan; dan untuk memilih jawatankuasa baru, jika tempoh tamat. Judul perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya :

Bersifat tahunan :

Minit Mesyuarat Agung Tahunan Kelab Staf Akademik Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut, Terengganu Kali Ke-4

Bersifat boleh diadakan pada bila-bila masa :

diadakan atas permohonan sejumlah anggota tertentu atau jawatankuasa kerja menurut perlembagaan pertubuhan; dikenali sebagai Mesyuarat Agung Luar Biasa; dikenali juga sebagai Mesyuarat Agung Tergempar. Judul tidak perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. Contohnya : Minit Mesyuarat Agung Luar Biasa Persatuan Guru-Guru Kdc Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut, Terengganu.

Perutusan Pengerusi; Sah minit yang lalu; Perkara berbangkit:

4. Agenda Mesyuarat

Tajuk :

Mesyuarat mengambil maklum. Mesyuarat mengambil keputusan.

Perkara baru untuk perbincangan:

Pembentangan Kertas Kerja :

Intipati kertas kerja. Mesyuarat mengambil maklum. Mesyuarat membuat keputusan.

Hal-hal lain; Penutupan.

5. Pengendalian Mesyuarat

Komponen mesyuarat :

Kandungan:

Maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea, sikap, dan harapan anggota.

Interaksi:

Cara memproses kandungan mesyuarat Kerjasama, mendengar, meluahkan isi hati, melibatkan, mempercayai.
Cara maklumat dan peserta mesyuarat diurus untuk mencapai objektif.

Struktur:

5Ws tentang mesyuarat :

Why ( Kenapa )

Kenapa perlunya mesyuarat? Apa yang perlu dicapai? Siapa yang perlu menghadiri? Di mana perlu diadakan? Bila perlu diadakan?

What ( Apa )

Who ( Siapa )

Where ( Di mana )

When ( Bila )

Asas mesyuarat berkualiti :

Ada agenda dan objektif nyata; Apa yang perlu dicapai; Keanggotaan yang pakar; Fizikal yang kondusif; Notis awal / betul; Pengerusi dan Setiausaha yang berkesan; Perbincangan positif; Ketepatan minit; dan Tindakan susulan yang berkesan.

Asas mesyuarat tidak berkualiti :

Lewat diberitahu; Agenda tidak tersusun; Lewat mula dan meleret-leret; Pengerusi dan Setiausaha lemah; Pengerusi dan Setiausaha tidak tetap; Ramai pakar tidak hadir; Minit lewat dan tidak lengkap; dan Tiada follow-up.

Peranan Pengerusi Mesyuarat :

Penggerak, pengacara, pemandu, dan pengadil. Sebelum mesyuarat: Kenapa perlunya mesyuarat?; Isi dan keutamaan; Apakah keputusan yang ingin dicapai?; dan Keahlian, tarikh, dan tempat. Semasa mesyuarat: Datang awal ( rappor ); Tepati masa; Nyatakan tujuan mesyuarat; Prosedur dan struktur mesyuarat; Perbincangan : Sah minit; Perkara berbangkit; Perbincangan: Kemukakan isu dan masalah; Minta pandangan / penjelasan; Galakkan penyertaan ahli; dan Mengawal perbincangan

Akhir mesyuarat:

Ulas isu-isu; Maklumkan keputusan; Maklumkan tindakan susulan; Nyatakan mesyuarat akan datang; Penghargaan; dan Penangguhan mesyuarat.

Peranan Setiausaha : Sebelum mesyuarat:

Hantar notis dan dokumen mesyuarat; Agenda yang betul; Persiapan mesyuarat Hospitality; dan Senarai semak yang tepat. Semasa mesyuarat:
Catat/edar kehadiran ahli; Catat minit; Jelaskan isu kepada mesyuarat; dan Tugas pentadbiran / house-keeping. Selepas mesyuarat: Sediakan deraf minit mesyuarat; Edar minit; Tindakan susulan; dan Simpan rekod / dokumen.

6.

Tatacara / Tatasusila Mesyuarat

Jangan tiba atau datang lewat; Elakkan gangguan; Jangan meninggalkan mesyuarat; Duduk dengan bersopan; Pendengar berkesan / berminat; dan Berikan sumbangan membina.

7.

Minit Mesyuarat
Binaan Minit Mesyuarat :

Memerlukan tiga struktur asas : judul maklumat mesyuarat; badan minit; dan penangguhan. Memerlukan tiga struktur asas : JUDUL MAKLUMAT MESYUARAT ( Mesyuarat Tetap, Mesyuarat Jawatankuasa,

Mesyuarat Khas,Mesyuarat Agung ) BADAN MINIT MESYUARAT( Butiran Am, Agenda, Perbincangan, Keputusan dan Tindakan )
PENANGGUHAN MESYUARAT ( Mesyuarat ditangguhkan pada jam )

Badan Minit Mesyuarat :

Perlu dicatatkan perbincangan dan keputusan yang diambil tentang sesuatu perkara secara ringkas tetapi jelas; Setiap perkara dibahagi berdasarkan subjudul tertentu menurut agenda mesyuarat; Terdiri daripada :

Ucapan Pengerusi Menyemak dan Mengesahkan minit mesyuarat lalu Perkara-perkara berbangkit Membentang dan mengesahkan laporan kewangan ( jika perlu ) Perkara-perkara berbangkit ( berkaitan laporan kewangan jika perlu ) Perkara X Perkara Y Hal-hal lain Penangguhan

FORMAT MINIT MESYUARAT

(1) JUDUL MINIT MESYUARAT (2) BUTIRAN AM
i. ii. iii. iv. Tarikh : Masa : Tempat : Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )

(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )

i. ii. Ucapan Pengerusi Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu iii. Perkara-perkara berbangkit iv. Membincangkan isu v. Membincangkan isu vi. Hal-hal lain

FORMAT MINIT MESYUARAT

(4) KETERANGAN AGENDA
Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.

(5) TINDAKAN
Siapakah yang bertanggungjawab?

(6) UCAPAN PENANGGUHAN

Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.

(7) PENCATAT
Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.

(8) PENGESAHAN PENGERUSI

Pengerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.

Format Penulisan Badan Minit Mesyuarat :

Perlu ada Agenda, Perkara dan Tindakan :

Agenda
1.0

Perkara
Ucapan Pengerusi: 1.1 1.2 Tindakan : Makluman Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lalu : 2.1 . 2.2 . Tindakan : Setiausaha Perkara-Perkara Berbangkit : 3.1 . 3.2 . Tindakan : Makluman

2.0

3.0

Agenda
4.0

Perkara
Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) : 4.1 4.2 Tindakan : Semua AJK Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) : 5.1 . 5.2 . Tindakan : JK Kebajikan Hal-Hal Lain : 6.1 . 6.2 . Tindakan : Semua AJK

5.0

6.0

Format penulisan minit mesyuara

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Angkatan Sasterawan Muda Kali Ke-2, 2003 Maktab Perguruan Sultan Mizan, Brsut, Trengganu. Tarikh : Masa : Tempat : Kehadiran : ( hadir dan tidak hadir )

Agenda
1.0 2.0 3.0

Perkara
Ucapan Pengerusi: Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lalu : Perkara-Perkara Berbangkit : Tindakan : Semua AJK Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) :

Agenda
5.0 6.0

Perkara
Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) : Tindakan : JK Sukan dan Permainan Hal-Hal Lain :

Penangguhan : Ucapan penangguhan oleh pengerusi. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari. Dicatat oleh / Yang menjalankan tugas : (Nama Pencatat) Jawatan Pencatat Contoh 1 : Format Penulisan Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Angkatan Sasterawan Muda Maktab Perguruan Sultan Mizan, Besut, Terengganu Bil.2/2003 Tarikh : Masa : Tempat : Kehadiran : ( hadir dan tidak hadir )
1.0 2.0 3.0 Ucapan Pengerusi: Menyemak dan Mengesahkan Minit Mesyuarat yang Lalu : Perkara-Perkara Berbangkit : Tindakan : Semua AJK

4.0 Perkara X ( Projek, Masalah, dsb. ) : Tindakan : Pengerusi JK Seminar 5.0 Perkara Y ( Projek, Masalah, dsb. ) : Tindakan : JK Sukan dan Permainan 6.0 Hal-Hal Lain :

Penangguhan : Ucapan penangguhan oleh pengerusi. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.45 tengah hari. Dicatat oleh : (Nama Pencatat) Jawatan Pencatat (Setiausaha/AJK) Disahkan oleh : (Nama ) Jawatan (Pengerusi

Contoh 2 : Format Penulisan Minit Mesyuarat

Sekian Terima Kasih